こんにちは！一般社団法人日本ＰＭＯ協会の伊藤大輔です。私は過去に、約380社に対してプロジェクトマネジメントの様々なご支援を行ってきましたが、その中で、「PM・PMO（Project Management Office）を組織に導入したい」ので支援してほしいという依頼もありました。
過去の経験から「PM・PMOの導入が上手くいかない組織」には共通点があり、この共通点を打破することが、PM・PMO導入成功の秘訣となることに気づきました。
今回から３回にわたって「上手くいかない共通点とPM・PMO導入成功の3つの秘訣」をお伝えしていきます。
上手くいかない共通点：知識体系を一気に入れようとする
世の中には、「PMBOK®ガイド」や「ISO21500」など、素晴らしいプロジェクトマネジメントの知識体系があります。これらを組織に導入して、プロジェクトマネジメント力をアップさせたいというニーズは高まりを見せています。
これらの知識体系を組織に展開したい気持ちは分かりますが、実はこの行為こそ「PM・PMO導入や定着が上手くいかない」ひとつの理由なのです。
プロジェクトマネジメントの知識体系はかなりのボリュームがあり、短時間に一気に導入することは現実的には難しいのです。
今までPMやPMOが整備されていない組織に、フルスペックの知識体系を入れることで、プロジェクトの管理工数も一気にあがる可能性があります。さらに従業員も、難解な知識体系がなぜ必要なのかを腹落ちしないまま、表層的な対応を行ってしまう可能性があります。
また、突然、今までの対応をすべて変えられることで、従業員の反発もあり、PM・PMOを推進したいはずなのに、推進とは逆の抵抗力を招いてしまうこともあります。
では、どのようにしてPM・PMOを導入すれば良いのでしょうか？
スモールスタート／ステップ・バイ・ステップ
成功の秘訣のひとつ目は「スモールスタート」です。違う言い方をすれば、「ステップ・バイ・ステップ」で「戦略的かつ計画的に導入していく」ということです。
企業や組織がPM・PMOを導入したいということには、何かしらの理由があります。例えば、「スケジュール遅延が多発している」、「品質が安定しない」、「コストがいつもオーバーする」、「仕様やスコープの変更で計画通りに進まない」などです。
これらのプロジェクトの課題を解決することが、PMやPMOを導入する動機であることがほとんどなので、まずは組織のプロジェクトの課題をリスト化して、優先順位を付けてください。
その優先順位が高いものから、徐々にプロジェクトマネジメントの知識と技術を導入する、もしくはそれらを行うPMOを設立するなどすることをおすすめします。
例えば、会社全体のプロジェクトで、常にスケジュールの大幅な遅延が発生しているとします。まずは、ガントチャート（工程表）を導入し、3か月間で進捗管理やスケジュールを監視・コントロールできる状態にしたとします。
後日の「振り返り」で、ガントチャートを導入したことにより、スケジュール遅延を発生させそうなインシデントを事前に把握し、是正措置・予防措置ができるようになったとします。
しかし、今度は、頻発するインシデントを減らすにはどうすればいいか、根本を解決したいという新たな課題が出たとします。
そこで、ガントチャートの前のWBS（Work Breakdown Structure）をより精度の高いものとし、会社全体で共通のものを利用するなど、次の施策を実施します。
このように、課題解決のための優先順位の高いマネジメント要素から、スモールスタート、ステップ・バイ・ステップで、PMやPMOの知識や技術を導入することで、管理工数を少なく、かつ従業員も「なぜその導入が必要なのか」の腹落ちがした状態で、導入・定着ができるようになります。
広く浅く
もうひとつの方法は、知識体系の中の最低限必要な知識や技術を厳選し、その本質的な部分のみを広く浅く導入する方法です。
プロジェクトというのは、大規模プロジェクトから少人数で行うプロジェクトまで、あらゆるサイズのプロジェクトがあります。その中で、共通して使う知識と技術、さらには特定のプロジェクトサイズ以上で使うと効果的なものがあります。
例えば、プロジェクトが予測型の開発アプローチとライフサイクルであれば、数名で行うプロジェクトでも、数百人のプロジェクトでも、ガントチャートはほぼ間違いなく使います。
しかし、ステークホルダーマネジメントはどうかというと、数名で行うプロジェクトでも使おうと思えば使いますが、そもそも必要なかったり、使っても管理工数が増える可能性もあります。
私がおすすめする、初期の知識体系・技術については、ご興味があればぜひ私の書籍、またはYouTubeのビギナーシリーズをご覧ください。
それ以外でも、過去のプロジェクトを振り返って、共通して必要としていたプロジェクトマネジメント知識・技術はどういうものだったかを把握し、それらを独自のプロジェクトマネジメント知識体系として導入することなどもできます。
ツールをベースに考えてみることも
最後に、Backlogのようなツールをベースに、スモールスタート、ステップ・バイ・ステップでPM・PMOを導入することも一つの方法です。
ツールの機能をすべて一覧にし、その中から「自社・自組織が今一番必要としている機能は何か」、「自社・自組織の課題を今一番解決してくれる機能は何か」を考えて、その機能から使い始めることで、必然的にスモールスタート、ステップ・バイ・ステップで進めることができるようになります。
以上、「PM・PMO導入成功の3つの秘訣（その1）」でした。
次回のもぜひお楽しみに！
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