システム開発では、プロジェクト計画時に「WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成図）」を作成することが多いです。
実際に、システム開発などのプロジェクトで、WBSを作成した経験がある方はいらっしゃるのではないでしょうか。
しかし、WBSについて“正しく”理解できていますか？作成後に上手に活用できていますか？WBSはプロジェクトマネジメントに必須のスキルです。
本記事を読めば、WBSの定義と作り方、導入から運用などの活用方法まで理解できます。
目次
WBSとは？
WBSとは「作業を分解して構造化する手法」です。プロジェクト管理の基礎であり、スケジュール作成のもとになります。
具体的には、プロジェクト全体の作業をまず大きな粒度のタスクとして列挙し、徐々にタスクを分解して小さな粒度のタスクの集合としていき、遂行順序も揃えたツリー構造を作ります。
大きな粒度から考えて段階的に細かくしていくことにより、プロジェクト計画を行う上で最も大切なタスクの洗い出しに抜け漏れが起こりにくくなります。
作業をブレークダウンしてツリー構造にする
WBS導入の目的
WBS導入の目的は「プロジェクト完了までの全作業を抜け漏れなく洗い出すこと」です。
WBSを使えばプロジェクト全体の作業が把握できます。WBSによってやるべきことを明確化した上で、スケジュールの策定や作業の役割分担をすることで、精度の高い見積もりが可能です。
プロジェクト全体の作業が明確化しないうちにスケジュールの策定をするのはプロジェクト失敗のリスクが高まりますし、見積もりの精度が低いままでプロジェクトを進めていくのはステークホルダーの誰にとっても嬉しいことではありません。
WBS導入のメリット
プロジェクトの作業内容を列挙するには様々な方法が考えられますが、WBSが広く用いられているのは、不確定な未来を予想する上で、大きい粒度からブレークダウンして細かく分けていくというプロセスが多くの人に馴染みやすいからではないでしょうか。
ステークホルダーの満足度をあげる
作業が明確化すれば、それだけ作業分担もしやすくなります。プロジェクトメンバーにとっては、自分が行う作業がどの作業の一部なのかを意識でき、よりきめ細かい遂行ができるでしょう。
また、見積もりをする上でも役立ちます。小さなプロジェクトであればPMが経験と勘でおおよそ妥当な作業工数や金額を出すこともできるかもしれませんが、ある程度以上の規模になると、WBSで細分化した工程それぞれを見積もって合算したほうが、より確実性の高い見積もりになるでしょう。
受託業務などで見積金額をクライアントに提示する場合、WBSを開示し具体的な根拠をあげることでクライアントにとっての安心感や信頼感の獲得に繋がります。
管理・運用がしやすい
WBSをチーム全体で共有することで、各作業に「WBSの○番」といったような識別子を持たせることができ、メールや口頭だけでタスクを管理するのと比較すると指示や報告などの効率が飛躍的に向上します。
また、作業内容を変更する際には当然WBSを書き換えますが、新たに必要になる作業ともう削除していい作業がWBSを共有する全員にとってわかりやすいので
「○○の作業が終わりました」
「いや、△△自体が必要なくなったんだから○○はもうやらなくていいでしょう」
などといった非効率なロスも起こりにくくなります。
WBS導入の注意点
WBS導入はメリットばかりに見えますが、いくつか問題点もあります。それは「未来の作業になるほど情報が不足して不明瞭な作業が発生する」ということです。
プロジェクト初期の段階において、クライアントの最終納品物のイメージが固まっていないと、認識にズレが起きます。すると、最初に作成したWBSの内容が役に立たなくなる可能性があります。
そのため、不明確な作業がある場合は無理に分解するのではなく、作業を進めながら段階的に詳細化を進めた方が良いでしょう。
また、WBSを導入する際はプロジェクト内容に応じたテンプレートを複数準備しておきましょう。
毎回1から作り直すのは、それこそ工数のムダですし作業内容の抜け漏れが発生するリスクがあります。テンプレートを使用して、アップデートを重ねていけば、WBSの品質向上にもつながります。
WBSの作り方
ここまで読んで、WBSの意味やメリット、導入時の注意点が理解できたと思います。それでは、実際にWBSを作るにはどのような手順を踏めばよいのでしょうか。WBSの作成手順はシンプルです。以下で解説していきます。
作業内容をすべて洗い出す
最初にやるべきことは作業内容の洗い出しです。
プロジェクトを完了させるまでに存在するフェーズやタスクを、漏れなく、重なりなく分割していきます。ITシステム開発プロジェクトを例にとると、最初の分割は開発フェーズ（要件定義、設計、実装、テストなど）になるのではないでしょうか。
分割ができたら、各要素をさらに細分化していきます。ここでも、漏れなく、重なりなくすることが大切です。
一番小さなレベルのタスクが数時間～数日程度の作業に収まるように考えます。
また、あまりにツリー構造の階層を深くしすぎると、あるタスクが複数の親タスクにまたがりたくなったり、どのタスクがどのタスクの子なのかを考えることに意識が割かれてしまい、すべてのタスクを洗い出すという本質から離れていきがちなので注意してください。
人間の頭で一度に全体を把握できる程度の大きさまでブレークダウンできたら、その下は無理に階層にしなくても、単に列挙するだけでも十分、漏れなく洗い出せる場合が多いです。
作業の順序設定
作業内容の洗い出しが終わったら、次は作業の順序設定です。
最初にすべき作業は何か、その次にすべき作業は何か、を繰り返してプロジェクトの工程を可視化しましょう。
作業の順序設定をするときには作業の依存関係を明確にしましょう。
前工程の作業が終わらないと着手不可能なのか、並行して作業を進める事ができるのかを明確にすることで、効率的なプロジェクト進行ができます。
作業の構造化
ここまでである程度は作業が構造化されているはずです。ツリー構造をもう一度眺めて、同じ階層で隣り合った要素同士のサイズ感があまりかけ離れていないことを確認します。
同じ階層の塊を同じ概念としてとらえることができればベストです。たとえば「要件定義」と「基本設計」はともに「開発フェーズ」や「マイルストーン」と呼ばれる概念で同レベルとしてとらえることができますね。
担当者を明確にする(1タスク1担当者)
それぞれの作業に担当者を設定します。
このとき重要なのが担当者の人数です。基本的に「1タスク1担当者」のルールを徹底しましょう。
たまに複数人の担当者が設定されているタスクを見かけますが、担当者の責任感が薄れてしまったり、最終的に誰が責任をもって作業を完了させるか分からなくなったりするのでおすすめしません。
そのほかに注意しておきたい点に「クリティカルパス」があります。
プロジェクトを進める上で、各タスクの順番と作業時間を算出し、その中で絶対に遅れてはならないタスクを繋ぐ導線を引くと、それがクリティカルパスになります。
クリティカルパスは、前工程が終了しないと次工程に進めない依存関係のあるタスクの組み合わせをつなぐため、見積もられた所要時間の合計が最も多くなる経路になります。
クリティカルパス上にある作業が遅れる事はプロジェクトの遅延につながることを意味します。
クリティカルパスの発見もWBSによる工程管理の目的です。時系列に沿って作業の順序設定するときにクリティカルパスはどこにあるのか意識しましょう。
WBSの効果を高めるツール
最後にWBSの効果を高めるツールをご紹介します。
「作業を分解しよう」「WBSを使ってスケジュール組み立てよう」と言っても、具体的にどうすれば良いか戸惑う方も多いと思います。
そこで、作業分解の方法として『マインドマップ』、スケジュールを可視化する方法として『ガントチャート』をご紹介します。
なお、ここでは手軽に始められることを意識して専用のソフトについては紹介していませんが、もし本気でWBSで工程管理を徹底するなら工程管理ソフトの導入をおすすめします。特にプロジェクトが大規模になればなるほど、リアルタイムでの情報共有ができる専用ソフトは必須です。
マインドマップで作業を分解しよう
複雑なシステム開発になるほど、頭の中はやるべきことで溢れかえって混乱します。その状態を整理するために、マインドマップを使って思考を整理しましょう。
マインドマップは紙とペンさえあればいつでもどこでもできます。頭の中に浮かんでいる作業やアイデアをすべて書き出してみましょう。
マインドマップ作成のポイントは「作業」「アイデア」など大まかなテーマを中心に書き、その周辺に放物線を描くように関連事項を繋げていくやり方です。物事のつながりが可視化でき、頭の中も整理できます。
WBSを作成した後に抜けていたタスクを追加するのは好ましくありません。マインドマップを利用して、正確な作業分解ができるようにしましょう。
ガントチャートでスケジュールを意識しよう
分解した作業に担当者を割り当て、期限を設定し、スケジュールを可視化した工程図のことを「ガントチャート」と呼びます。通常はWBSと区別して考えられています。
ガントチャートは、横棒グラフを作って横軸に日程を、縦軸に作業内容や担当者を書き込み、プロジェクトの進捗を視覚的にわかるようにした図です。
WBSで作業を分解して時系列順に作業を列挙した表の右側にガントチャートを作成しましょう。
エクセルでWBSテンプレートを作ろう
WBSのエクセルテンプレートはインターネット上にたくさんあります。まずは気になるテンプレートを導入して、使いやすいようにカスタマイズしましょう。
カスタマイズが終わったらWBSの使い方を記した運用ルールの作成も忘れずにしましょう。
書き方を統一しないと過去のデータを調べるときに比較できなくなります。また、ベテランと新人の運用にも差が出てきます。チェック項目を設けるなどして品質を保つようにしましょう。
エクセルでの進捗管理に慣れてきたら、WBSの専用工程管理ソフトを導入することをおすすめします。エクセルでの管理は安価で手軽ですが、リアルタイムでの情報共有や品質維持、データ分析という難点があります。
特に大規模プロジェクトに参加する場合や社内に工程管理ノウハウの蓄積を真剣に考えるのであれば、専用ソフトは大きな力になってくれます。今後のビジネス環境の変化に適合するためにも、前向きな検討をおすすめします。
全体のまとめ
プロジェクトの現場において、WBSを用いた工程管理は必要不可欠です。工数の正確な見積もりや進捗管理、クライアントとの交渉をスムーズに進めるため、WBSは必須な手法です。
作業内容を大きな塊から小さな塊にブレークダウンしていくことによって、抜け漏れなく作業を列挙し、順序を整理してからスケジュールの策定に取り掛かりましょう。スケジュールをガントチャートとして表現することで誰にとってもわかりやすく可視化できます。
WBSの導入に興味をもったあなたは、まずはエクセルを利用して手軽に始めてみましょう。テンプレートも豊富なので、導入するハードルは低いです。
ただし、真剣に工程管理をすすめていくのであれば専用ソフトの導入をおすすめします。ヌーラボでは工程管理を楽で便利にするBacklogを提供しています。沢山の活用事例がありますのでよろしければご覧ください。
