プロジェクトのスケジュールやタスクをエクセルで管理し、メールでコミュニケーションをとっている方は多いのではないでしょうか。エクセルとメールによるタスク管理は手軽に始めやすい一方で、業務量が増えたり業務の進め方が複雑化したりするにつれて、管理が煩雑になることも少なくありません。タスク漏れや確認ミスが発生するなど、現状すでに業務を進める上で支障をきたしているケースもあるかもしれません。
今回は、エクセルとメールによるタスク管理において発生しやすい課題と、その解決方法を紹介します。現状の業務をより円滑にするためにぜひ役立ててください。
目次
手軽に始められるエクセルでのタスク管理
エクセルは多くのビジネスパーソンにとって身近なツールであり、エクセルを利用したタスク管理も多くの人が行なっています。ヌーラボが行った調査でも、タスク管理をしている人の中で、エクセルでタスクを管理している人が一番多いという結果が出ています。
※参考資料
【調査リリース】タスク管理に課題ありが6割以上！タスク管理ツール導入希望も6割超え
エクセルとメールのタスク管理で起きがちな3つの課題
しかし、業務量が増えたりチームメンバーが増員して業務が複雑化してくると、エクセルでの管理に限界が生じてきます。エクセルでのタスク管理とメールのやりとりによって起きがちな3つの課題を以下に詳しく説明します。
最新版の管理表が分からない
エクセルで作成したタスク管理表は、ファイル単位で運用されます。実は、この点が円滑なタスク管理を妨げる大きな要因になりがちです。
エクセルで作成した管理表を各担当者にメールで送信した場合、各担当者は各自のPCにエクセルファイルをダウンロードして利用します。進捗状況を適宜追記することもあれば、スケジュール調整に伴い変更されることもあるでしょう。
しかし、ファイルを誰がどの時点で更新したのかが把握できていないと、どの管理表が最新版なのかが見分けられなくなってしまいます。
すべての担当者が最新のタスク管理表を確認しているという確証がなければ、電話やメール、ミーティングを通じて現状を共有しなくてはなりません。本来、進捗状況の共有もタスク管理表を活用する目的の一つですが、最新の進捗状況について連絡を取り合わなくてはならず、結果的に確認作業が増えてしまうのです。
1件のメールの中で会話が混乱
メールが主なコミュニケーションツールの場合、タスク管理表の内容について確認する際もメンバーやリーダーにメールで問い合わせることになります。
しかし、タスク管理表には多数のタスクが記載されています。担当者ごとに複数のタスクを並行して進めるケースが大半のため、1件のメール内に複数のタスクに関する確認事項を記載することは決してめずらしくありません。結果として、それぞれのタスクに対する議論が返信やCCで飛び交うことになり、会話が混乱しがちです。
こうした状況が続くと、後から情報を探そうとしても該当するメールを探し当てるのは容易ではありません。情報が散逸しやすい環境下で作業を進めることになるため、行き違いや確認漏れの発生が懸念されます。
情報が属人化し、チームの連携がうまくいかない
さらに、エクセルによる進捗管理でしばしば発生しがちな問題として、情報共有の滞りが挙げられます。
メールによるやりとりは基本的に1対1の閉じられたコミュニケーションです。タスク管理表の更新が滞った場合、個別に進捗状況を確認し合うことはできても、メールでやりとりされている内容を知らない担当者は現状を把握できません。メールで連絡を取り合っている当人同士で情報が共有されたとしても、他の担当者には連絡が行きわたらないという情報の偏りが生じます。
また、タスク管理表をすべての担当者が随時更新するとは限らないため、リアルタイムの状況を把握できないことも大きなデメリットです。各自が担当業務に直接関わる情報は把握していても、その他の情報に関しては不透明な領域が発生しやすくなります。結果的に担当者間で情報格差が生じ、チーム内の連携が不十分になる恐れがあるのです。
タスク管理ツールへの置き換えで得られる効果3つ
担当者が各自のタスクを更新、常に最新の状態に
最新の管理表を担当者全員に共有するには、情報を一元管理する必要があります。担当者全員が同じ情報を閲覧し、複数名で編集・更新できる体制を整えておくことが大切です。
1つの解決策として、タスク管理表を社内サーバー上に保存し、ファイルの共有機能を活用する方法が挙げられます。ファイルの共有とは、複数名で1つのファイルを編集できるようにするための機能です。ただし、この方法では複数名が同じセルを同時に編集した場合に競合が発生しやすく、編集したはずの情報が正しく保存されていないなどのトラブルが起こりかねません。
プロジェクト管理ツールを利用すれば、担当者が各々のタスクを更新し、タスク管理表を常に最新の情報に保つことが可能です。もちろん全担当者がいつでも最新情報にアクセスできるので、進捗状況を確認するために連絡を取り合う手間を削減できます。
各担当者が更新した情報をチーム全体で確認できる
タスクごとのやりとりでコミュニケーションの行き違いを防げる
メールによるやりとりは、メールを送受信する「人」が主体の連絡手段といえます。しかし、実務上はタスクごとに確認や情報共有を行いたいケースが多いため、いつ誰から送信されたメールに必要な情報が記載されているのかが判別しにくいのです。
タスク管理ツールでは、タスク単位で会話を交わしたり、必要な資料などを添付することができます。タスクを軸に会話が進んでいくので、別のタスクに関する情報が混在することはありません。
また、必要な情報を後から探す際にもタスクごとに検索できるため、求める情報に効率よくたどり着けるのです。Backlogにも、こうしたタスク単位でのコメント機能が備わっています。メールと比べて情報を整理しやすく、検索性も優れている点が大きな特徴です。Backlogを活用してタスクとコミュニケーションを紐付け、情報の行き違いや確認漏れが発生しにくい仕組みを整えましょう。
コミュニケーションは各タスク上で行うので情報が混乱せず、後からたどりやすい
チームの動きを把握しやすくなり、連携がスムーズに
チーム内での情報共有に滞りが生まれる最大の原因は、複数名で同時にコミュニケーションができていないことにあります。1対1の閉じたコミュニケーションになりやすいメールの特性は、情報共有を阻害する要因にもなり得るのです。情報格差の発生を防ぐには、複数名によるコミュニケーションが可能で、かつ誰もが常に最新情報にアクセスできる環境を整える必要があります。
Backlogを活用することで、連絡を取り合っている当人同士だけでなく、他の担当者からもやりとりの過程が見えるオープンなコミュニケーションが可能となります。担当者全員が常に最新情報にアクセスできるため、情報共有もスムーズです。情報共有の滞りを防ぎ、リアルタイムの情報を把握しやすくするには、エクセルによるタスク管理からBacklogへ移行することをおすすめします。
ガントチャートでチーム全体の動きを可視化、各タスクの詳細も同じプロジェクト内なら確認可能
まとめ
タスク管理表を運用していく上で、エクセルでタスクを管理しメールでコミュニケーションを図ることも不可能ではありません。しかし、今回紹介してきた通り、この方法では工程が複雑化するにつれてさまざまな問題が発生するリスクを抱えています。また、管理そのものが煩雑になりやすく、チームリーダーや管理職に負担がかかりやすいことも難点です。
管理工数を最小限に留め、チームワークの活性化やプロジェクト成功につながる効果的な進捗管理を実現するには、タスク管理ツールを導入するほうが得策です。現状のタスク管理の方法に課題を抱えている方、より効率のいい管理方法を探している方は、ぜひBacklogの導入をご検討ください。