経理から他部署へ順番に確認を進めていく月次業務。今どこまで進んでいるのかが見えず、期日の直前に「あれ、どうなってますか？」と聞きにいくのが仕事になっていませんか？
本記事では、ワークフロー自動化ツール「Nulab Flowbase」で、工程ごとにタスクを分けて次の担当者へ自動で回す方法を紹介します。
目次
こんなお悩み、ありませんか？
・担当者と期限が曖昧になり、タスクが漏れる
複数の担当者が関わる業務を、1つのBacklog課題で進めている。「誰が・いつまでに・何をするか」が暗黙の了解になっており、期限を過ぎてから確認すると「忘れていました」と発覚する。
・チャットの依頼が流れてしまい、毎月催促の手間が発生する
他部署への月次依頼をチャットで送っているが、メッセージが流れて放置されがち。締め前に確実に集めたい情報のため、毎月何度も催促のやり取りが発生している。
・進捗が見えず、確認すること自体が自分の仕事になっている
締め切り直前になっても動きが見えず、「忘れているのでは」と不安になる。いつ声をかけるべきか気を揉むなど、進捗確認そのものが自分の仕事になってしまっている。
その業務、ワークフロー化しましょう
毎月発生する請求書処理（経理での計上、内容の確認、他部署でのコード紐付け）を、各担当者へ順番に引き継ぐ「1本の自動フロー」として設定します。
- フローの自動開始
毎月1日、スケジュール実行によりワークフローが自動でスタートします。 - 経理担当者への依頼
経理担当者宛てに、「届いた請求書の内容記載と計上」を依頼する課題がBacklogに登録されます。 - プロジェクト管理部門の担当者など、確認担当者への依頼
（2）の課題が完了になると、確認担当者宛てに「紐付け用資料の準備と確認」を依頼する課題が登録されます。 - 他部署への依頼
（3）の課題が完了になると、他部署の担当者宛てに「外注費とプロジェクトコードの紐づけ」を依頼する課題が、該当部署のBacklogプロジェクトに登録されます。 - すべて完了するとその月のフローが終わり、翌月1日に再びステップ1から自動実行されます。
使うのはスケジュール実行、Backlog連携、担当者の割り当てです。各課題の期限は「ワークフロー開始から◯日後」と指定し、課題の詳細に「何が発生したから、何をしてほしいか」を書いておきます。
具体的なワークフローのイメージ
一連の業務をBacklog課題で管理。確認先の部署ごとに課題が登録され、課題が完了するとステップが進みます。他部署への依頼は、それぞれの部門が使用しているプロジェクトに課題を登録するよう設定します。
システム変数
ワークフロー化すると、こんな変化が起きる
・工程ごとに課題が分かれるので、担当者それぞれの期限と役割がはっきりする。「認識はしていたけれど、他の業務でうっかり忘れていた」を防げるようになる。
・毎月決まった日に課題が自動で登録され、期限つきで担当者の手元に届く。依頼を送り、流れていないか確かめ、催促する手間がなくなる。
・どの工程で止まっているかがフローを見ればわかる。締め前の忙しい時期に、進捗確認のために相手へ声をかけなくてよくなる。
ワークフローがどこまで進んだのかひと目でわかります
このような業務におすすめ
自分ひとりで完結する業務よりも、他の人を巻き込んで進める業務、「いつ、誰が、何をするか」をはっきりさせないと回らない業務に効果的です。
経理・経営管理なら、他部署から届く請求書の計上とコードの紐付け、海外子会社を含む連結作業、監査法人や事業担当者とのやり取りが発生する処理などが当てはまります。
おわりに
フローを作る作業は、最初は慣れないかもしれません。AIアシスタントにベースを整えてもらってから、ご自身の業務に合わせて調整していくとよいでしょう。
頭を使うのは、業務を工程に分けて「誰から誰へ渡すか」を整理するところ。そこができれば、あとはツールが毎月、期限日つきで課題を登録してくれます。
Nulab Flowbaseは、対象プランのBacklogをご利用中であれば、追加料金なしでお使いいただけます。詳しくは「Nulab Flowbase 有効化マニュアル」をご確認ください。
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