毎月やることは決まっているのに、思い出すきっかけは自分の記憶しかない。しかも作業のたびに、手順書やスプレッドシートのURLを探し直している……そんな経験はありませんか？
決まっているはずの業務が、実は「覚えている人」の中にだけ置かれている。これは担当者の注意深さの問題ではなく、手順が置かれている場所の問題です。
本記事では、ワークフロー自動化ツール「Nulab Flowbase（ヌーラボフローベース）」を使って、毎月の定常業務（ルーティンワーク）を手順ごと可視化し、Backlogの課題として登録する方法をご紹介します。
目次
毎月の「やること」、どこで管理されていますか？
毎月必ず発生する業務は、決まっているように見えて、実際は担当者の記憶とブラウザのブックマークに支えられていることが少なくありません。
・思い出すきっかけが、カレンダーの通知と自分の記憶しかない
作業そのものは30分でも、「今月ぶんをやったか」を覚えているのは本人だけです。月末に別の依頼が重なると、そのまま月をまたいでしまいます。
・作業の入り口が、あちこちに散らばっている
手順書のドキュメント、申請システム、集計用のスプレッドシート。取りかかるたびに別々に探し直すことになり、毎回「どこから始めるか」の思い出しからやり直しになります。
・引き継いだ業務は、いつ発生するのかがわからない
異動や退職で受け取った業務は、手順書はあっても「いつ、何をきっかけに始まるのか」までは書かれていないことがほとんどです。作業自体は難しくないのに、今月やるべきものがそろっているかを確かめることに時間がかかります。
・やり終えたことが、どこにも残らない
自分で覚えて、自分で片付けて終わり。次の人に渡すときには、また手順書を書き起こすところからやり直しになります。
その手順ごと、1本のフローにしましょう
Nulab Flowbaseは、Backlogとつないで一連の業務手順をフローとして組み立てられるツールです。毎月の定常業務を、決まった日に自分の手元へ課題として並べる1本のフローにしてみます。
- 毎月決まった日時に、スケジュール実行でワークフローが自動で始まります
- その月にやる定常業務が、Backlogの課題として登録されます。担当者はあらかじめフロー側で自分に割り当てておきます
- 課題の本文には作業手順だけでなく、ドキュメントのURLなど、必要な情報をまとめて書いておけるので、資料を探しにいく必要がありません
- 期日が来たら課題を開き、書かれている手順どおりに作業して完了にします
- 翌月も同じフローが自動で走り、その月にやることが課題として並びます
使うのはスケジュール実行、Backlog連携、担当者の割り当ての3つです。承認も分岐もない一直線のフローなので、はじめて作る1本としても向いています。
具体的なワークフローのイメージ
①定常業務の作業手順をワークフローとして登録する
課題を完了にすると上長に通知が届くように設定できる
②毎月の自分の定常業務を忘れないようにする
あらかじめチェックリストにしておき、
毎月決まったタイミングで課題登録されるようにしておく
③月末の締め業務をメンバー全員に依頼する
自分だけではなく、チームメンバー全員に同じチェックリスト課題を依頼できる
応用編
さらにワークフローを応用すれば、該当部署に同時並行で作業を依頼することも可能です。
④月次決算のため、各部署へのデータ提出と経理への依頼を行う
⑤請求書発行のため、営業部への金額確認と経理への依頼を行う
削れるのは作業時間より、「覚えておく」という仕事
短縮できるのは、月に数十分かもしれません。ただ、この仕組みで本当に変わるのは別のところです。
・始まりが、人の記憶に依存しない
決まったタイミングでワークフローが動きます。覚えておく役目がツール側に移るので、誰かが「そろそろだな」と思い出す必要がなくなります。
・入り口が、課題ひとつに収まる
手順もURLも課題の本文にあるため、作業のたびにドキュメントを探し直さなくなります。開く場所が毎月同じになります。
・手順が、そのまま渡せる形になる
何を、どの順番で、どの資料を見ながらやるかがフローの設定として残ります。担当が変わっても、割り当てる人を差し替えれば翌月から反映されます。
・やったことが、履歴として残っていく
課題に登録されているものが今月の自分の作業、という状態になります。何を済ませれば完了なのかを、記憶や別のリストで確かめる必要がなくなります。
このような業務におすすめ
決まった周期で発生し、作業内容がある程度決まっている業務と相性のいい仕組みです。バックオフィスなら、たとえば「複数のシステムを開く必要がある」「期日は厳守なのに、忘れがち」な業務が当てはまります。
- 【人事・労務】 毎月第3営業日の「勤怠打刻漏れチェックとリマインド」
- 【経理】 月初の「法人クレジットカード明細と領収書の突合・仕訳入力」
- 【総務・情シス】 月末の「ツールの未利用アカウント・入退館カードの棚卸し」
- 【全般】 四半期に一度の「防災備品・救急箱の在庫チェック」
たとえば勤怠チェックなら、自動作成される課題の本文に「勤怠システムのログインURL」「手順が書かれたドキュメントのリンク」「社員に送る課題のテンプレート」をあらかじめ設定しておけます。
業務を引き継いだら、渡された手順書をそのまま使うのではなく、自分でワークフローに組み直すことで、業務の把握も進みます。
チェックリストを作る代わりに、ワークフローを作る
定常業務でいちばん手間がかかるのは、作業そのものよりも「思い出すこと」です。忘れそうだと思ったときに、チェックリストを作る代わりにワークフローを作る。それだけで、期日が来ればBacklogに課題が並び、あとは課題を見て動くだけになります。そして、いつ何をやったかも、業務を回すだけで残っていきます。
Nulab Flowbaseは、対象プランのBacklogをご利用中であれば、追加料金なしでお使いいただけます。詳しくは「Nulab Flowbase 有効化マニュアル」をご確認ください。
まだBacklogを使っていない！という方は、ぜひBacklogの無料トライアルをご利用ください。30日間の無料トライアル期間中、BacklogもNulab Flowbaseもあわせてご利用いただけます。まずは毎月忘れがちな作業ひとつから、ワークフローを作ってみてください。
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