WBSとは?作り方の基本とガントチャートとの違いを解説

システム開発では、プロジェクト計画時に「WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)」を作成することが多いです。

実際に、システム開発などのプロジェクトで、WBSを作成した経験がある方はいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、WBSについて“正しく”理解できていますか?作成後に上手に活用できていますか?WBSはプロジェクトマネジメントに必須のスキルです。

本記事を読めば、WBSの定義と作り方、導入から運用などの活用方法まで理解できます。

WBSとは?

WBSとは作業を分解して構造化する手法のこと
WBSとは「作業を分解して構造化する手法」です。プロジェクト管理の基礎であり、スケジュール作成のもとになります。

具体的には、プロジェクト全体の作業を洗い出し、細かく内容をリストアップします。これによって「どんな作業が発生するのか」「どの程度時間をとられるのか」「だれが担当するのか」が明らかになります。

WBSはプロジェクト計画作成の資料としても使えますが、同時に進捗確認にも使えます。規模の大きさに関わらず、最近のシステム開発の現場ではWBSを使った工程管理がされています。

WBS導入の目的

WBS導入の目的は「正確に工数管理をするため」です

WBSを使えばプロジェクト全体の作業工数が把握できます。やるべきことを明確化し、スケジュールの策定や作業の役割分担をすることで、精度の高い見積もりが可能です。

WBSの作成はプロジェクトの進行スケジュールを作成することと同義です。正確なWBSができていれば、実現性の高いスケジュールを組む事ができます。

WBSではタスクのスケジュールを作成します

WBS導入のメリット

WBSを導入すれば工数管理の精度が増し、スケジュールの信頼性が向上します。特にシステム開発プロジェクトでは、スケジュールが正確になることで、様々なメリットがあります。

ステークホルダーの満足度をあげる

作業スケジュールが計画通りに進むので、クライアントの満足度向上に繋がります。

作業メンバーにとっても個人の残業に頼った作業環境にならないので、働きやすさの向上に繋がります。

会社側からみても、コストの増加や納期遅延のリスクが低下するので利益の増加につながります。

管理・運用がしやすい

導入・運用側から見たWBS導入のメリットは「進捗管理の容易さ」「工数見積もりの精度向上」という2点です。

WBSで細かい作業内容を洗い出し、タスクをガントチャートに落とし込むことで、効率的な作業手順を組むことができます。

ガントチャートについては後ほど解説しますが、スケジュール管理がやりやすくなると覚えておきましょう。

工数見積もりについても同様です。小規模であればプロジェクトマネージャーの勘と経験に頼った判断でも誤差は少ないですが、大規模になればなるほど直感的な見積もりは誤差が大きくなります。

また、クライアントから「なぜその見積もり金額になるのか」と聞かれた場合に、論理的な根拠を示せると信頼を獲得できます。

WBSを導入して工数を細かく把握すれば、「メンバーは3人でA工程は1か月、B工程は3か月必要になります。人件費はいくらで4か月分にするとC円になります。」といった論理的な見積もりが可能になります。

WBS導入の注意点

WBS導入はメリットばかりに見えますが、いくつか問題点もあります。それは「未来の作業になるほど情報が不足して不明瞭な作業が発生する」ということです。

プロジェクト初期の段階において、クライアントの最終納品物のイメージが固まっていないと、認識にズレが起きます。すると、最初に作成したWBSの内容が役に立たなくなる可能性があります。

そのため、不明確な作業がある場合は無理に分解するのではなく、作業を進めながら段階的に詳細化を進めた方が良いでしょう。

また、WBSを導入する際はプロジェクト内容に応じたテンプレートを複数準備しておきましょう。

毎回1から作り直すのは、それこそ工数のムダですし作業内容の抜け漏れが発生するリスクがあります。テンプレートを使用して、アップデートを重ねていけば、WBSの品質向上にもつながります。

WBSの作り方

ここまで読んで、WBSの意味やメリット、導入時の注意点が理解できたと思います。それでは、実際にWBSを作るにはどのような手順を踏めばよいのでしょうか。WBSの作成手順はシンプルです。以下で解説していきます。

作業内容をすべて洗い出す

最初にやるべきことは作業内容の洗い出しです。

WBS前は作業内容が大きな塊のままです。このままでは作業時間の見積もりができないので、見積もりができるレベルまで分解しましょう。

注意点として、基本的にWBSはプロジェクトマネージャーが作成しますが、このときに現場の作業担当者と見積もった作業時間に大きな差異が無いか、合意を取ることをおすすめします。

システム開発において、メンバーのスキルはそのまま作業の生産性に直結します。ベテランが1日で終わる作業が、経験の浅いメンバーの場合、2日以上かかることもよくあります。

作業担当者と工数の認識をすり合わせることによって、スキルの差による作業時間のギャップを抑えることができます。

作業の順序設定

作業内容の洗い出しが終わったら、次は作業の順序設定です。

最初にすべき作業は何か、その次にすべき作業は何か、を繰り返してプロジェクトの工程を可視化しましょう。

作業の順序設定をするときには作業の依存関係を明確にしましょう。

前工程の作業が終わらないと着手不可能なのか、並行して作業を進める事ができるのかを明確にすることで、効率的なプロジェクト進行ができます。

作業の構造化

洗い出したタスクを、管理可能な範囲まで分割して階層化する必要があります。同じ階層の作業をまとめ、その下にまた同じ階層の作業をまとめていきます。

このときのポイントは、子レベルの階層のタスクをまとめたら、親レベルの階層のタスクとイコールになる点です。構造化をすることによって、作業の抜け漏れを防ぐことができます。

WBSでは作業を構造化します

担当者を明確にする(1タスク1担当者)

それぞれの作業に担当者を設定します。

このとき重要なのが担当者の人数です。基本的に「1タスク1担当者」のルールを徹底しましょう。

たまに複数人の担当者が設定されているタスクを見かけますが、担当者の責任感が薄れてしまったり、最終的に誰が責任をもって作業を完了させるか分からなくなったりするのでおすすめしません。

そのほかに注意しておきたい点に「クリティカルパス」があります。

プロジェクトを進める上で、各タスクの順番と作業時間を算出し、その中で絶対に遅れてはならないタスクを繋ぐ導線を引くと、それがクリティカルパスになります。

クリティカルパスは、前工程が終了しないと次工程に進めない依存関係のあるタスクの組み合わせをつなぐため、見積もられた所要時間の合計が最も多くなる経路になります。

クリティカルパス上にある作業が遅れる事はプロジェクトの遅延につながることを意味します。

クリティカルパスの発見もWBSによる工程管理の目的です。時系列に沿って作業の順序設定するときにクリティカルパスはどこにあるのか意識しましょう。

 WBSの効果を高めるツール


最後にWBSの効果を高めるツールをご紹介します。

「作業を分解しよう」「WBSを使ってスケジュール組み立てよう」と言っても、具体的にどうすれば良いか戸惑う方も多いと思います。

そこで、作業分解の方法として『マインドマップ』、スケジュールを可視化する方法として『ガントチャート』をご紹介します。

なお、ここでは手軽に始められることを意識して専用のソフトについては紹介していませんが、もし本気でWBSで工程管理を徹底するなら工程管理ソフトの導入をおすすめします。特にプロジェクトが大規模になればなるほど、リアルタイムでの情報共有ができる専用ソフトは必須です。

マインドマップで作業を分解しよう

マインドマップは頭の中のもやもやを整理します

複雑なシステム開発になるほど、頭の中はやるべきことで溢れかえって混乱します。その状態を整理するために、マインドマップを使って思考を整理しましょう。

マインドマップは紙とペンさえあればいつでもどこでもできます。頭の中に浮かんでいる作業やアイデアをすべて書き出してみましょう。

マインドマップ作成のポイントは「作業」「アイデア」など大まかなテーマを中心に書き、その周辺に放物線を描くように関連事項を繋げていくやり方です。物事のつながりが可視化でき、頭の中も整理できます。

WBSを作成した後に抜けていたタスクを追加するのは好ましくありません。マインドマップを利用して、正確な作業分解ができるようにしましょう。

ガントチャートでスケジュールを意識しよう

Backlogのガントチャート

分解した作業に担当者を割り当て、期限を設定し、スケジュールを可視化した工程図のことを「ガントチャート」と呼びます。通常はWBSと区別して考えられています。

ガントチャートは、横棒グラフを作って横軸に日程を、縦軸に作業内容や担当者を書き込み、プロジェクトの進捗を視覚的にわかるようにした図です。

WBSで作業を分解して時系列順に作業を列挙した表の右側にガントチャートを作成しましょう。

エクセルでWBSテンプレートを作ろう

WBSのエクセルテンプレートはインターネット上にたくさんあります。まずは気になるテンプレートを導入して、使いやすいようにカスタマイズしましょう。

カスタマイズが終わったらWBSの使い方を記した運用ルールの作成も忘れずにしましょう。

書き方を統一しないと過去のデータを調べるときに比較できなくなります。また、ベテランと新人の運用にも差が出てきます。チェック項目を設けるなどして品質を保つようにしましょう。

エクセルでの進捗管理に慣れてきたら、WBSの専用工程管理ソフトを導入することをおすすめします。エクセルでの管理は安価で手軽ですが、リアルタイムでの情報共有や品質維持、データ分析という難点があります。

特に大規模プロジェクトに参加する場合や社内に工程管理ノウハウの蓄積を真剣に考えるのであれば、専用ソフトは大きな力になってくれます。今後のビジネス環境の変化に適合するためにも、前向きな検討をおすすめします。

全体のまとめ

システム開発の現場において、WBSを用いた工程管理は必要不可欠です。工数の正確な見積もりや進捗管理、クライアントとの交渉をスムーズに進めるため、WBSは必須な手法です。

マインドマップを使って作業内容を列挙したら、それを時系列に並び替えてクリティカルパスを発見しましょう。

構造化して内容の抜け漏れチェックも忘れずにしましょう。ガントチャートも併用することでスケジュールの可視化ができます。

WBSの導入に興味をもったあなたは、まずはエクセルを利用して手軽に始めてみましょう。テンプレートも豊富なので、導入するハードルは低いです。

ただし、真剣に工程管理をすすめていくのであれば専用ソフトの導入をおすすめします。ヌーラボでは工程管理を楽で便利にするBacklogを提供しています。沢山の活用事例がありますのでよろしければご覧ください。

タスク管理、ファイル共有もできるプロジェクト管理ツールBacklog

 

30日間無料でお使いいただけます。

80万人に愛用されているBacklogを今すぐ試してみませんか?クレジットカードは不要です。

無料トライアル