「仕事がデキる人」の共通点として、スケジュール管理が上手いことが挙げられます。やるべき仕事を可視化するためにタスクをつくり、優先順位と照らし合わせながら着手していくためロスが生じません。効率よく仕事を進めることができ、その分時間に余裕が生まれていくのでしょう。
今回は、スケジュール管理のコツや理想的な方法を解説します。
無理な残業・休日出勤を減らすためにも、新たな取り組みに割く時間を捻出するためにも、参考にしてみてください。
目次
仕事でスケジュール管理をする際は洗い出しと期日決めが重要
仕事でスケジュール管理をするときは、「タスクの洗い出し・整理」と「タスクの期日決め」が重要です。
下記でそれぞれの詳細やポイントを解説します。
1.まずタスクの洗い出しと整理をする
まずは、やるべきこと（タスク）を洗い出して可視化します。毎日発生するルーティンワークはもちろん、週次・月次・年次で発生する業務もタスクに落とし込んでいきましょう。その他、プロジェクトや企画に紐づいて一時的に発生する業務や、上司から依頼された細かな仕事なども洗い出します。
タスクの洗い出しができるとやるべきことが明確になり、混乱することを防げます。次項で解説する「タスクの期日決め」も容易になるため、スケジュール管理の第一歩として取り組んでいきましょう。
2.タスクの期日を明確にする
次に、タスクの期日を明確に決定します。「いつまでに何をやらなければいけないか」を可視化でき、優先順位が分かるようになるでしょう。
基本的には期日の近い仕事から優先的に着手し、期日前になって慌てたり提出を忘れてミスを招いたりすることを防ぐのが理想です。
ただし、緊急の仕事が舞い込んだときには他の業務を後回しにしてでも着手したり、複数メンバーのチェックが必要な仕事は早めに片づけたりと、臨機応変な対応も必要です。
スケジュール管理をすることで得られるメリット
適切なスケジュール管理ができることによるメリットは大きく、業務効率や生産性の向上に寄与します。「仕事がデキる人はスケジュール管理もデキる」と言われている理由は、下記のようなメリットを存分に得ているからだと言えます。
まずはメリットを把握し、自分にとって得なことだと理解することが大切です。
仕事の効率化が図れ、残業を減らせる
スケジュール管理ができると、仕事の効率化が図れます。「次はどの仕事をしよう」と悩む時間が減るため、限られた時間でもスピーディーに仕事を片づけられるでしょう。期日の確認漏れや認識違いによるトラブルを招くこともなく、あらかじめイメージしていたスケジュール通りに仕事を進行する要因にもなります。
仕事を効率化し時間のロスを防げれば、残業・休日出勤も防ぎやすくなります。プライベートの時間を十分に確保するためにも、スケジュール管理が大切なのです。
今やるべきことの優先順位がわかる
今やるべき仕事は何か、優先順位が分かるため動き出しがスムーズになります。反対に「今やるべきではない仕事」もわかり、仕事の無駄や重複を避けることもできます。
また、「翌日やるべき仕事」が分かっていれば事前に資料やデータを準備したり、「1ヶ月後にやるべき仕事」が分かっていれば時間をかけてじっくり情報収集したりできることもメリットです。スケジュール管理は効率だけでなく仕事のクオリティ向上にも貢献するため、業種・職種を問わず全てのビジネスマンがやるべきことだと分かります。
仕事の進捗状況を把握できる
スケジュール管理ができていると「いつまでに何をするべきか」が明確になり、進捗把握に役立ちます。思った以上に進捗が遅れている仕事があれば早めにカバーしたり、人を頼って分散したりすることができるでしょう。
反対に進捗状況を把握できていないと、順調だと思っていた仕事でつまづいて思わぬミスやクレームにつながることも多くなります。
ミスやクレームをリカバリーするには、膨大な時間がかかります。繰り返しているうちに社内外からの信用を失いやすく、人事評価や賞与査定に響くこともあり得ます。仕事を成功させるためにも、スケジュール管理は徹底しておくことが大切です。
成功するスケジュール管理のコツとは
スケジュール管理は一見簡単そうに見えますが、実は奥が深いともされています。「スケジュール管理しているはずなのにミスが多い」とならないよう、あらかじめコツを押さえておきましょう。
下記では、スケジュール管理を成功させるためのコツを解説します。
作業の所要時間を明確にする
タスク化した仕事それぞれに、どれくらいの所要時間がかかるか見積もっておきましょう。ふたつあるタスクの期日が同じでも、片方は30分程度で完了するタスク、もう片方は丸1日かかるタスクであった場合、作業に必要な労力が異なります。
期日から逆算して着手しておかないと、結局期日直前に慌ただしくなるため要注意です。
各タスクの優先順位を決めておく
洗い出したタスクには、優先順位を決めておきます。経営層や上司などから緊急で依頼された案件であれば、可能な限り早く仕上げた方がよいとわかります。
また、部下によるチェックを依頼された場合、部下による修正が加わって再度チェックを頼まれることもあるでしょう。期日に応じて優先順位をつけることを前提に、「誰から依頼されたか」「再度タスクが戻ってくる可能性があるか」なども検討することが理想です。
各タスクのタイムリミットを設ける
優先順位をつけるとともに、タイムリミットを設けることもおすすめです。「〇日までに着手してないと間に合わない」などタイムリミットが明確になっていれば、より分かりやすくやるべきことを可視化できます。
緊急で仕事を依頼されたときにも安請け合いせず、今あるタスクをスピーディーに照らし合わせながら可否を判断できる材料にもなります。
スケジュールのバッファを作っておく
どんなに万全なスケジュール管理をしていても、100％予定通りに進むとは限りません。トラブルやクレームが生じたとき、体調不良やプライベートでの急用が入ったときなどは、スケジュールが押してしまう可能性が高くなります。
そのため、スケジュールにはある程度バッファを作っておくことが大切です。余裕を持ったスケジュールが作れれば、想定外のトラブル発生など緊急時にも慌てることなく仕事をこなせます。
メンバーとスケジュールを共有して見える化する
プロジェクトチームや部署のメンバーとはスケジュールを共有し、予定の「見える化」を図るのがおすすめです。「〇〇さんは今日忙しい」と分かってもらえれば、新たな依頼をされることもないでしょう。
反対に少しスケジュールに余裕があると分かれば、報告・連絡・相談を受けたり、新たな事業のアイディア出しなどイノベーティブな仕事にかかわる仕事ができたりする可能性が高まります。
移動時間などのデッドタイムも計算に入れましょう
スケジュール管理をするときには、デッドタイムを計算に入れることが大切です。
例えば移動時間をスケジュールに組み込まなかった場合、外回りの多い月ほどスケジュール通りに仕事が進まなくなってしまうでしょう。同様に、休憩時間・会議の延長時間・外線の対応時間など、明確にタスク化しづらい時間も考慮しておく必要があります。
デッドタイムまで含めたスケジュール管理ができれば、期日を遵守しやすくなります。信頼を獲得する要因にもなるため、スケジュール管理の精度をあげるためにも意識しておきたいポイントです。
まとめ
スケジュール管理ができると仕事の効率化が図れるようになり、「仕事がデキる人」として評価されやすくなります。個人としてのスケジュール管理はもちろん、チーム単位でのスケジュール管理ができれば、組織運営のストレスからも解放されていくでしょう。
ヌーラボでは、タスクを活用したスケジュール管理ツール「Backlog」を提供しています。プロジェクトの進捗管理などもできるため、効率化のためお役立てください。