3か月に1回の棚卸は、思い出すのも、手順を組み直すのも、部署に声をかけるのも毎回ゼロから。ワークフロー自動化ツール「Nulab Flowbase（ヌーラボフローベース）」を使って、四半期ごとの貯蔵品の棚卸業務を、各部署への確認依頼から承認・計上まで自動で回す方法を紹介します。
目次
こんなお悩み、ありませんか？
・貯蔵品の棚卸は四半期に1回。頻度が低いぶん思い出すきっかけがなく、着手が遅れるとそのあとの承認や計上が期末に詰まる。他部署は経理が声をかけないと、棚卸の時期だと気づかない。
・各部署への確認依頼、内容の突き合わせ、稟議、承認後の計上と工程が多く、関わる部署も複数。手順は担当者の頭の中にしかなく、3か月ぶりに取りかかるたびに「前回どうやったか」を思い出して組み直している。
・いま何部署から回答が返ってきていて、どこの確認待ちなのかが見えない。次に自分が何をすべきかを把握するための連絡や確認作業が発生している。
その業務、ワークフロー化しましょう
四半期ごとに自動で始まり、各部署への在庫確認から承認、計上までを順番に進める1本のフローを作成します。
- スケジュール実行で、3か月ごと（年4回）に自動でワークフローが始まります
- 貯蔵品を管理している各部署に向けて、在庫確認を依頼するBacklog課題が登録されます。あらかじめ設定された各部門担当者は、内容を確認して必要な作業を実行し、課題を完了にします。
- すべての部署の課題が完了すると、次のステップに進み、経理担当宛に稟議作成の課題が登録されます
- 経理担当は確認した内容をもとに稟議を作成し、課題を完了。次のステップで、承認者宛に承認依頼の課題が登録されます
- 承認者が内容を確認し、課題を完了にすると、経理担当宛に会計への計上作業の課題が登録されます
Backlog連携とスケジュール実行を活用します。
具体的なワークフローのイメージ
一連の流れをBacklog課題で管理。確認先の部署ごとに課題が登録され、すべて完了するとステップが進みます。
課題タイトルにワークフローの「開始年」や「開始月」を挿入できるので、
いつ実行された棚卸なのかひと目で把握できます
3か月ごとにスケジュール登録をしておけば、忘れていても自動で課題が登録され、関係者に通知が届きます。
（例）毎年3月・6月・9月・12月の20日に実行されるよう登録
ワークフロー化すると、こんな変化が起きる
・3か月ごとに課題が自動で登録されるので、思い出す必要がなくなります。期日の前に気づけるので着手が遅れず、他部署にも経理が声をかける前に確認依頼が届きます。
・手順そのものがフローに組み込まれているので、3か月ぶりでも組み直す手間がなくなります。マニュアルのような形でフローに組み込めば、誰が担当しても同じ品質で回せるように。引き継ぐときも、フローの担当者を変えるだけで済みます。
・どこの部署の確認待ちか、次に何をするかがフローの中で見えるため、進捗を確かめるための連絡や作業が減ります。
このような業務におすすめ
四半期や半期のように周期が長く、複数の部署への確認を含み、期日が決まっていて抜け漏れが許されない業務に有効です。
経理・管理部門なら、具体的には貯蔵品の棚卸のほか、出資先の決算書をもとにした計上の要否判断、発生する月と発生しない月がある為替予約のような、条件つきで発生する業務にも向いています。
四半期ごとのタスクを「仕組み化」する
周期が長い業務ほど、作業そのものより「思い出すこと」と「手順を組み直すこと」に手間がかかります。その手順を一度フローに書いてしまえば、次の四半期には課題のほうから届き、あとは順番どおりに進めるだけになります。
Nulab Flowbaseは、対象プランのBacklogをご利用中であれば、追加料金なしでお使いいただけます。詳しくは「Nulab Flowbase 有効化マニュアル」をご確認ください。
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