業務がスムーズに回る!効率的にタスクを管理する方法とは?

タスク管理の重要性は理解しつつも、自信をもってタスクを「効率的に管理できている」と言える方は少ないのではないでしょうか。

本記事では、「タスク管理とは何なのか?」というタスク管理の本質とメリットについて考えるとともに、Backlogブログ編集部がオススメするタスク管理のやり方についてご紹介します。

タスク管理とは?

タスク管理はToDo管理とも呼ばれます。ビジネスシーンで使用される「タスク」とは仕事の作業を小さく区切ったもののことで、タスクを終了させるために優先順位を決めることもタスク管理のひとつとされています。

つまり、タスク管理とは、仕事を効率的に進めるにあたり、ひとつの仕事を完了するために必要な業務を細分化し、業務の優先度を決定して進捗を管理するということです。

なぜタスク管理が必要なのか?

タスク管理をすることで、必要な業務を細分化するので、細かい工程まで確認することができて、業務内容を正確に把握することができます。

個人のタスクにおいては、ひとつの仕事を完了するために何をいつまでに行う必要があるのか?複数人でプロジェクトを回す場合は、誰がいつどこで、どの業務をどのように進めているのか、更にメンバーが行う業務に抜け漏れがないのかを把握することができます。

チームがそれぞれ進めている業務を把握していれば、事前のトラブル回避にもつなげられますし、万が一トラブルが起こったときに原因の特定がスムーズです。

また、長時間労働や残業が増えれば、企業への負担も増えてしまいます。その際、どの業務に原因があるのか?業務の棚卸もスムーズにできるので、業務過多解決のヒントにもなるでしょう。

効率的なタスクを作成する方法

タスクを細分化する

効率的にタスク管理をするには、まずはタスクをできる限り最小化していきます。また、どの状態になればタスクは完了と言えるのか明確にしておくことも必要です。

例えば、「○○さん宛てに○○の旨のメールを出し、先方から了解の返信をもらえればタスク完了」といったように、タスクを細分化し、タスク内容と完了要件を明確に決めておきます。

管理職の方で、プロジェクトメンバーにタスクを割り振る必要がある場面では、期限や担当者を明確にしてから、全体に共有しましょう。

優先順位を決める

タスクを細分化したら、次に重要なのがタスクの優先順位を決めることです。重要度や緊急度によってタスクの優先順位を決めることで、どのタスクから手をつけていけば良いかが明確になります。

優先順位を決めておけば、タスクの期限が迫ったとしても焦ることもありません。併せてタスクにかかる時間まで把握しておけば、急な依頼を受けられるかどうかの判断がしやすくなります。

メールでタスク管理をしない

メールの受信ボックスでタスクを管理すると、タスクの分類や緊急度が分からず、メール本文からタスクを確認しなければいけないため非効率になってしまいます。

メールはあくまでも「情報をやりとりするツール」です。タスク管理に適したツールではありませんし、メールのやりとりが増えることで、時間もかかり重要な情報を見逃す恐れがあります。そのため、メールでタスクを管理するのは避けた方がよいでしょう。

タスク管理自体に時間をかけすぎない

タスク管理自体に時間がかかってしまい、業務の効率化につながらないというケースをよく聞きます。

ツールを導入した場合、慣れるまではある程度時間がかかってしまうかもしれませんが、タスク管理はあくまでも業務効率向上のための手段であり、タスク管理をすることが目的ではありません。

これからタスク管理のツールやアプリを導入する場合は、自分に合っているツール、使いやすく時間や工数がかからないものを選びましょう。

タスク管理をするメリットとは?

ここでは、ビジネスシーンでタスク管理を取り入れるメリットについて解説します。

タスクの優先順位が明確になる

タスク管理をすると、自分がどのタスクを抱えているのか?いつまでに完了させなければいけないのかを把握することができます。

やることが明確になるので頭の中もすっきりとした状態で、迷いなく取り掛かることができます。

逆に、タスク管理ができていないと、常に頭の中でタスクを整理し続ける状態になるため、タスクの把握漏れや不十分な対応内容といった問題が起こります。

常日頃からタスク管理をすると、自分がどのようなタスクを抱えているのか、いつまでに完了させなければいけないのかを把握できます。

効率的に仕事を進めることができる

業務の優先順位を決めることで、すぐにできるタスクは後回しにして、時間のかかるタスクから処理していくなど柔軟に仕事を進められます。

またタスクの期限も把握できるため、期限が決まっているものから手を付けることもできますし、スケジュールを意識してタスクに取り掛かることができます。

プロジェクト達成に必要な過程が分かる

タスクの内容が具体的になっていると、タスクを完了させるためにどのような業務を遂行しなくてはいけないのかも把握できます。

必要な作業が分かれば、事前にトラブルも予想できるため、リスクを回避する対策を取れます。

また、タスクが管理されることで、タスクにかかる所要時間も把握することができます。

日頃から仕事が完了するまでの時間を把握しておくことでスピード感を持って仕事に取り組むことができるため、プロジェクトもスムーズに進行していきます。

タスク管理にBacklogを活用しよう!

タスク管理をおこなうには、まずはタスクを登録して管理することで、わかりやすく情報を共有することが大事です。情報が共有されることで、チーム全体での業務も円滑に進めることができます。

効率よく簡単にタスク管理をおこなう際に、プロジェクト管理ツール「Backlog」を活用できます。「Backlog」は、可読性の高いユーザーインターフェースで、プロジェクトやタスクを簡単に管理することができます。

また、従来のプロジェクト管理ツールのような複雑さはなく、シンプルでわかりやすいためIT知識がなくてもすぐにご利用いただけます

メンバーの進捗管理、タスク管理に課題を抱えている場合、ぜひ、「Backlog」の導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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