タスク管理(ToDo管理)とは何か?タスク管理表の作成方法まで解説

タスク管理(Todo管理)の重要性は理解しつつも、自信をもって「タスクを効率的に管理できている」と言える方は少ないのではないでしょうか。

タスク管理とは、ToDo管理とも呼ばれ、個人のやるべき仕事を優先づけして仕事の効率化を図る方法です。

本記事では、タスク管理とは何か、メリット、タスク管理のやり方と種類についてご紹介します。みなさんのタスク管理をより効率的にしましょう。

タスク管理(ToDo管理)とは

タスク管理(ToDO管理)とは?

タスク管理はToDo管理とも呼ばれます。

仕事管理とも関連の深い考え方で、ビジネスシーンで言う「タスク」とは仕事の作業を小さく区切ったもののことです。また、タスクを終了させる優先順位を決めることもタスク管理の一環です

タスク管理をすることは「仕事をいかに効率的に進めるか」ということと同義です。しかし、プロジェクトリーダーと呼ばれる管理職の立場の方にとっては、期限のあるタスクを誰に割り振るかを決めることもタスク管理になります

効率的なタスクを作成する方法

効率的なタスクを作成するには、できる限り仕事を最小化することを意識しましょう。また、どの状態になればタスクは完了と言えるのか明確にしておくことも必要です。

例えば、「○○さん宛てに○○の旨のメールを出し、先方から了解の返信をもらえればタスク完了」といったように、タスクの内容と完了要件を明確に決めましょう。

管理職の方で、プロジェクトメンバーにタスクを割り振る必要がある場面では、期限や担当者を明確にしてから、全体に共有しましょう。

ビジネスシーンでタスク管理をするメリット

タスク管理をするメリット

ここでは、ビジネスシーンでタスク管理を取り入れるメリットについて解説します。さまざまなメリットがあるので、目を通してみてください。

タスクの優先順位が明確になる

常日頃からタスク管理をすると、自分がどのようなタスクを抱えているのか、いつまでに完了させなければいけないのかを把握できます。頭の中がすっきりとした状態で仕事に迷いなく取り掛かれます。タスクを次々とさばけると、仕事に対するモチベーションもアップします。

逆に、タスク管理ができていないと、常に頭の中でタスクを整理し続ける状態になるため、タスクの把握漏れや不十分な対応内容といった問題が起こります。

効率的に仕事を進められる

優先順位を決めることで、手間のかからないタスクを先にして、手間のかかるタスクを後にする、など柔軟に仕事を進められます。またタスクの期限も把握できるため、期限を意識してタスクに取り掛かることができます

プロジェクト達成に必要な過程が分かる

タスク内容が具体的になっていると、タスクを完了させるためにどのような業務を遂行しなくてはいけないのかも把握できます。必要な作業が分かれば、あらかじめ準備ができます。事前にトラブルも予想できるため、回避する対策を取れます

スピード感を持って仕事に取り組むことができるため、プロジェクトもスムーズに進行できます。

タスク管理におすすめな方法

ここでは、タスク管理におすすめな方法をご紹介します。紙とペンで管理する方法も紹介するので、ツールの操作に自信のない方は参考にしてください。

紙とペンを使ってタスクを管理する

スケジュール帳や付箋などにタスクを書いて管理しましょう。紙やペンを使って管理する方法は、メンバーの見える位置に置くと手軽に共有ができて、効果的です。

付箋をホワイトボードなどに貼り付けると、簡単にチーム共有できます。付箋は順序を入れ替えるのも簡単で、チーム全体の意見を取り入れながらタスクの優先度を変えていくこともできます。

スケジュール帳でタスクを管理する場合は、左右どちらかのページが白紙になっていて自由に記述できるタイプのものだと、タスクの期限だけでなく内容まで管理できます。

メールを使ってタスク管理する

メールを使ったタスク管理は、個人的なタスクの管理に向いています。こちらの問題点は、メールの内容から一つひとつTodoを書き出しリスト化する作業に時間がかかることです。

そこで紹介したいのが、メールの受信トレイとフォルダをToDoリストのように活用する方法です。

やり方は簡単、完了済みフォルダを作成し、受け取ったメールの内容が完了したら完了済みフォルダに移動させるというシンプルな方法です。

メールサービスによっては、お気に入りフォルダに分ける感覚でで使えるスター機能があるので、こちらの使用も検討しましょう。

ツールを使ってタスク管理する

ここでは、エクセルやGoogleスプレッドシートを使用した管理方法について紹介します。

エクセルを使ったタスク管理方法

エクセルを使ってタスク管理する場合は、オンライン上でテンプレートを検索するのがおすすめです。

エクセルでタスクを管理するときによく使用される「ガントチャート」は、横向きの棒グラフでタスクを管理します。タスクの期限と進捗が視覚的に分かるのでおすすめです。

Googleスプレッドシートを使ったタスク管理方法

Googleスプレッドシートを使うと、全体共有が簡単にできます。

エクセルでファイルを共有するためには、ファイルを保存・更新した後に、メールやチャットなど何らかの方法でチームメンバーに送らなくてはいけません。

一方で、Googleスプレッドシートのファイルはクラウド上に保存されるため、メールやチャットで更新内容をメンバーに送らずとも、即座に共有できます。

また操作がエクセルと大差なく使えるのも魅力のひとつです。エクセルを一通り使えれば、Googleスプレッドシートを使うときも困ることはあまりないでしょう。

タスク管理表の作り方

ここでは、Googleスプレッドシートを使って、実際にタスク管理表をどのように作成するか解説します。

完成イメージは以下になります。

期限日・完了日の欄を作成する

タスクの期限日と完了日の欄を作成しましょう。どのタスクが終了しているのか分かるようになります。

以下で手順をご紹介します。

  1. 「期限日」と「完了日」という文言をC・D列のセルに入力する
    ※いつ終わらせたのかを分かりやすくするためです
  2. 入力を簡単にするための下準備として、ツールバーの「データ」から「入力規則」を選択する
  3. ポップアップ画面が表示されるので、以下について確認する
    ・「セル範囲」はC列とD列を選択(’シート1′!C1:D1000)
    ・「条件」は「有効な日付」を選択
    ※この処理をしておくと、タスクごとの日付を入力するときに、セルをダブルクリックするとカレンダーが表示されます
  4. 期限日と完了日などの期間の入力が完了
    ※カレンダー表示されれば、日にちを手打ちしなくても選択するだけなので便利です

状態を変更する欄を作成する

この場合の「状態」の変更とは、タスクが「未着手・着手中・完了」のどの状態にあるかを指します。

以下の流れで作成しましょう。

セルの色を自動で変更する設定

  1. B列に状態と入力。B列を一番下まで選択した状態にして、右クリックで「条件付き書式」を選ぶ
  2. 書式設定の条件として「完全に一致するテキスト」を選び、「着手中」と記載する
  3. 完了ボタンを押す
  4. 未着手・完了を別の色にしたい場合、「条件付き書式設定ルール」より、「新しい条件を追加」を選択する
  5. 先ほどの手順と同じように状態名を設定する

「未着手・着手中・完了」をプルダウンメニューで選択できるようにする

  1. 「状態」列を一番下まで選択後、右クリックをして「データの入力規則」を選択
  2. 「リストを直接指定」を選ぶ
  3. 右のボックスに「着手中,未着手,完了」を記入する(一列にカンマで区切って記入しても良い)
  4. セルをクリックするとプルダウンメニューが現れ、タスクの状態を変えられるようになる
  5. 最後にA列にタスク内容を記入して完成

まとめ

タスク管理とは、ToDo管理とも呼ばれ、基本的には個人のやるべき仕事を優先づけして仕事の効率化を図る方法です。

プロジェクトリーダーや管理職にとってのタスク管理は、チームメンバーにタスクを割り振って担当者を決めたり、期限を設定したりする意味を持ちます。

補足として、チームでタスク管理と進捗共有をする場合は、タスク管理を楽にするツールであるBacklogを使うことで、とても楽しく効率的にタスク管理ができるようになります。沢山の活用事例がありますのでよろしければご覧ください。

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