ガントチャートとは?導入するメリットと作成方法を解説

プロジェクトマネージャーは、チー厶全体の情報共有のために、プロジェクト全体を一括管理しなければいけません。プロジェクトの全体管理に有効な手法が「ガントチャート」です。

本記事では、プロジェクト管理に役立つ「ガントチャート」の特長、導入するメリット・デメリット、簡単な作成方法について解説します。初めてガントチャートの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ガントチャートの概要と3つの特長

「ガントチャート(Gantt chart)」とは、チーム全体のタスク管理やスケジュール管理を一目見て分かるようにまとめた表です。「進行表」「スケジュール表」「管理表」などの名称で呼ばれることもあります。

最近ではプロジェクトマネージメント用ソフトやアプリにも、ガントチャートが作成できる機能がついています。簡単なものでしたらエクセルなどでも作成できます。

ガントチャートを導入する前に、知っておきたい3つの特長を紹介します。

プロジェクトの全体像を把握できる

ガントチャート最大の特徴は、チーム全体のタスクが項目別に分かれているため、プロジェクトメンバーが一見するだけで現状の把握が出来ることです。

チーム全体のスケジュール管理ができる

ガントチャートには担当者と作業内容、開始日と完了予定日が可視化されており、全体のスケジュール管理が容易になります。一見するだけで誰が何をいつまでに完了させるのか分かるので、進捗状況も把握しやすくなります。

さらにガントチャートはチーム全体で共有するので、作業の効率化やプロジェクトの生産性を高める上でも効果的です。万が一、タスクの遅れやトラブルがあったときも、ガントチャートを見れば一目瞭然なため瞬時に対応できます。

チームワークや全体の足並みをそろえることは、プロジェクトの進行に重要な要素です。そのため、常に全体像を把握できるガントチャートを導入することは、大きな安心感にもつながるでしょう。

スムーズな情報の共有ができる

プロジェクト進行中には様々な出来事が起こり、スケジュール通りの進行が難しくなる場合があります。

例えば、プロジェクトメンバーの欠員、タスクの遅延、納期の延長などが発生した場合には、プロジェクト内容の見直しや、変更する必要が出てきます。

急なプロジェクト内容やスケジュールの変更が起きた場合も、ガントチャートを見ればすぐに最新の情報を共有することができ、最終的なプロジェクトの納期遅延なども事前に防止できます

さらに、ガントチャートは年単位の長期プロジェクトから日単位の短期プロジェクトまで、さまざまなプロジェクトに活用できます。プロジェクトの内容や期間、メンバーの人数などを選ばずにスムーズな情報共有に使えるのも、ガントチャートの特徴です。

ガントチャートを使う3つのメリット

実際にガントチャートを導入すると、プロジェクトのどんな場面で活用できるのか、主な3つのメリットを見ていきましょう。

プロジェクトの納期がひと目で分かる

ガントチャートではそれぞれのタスクにも完了日を設定するので、プロジェクト全体の納期も一目でわかります。プロジェクトのメンバー同士だけでなく、クライアントにどこまでプロジェクトが進行しているのかも伝えやすく、多くの関係者と納期を共有できるメリットがあります。

プロジェクトの進行状況がわかる

プロジェクトには複数人が関わっていますが、ガントチャートを導入すれば自分のタスク管理だけでなく、他のメンバーの進行状況も確認出来ます。

他のメンバーの進行状況をプロジェクトマネージャーも把握できるので、プロジェクトが順調に進んでいるか判断し、必要に応じた計画変更や調整がしやすくなるのもメリットのひとつです。

ファイルや情報共有など、他の機能が活用できる場合がある

ガントチャートには、スケジュール管理以外の機能がついているツールもあります。

例えば、ファイル共有やメッセージ機能がある「Backlog」などのツールを使用すれば、プロジェクトマネージャーからメンバーへ、ファイルを楽に共有することやメッセージによる指示出し、フィードバックなどのコミュニケーションが可能です。

ガントチャート作成時に機能をつけたり、機能によってツールを選んだりすると、より円滑にプロジェクトを進行するツールとして活用できます。

ガントチャートの使い方

実際にガントチャートを導入した後、チーム全体でどのように使えば良いのか迷う人も多いです。次に、導入後の効果的なガントチャートの使い方を解説します。

ガントチャートの項目は適切に

プロジェクトマネージャーは、予定通りにプロジェクトが進まない場合には、タスクの割り当てを見直さなければいけません。プロジェクト開始時期から細かくタスクを割り当てガントチャートを埋めすぎると、縦長になり見づらくなるので注意しましょう。

逆に空欄がありすぎると、ガントチャートが有効に機能しないことがあります。プロジェクトマネージャーは個々に割り当てるタスクは優先順位を決めて、適度に決定すると良いでしょう。

チーム全体の作業を把握

プロジェクトの円滑な進行には、チームワークも重要な要素と言っても過言ではありません。そもそも、ガントチャートはチーム全体の状況を可視化し、プロジェクト進行の作業効率を高めるためにあります。さらに、ガントチャートによってプロジェクトが可視化されると、タスクごとに各メンバーの進捗状況が分かり、チームワークを高めるのにも効果的です。

スケジュール調整

プロジェクトマネージャーは、ガントチャートを見ながらプロジェクトの進捗管理をすることで、スケジュールを調整しやすくなります。万が一、作業の計画変更をしなければならない事態になっても、あらかじめ進捗状況を管理しているため、最小限の計画やスケジュール変更のみで良い場合も多いです。

緊急時のトラブル対応

プロジェクトの進行中に、「急にメンバーが作業できなくなった」「実際に稼働してみたら人手が足りない」などの不測の事態が発生することがありますが、ガントチャートを使っていると、新しいタスクの追加や共有がすぐにできるため、緊急時もすぐに対応できるメリットがあります。

ガントチャートの作り方

ガントチャートの使い方やメリットを把握したら、ガントチャートを作成して導入してみましょう。Backlogを使えば30日間無料で試すことができますが、エクセルを日常的に使っている方は、エクセルでのガントチャート作成も可能です。

エクセルでガントチャートを作る方法

表計算ソフトのエクセルでガントチャートを作ることができますが、エクセルはガントチャート専用ソフトではありません。エクセルを使って自分でゼロから作成する場合、関数やエクセルの描画機能を使いこなす必要があります。もっと簡単にガントチャートを作成したい場合は、ガントチャートが生成されるプロジェクト管理ツールを使うことをおすすめします。

エクセルでガントチャートを作るメリット

エクセルを使い慣れている方なら、エクセルでガントチャートを作成すれば、項目を増やしたり関数を加えたり自由にカスタマイズできます。さらに、プロジェクトマネージャーとメンバーの両面から使いやすいようにカスタマイズすることも可能です。

エクセルでガントチャートを作るデメリット

エクセルでガントチャートを作ると、社内の共有サーバーまたはクラウドストレージにアップロードする手間がかかります。さらに、外部とエクセルで作成したガントチャートを共有するには、メールなどでファイルを送る手間がかかってしまいます。

また関数を使ったガントチャートの場合、エクセルのバージョンや設定の違いによりデータが破損する可能性もあります。

Googleスプレッドシートでもガントチャートを作れる

ガントチャートを共有するならば、エクセルよりもGoogleスプレッドシートの方が便利です。Googleスプレッドシートはエクセルと同等の機能を持ち、エクセルからGoogleスプレッドシートにファイル形式を変換することも可能です。Googleスプレッドシート以外にも、プロジェクト管理ツールのBacklogはガントチャートの共有ができます。

まとめ

ガントチャートを導入する主なメリットは以下の4点です。

  1. プロジェクトの納期が明確になる
  2. メンバーのタスクが管理できる
  3. 急なスケジュール変更にも柔軟に対応できる
  4. メンバー同士でもタスクを確認し合える

ガントチャートの最大のメリットは、「プロジェクト全体を可視化」できることです。ガントチャートを取り入れることで、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの効率化を驚くほど実感できるでしょう。ぜひガントチャートを導入して、プロジェクト管理、スケジュール管理、作業の進捗把握や情報共有を行い、円滑なプロジェクトの進行に役立ててください。

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