株式会社ヌーラボ（本社：福岡県福岡市、代表取締役：橋本正徳、以下 ヌーラボ）は、2023年10月6日〜10月10日までの間、タスク管理ツール以外の方法でタスク管理をしている、1,000 人以下の従業員規模の企業・団体に勤める経営者・役員・会社員に「タスク管理の現状や課題」に関する調査を実施いたしました。
調査結果のポイント
- タスク管理の課題はあるが、Excelなどこれまでの馴染んでいる管理方法を続けてしまっている
- 現状の タスク管理については「改善の余地がある」と回答した人が全体の52%
- 「タスクの見落としを防ぎたい」「やるべきことを明確にしたい」という個人がやるべき業務の管理と「チーム・プロジェクト間のコミュニケーション、進捗を円滑にしたい」というプロジェクトチームとしての効率的なタスク管理、２つの側面からの改善を求めている
- タスク管理ツールの導入希望は32% 、若年層の導入希望が高い傾向
- タスク管理ツールには「使いやすさ」「安心・安定」を求めている
目次
タスク管理における現状と課題
仕事を効率的に進めるためには、「仕事（タスク）管理」が重要です。タスク管理を行うことで、仕事の優先順位が明確になり、生産性の向上が期待できます。今回は、タスク管理方法の一つである「タスク管理ツールの活用」に焦点を当て、タスク管理における現状と課題を調査しました。
なにかしらの管理はしている人が60%、特にタスク管理はしていない人が40％
手軽で使い慣れたタスク管理方法をしている人が多く
タスク管理専用ツールの活用は11.7%
事前調査では、なにかしらのタスク管理をしていると回答した人は過半数を占めましたが、その多くは「メールやカレンダー機能」…31.2％、「手書きのメモや手帳、ノート」…30.6%と、手軽に始められる昔ながらのタスク管理をしています。導入の難易度が低い「Excelやスプレッドシート」でタスク管理をしている人も25.2%にのぼります。
一方で、「タスク管理専用ツール」の活用は11.7%にとどまるという結果になりました。
これまでの管理方法の馴染みが新しいツール利用の妨げに
タスク管理ツール以外でタスク管理をしている人の約半数が「現状の管理で十分と感じている」と回答しています。「社内に浸透しない可能性がある」「タスク管理ツールがどんなものかが分からない」「メンバーが使ってくれない可能性がある」など、タスク管理ツールの認知や理解不足も要因として挙がっています。
現状の管理で十分と感じている人を年代別で見てみると、30代以降年代が上がれば上がるほど、「現状の管理の仕方で十分」と考えており、年代が上がるとこれまでの管理方法への馴染みが強いという傾向が浮き彫りになりました。
Excelやスプレッドシートでのタスク管理の現状と課題
さまざまなタスク管理方法の中で、カレンダーや手帳に次いで活用度の高かった「Excelやスプレッドシート」について、詳しく見てみましょう。
Excelを活用するのは「使い慣れていて、管理しやすい」から
Excelは「長い間ビジネスパーソンに愛用されてきた」こと、「 Office 365 が入っていればコストがかからない」というメリットがあります。
多くの人が「使い慣れている」Excelでのタスク管理を試し、慣れているのでそのままExcelでのタスク管理を続けているという状況がうかがえます。
タスク管理の改善の余地については「改善の余地がある」と回答した人が全体の52%
現状のタスク管理について改善余地があるか質問したところ、半数を超える51.9%が「改善の余地がある」と回答しています。
さまざまな方法を試行錯誤しながら、自分に合ったタスク管理方法を探していると推測されます。
タスク管理法別でタスク管理改善の余地を見てみると、Excelやスプレッドシート、ビジネスチャットツールで管理している方の「改善余地あり」が6割超え
Excelやスプレッドシートでタスク管理を行っている401人にタスク管理について改善余地があるか質問したところ、62.3%が「改善余地がある」と考えていることがわかりました。
「どちらともいえない」が27.2%あり、Excelが最適ではないと思いつつ、何となくExcelで業務管理を続けてしまっているという現状が見てとれます。
タスク管理の具体的課題
タスク管理で改善したいと感じていることは多岐にわたっていますが、特にチームにおける効率的なプロジェクト遂行における課題が多く挙がりました。
タスクは1人で完了できないものも多い
個人タスク、チームタスクの課題が挙がった
「タスクの見落としを防ぎたい」「やるべきことを明確にしたい」という個人がやるべき業務の管理と、「チーム・プロジェクト間のコミュニケーションを円滑にしたい」「チーム内の上司とのタスクの進行状況を効率的に共有したい」というプロジェクトチームのメンバーとしての効率的なタスク管理、２つの側面から改善効果を求めていることがわかりました。
タスク管理に抱える課題を解決するには？
個人やチームのタスク管理を行う上で、多くの人がさまざまな課題を感じていることがわかりました。特にチーム・複数人でのタスク管理においては、情報共有やタスク同士の連携・管理をリアルタイムで行いたいという要望が強く感じられます。次の調査では、これらの課題を解決する手段の一つである「タスク管理ツール」について、詳しく聞いてみました。
タスク管理ツール導入希望
タスク管理ツールの導入希望は若年層のほうが高い
タスク管理ツールの導入希望は全体では32%ですが、20代では50%以上、30代でも過半数に迫る勢いとなり、導入希望は若年層のほうが高い結果となりました。
一方で50代は15.5%、60代は16％と、タスク管理ツール導入を特に意識していないことがわかります。
タスク管理ツールでチームの生産性やコミュニケーションを改善したい
導入希望理由では「チームの生産性や効率を向上させたい」が40.2％と最も高く、「チーム間のコミュニケーションをスムーズにしたい」が37.5%、「重複する作業や手間を削減したい」が35.0%と続いています。多くの人が、チームの生産性や作業負荷、コミュニケーションに対して大きな課題を感じていることがわかります。
タスク管理ツールに期待すること
「使いやすさ・直感的な操作性」が最も高く57%
“安定して簡単に使える”管理ツールが求められている
「どのタスクを進めているか」がわかりやすく、「直感的な操作」でタスク管理できるツールであること、「安定した動作やセキュリティ体制」などタスク管理ツールに「使いやすさ」「安心・安定」が求められていることがわかります。
より効率的にタスク管理を進めましょう
タスク管理が重要な理由
- 必要なタスクを漏らさず実行するため
- 納期や緊急度に対応して優先順位をつけられ、最適な順序で実行するため
- タスクの実行に漏れが発生した場合に、素早く対処するため
- 処理中のタスクの状況を把握し、トラブルの発生を未然に防ぐため
仕事やプロジェクトを計画どおりに遂行するためには、タスク管理をしっかりと行うことが重要です。
業務においては複数のタスクを抱えていることがほとんどです。タスク管理によって、タスクの抜け漏れを防ぎ、優先順位を明確にすることができます。またチームのタスク管理においては、それぞれのメンバーのタスクやスケジュールが見えやすく、業務効率や生産性向上につながります。
タスク管理ツールはさまざまなものがありますが、誰にでも直観的にわかりやすく、簡単に使えるツールを選ぶと良いでしょう。
タスク漏れを防ぎ、より効率的にタスクを遂行するには
プロジェクト（タスク）管理ツールの導入がおすすめ！
■調査対象：
1,000人以下の従業員規模の企業・団体に勤める経営者・役員・会社員
かつタスク管理ツール以外の方法でタスク管理をしている20～69歳の男女
■調査手法：インターネットリサーチ
■調査期間：2023年10月6日（金）～10月10日（火）
■有効回答数：【事前調査】10,000サンプル 【本調査】1,030サンプル
■調査実施機関：株式会社マクロミル