やらなければならない仕事をついつい後回しにしてしまい忘れてしまう。任される仕事量が増え、どれから手をつければよいのか分からない。こんな悩みを抱えていませんか。
特に、新入社員の時期では誰もが抱える悩みではないかと思います。本記事では、そんな仕事の悩みを解決してくれる「todoリストの活用方法」について紹介します。
具体的には、以下の項目が簡潔に理解できるように重要なポイントをまとめて紹介しています。
- todoリストとは何か？
- todoリストの基礎知識
- todoリストの基本的な「作り方」や「使い方」のポイント
- おすすめのtodoリストアプリ
- todoリストを上手に使って業務効率に繋げましょう。
目次
todoリスト（やることリスト）とは？
todoリストとはやることリストとも言われ、頭の中にあるやるべきことを整理するのに使われます。
やるべきことを顕在化させることで、今自分が何をすべきなのかということが明確になり、集中して業務に取り組めるようになります。todoリストを活用することで作業効率が上がるなどさまざまな効果が期待できます。
todoリストでできること
多くの人がtodoリストの役割を、単純に「やることを紙に書き出すこと」だと思っているかもしれません。しかし、やるべきことを紙に書き出すことで、下記のような効果があります。
- やるべきことの抜けや漏れの防止
- やるべきことの洗い出し
- 優先度の確認
- 仕事の進捗管理
todoリストを正しく使いこなせるようになると、仕事の効率が上がるだけでなく、漏れなく正確にタスク処理ができるようになります。
todoリストはこんな人に使って欲しい
todoリストは、使い方さえマスターしてしまえば誰にでも使うことが可能です。
todoリストの活用を、特におすすめしたいのが新入社員の方です。新社会人として新卒で入社し、慣れない仕事を次々と任されていく中で、自分の作業スピードでは業務をさばききれなくなることがあります。
正しくtodoリストを使えば、作業の優先度を把握、進捗管理が容易にできるので残っているタスクとやるべきことが明確になります。その結果、たとえ作業量が多く自分の作業スピードでは時間内にさばき切れなかったとしても、慌てることなく業務内容の確認、進捗の把握、上司への相談ができるようになります。
todoリストって具体的にどんなもの？
人によって使用する管理方法はさまざまです。todoリストは主に2種類の管理方法があります。
- 紙で管理する方法
- アプリやツールで管理する方法
自分がタスク管理しやすい方法を選択しましょう。
次章では、todoリストの作り方と使い方のポイントを紹介します。
todoリスト（やることリスト）の「作り方」と「使い方」
todoリストの「作り方」「使い方」のポイントを紹介します。
todoリストの作り方
紙で管理する方法も、アプリで管理する方法も基本的には変わりなく以下の3点が基本です。
- やるべき作業内容を書き出す。
- タスクの優先順位を決める。
- 仕事を完了したら、チェックを入れる。
それでは、具体的に紙でtodoリストを作成する方法を解説していきます。
＜手書きtodoリストを作成する方法＞
1.ジャンル別に作成しましょう。
todoリストを作成する際には、仕事の内容とプライベートの内容が混ざってしまわないようにしましょう。ジャンル別に別の紙を利用したり、1枚の紙にまとめて記述する際には区切りをつけたり、色で分類するなど工夫してください。
2.「重要度」と「緊急度」を明確にしましょう。
作成の際には4象限マトリクスを活用するとよいでしょう。その際に縦の軸は「緊急度」、横の軸は「重要度」として以下の4パターンを作成します。
①重要かつ緊急
②重要ではないが緊急
③重要だが緊急ではない
④重要でも緊急でもない
こうすることで何をすべきか頭がより整理され、やるべきタスクが明確になります。
3.作業量の大きい仕事はタスクを細分化しよう。
作業量の大きい仕事は、各手順に分けて小さなタスクに細分化しましょう。タスク内容を細分化することで、進捗状況が明確になるだけでなく、進行度を確認できるため達成感が得られ「やる気」につながります。
ここまでのポイントをまとめると以下のようになります。
- 自分に適した方法（紙、アプリ）を選択する。
- できるだけ具体的に記述する。
- タスクの優先順位をつける。
- ボリュームの大きな仕事はタスクを細分化する。
これらのポイントをおさえるだけで、仕事への取り組み方が変わってきます。
todoリストの使い方
ここからは、より具体的にtodoリストの「活用方法」や「使う際の注意点」を紹介します。
1.「やらなければならないこと」と「余裕があればやること」に分けて管理しましょう。
todoリストには、「やらなければならないこと」のみ入れるようにしましょう。「余裕があればやること」をtodoリストの中に混ぜてしまうと、限られた時間の中で「やらなければならないこと」が未達となってしまいかねません。そのため、「やらなければならないこと」と「余裕があればやること」のふたつは分けて管理するようにしましょう。
2.ボリュームの大きなタスクは、具体的なタスクに分割して書き起こしましょう。
todoリストに記載したタスク内容に具体性がなかった場合、下記のようなことが起きてしまいます。
- 作業内容を、その都度考える必要があるため効率が下がる。
- タスク完了のための時間配分ができないため、気づいたら時間が経っていたという事態に陥る可能性がある。
- 完了までチェックがつけられないため、達成感が味わいづらくモチベーションが下がる。
これらを防ぐためにも、「いつ、誰が、どのように」などといった5W1Hを意識してタスク作成を行うとよいでしょう。また、「〇〇する」というように動詞を明確にすることでタスクを一瞬見ただけで何をすべきだったかということが把握できます。
タスクに具体性を持たせることで、todoリストの効果をより発揮させることができるのです。
3.タスク達成のための時間を把握しtodoリストに反映させましょう。
タスクを達成するために必要な所要時間を把握することで、より明確に作業手順を考えられるようになります。日常業務からタスク完了のための所要時間を計測し、必要な作業時間を把握できると焦ることなく業務に取り組めるようになるでしょう。
4.最低でも1週間に1度todoリストを振り返ろう
タスク処理自体が目的になってしまい、タスク処理内容の精度や仕事の質が下がってはいけません。これを防ぐためにも、週に1度自身が行なった仕事を振り返り、仕事の量が適切だったのかを見直しましょう。
まとめ
人によって使いやすいtodoリストはさまざまです。必ずしも流行りのアプリを活用する必要はなく、自分にとって管理しやすい方法を模索していくのがよいでしょう。
こちらの記事では、下記について紹介しました。
- todoリストとは何かといったtodoリストの基礎知識
- todoリストの基本的な「作り方」や「使い方」のポイント
todoリストを上手に活用して、日常の業務を効率的でスピーディーに、漏れなく対応していきましょう。
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