毎月の稼働実績※を各部門のリーダーが確認し、経理へ戻す—— この確認依頼をつくる作業は、たいてい「誰か一人」の手元にあります。経理部門だけでは仕組みを作れないため情シスにお願いしてスプレッドシートとスクリプト（GASなど）で自動化している人もいれば、毎月テンプレートをコピーして貼り付けている人もいる。どちらも、その人がいなくなると止まってしまうのです。
本記事では、ワークフロー自動化ツール「Nulab Flowbase（ヌーラボフローベース）」を使って、この一連の流れを人の手から離す方法をご紹介します
正確な原価計算や部門別採算を算出するために欠かせない重要なデータであり、毎月必ず経理や管理部門が各部署から収集・確認を行っているプロセスです。
目次
毎月の「確認依頼」、誰の仕事になっていますか？
毎月・毎四半期に必ず発生する確認業務は、ツールで管理されているように見えて、実際は特定の人の段取りに支えられていることが少なくありません。
・直感的に操作できず、特定の担当者にブラックボックス化する
スクリプト（GASなど）を使った自動化はコードを直接触るため、経理などの業務担当者にはハードルが高いのが現実です。結果的に「ITに明るい、作った本人」しかメンテナンスできず、担当者が変わるとどこを直せばいいのか誰にもわからなくなります。
・「毎月忘れないこと」自体が、見えない心理的負荷に
テンプレートをコピーして担当者と期限を入れ直す。作業そのものは5分でも、「今月ぶんをやったか」を覚えているのは本人だけです。こうした「忘れてはいけない」という心理的ストレスから解放されることも、自動化がもたらす価値の一つです。
・登録に失敗しても気づけない
月末に「今月の課題が登録されていないようだ」と問い合わせが来てはじめて、エラーで止まっていたとわかります。
・プロジェクトをまたぐと、管理の手間が増える
確認するのは各部門のリーダー、集計するのは経理部門。普段は別のプロジェクトで業務を管理しているのに、一括登録できるのは一つのプロジェクトだけです。自分の担当ではない課題の完了まで気にし続けることになります。
依頼から承認までを、1本のフローにしましょう
定常業務が個人に張り付くのは、担当者の意識の問題ではなく、手順が置かれている場所の問題です。いつ始めるか、誰に頼むか、何を確認してもらうかが、個人の記憶やスクリプトの中にしかない状態になっています。
Nulab Flowbaseは、Backlogとつないで一連の業務手順をフローとして組み立てられるツールです。毎月の稼働実績の確認依頼から経理の最終確認までを、並列で回す1本のフローにしてみます。具体的な例を見てみましょう。
- 毎月末の夕方に、スケジュール実行でワークフローが自動で始まります
- まず、その月の確認をまとめる親課題がBacklogに登録されます。集計シートのURLと確認の手順を本文に書いておくので、担当者が資料を探しにいく必要がありません
- 続いて、部門ごとの子課題が並列で登録されます。担当者はあらかじめフロー側で指定しておきます。部長が確認する部門もあれば、チームが細かく分かれていてリーダーが確認する部門もある、といった実態にそのまま合わせられます
- 各上長は、届いた課題から集計シートを開いて自部門メンバーの稼働実績を確認。問題がなければ、担当者を経理に戻します
- 戻ってきた課題を経理担当が最終確認して、その月のワークフローは終了です
使うのはスケジュール実行、Backlog連携、担当者の割り当ての3つです。設定するのは管理者だけで、確認する人から見れば、これまでどおり届いた課題を見て動くだけ。新しく覚えることはありません。
各チームに同時に確認するワークフローのイメージ
※クリックで拡大します
変わるのは「手間」より、引き継げるかどうか
削れる作業時間は、月に数十分かもしれません。ただ、この仕組みで本当に変わるのは別のところです。
・段取りが画面上で確認できる
誰に何を依頼するかが、フローの設定として見える形になります。担当が変わっても、割り当てる人を差し替えるだけで翌月から反映されます。コードやセルを書き換える必要はありません。
・始まりが、人の記憶に依存しない
スケジュール設定をすれば、決まったタイミングでワークフローが動きます。覚えておく役目がツール側に移り、誰かが「そろそろだな」と思い出す必要がなくなります。
・止まったことが、その場でわかる
実行のたびに成功・失敗が履歴に残ります。月末に問い合わせを受けてから探しにいく、という順番がなくなります。
・確認する人のプロジェクトに、課題を置ける
プロジェクトをまたいで課題を登録できるため、当事者が普段見ている場所に確認依頼が届きます。自分の担当ではない課題の完了状況を追いかけなくてよくなります。
このような業務におすすめ
決まった周期で発生する業務、前の工程の完了が次の工程のきっかけになる業務と相性のいい仕組みです。情シス・管理部門なら、たとえばこうした業務が当てはまります。
- 月次の稼働実績の確認
- 外部サービス利用料の支払い申請と承認
- アカウントの棚卸し
- 四半期ごとの資産・ライセンス確認
ひとつ作ってみると、フローの形はどれもほとんど同じだと気づきます。あとは対象と担当者を変えるだけです。
普段どおり業務を回すだけで、記録が残っていく
定常業務は、作業そのものよりも「思い出すこと」と「抜けがないか確かめること」に手間がかかります。チェックリストを作る代わりにワークフローを作れば、期日が来ればBacklogに課題が登録され、あとは課題を見て動くだけです。そして、誰がいつ確認し、誰が承認したかも、業務を回すだけで残っていきます。
Nulab Flowbaseは、対象プランのBacklogをご利用中であれば、追加料金なしでお使いいただけます。詳しくは「Nulab Flowbase 有効化マニュアル」をご確認ください。
まだBacklogを使っていない！という方は、ぜひBacklogの無料トライアルをご利用ください。30日間の無料トライアル期間中、BacklogもNulab Flowbaseもあわせてご利用いただけます。まずは手元の定常業務ひとつから、ワークフローを作ってみてください。
関連コンテンツ
Nulab Flowbaseの使い方や設定方法などをブログでご紹介しています。
はじめてのワークフロー作成｜Nulab Flowbaseの基本操作ガイド | Backlogブログ
新サービス「Nulab Flowbase」の基本的な使い方を解説。AIを使ったワークフロー作成から、Backlog連携、スケジュール実行の手…
backlog.com
ワークフロー自動化ツール「Nulab Flowbase」情報まとめ｜サービス概要から使い方まで | Backlogブログ
AIと話すだけで定型業務を自動化できる新ツール「Nulab Flowbase」の情報まとめ記事です。Backlogユーザー向けの基本機能や料…
backlog.com