採用から人事評価までBacklogで管理!都度変化する関係者との連携に便利


ヌーラボでは、全部署のタスク管理をBacklogで行っています。開発部門ではもちろんのこと、管理部門のメンバーもフル活用して業務効率化をしています。

定型業務の量が多い管理部門は、実はタスク管理ツールの導入で業務を効率化しやすい部門です。それぞれの部署でどのようにBacklogを活用しているのか、具体的な業務例とともにご紹介していきます。

今回はヌーラボの人事担当*である安立さんと吉田さんに、人事がBacklogを導入するメリットについて聞きました。細かく正確性を要する事務作業の進捗管理や、採用業務で必要な他部署との連携にBacklogが役立っていると話します。

*所属部署は取材日当時(2022年9月16日)のものです。

採用から福利厚生、評価など…多岐にわたる細かな業務と間違えられないプレッシャー


——人事担当であるお2人の業務を教えてください。

吉田:ヌーラボの人事労務課は、人事と労務に分かれています。人事担当である私たちの業務は、採用業務全般と人事・評価制度の設計や研修の企画運営などです。社員が入社してから退社するまでをサポートします。

その中でも私は主に採用を担当していて、採用候補者へのスカウトメール送付から入社後1か月の新人研修までの業務を行っています。社用PCの手配や、初期セットアップなど業務に着手するまでの準備も人事でサポートしています。

安立:また、福利厚生の手続きや人事考課の取りまとめも人事の担当業務です。ヌーラボには「書籍購入手当」や「部活動手当」など複数の手当があり、社員からの申請を受けて人事担当が給与への反映手続きを行います。

——人事業務ならではの仕事の共通点や特徴などはありますか?

安立:人事業務の特徴は細かいタスクが大量にあることです。書籍購入手当だけでも、月70件ほど申請があります。カンファレンスの企画進行や「リゾートワーク制度」の運用など、中長期的な大きいプロジェクトを回すこともありますが、基本的には細かく、何度も同じタスクが発生するような業務が日常の大半を占めます。
また、正確な処理が求められるのも人事業務の特徴です。手当や評価などは従業員の給与に直結するため、1桁間違えれば大変なことになります。ルーティン業務が多いものの、日々気を張って業務にあたる必要があります。

ヌーラボ人事のBacklogの使い方

採用業務は種別の工夫で候補者の情報を見えやすく

——採用業務ではBacklogをどのように活用していますか?

吉田:採用業務では、候補者の個人情報や面談記録の管理にBacklogを使用しています。まずは、関係部署の部課長と人事が参加するプロジェクトを作成。その中で、1人の候補者につき1つの課題を立てて、お話しした内容などを記録していきます。

また、書類選考/面談/応募待ち/課題レビュー中/1次面接/最終面接/内定と候補者の方のステータスを見える化し、進捗管理も行っています。面接日をカスタム属性として入力しておくと、応募から内定までどのくらい時間がかかっているか集計できるのでおすすめです。

ひと目でステータスが分かる様に「状態」を工夫

安立:個人情報の取り扱いに細心の注意を払わなければいけないのも採用業務の特徴です。ヌーラボはいくつかの採用サイトを利用していますが、そのすべてに関係者のアカウントを作ってしまうと他部署の候補者の情報なども閲覧できてしまいます。そのため、Backlogで採用関係者以外は見られないプロジェクトを作成し、安全に情報共有できる場所を作ってやりとりを行えるのが便利です。

候補者から提出される書類も、Backlogの課題上にPDFファイルで共有しています。そうすることで、ブラウザで書類の確認ができるため各社員のPCにダウンロードする必要がありません。Backlog上に添付されたファイルは、一定期間が過ぎた段階で削除します。書類の破棄をした記録もBacklogに残します。その際は、課題登録日を検索すると削除対象のファイルがすぐに見つかるので便利です。

吉田:入社後のオンボーディングについても、Backlogで新入社員の対応事項リストを作成し、課題上で対応してもらっています。必要な情報は課題でBacklogのWikiのリンクなどを添付しているためすぐにアクセスが可能です。また、必要な作業がどこまで完了したかが関係者全員に見えるので、必要な時に進捗状況を確認できます。

新入社員の対応事項リスト

手当の申請は各社員がGoogleフォームから。自動的にBacklogに起票

安立:諸手当の申請受け付けは、専用のGoogleフォーム経由で行っています。Googleフォームで申請が来ると自動的にBacklogへ起票される仕組みです。(設定方法はこちらのブログで確認できます)一つひとつの申請がタスクとして起票されていることで、漏れのない確認ができるのです。

手当の処理だけでなく、社内から同様の依頼が何度もあるような業務ではこの機能がおすすめです。

人事評価を適切に進めるために各プロセスでやりとりの記録を

安立:人事評価のデータ保管や進捗管理にも、Backlogを活用しています。上場企業として、社員への評価はしっかりとしたプロセスを経て行うことが不可欠です。そのため、一次評価者、二次評価者がどのように評価をつけたか、人事側で確認をしたかなど、すべて課題上でやりとりを残しています。必要な時にはそのやりとりをしっかりと確認できる状態になっています。

吉田:人事評価に限らずですが、業務リストだけでなく関連するやり取りや経緯が見られると、スケジュールや必要なタスクなど全体感がつかみやすいんです。去年の履歴を振り返りながら「この工程はもう少し慎重に進めてみよう」「こういうふうに処理をするとスムーズだな」と、今年の人事評価プロセスの見直しや改善につなげることもできます。

Wikiに議事録を蓄積することで引き継ぎ時に役立つ

吉田:どの業務においても経緯や進捗が見える化できるメリットは大きいです。その中でも私が入社時にとても助けられたのが、過去3年分以上の定例ミーティングの議事録が全て残っていたことです。現在のルールが制定された経緯や背景まで追えるので、前任者からの引き継ぎに必要な情報の収集がスムーズに行えました。

議事録は、BacklogのWikiに直接記載しています。少人数のチームなので同時編集ができなくても問題なく編集作業が行えます。別のドキュメント作成ツールなどに記載することも考えましたが、議事録が行方不明になったり、ファイルが多く探しづらかったり、といった問題点を踏まえてWikiでの管理に落ち着きました。

Wikiを議事録管理に活用

都度変化する関係者の巻き込みに便利。エンジニア採用がある企業にはとくにおすすめ


——具体的な活用法を教えていただきありがとうございます!人事業務においてBacklogを使うメリットはありますか?

安立:2つの側面でメリットを感じています。1つ目は、社内の関係者を巻き込みやすい点です。世の中にはさまざまな採用管理ツールが存在しますが、人事系の機能のみに特化したものが多いため、採用や評価のためだけにツールにログインしてもらう必要があります。

その点、他部署の社員が通常業務を行っているBacklogで人事系タスクの対応ができれば、お互いに業務がやりやすいと考えました。とくに、採用面接などはスピード感が重要なので関係者が日常確認する場所でやりとりを行うメリットは大きいです。

人事側でも、独立した採用管理ツールに都度関係者のアカウント登録をするという手間が省けています。採用に関係する人は都度変化しますから、アカウントの追加・削除を気軽に行えるBacklogのプロジェクトは便利です。

——1つのツールで複数部署のタスクが管理できることで業務のスピード感が増すということですね。2つ目のメリットは何でしょうか?

安立:もう1つは、私たち人事担当がBacklogを活用することによって、エンジニアの仕事の進め方をインストールできる点です。Backlogを活用すると、業務の見える化やタスクの細分化など、開発工程に通じる考え方を身につけられると感じます。プロダクトの開発業務を担っているエンジニアの採用にあたっては、彼らがどんなツールを使ってどのように業務を行っているかを理解することがとても大切だと考えています。

また、きちんと履歴を残すことで何かミスが起こった際も「どこで問題が発生したのか」を格段に突き止めやすくなります。給与計算などは特に「ミスがなくて当たり前」と言われる業務です。曖昧なタスクを言語化して整理し、一つひとつ着実にこなしていくためにツールを利用してタスク管理を行うことのメリットは大きいと思います。

——安立さん吉田さん、お話ありがとうございました!

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