給与計算を着実に行うためのタスク管理。社労士とのやりとりもスムーズに

ヌーラボでは、全部署のタスク管理をBacklogで行っています。開発部門ではもちろんのこと、管理部門のメンバーもフル活用して業務効率化をしています。

定型業務の量が多い管理部門は、実はタスク管理ツールの導入で業務を効率化しやすい部門です。それぞれの部署でどのようにBacklogを活用しているのか、具体的な業務例とともにご紹介していきます。

前回の人事編に続き、今回はヌーラボの労務担当である新谷(しんがい)さんにインタビュー。勤怠管理から給与計算、安全衛生管理まで、Backlogで一元管理する方法とそのメリットを聞きました。

給与計算や勤怠管理…定型業務は適切なタスク管理で圧縮できる!

——新谷さんの担当業務を教えてください。

労務業務全般を担当しています。具体的には、勤怠管理や給与計算、年末調整に加えて、社会保険・福利厚生・入社・退職の手続きから人事関連規程の策定、安全衛生管理などです。

業務は多岐にわたりますが、社員が働きやすい環境を整えることが労務業務の基本となります。

——多岐にわたる業務のなかで、労務業務ならではの仕事の特徴やお悩みなどはありますか?

まず、勤怠管理や給与計算の業務には正確性が求められます。毎月ある定型業務とはいえ、頻繁な法改正や個人の就業状況により確認すべき箇所や計算方法が都度変わるんです。社員の生活に直結するので、間違えられないプレッシャーがあります。

そして定型業務とは逆に、突発的な業務が多いという特徴もあります。特に社員から労務への問い合わせの場合、仕事上の確認からメンタルや生活に関わる相談まで様々です。

定型業務を的確に行いながら、こういった個別対応にも丁寧に応えられる状態でいるためにはどうすれば良いのか?私自身も色々と試行錯誤しましたが、一番大切なのは定型業務を見える化して都度効率化していくことです。それにより定型業務の割合をぎゅっと圧縮して、丁寧な個別対応に時間と労力を充てられます。

ヌーラボ労務のBacklogの使い方

給与計算は「課題一括登録」で抜け漏れの心配なし

——労務業務における、Backlogの具体的な活用方法を教えてください!

まずは給与計算業務です。毎月やるべきことが決まっているので、月ごとに課題を一括登録しています。一括登録とは、課題の内容が記載されたスプレッドシートを取り込むことで、複数の課題をまとめて起票できる機能です。スプレッドシートにまとめておけば、毎回ある大量の課題をワンクリックで起票できます。

給与計算のチェック項目はとにかく膨大です。入社、退職、欠勤、育休、さらには社会保険料の改定などで毎月計算方法も異なります。前職では、エクセルで毎月チェックリストを更新していたのですが、毎月タスクを洗い出してリスト化するのにかなりの手間がかかっていましたし、確認した履歴を残しづらくもう一度確認することも多かったです。

その点、Backlogでは課題上で確認作業をしたことの履歴も残せる上に、1つひとつのタスクのステータスを管理できます。着実に確認作業を終えていると確信できるため、ミスはないかどうか?といった不安が激減しました。

毎月必要なタスクはスプレッドシートで管理、ワンクリックで課題を起票

社労士さんとの連携も案件ごとの会話でスムーズに

——社外とのコミュニケーションもBacklog上で行っているとか?

労務は社労士さんと協働して行う業務も少なくありません。前職では、社労士さんとは基本的にメールでやり取りをして、必要な書類は都度郵送していました。そうすると、複数案件が並行している時には情報が錯綜してしまいます。

Backlogではタスクごとにコメントを送れるので、複数案件が同時進行していてもやり取りがスムーズです。社労士さんからも、「仕事を進めやすい!」と評判です。

また、厚労省から届く通知や36協定届、就業規則の届出など、労務では保管しておかなければならない書類もたくさんあります。

頻繁に取り出すことはない書類を、必要なタイミングですぐに出せるように保管しておくのは難しいものです。ヌーラボではこれらの書類をBacklog上の「ファイル機能」にデータ化して保存しています。何かあった際に社労士さんにもすぐ参照いただける点でとても便利です。

社労士さんとのやり取りでは個人情報を扱うことも多いです。Backlogのプロジェクトというメンバーが限られた空間で業務を進められることで、メール送信ミスのようなケアレスミスが起こらない環境も作れています。

社労士さんとのやりとりもタスクごとに行えるため混乱しない

就業規則などのドキュメントは「Wiki機能」で常に最新の内容に

——その他によく使う機能はありますか?

人事発令や就業規則、勤怠管理に関するマニュアル、手当の申請方法などのドキュメント類は、Wikiにまとめています。前職ではWordで作成したドキュメントをPDF化して、全社に共有していました。そのため、法改正などで内容の変更があった場合は、また共有し直す手間が発生していたんです。

その点、BacklogのWiki上だと簡単にドキュメントの更新ができるので、1から作る手間が省け、常に最新の状況が保てます。いつの時点の情報なのかがわかるように、更新日時を表示できるのも便利ですね。

手当の申請方法などはWikiにまとめて更新しやすく管理

タスクの進捗が見えることで「対応漏れ」のリスク・不安を解消

——労務業務において、Backlogを使うメリットはどんな点にあると感じますか?

タスク漏れを防げるようになり、仕事を行うにあたって安心感を持てるのが、一番大きなメリットだと感じています。労務の業務は本当に多岐にわたります。たとえば、社員が1人入社するだけで、やるべきタスクは50個もあるんです。労務で完結するわけでなく、総務部門、情報システム課、社労士に依頼するタスクもあります。そのため「タスクが漏れていないか」が常に心配になってしまうんですよね。依頼先ごとにタスクを作成し、チェックボックス機能を使って細かな進捗管理をしています。

依頼先ごとにタスクを作成、チェックボックスで細かな進捗管理

Backlogで課題を起票することによって、必要なタスクが可視化され、いつ作業を行ったかなどの履歴が残ります。今まではエクセルなどでタスクリストを作って管理していたものの、それぞれのタスク上で生じる変更や、その下に新たに生じる小タスクの管理をしきれずにいました。その結果、漏れがないか何回も見直していて、その分余計に時間がかかってしまっていたんです。

——細かい事務処理が多いと、タスク管理が大変ですよね…。

黙々とチェック作業に集中できる時間を確保できれば良いのですが、ときには自分の業務を中断して対応に当たらなければいけない問い合わせも来ます。労務担当者として、一人ひとりに対して迅速かつ丁寧に対応したいと思っています。

Backlog上でタスク管理をしていると、業務を一時中断しても「どこまで完了したか」をコメント欄に残せるんです。それにより、すぐに作業を再開できるようになりますし、社員の皆さんにも余裕を持って接することができます。

労務業務には、失敗が許されないというプレッシャーがあります。毎月、細心の注意を払って行う業務にこそBacklogを使って欲しい!と思っています。

——新谷さん、お話ありがとうございました!社内外のやり取りが多い大変な業務において、Backlogはさまざまな方法で活用できるのだとわかりました。

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