プロジェクトマネジメントとは、納期・予算・品質といった制約の中で、プロジェクトを成功に導くために計画を立て、実行をコントロールしていく活動のことです。
プロジェクトを円滑に遂行する上で、プロジェクトマネジメントの重要性がしばしば指摘されます。新規プロジェクトを立ち上げる際に、企業によっては、プロジェクトマネージャーを配置して業務を進めていく場合も多々あります。一方で、プロジェクトマネージャーに着任したものの、プロジェクトマネジメントとは具体的に何をすればよいのかわからないという人もいるのではないでしょうか。
この記事では、以下の内容を初心者向けに解説します。
- プロジェクトマネジメントの意味と必要性
- 代表的な手法・フレームワーク（PMBOK、ウォーターフォール、アジャイル）
- プロジェクトの立ち上げから終結までの5つのプロセス
- 成功のための3つのポイントと、ツールの活用法
- プロジェクトマネージャーに求められるスキル
目次
プロジェクトマネジメントについて知ろう
プロジェクトには納期や予算があります。この「品質（Quality）・コスト（Cost）・納期（Delivery）」の3つは頭文字をとってQCDと呼ばれ、プロジェクトマネジメントで管理すべき基本要素とされています。プロジェクトを成功させるには、目標とする期日・クオリティから逆算してプロセスを構築しておくことが重要です。プロセスを構築し、実践していくのがプロジェクトマネジメントの主な目的と捉えてください。
プロジェクトマネジメントのポイントは、主に次の3点です。
・プロジェクトのやるべきことを明確にする
・プロジェクトのスケジュールを考える
・プロジェクトのブレない目標をもつ
これらを達成するには、計画にもとづいて着実に実行・運用していく必要があります。実行・運用が可能な体制を整え、メンバーが効率的に業務を遂行できる環境を整備することが、プロジェクトマネジメントで達成するべき課題といえるでしょう。
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、納期が決められているプロジェクトをどのように遂行すれば成功するのか、詳しく計画を立ててコントロールしていくことです。
具体的には、「いつまでにどの程度のクオリティで完成させなくてはいけないか」を明確にして、そこから逆算してプロジェクト成功までのプロセスを構築していきます。
プロジェクトマネジメントはどうして必要なの？
プロジェクトマネージャーが必要な理由は、プロジェクト体制をしっかりと構築し確実に運用すれば、メンバーが効率的に業務を遂行できるからです。プロジェクトマネジメントが機能していないと、次のような問題が起こりやすくなります。
- 属人化: 誰が何をしているのかが担当者の頭の中にしかなく、休みや異動で進行が止まる
- トラブルの発見遅れ: 遅延やコスト超過に気づくのが納期直前になり、手の打ちようがなくなる
- 認識のズレ: 発注者・上司・メンバーの間で「何をもって完成か」の認識が食い違い、手戻りが発生する
プロジェクトマネジメントはプロジェクトを企画する段階からすでに始まっています。目標を達成するために必要なコストや人材の確保、WBS(Work Breakdown Structure)の作成、メンバーの進捗管理やタスク管理を確実に行う必要があります。
参考: プロジェクト管理 | 活用シーン | Backlog
プロジェクトとプロダクト、タスクとの違い
プロジェクトマネジメントに取り組む際、関連する用語の使い分けに戸惑うケースは少なくありません。たとえば、プロジェクトと語感が似ている「プロダクト」や、似た意味で使われることのある「タスク」などは典型例といえます。プロジェクトとプロダクト、タスクとの違いや、プロジェクトとの関係性について整理しておきましょう。
プロダクトとの違い
プロジェクトとプロダクトはよく似ている言葉ですが、実はまったく異なる概念を表す言葉です。プロダクトは「製品・成果物」を表しており、プロジェクトを遂行した結果として制作される機械やソフトウェア、アプリなどを指します。
プロジェクトの体制や運用方法を管理することをプロジェクトマネジメントと呼ぶのに対して、製品を主軸に組織機能や業務プロセスを管理することをプロダクトマネジメントといいます。
タスクとの違い
タスクとは「やるべきこと」という意味を表す言葉です。メールを返信したり、クライアントと打ち合わせをしたりといった一つひとつの作業がタスクに相当すると捉えてください。
取り組むべき作業の数や仕事量、具体的な項目を明確にし、作業が完了するごとに消し込んでいくことをタスク管理と呼びます。このように、やるべきことを作業単位で切り出したものがタスクと考えて差し支えありません。
プロジェクトとタスクの関係性
プロジェクトが完了するまでには、多種多様な業務が発生します。プロジェクトはこうした業務の集合体であり、プロジェクトに含まれる業務を作業単位に細分化したものがタスクといえます。
よって、プロジェクトを成功させるには一つひとつのタスクを確実に完了させていく必要があります。取り組むべきタスクを漏れなく抽出し、実行していくことでプロジェクト成功へと近づいていくことが可能となるのです。
プロジェクトマネジメントの代表的な手法・フレームワーク
プロジェクトマネジメントには、先人が体系化してきた手法やフレームワークがあります。すべてを厳密に適用する必要はありませんが、代表的なものを知っておくと、自分のプロジェクトに合った進め方を選びやすくなります。
PMBOK（ピンボック）
PMBOK（Project Management Body of Knowledge）は、米国のプロジェクトマネジメント協会（PMI）がまとめた、プロジェクトマネジメントの知識体系です。特定の「手法」というより、プロジェクトマネジメントで考慮すべき領域を網羅的に整理した世界標準のガイドラインで、PMP資格の出題範囲にもなっています。
第6版までは「5つのプロセス群」と「10の知識エリア」でプロジェクトを整理する構成でしたが、2021年発行の第7版では「12の原理・原則」と「8つのパフォーマンス・ドメイン」を軸とする構成に改められ、ウォーターフォール型からアジャイル型まで幅広い進め方に適用できる内容になっています。
ウォーターフォール
要件定義→設計→実装→テスト→リリースのように、工程を順番に進めていく手法です。前の工程が完了してから次に進み、原則として後戻りしないことから、滝（ウォーターフォール）にたとえられています。
最初に全体計画を固めるため、スケジュールや予算の見通しが立てやすく、要件が明確で変更が少ないプロジェクトに向いています。一方、途中で要件が変わると手戻りのコストが大きくなります。
アジャイル
短い期間（1〜4週間程度の「スプリント」や「イテレーション」）で計画・実行・振り返りを繰り返し、成果物を少しずつ完成させていく手法の総称です。スクラムやカンバンといったフレームワークが代表的です。
変化への対応力が高く、要件が固まりきっていない新規事業やソフトウェア開発に向いています。反面、全体の完成時期や総コストが読みにくい、チームの自律性が求められるといった特徴もあります。
どの手法にも正解はありません。プロジェクトの規模・要件の確度・チームの経験に合わせて選び、必要に応じて組み合わせることが大切です。各手法の詳細は「サル先生のプロジェクト管理入門：様々な手法」で解説しています。
プロジェクトマネジメントの5つのプロセス
プロジェクトは、立ち上げから終結まで大きく5つの段階（プロセス）で進みます。どの手法を採用する場合でも、この流れを意識しておくと、今どこに注力すべきかが見えやすくなります。
- 立ち上げ: プロジェクトの目的・ゴール・成果物・関係者を定義し、着手の承認を得ます。「何のために、何を作るのか」を関係者間で合意する段階です。
- 計画: 成果物をWBSで作業に分解し、スケジュール・担当・予算・リスク対策を決めます。ガントチャートを作るのはこの段階です。
- 実行: 計画に沿ってタスクを進めます。メンバーへの作業割り当てや、チーム内外のコミュニケーションが中心になります。
- 監視・コントロール: 進捗・コスト・品質を計画と比較し、ズレがあれば計画を修正します。実行と並行して継続的に行います。
- 終結: 成果物を納品・検収し、振り返りを行ってナレッジを次のプロジェクトに引き継ぎます。
Backlogのようなプロジェクト管理ツールでは、計画段階で登録した課題（タスク）がそのまま実行・監視の対象になり、完了した課題の履歴が終結時の振り返り材料になるため、5つのプロセスを1つの場所で回しやすくなります。
プロジェクトマネジメントのコツ
プロジェクトマネジメントを円滑に進め、成功させるコツを紹介します。プロジェクトマネジメントの要点を押さえるとともに、失敗を防ぐための注意点を把握しておきましょう。
プロジェクトマネジメント成功の3つのポイント
プロジェクトマネジメントのポイントは「プロジェクトのやるべきことを明確にすること」「プロジェクトのスケジュールを考えること」「プロジェクトのブレない目標を持つこと（成果物は何か見失わないこと）」の3点です。
これから、この3つのポイントについて「今から自分一人で1時間以内にデータをまとめる」という小さなプロジェクトに見立てた簡単な状況を例に解説していきます。
ポイント1．プロジェクトのやるべきことを明確にすること
プロジェクトを始めるにあたって、目的達成のためにしなくてはならないことは何か、一つ一つやるべきことを明確にします。
例えば1時間でデータをまとめる場合、「データを集める」「データをまとめる」などがやるべきことです。やるべきことを明確にしていくと「何のデータを集めれば良いか具体的に分からない」「データの量はどれくらい必要か分からない」「最終的にどのような形でデータをまとめるか決まっていない」という課題が洗い出されます。やるべきことを明確にすると、その障害となる課題も明確になるのです。
課題が明確になっていないと、どこから何を解決していけば良いか分からずに、無駄に時間ばかりが過ぎてしまいます。課題を明確にするためには、やるべきことを実際に達成しようとした時に何が起きるか、可能な限り想像してみることが大事です。見えてきた課題をリストアップすることで、プロジェクトを進行していく途中のつまずきを出来るだけ未然に防げます。
ポイント2．プロジェクトのスケジュールを考えること
やるべきことと課題が明確になったらスケジュールを考えます。やるべきことを実行するために必要なこと、またその障害となる課題を解決するために必要なことをタスクとして洗い出し、所要時間や作業の流れを考えて優先順位をつけます。
ここでは1時間以内で終わるように、スケジュールを立てます。この時間配分や優先順位を間違ってしまうと、最終的に納期に間に合わなくなってしまいます。
例えば、データ入力には少なくとも40分かかるのに、データ入力の前段階であるデータ収集だけで30分以上かけていては絶対に間に合いません。納期に間に合わないという事態を防ぐためにも、スケジュール管理は大切なポイントです。
ポイント3．プロジェクトのブレない目標を持つこと（成果物は何か見失わないこと）
タスクを一つ一つ実行していくと、必要なデータが必要な分だけ集まり、資料ができ上がります。このような過程を経て出来上がったモノが成果物です。
プロジェクトマネジメントでは常に「最終的な目標（成果物）は何か」を考えながら行動することが大切です。万が一目標がブレてしまうと、最初に求めていた成果物とは違うものになってしまうこともあります。
例えば、先ほどの例だと「資料を作る」という目標を見失い、「データを集める」だけで1時間が過ぎてしまう状況です。目標がブレると、仕事の成果は上がりません。
シンプルに管理するなら「成果」に着目
プロジェクトの3つのポイントをよりシンプルかつ効果的に管理するなら、「成果」に着目したプロジェクトマネジメントを意識しましょう。最終的なアウトプットである成果を軸にプロジェクトをコントロールすることで、必然的に「やるべきこと」や「スケジュール」、また「人」の要件が定まってくるからです。
求められている成果を出すためのプロセスは一つだけとは限りません。
成果を出すという目的が共有されていれば、そこに至るまでのプロセスを柔軟に軌道修正できるでしょう。プロジェクトを構成する3要素のうち、重点的に管理するなら「成果」に軸足を置くことをオススメします。
コントロールする要素の混在に注意
プロジェクトマネジメントで重視するべき要素に正解はなく、プロジェクトの性質によって使い分けることもあり得ます。ただし、コントロールする要素が工程ごとに混在するのは防がなくてはなりません。要素が混在することで恣意的な評価・判断を下しがちになり、結果的にマイクロマネジメントにつながりかねないからです。
どの要素にもとづいてプロジェクトをコントロールするかを定めたら、他の要素が混在しないように注意しましょう。プロジェクトが動き出す前に、あらかじめ重視すべき要素を決めておくことが大切です。
プロジェクトマネジメントのためのツール活用法
ここまでに解説してきたプロジェクトマネジメントの観点を5W1Hで整理すると下記の通りとなります。
・Why：なぜ行うのか
・What：何を行うのか
・When：いつ行うのか
・Who：誰が行うのか
・Whom：誰のために行うのか
・How：どのように行うのか
5W1Hを適切に管理するには、ツールの活用が効果的です。管理する目的に応じて、活用するべき機能を紹介します。
課題・タスク管理：What・Who・Whyを管理する
「何を・誰が・なぜやるのか」を管理する土台となるのが課題（タスク）管理です。やるべきことを1件ずつ課題として登録し、担当者・期限・目的を明記しておくことで、ポイント1で解説した「やるべきことの明確化」がそのまま実現します。
課題には作業の経緯や決定事項をコメントで残せるため、「なぜこの判断をしたのか（Why）」が後から追える点も重要です。口頭やチャットで流れてしまう情報を、課題に紐づけて蓄積していきましょう。
スケジュール管理：Whenを管理する
「いつまでに何を終えるか」は、ガントチャートやカンバンボードで可視化します。ガントチャートは全体の工程と前後関係を俯瞰するのに向いており、カンバンボードは「今週何が進んでいて、何が止まっているか」を日々確認するのに向いています。
ポイント2の「スケジュールを考える」段階でガントチャートを作り、実行段階ではカンバンで日々の進捗を追う、という使い分けが実践的です。
情報・ナレッジ共有：Howと成果物を残す
「どのように進めたか（How）」や、完成した成果物そのものは、Wikiやドキュメント機能に記録しておきます。手順書・議事録・決定事項をプロジェクト内で一元管理すれば、担当者の入れ替わりがあっても進め方を引き継げます。
プロジェクトの3要素のうち、ツールでの管理に苦戦しやすいのが「行動」です。担当者やチームごとの具体的な作業の進め方を逐一記録するのはあまり現実的とはいえません。より実用的な手段として、何をどのように実施したのかをナレッジとして共有する方法が挙げられます。終結時の振り返りをWikiに残し、以降のプロジェクトでノウハウを参照できるようにしておく方法がオススメです。
開発プロジェクトなら、バージョン管理と統合する
ソフトウェア開発のプロジェクトでは、ソースコードの変更履歴を管理するGit/Subversionといったバージョン管理ツールも欠かせません。どのファイルをいつ・誰が更新したのかが自動記録されるため、作業の履歴を残すという意味では非常に有効です。
ただし、バージョン管理のコミットメッセージだけで「なぜその変更をしたのか」を管理しようとすると、担当者によって情報の粒度がまちまちになりやすいので注意が必要です。課題管理とバージョン管理を統合し、課題で目的と成果を管理し、コミット履歴で変更内容を管理する、という役割分担にすると、プロジェクト全体を漏れなく管理しやすくなります。
プロジェクトマネジメントのスキルをアップしよう
プロジェクトマネジメントのスキルをアップするには、プロジェクトマネージャーが必要とされるスキルを知り、勉強し、実践することです。
本を読んだりプロジェクトマネジメント用のツールを取り入れることも大切ですが、実際にプロジェクトを進めるのは人間です。メンバーの一人ひとりと向き合い、それぞれが今何を考え、どこを見ているのか、しっかりコミュニケーションを取りましょう。
プロジェクトマネジメントをする上で求められるスキル
プロジェクトマネジメントに必要なスキルは3つあります。
それは「個ではなく全体を見るスキル」「先を予測するスキル」「コミュニケーションスキル」です。
プロジェクトマネージャーは、常に全体を見ながら「個人ではなく全体にメリットがある選択肢」を選ばなければなりません。例えばメンバーの一人が「私はこの業務は必要ないと思う」と訴えたとしても、全体として必要ならば受け入れてもらうといった判断が必要になるのです。全体を見るには、全課題の状況をガントチャートやボードで一望できる状態を作っておくことが助けになります。
また、プロジェクトマネージャーは常に先を予測しておかなくてはなりません。もしミスが起こりやすい場面を予め予測できて忠告できれば、メンバーのミスを未然に防げます。期限が近い課題や期限を超過した課題を自動で通知する仕組みがあれば、「気づいたときには手遅れ」を減らせます。
最後に、プロジェクトマネージャーはチームメンバーから上司、クライアントまでさまざまな人とかかわります。相手に合わせたコミュニケーションが取れるというスキルは大切です。経緯や決定事項を課題のコメントに残しておけば、立場の異なる相手にも同じ情報をもとに説明でき、認識のズレを防げます。
プロジェクトマネジメントに関するよくある質問
Q.プロジェクトマネジメントとプロジェクト管理の違いは？
基本的に同じ意味で使われます。「プロジェクト管理」は日本語での一般的な呼び方、「プロジェクトマネジメント」はProject Managementの音訳で、PMBOKなど体系的な知識を指す文脈で使われることが多い、という程度の違いです。
Q.プロジェクトマネージャー（PM）とPMOの違いは？
プロジェクトマネージャーは個々のプロジェクトの責任者です。PMO（Project Management Office）は、複数のプロジェクトを横断してマネジメントの標準化・支援・品質管理を行う組織や機能を指します。
Q.プロジェクトマネジメントの資格には何がある？
代表的なものに、PMIが認定する国際資格の「PMP（Project Management Professional）」や、IPAが実施する国家試験の「プロジェクトマネージャ試験」があります。資格は必須ではありませんが、体系的に学ぶきっかけになります。
Q.少人数や小規模のプロジェクトでもプロジェクトマネジメントは必要？
必要です。本記事の「1時間でデータをまとめる」例のように、規模が小さくても「やるべきことの明確化・スケジュール・ブレない目標」の3点は変わりません。小規模なうちに型を身につけておくと、規模が大きくなっても対応できます。
プロジェクトマネジメントが目標達成の第一歩になる
プロジェクトマネジメントを成功させるには、管理するべき要素とその手段を明確にしておくことがポイントとなります。「やるべきことを明確にすること」「スケジュールを考えること」「ブレない目標を持つこと（成果物は何か見失わないこと）」の3点を押さえ、PMBOKやウォーターフォール・アジャイルといった手法の考え方を借りながら、立ち上げから終結までの5つのプロセスを回していくことが成功の鍵です。先を予測したり、コミュニケーション能力を伸ばしたりすることで、プロジェクトマネジメントのスキルも向上していきます。
管理したい要素ごとに適切な機能を活用し、各機能を連携して活用することで総合的なプロジェクトマネジメントが可能となるのです。
今回紹介してきた課題管理・スケジュール管理・Wiki・バージョン管理を包括する機能を備えたツールをお探しの方には、プロジェクト管理ツール「Backlog」をオススメします。プロジェクトマネジメントに求められる機能がオールインワンで備わっており、30日間無料で全機能を試せます。ぜひプロジェクトマネジメントの合理化にお役立てください。
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