KPIとは?KGIやOKRとは何が違うの?意味と使い方を解説

目標を達成するためのメソッドとして「KPI」という言葉を職場で耳にする機会も増えていますが、あなたはKPIという言葉の意味を正確に理解していますか?

今回はKPIの意味とKGI、OKRとの違い、KPIの設定方法から効果的な導入方法まで紹介します。曖昧な理解のままKPIを導入してもチーム・プロジェクト・会社など組織のマネジメントは上手くいきません。この機会に正確に理解しておきましょう。

KPIとは?KGIやOKRとは何が違うの?意味と使い方を解説

チームをマネジメントするときに重要なことは何でしょうか?

それは「明確な目標」です。目的の不明瞭な作業は効率が悪いだけでなく、メンバーのモチベーションを著しく低下させます。「この作業は何のためにやるのだろう」と思ったことは、社会人であれば誰でもあるでしょう。

しかし、長期間に渡って目的のわからない作業を、モチベーションを落とさず継続できる人は稀です。ほとんどの人は「こんな作業に意味はない」と投げやりな気持ちになります。

そこで必要になるのがKPIによる目標設定です。

以下のKPIの解説で、KPI導入の狙いと使い方を、実際のビジネスに置き換えて理解していきましょう。

KPIとは?意味を解説

KPIとは「Key Performance Indicator」日本語では「重要業績評価指標」とも言われます。

簡単に説明すると「目標を達成するためには何をすればよいか」を、可能な限り定量的に設定することがKPIです。

たとえばWEBサイト運営の場合、1ヶ月で10万ユーザーが訪れるページで、1,000人が商品を購入する場合、購入率は1%です。

商品の売り上げを来月には今月の3倍にしたいとした場合、1ヶ月に訪れるユーザー数も3倍の30万人にするために、新規広告を打ち出して集客をうながすのもひとつの方法です。

このように、決められた目標を達成するために手段を具体的に設定することを「KPIを設定する」と言います。

このときの手段は「1ヶ月の訪問者を3倍にする」といったように具体的でなければいけません。数字を使って定量的に測定できると望ましいです。

KPIとKGIの違いを解説

KPIに似たような言葉に「KGI」があります。KGIとは「Key Goal Indicator」日本語で「重要目標達成指標」ともいわれます。

簡単に説明すると、KGIとは「企業全体の目標設定」のことです。たとえば

「売り上げアップを目指す」

「コストダウンを目指す」

「別分野への参入を目指す」

といった、今後の目的や進むべき方向性を決定するのがKGIです。

WEBサイト運営でたとえるなら「来月のWEBサイトからの商品売り上げを今月の3倍にする」というのがKGIです。

KGI(目標)を達成するためにKPI(手段)を設定すると覚えておきましょう。

KPIとOKRの違いを解説

同じような目標管理手法として「OKR」があります。

OKRとは「Objective and Key Result」日本語では「目標と主な結果」という意味です。

KGIやKPIは部署ごとに独立して設定するのに対し、OKRは会社全体で設定します。

これにより部署の垣根を超えて目標を共有することが可能となり、会社一丸となってひとつの目標に進むことができます。

OKRはまず会社としての目標(Objective)を定め、その後に部署ごとに落とし込んだ目標を設定、さらに個人レベルの作業をOKR達成のため分解・再構築(Key Result)します。

こうすることで、メンバーの普段の業務がOKR達成の活動に必ず結びつくようになります。

注意点として、OKRの場合「目標」は定性的なもの「手段」は定量的なものが望ましいです。そして部署ごと、個人ごとにOKRの進捗を共有することがカギです。OKRにつながらない作業は極力排除していきましょう。

また、OKRの目標(Objective)は簡単には達成できないものを設定しましょう。今よりも努力をすれば達成できる、とメンバーが思えるレベルの目標値設定が望ましいです。

この時、目標は多少未達成でもOKとしましょう。厳密に目標達成を求めた場合、達成不可能と判明した時点でメンバーがモチベーションを失ってしまいます。

KPIを正しく設定するポイントとは?

KPIの効果を十分に発揮するためには、KPIを適切に設定することが大切です。手段が明確に設定されていなければメンバーはどうすればよいのかわからず途方に暮れてしまいます。

手段を設定するときの大切なポイントは

  1. 設定水準は適切か
  2. 明確に定義されているか
  3. タスクが個人に落とし込まれているか

の3つです。どういうことか以下で解説していきます。

KPIの設定水準は適切か?

KPIの設定水準は高すぎず低すぎないでしょうか?WEBサイトでたとえると

「来月のWEBサイト経由の売り上げを今月の10倍にする」

では実現性が低すぎてメンバーのモチベーションを下げてしまいます。一方で

「来月のサイト経由の売り上げを今月の1.1倍にする」

ではほとんど何もせずに達成できてしまいます。

KPIで設定した目標水準は高すぎても低すぎても良くないです。

KPIを正しく設定するには過去のデータ分析や経験をもとに、必ず「努力すれば達成可能な目標」を設定しましょう。

KPIの定義は明瞭か?

設定したKPIに解釈の余地はありませんか?たとえば

「WEBサイトで販売している商品の売り上げを伸ばす」

をKPIに設定すると「WEBサイト全体の売り上げを伸ばしたい」という解釈や「WEBサイトで取り扱っている特定の商品の売り上げを伸ばしたい」という解釈をすることもできます。

こうした解釈の余地があるKPIはよくありません

KPIを設定するときは、必ず誰が見ても同じ解釈になるようにしましょう。手段を設定するときには、数字を使って定量的に結果を測定できる状態が望ましいです。

KPIが個人のタスクに落とし込まれているか?

KPIを設定した後、だれが何をすればよいのかメンバーは理解しているでしょうか。

定義を明確に設定して、設定水準も適切だが、メンバーは何をすればよいか分からず「私には関係ない」という考えになっていませんか?

KPIを設定したら、メンバーの作業レベルまで分解して業務に組み込みましょう。数字だけ示して「あとは自分の頭で考えるように」ではKPIになっていません。上司が設定した目標を部下の作業に割り当てるまでがKPIです。

KPIとKGI、KSF、OKRの使い分けをしよう

ほかにも重要な言葉に「KSF(Key Success Factor)」があります。「重要成功要因」とも呼ばれるKSFは、KGI(目標)からKPI(手段)を設定するときに使います。

WEBサイトでたとえると

「来月のWEBサイトからの商品売り上げを今月の3倍にする」

という目標(KGI)を定めたときに

「サイト訪問者数を増加させる」

「訪問者あたりの購入率を増加させる」

「一人あたりの購入額を増加させる」

という複数の手段(KPI)のなかから、実行することを決定するのがKSFです

設定したKPIが一つでは、あとから効果検証をするときの判断要素が少なすぎます。逆にKPIを多く設定するとリソースが分散してしまい、十分な効果を見込めなくなります。

KPIを設定するときにはKSFを徹底的に洗い出し、複数のKPIを適切に設定しましょう

KPI成功にはKGI、KSFの明確化が必須

KPIに限らず目標達成するためには「目標」と「手段」に解釈の余地があってはいけません。いつ誰が読んでも同じ意味が伝わるように、曖昧で意味が不明確な言葉を排除する必要があります。

「よい会社にしよう」「売り上げを伸ばそう」「残業時間を減らそう」ではKGIとして不適切です。具体性があるか、数字を使っているか、現実的に達成可能か、という点は常に注意しましょう。

KPIとOKR、どちらを導入すべきか?

日本ではメルカリがOKRを導入しており、海外ではGoogleやインテルといった有名企業も導入しています。どちらかが優れているということはないので、自社の目的にあわせて導入しましょう。

システム開発のマネジメントではOKRよりもKPIのほうが現場で使いやすいです。

一方で、長期的に会社経営をしていく場合はOKRのほうが全体の管理手法として優れています。

目標管理する対象の組織規模の大きさで、どちらを導入するか判断しましょう

KPI導入で失敗するポイントまとめ

KPIの導入が上手くいかないパターンは

  • KPIの定義が曖昧
  • KPIを個人のタスクに落とし込めていない
  • KPIの設定水準が不適切

が多いです。KGI、KPIは社外の人が見ても理解できるくらい簡潔かつ明瞭にしましょう

KPIを設定しただけで終わらせず、必ず個人の作業レベルまで落とし込んでください。無理難題なKPIや、努力しなくても達成できるKPIを設定するのはやめましょう。

KPIを上手く設定するためには、過去のデータを分析し、具体的な数字を使って、達成可能な水準を決められるように、努力することが必要です。

KPIは万能ツールなのか

新しい取り組みを正しく評価する!段階に応じた評価の仕方

目標管理手法としてKPIは優れたツールです。

しかし、KPIやKGIを使えば物事は必ず解決するのでしょうか。設定したKGIが方向違いのものであれば優れたKPIも役に立ちません。また市場環境の変化でKGIの再設定を迫られることもあります。

KPIの導入をきっかけとして「適切な目標とは何か」「この組織は今後どの方向に向かっていきたいのか」について、改めて問い直してみましょう。

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