仕事がデキる人になる!スケジュール管理のコツと方法を理解しよう

「効率よくプロジェクトを進めたい」「もっと時間を有効活用したい」「生産性を上げたい」ビジネスシーンにおけるこうした要望を叶えるには「時間の使い方」が重要です。

時間の使い方一つで、仕事の効率や生産性が決まると言っても過言ではありません。時間を効率よく使うヒントに「スケジュール管理」があります。

本記事では、限りある時間のなかで生産性を上げるための「スケジュール管理」について解説します

なぜスケジュール管理が必要なのか?

デキる人のスケジュール管理

スケジュール管理とは、ビジネスパーソンにとって必要不可欠なスキルの一つです。

スケジュール管理をすることで仕事が可視化でき、今すべきことに集中できます。

仕事を効率化する上で、なぜスケジュール管理が重要なのでしょうか?スケジュール管理をすることで得られるメリットを解説します。

効率化が図れる

ほとんどの仕事には「納期」が存在します。そのため納期から逆算してスケジュールを組んでいく必要があります。

納期を守るためには、仕事の生産性や効率を上げ、スピーディに処理していかなければなりません。そんな時に役に立つのが「スケジュール管理」です。

スケジュール管理とは「何をいつまでにやるか」を前もって決めて実行することです。

「AM10:00から取引先と打ち合わせ」

「PM12:00までに企画書を提出する」

「PM14:00から定例会議」

とスケジュールを組むことで、一日の動きを「可視化」できます。

逆に、スケジュール管理をせずに仕事を進めてしまうと、必要のない作業に時間を取られてしまったり、やらなくていい仕事を発生させたり、時間を大幅にロスすることになりかねません。

つまり、スケジュール管理をすることは、時間のムダを防ぎ効率的に働くことにつながります。

やるべきことが明確になる

スケジュール管理は、何をいつまでにやるかを洗い出せるだけでなく「やるべきこと」を明確にします。

「今日の商談でクロージングする」

「今日中に企画書を仕上げる」

「明日の正午までにアポイントを取る」

など、スケジュール管理をすることで、やるべきタスクが洗い出され、タスクの対応漏れなどを防げます。

限りある時間の中で成果を出すためには、スケジュール管理を通じて、やるべきことを明確にして、無駄なタスク、タスクの対応漏れを無くしていくことが重要です。

優先順位がわかる

スケジュール管理でやるべきことが明確になると「優先順位」もわかるようになります。

一日、一週間、一ヵ月でスケジュールを組むと、やるべきタスクが洗い出されます。すると、そのなかで「優先順位」が出てきます。

「お得意様へのアポイント」

「上司の決裁をもらう」

「○日締めの支払い」

など、自分にとって重要なことが明確になり、優先順位を知れます。

一方で、スケジュール管理をせずに仕事を進めると、優先順位がわからず重要な仕事を見落としてしまいます。

優先順位が高いものから押さえておくことで、タスクの対応漏れをせずに、仕事を進められ効率化を図れるようになります。

成功するスケジュール管理の方法

デキる人になる!スケジュール管理のコツと方法を理解しよう

スケジュールは、ただ組めば良いというものではありません。仕事の効率を上げるスケジュール管理にはコツがあります。スケジュール管理における成功のカギを以下で解説します。

所要時間を知る

何も考えずにスケジュール管理をしても、絵にかいた餅で終わってしまいます。スケジュール管理も戦略的にすることで成功します。

戦略的にスケジュール管理をするためのコツが「所要時間を知る」ことです。

仕事の所要時間を知ることで、スケジューリングと実際の作業時間のズレが無くなり、スケジュール管理の精度が上がります。

より精度を高めるためには「タイマー」を使い、計測することがおすすめです。

「資料作成に30分かかった」「メールの返信に15分かかった」「お得意様への会社まで45分かかった」など計測してみましょう。

仕事がデキるビジネスマンが仕事を次々と仕事を消化できるのは、正確な時間感覚を持っているからなのです。普段から仕事にかかる時間を把握しておくことで、精度の高いスケジュール管理ができます。

タイムリミットを設ける

仕事がデキるビジネスマンが、次々と仕事をこなせるには理由があります。

それがすべての仕事に「タイムリミットを設けている」ことです。タイムリミットを設けると、その時間内で仕事を仕上げるための工夫ができます。

スピードアップはもちろんのこと、その時間内で終わらせるために何かを省略したり、やらなくていいものを発見したりと、より効率化を目指せます。

例えば「メールは定型文を作っておく」「部下でもできる仕事はやらない」などです。

ただ注意したいのは、すべての仕事が想定した時間に終わるとは限らないので、状況に応じて調節する必要があります。

「遊び」を作っておく

仕事をしているとイレギュラーで防ぎようのないことが発生します。いくら緻密なスケジューリングをしていても、イレギュラーがいつ起こるかは予測できません。

イレギュラーの対策として有効なものが「遊びを作る」ことです。

「遊び」とは猶予範囲のことで、スケジュール管理をする段階で、前後に少しの「余裕」を持たせることで、イレギュラーの影響を少なくできます。

例えば訪問先まで行く場合、電車の遅延や車の渋滞などのイレギュラーを想定し、時間に遊びをつくります。

定例会議など、時間通りに終わらないと想定できるものは遊びをつくりましょう。

このように予定と予定との間に、多少のゆとりを持たせることで、イレギュラーが発生してもその影響を最小限に抑えられます。

自分の力量とスピードに合わせてスケジューリングをして、多少の遊びをつくることが、スケジュール管理を成功させるコツなのです。

失敗しないスケジュール管理とは?

スケジュール管理では時間を意識する

綿密なスケジュール管理をしても、なぜか成果が出ない人がいます。以下でスケジュール管理で失敗しないためのコツを解説します。

普段から判断する練習をする

スケジュールを組んでも失敗に終わる人は「判断ができていない」ことが原因です。

スケジュール管理の精度を上げるためには、普段から「重要度」「緊急度」を判断しておきましょう。

判断する練習をしておくとスケジュールを組む段階で、決断が早くなります。

例えば以下のように、普段の仕事で判断する癖をつけておくとよいでしょう。

「クレーム対応 → 緊急度・高」

「お得意様アフターフォロー → 重要度・中」

「○○部長の指示 → 緊急度・高」

「メールの返信 → 重要度・低」

こうした癖をつけておくと、イレギュラーの仕事が発生した場合にも、即座に優先度を判断できるので、後続するタスクとの玉突き事故を防げます。

この重要度・緊急度を判断する上で、気をつけなればならないのは「判断は主観に過ぎない」という点です。

判断というのはあくまで主観によるものです。自分にとっては重要でも、上司にとっては重要ではないことがあります。この逆も然りで、自分にとっては緊急でないものでも会社にとっては緊急なこともあります。

この認識のズレを防ぐためには、部署の方針、会社の方向性などを念頭に入れておく必要があります。

「エクセル」でスケジュール管理を自動化する

手帳でスケジュール管理をしているけれど、うまく管理しきれない……。もっと手軽で効率の良い方法はないか?

そんなときは身近なツールに頼ってみましょう。例えば「エクセル」でスケジュール管理ができます。エクセルのテンプレートを使えば、ToDoリスト、スケジュール表などを作成でき、自分なりのカスタマイズもできます。

初心者でもわかりやすいテンプレートに「スケジュールテンプレート」があります。週を指定し、開始時刻を入力すると、その時点からのスケジュールを作成することができます。

「ガントチャート」でスケジュール管理を自動化する

エクセル以外にも「ガントチャート」などの使用を検討しても良いでしょう。

ガントチャートは、スケジュールを棒グラフで表した表です。表の左側には作業内容、担当者、期日などの項目が縦に並んでおり、作業スケジュールは横棒のグラフで表示されます。

自分だけでなく、人を巻き込むようなタスクの場合、ガントチャートを参照することで、タスクの全体の進捗や担当者の対応状況を俯瞰できます。Backlogなどのプロジェクト管理ツールを使用すれば、ガントチャートを自動で作成でき、スケジュール管理もしやすいです。

手帳には手帳の良さがありますが、最新のテクノロジーを駆使することも大きなメリットがあります。

スケジュールを「共有」してミスを防ぐ

皆さんもこのような経験があるのではないでしょうか?

「チームのメンバーと作業の重複があった」

「メンバーの仕事の進捗状況がわからず、段取りが狂った」

小まめに連絡を取り合っているのにも関わらず、ついこのようなミスをしてしまいます。

この問題を解決するとっておきのツールに「スケジュール共有アプリ」があります。

「スケジュール共有アプリ」とは、案件の進捗状況や誰が何の作業をしているのかを、ひと目で把握するツールのことです。

おすすめなのが「Googleカレンダー」です。GoogleカレンダーはGoogleが提供する無料の時間管理アプリです。スケジュール管理やリマインド機能など、汎用性が高く使いやすいので初心者でも安心です。

デッドタイムも計算に入れる

成功するスケジュール管理を行う

スケジュール管理を成功させるために大切なことはスケジュールを「可視化」することです。

緻密な計画を練ったのにも関わらず、スケジュール通りに進まないのは「デッドタイム」を見落としていることが原因です。

「デッドタイム」とは、目に見えていない時間のことで「移動時間」や「所要時間」のことを指します。

誰でもスケジュールを組むときに、約束の時間や開始の時間は記入しますが、そこまでにかかる「移動時間」や「所要時間」までは記入しない方が多いのではないでしょうか。

「移動時間を考慮しなかったため、開始時間が遅れてしまった」

「訪問先まで意外と時間がかかった」

ということになりかねません。

これらを防ぐには「移動時間」「所要時間」「出発時間」「終了時間」などを事細かに可視化します。

詳細を可視化することでスケジュール管理の質が上がり、仕事の生産性を高めることができます。

まとめ

本記事で紹介した、スケジュール管理のコツを抑えたら、今度はツールを使用して効率的に精度の高いスケジュール管理をしましょう。

ヌーラボでは、タスクのスケジュール管理が簡単にできるBacklogを提供しています。多くの事例があるのでよろしければ他社でどのように活用しているかご覧ください。

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記事の監修
砂川 祐樹

Backlog開発チームで開発を担当する傍ら、プロジェクト管理について噛み砕いて解説する入門サイト、サルでもわかるプロジェクト管理入門サルでもわかるバグ管理入門の制作に携わった他、プロジェクト管理を楽しく学べるボードゲーム「プロジェクトテーマパーク」を制作。プロジェクト管理を身近なものとして広めるヌーラボの活動に関わっている。


記事の作成
Backlog編集部


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