プロジェクトを円滑に遂行する上で、プロジェクトマネジメントの重要性がしばしば指摘されます。新規プロジェクトを立ち上げる際に、企業によっては、プロジェクトマネージャーを配置して業務を進めていく場合も多々あります。
プロジェクトマネージャーに着任したものの、プロジェクトマネジメントとは具体的に何をすればよいのかわからないという人もいるのではないでしょうか。
今回はプロジェクトマネジメントを成功させる秘訣や、プロジェクトマネジメントの意味や手法について詳しく解説します。
目次
プロジェクトマネジメントについて知ろう
プロジェクトには納期や予算があります。決められた予算内で、納期までに期待されるクオリティの成果物を完成させなければなりません。プロジェクトを成功させるには、目標とする期日・クオリティから逆算してプロセスを構築しておくことが重要です。プロセスを構築し、実践していくのがプロジェクトマネジメントの主な目的と捉えてください。
プロジェクトマネジメントのポイントは、主に次の3点です。
・プロジェクトのやるべきことを明確にする
・プロジェクトのスケジュールを考える
・プロジェクトのブレない目標をもつ
これらを達成するには、計画にもとづいて着実に実行・運用していく必要があります。実行・運用が可能な体制を整え、メンバーが効率的に業務を遂行できる環境を整備することが、プロジェクトマネジメントで達成するべき課題といえるでしょう。
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、納期が決められているプロジェクトをどのように遂行すれば成功するのか、詳しく計画を立ててコントロールしていくことです。
具体的には、「いつまでにどの程度のクオリティで完成させなくてはいけないか」を明確にして、そこから逆算してプロジェクト成功までのプロセスを構築していきます。
プロジェクトマネジメントはどうして必要なの？
プロジェクトマネージャーが必要な理由は、プロジェクト体制をしっかりと構築し確実に運用すれば、メンバーが効率的に業務を遂行できるからです。
プロジェクトマネジメントはプロジェクトを企画する段階からすでに始まっています。目標を達成するために必要なコストや人材の確保、WBS(Work Breakdown Structure)の作成、メンバーの進捗管理やタスク管理を確実に行う必要があります。
プロジェクトとプロダクト、タスクとの違い
プロジェクトマネジメントに取り組む際、関連する用語の使い分けに戸惑うケースは少なくありません。たとえば、プロジェクトと語感が似ている「プロダクト」や、似た意味で使われることのある「タスク」などは典型例といえます。プロジェクトとプロダクト、タスクとの違いや、プロジェクトとの関係性について整理しておきましょう。
プロダクトとの違い
プロジェクトとプロダクトはよく似ている言葉ですが、実はまったく異なる概念を表す言葉です。プロダクトは「製品・成果物」を表しており、プロジェクトを遂行した結果として制作される機械やソフトウェア、アプリなどを指します。
プロジェクトの体制や運用方法を管理することをプロジェクトマネジメントと呼ぶのに対して、製品を主軸に組織機能や業務プロセスを管理することをプロダクトマネジメントといいます。
タスクとの違い
タスクとは「やるべきこと」という意味を表す言葉です。メールを返信したり、クライアントと打ち合わせをしたりといった一つひとつの作業がタスクに相当すると捉えてください。
取り組むべき作業の数や仕事量、具体的な項目を明確にし、作業が完了するごとに消し込んでいくことをタスク管理と呼びます。このように、やるべきことを作業単位で切り出したものがタスクと考えて差し支えありません。
プロジェクトとタスクの関係性
プロジェクトが完了するまでには、多種多様な業務が発生します。プロジェクトはこうした業務の集合体であり、プロジェクトに含まれる業務を作業単位に細分化したものがタスクといえます。
よって、プロジェクトを成功させるには一つひとつのタスクを確実に完了させていく必要があります。取り組むべきタスクを漏れなく抽出し、実行していくことでプロジェクト成功へと近づいていくことが可能となるのです。
プロジェクトマネジメントのコツ
プロジェクトマネジメントを円滑に進め、成功させるコツを紹介します。プロジェクトマネジメントの要点を押さえるとともに、失敗を防ぐための注意点を把握しておきましょう。
プロジェクトマネジメント成功の3つのポイント
プロジェクトマネジメントのポイントは「プロジェクトのやるべきことを明確にすること」「プロジェクトのスケジュールを考えること」「プロジェクトのブレない目標を持つこと（成果物は何か見失わないこと）」の3点です。
これから、この3つのポイントについて「今から自分一人で1時間以内にデータをまとめる」という小さなプロジェクトに見立てた簡単な状況を例に解説していきます。
ポイント1．プロジェクトのやるべきことを明確にすること
プロジェクトを始めるにあたって、目的達成のためにしなくてはならないことは何か、一つ一つやるべきことを明確にします。
例えば1時間でデータをまとめる場合、「データを集める」「データをまとめる」などがやるべきことです。やるべきことを明確にしていくと「何のデータを集めれば良いか具体的に分からない」「データの量はどれくらい必要か分からない」「最終的にどのような形でデータをまとめるか決まっていない」という課題が洗い出されます。やるべきことを明確にすると、その障害となる課題も明確になるのです。
課題が明確になっていないと、どこから何を解決していけば良いか分からずに、無駄に時間ばかりが過ぎてしまいます。課題を明確にするためには、やるべきことを実際に達成しようとした時に何が起きるか、可能な限り想像してみることが大事です。見えてきた課題をリストアップすることで、プロジェクトを進行していく途中のつまずきを出来るだけ未然に防げます。
ポイント2．プロジェクトのスケジュールを考えること
やるべきことと課題が明確になったらスケジュールを考えます。やるべきことを実行するために必要なこと、またその障害となる課題を解決するために必要なことをタスクとして洗い出し、所要時間や作業の流れを考えて優先順位をつけます。
ここでは1時間以内で終わるように、スケジュールを立てます。この時間配分や優先順位を間違ってしまうと、最終的に納期に間に合わなくなってしまいます。
例えば、データ入力には少なくとも40分かかるのに、データ入力の前段階であるデータ収集だけで30分以上かけていては絶対に間に合いません。納期に間に合わないという事態を防ぐためにも、スケジュール管理は大切なポイントです。
ポイント3．プロジェクトのブレない目標を持つこと（成果物は何か見失わないこと）
タスクを一つ一つ実行していくと、必要なデータが必要な分だけ集まり、資料ができ上がります。このような過程を経て出来上がったモノが成果物です。
プロジェクトマネジメントでは常に「最終的な目標（成果物）は何か」を考えながら行動することが大切です。万が一目標がブレてしまうと、最初に求めていた成果物とは違うものになってしまうこともあります。
例えば、先ほどの例だと「資料を作る」という目標を見失い、「データを集める」だけで1時間が過ぎてしまう状況です。目標がブレると、仕事の成果は上がりません。
シンプルに管理するなら「成果」に着目
プロジェクトの3つのポイントをよりシンプルかつ効果的に管理するなら、「成果」に着目したプロジェクトマネジメントを意識しましょう。最終的なアウトプットである成果を軸にプロジェクトをコントロールすることで、必然的に「やるべきこと」や「スケジュール」、また「人」の要件が定まってくるからです。
求められている成果を出すためのプロセスは一つだけとは限りません。
成果を出すという目的が共有されていれば、そこに至るまでのプロセスを柔軟に軌道修正できるでしょう。プロジェクトを構成する3要素のうち、重点的に管理するなら「成果」に軸足を置くことをオススメします。
コントロールする要素の混在に注意
プロジェクトマネジメントで重視するべき要素に正解はなく、プロジェクトの性質によって使い分けることもあり得ます。ただし、コントロールする要素が工程ごとに混在するのは防がなくてはなりません。要素が混在することで恣意的な評価・判断を下しがちになり、結果的にマイクロマネジメントにつながりかねないからです。
どの要素にもとづいてプロジェクトをコントロールするかを定めたら、他の要素が混在しないように注意しましょう。プロジェクトが動き出す前に、あらかじめ重視すべき要素を決めておくことが大切です。
プロジェクトマネジメントのためのツール活用法
ここまでに解説してきたプロジェクトマネジメントの観点を5W1Hで整理すると下記の通りとなります。
・Why：なぜ行うのか
・What：何を行うのか
・When：いつ行うのか
・Who：誰が行うのか
・Whom：誰のために行うのか
・How：どのように行うのか
5W1Hを適切に管理するには、ツールの活用が効果的です。管理する目的に応じて、活用するべきツールを紹介します。
課題管理ツール
主にWhy・Whom・Howを管理するためのツールです。目的や目標を起点にプロジェクトを管理できるため、登録した課題を一つひとつ着実に解決することでプロジェクトの目的達成へと近づけます。
一方、何をいつ誰が行うのかといった現状の管理に関しては、課題管理ツールでは補い切れない面があります。これらのマネジメントについては後述するバージョン管理ツールで実現する必要があるでしょう。
バージョン管理ツール
主にWhat・When・Whoを管理するためのツールです。たとえば、どのファイルをいつ・誰が更新したのかを自動記録できるため、作業の履歴を残すという意味では非常に有効なツールといえます。
バージョン管理ツールのメッセージ機能を活用すれば、「Why・Whom・How」といった要素を管理することも不可能ではありません。しかし、自由記述形式で記録されたテキスト情報では、担当者によって情報の粒度がまちまちになりやすいので注意が必要です。
課題管理ツールとバージョン管理ツールの統合
課題管理ツールとバージョン管理ツールでは、それぞれ管理を得意とする情報に違いがあることがおわかりいただけたでしょうか。双方のツールのメリットを活かしつつ漏れなく管理していくには、課題管理ツールとバージョン管理ツールを統合して活用するのがオススメです。
具体的には、課題管理ツールで成果を管理し、バージョン管理ツールで進捗を管理するとよいでしょう。それぞれのツールの強みを活かすことで、プロジェクト全体を漏れ重複なく管理しやすくなるはずです。
行動をどう管理するべきか？
プロジェクトの3要素のうち、ツールでの管理に苦戦しやすいのが「行動」です。担当者やチームごとの具体的な作業の進め方を逐一記録するのはあまり現実的とはいえません。より実用的な手段として、何をどのように実施したのかをナレッジとして共有する方法が挙げられます。
具体的には、社内Wikiなどに作業内容と成果物を記録していき、以降のプロジェクトでノウハウを参照できるようにしておく方法がオススメです。当時のより詳細な記録を参照したい場合には、課題管理ツールやバージョン管理ツール、社内Wikiなどの履歴をたどるとよいでしょう。
プロジェクトマネジメントのスキルをアップしよう
プロジェクトマネジメントのスキルをアップするには、プロジェクトマネージャーが必要とされるスキルを知り、勉強し、実践することです。
本を読んだりプロジェクトマネジメント用のツールを取り入れることも大切ですが、実際にプロジェクトを進めるのは人間です。メンバーの一人ひとりと向き合い、それぞれが今何を考え、どこを見ているのか、しっかりコミュニケーションを取りましょう。
プロジェクトマネジメントをする上で求められるスキル
プロジェクトマネジメントに必要なスキルは3つあります。
それは「個ではなく全体を見るスキル」「先を予測するスキル」「コミュニケーションスキル」です。
プロジェクトマネージャーは、常に全体を見ながら「個人ではなく全体にメリットがある選択肢」を選ばなければなりません。例えばメンバーの一人が「私はこの業務は必要ないと思う」と訴えたとしても、全体として必要ならば受け入れてもらうといった判断が必要になるのです。
また、プロジェクトマネージャーは常に先を予測しておかなくてはなりません。もしミスが起こりやすい場面を予め予測できて忠告できれば、メンバーのミスを未然に防げます。
最後に、プロジェクトマネージャーはチームメンバーから上司、クライアントまでさまざまな人とかかわります。相手に合わせたコミュニケーションが取れるというスキルは大切です。
プロジェクトマネジメントが目標達成の第一歩になる
プロジェクトマネジメントを成功させるには、管理するべき要素とその手段を明確にしておくことがポイントとなります。先を予測したり、コミュニケーション能力を伸ばしたりするとプロジェクトマネジメントのスキルがアップします。
また、プロジェクトマネジメントを成功させるには、管理するべき要素とその手段を明確にしておくことがポイントとなります。「やるべきことを明確にすること」「スケジュールを考えること」「ブレない目標を持つこと（成果物は何か見失わないこと）」の3点を押さえることがプロジェクトマネジメント成功の鍵です。
管理したい要素ごとに適切なツールを活用し、各ツールを連携して活用することで総合的なプロジェクトマネジメントが可能となるのです。
今回紹介してきた課題管理・バージョン管理・社内Wikiを包括する機能を備えたツールをお探しの方には、プロジェクト管理ツールの活用をオススメします。プロジェクトマネジメントに求められる機能がオールインワンで備わったツールや「Backlog」を活用して、プロジェクトマネジメントを合理化してください。
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