2022年6月28日、ヌーラボは東京証券取引所グロース市場に上場しました。3年以上に及ぶ上場プロジェクトを裏側で支えていたのは、ヌーラボの管理部門メンバーです。
そして、管理部の業務を進めるにあたって大活躍したのがBacklogでした。今回はヌーラボの管理部を率いる赤津さんに、上場準備期におけるタスク管理とBacklog活用についてお話を聞きました。
目次
証券会社から転職、ヌーラボ管理部長として上場準備に携わる
――赤津さんは2021年3月に入社されましたね？当時はどのような状況でしたか？
当時のヌーラボは2022年の上場を目指し、主幹事証券会社による審査が目前に迫っていました。まさに上場準備の大詰めといったタイミングでの入社です。主幹事証券と審査開始に向けて密に連携をとりながら、管理部のメンバーが各指摘事項への対応に奔走していました。
――ヌーラボ入社前は証券会社サイドで上場までのコンサルティング業務を担当されていたそうですね？
前職では証券会社の立場から各社の上場準備に携わっていました。その中で、上場成功のためには準備開始段階から徹底したスケジュール管理と詳細なタスク管理が必要だと常々感じていました。
会社にとってのベストを追求するために必要なタスク管理
――少なくとも3年はかかると言われる上場までの道のりですが、とくにタスク管理をしっかり行う必要があるフェーズはいつでしょうか？
主幹事証券による上場指導を受けるフェーズはとくに綿密なタスク管理が必要だと思います。上場するにあたってクリアしなければならない条件を満たしているかどうかを見る主幹事証券と取引所による審査をパスするため、管理部門をはじめ全社的に多くの対応を行う必要があります。といっても、押さえなければいけないポイントやスケジュール感はある程度は決まっています。そのため、個別の課題が明白になれば、そのあとはBacklogを使って潰し込みを進めることができます。
逆に、それぞれの担当者や期限が明確になっていないと、締め切り直前に慌てて対応する・・といった状況になりかねません。上場前の段階で「会社にとってベストなルールは何か？」についてしっかりと時間をかけて追求することはとても大切です。たとえばヌーラボの上場準備では「フルフレックスかつフルテレワークという環境を維持しつつ労務管理体制を整えるにはどうするべきか？」という議論に多くの時間を要しました。
タスク管理をきちんとしていたからこそ、ヌーラボは「らしさ」を大切にしながらルールを整えることができたと思います。
――上場手続きを進めるにあたり、通常どのようにタスク管理を行なっている企業が多いのでしょうか？
私が証券会社にいた頃の印象ですと、質問書対応ではエクセルに指摘事項を一覧にしてメールでやりとりを行なっている企業が多かった印象です。エクセル上に担当者や期限、対応状況などを一覧にして更新していく、というやり方ですね。
しかし、その場合「最新情報がどのファイルにあるのか分からない」「メールでのやりとりを振り返ろうとしても情報が見つからない」といった問題が起こりがちです。
エクセルに一覧にしながら、やりとりをチャットで行う企業も最近では増えてきていましたが、チャットではどんどん情報が流れてしまうので、やはりタスク管理には適さない印象でした。
外部関係者とのやりとりもBacklogに一元化できる
――Backlogでタスク管理をすることのメリットは何でしょう？
各課題をアクションベースの細かなタスクに細分化して担当者と期限を設定し、さらにそのタスクの中でコミュニケーションがとれるという点は大きなメリットです。メールやチャットではどうしてもやりとりが錯綜してしまいがちですから。
また、監査法人など外部関係者を招待して利用できるという点にもメリットを感じます。監査法人とのやりとりでは日々膨大な資料が飛び交います。
とくに開示資料の作成については、一つひとつ「数字が正しいかどうか？」「文章が正しいかどうか？」の確認をしながら進める必要があり、確認と修正のプロセスを繰り返します。そのやりとりをメールやチャットで行おうとするとどうしても混乱が生じてしまいます。
Backlogを使うことで資料ごとにコメントをやりとりでき、修正作業がスムーズに進みました。
――よりスムーズにやりとりができるということですね。それ以外のメリットもありますか？
Backlog上ではコメントのやりとりも含めすべてタスクごとに情報が蓄積されていきます。特定の社内フローがきちんと回っているかどうか？といった指摘を受けた際はBacklogの課題をPDFにして提出するなどの対応も行なっていました。よりリアリティを持った証跡として提出できることもメリットかもしれませんね。
タスク管理ツールはショートレビューのタイミングで導入がおすすめ
——これから上場を目指す企業がタスク管理ツールを導入するとしたら、どのタイミングが理想なのでしょうか？
各社の進め方により異なりますが、大きく2つの理想的なタイミングがあると思っています。1つ目はショートレビュー前です。
ショートレビューとは、監査法人などが主に内部統制上の観点から上場に向けての課題を明確にするために行う調査を指します。基本的な内部統制はショートレビューで指摘された課題の潰しこみを通じて体制整備を進めますが、数多くのタスクが一気に発生するタイミングであるためタスク管理ツールがあると安心です。また、ショートレビューでの指摘事項について証券会社の審査で再度質問されるというケースも少なくありません。そのような時にBacklog上で回答履歴ややりとりの経緯を振り返ることができると、非常に効率的です。情報のストック場所として上場準備初期から導入していることが望ましいのではないでしょうか。
上場を目指す企業の中には、ショートレビュー時点で課題に対応していくための組織や担当者がいなかったり、責任の所在が曖昧ということもあると思います。その意味では、担当者をしっかりと割り振っていくプロセスそのものが上場会社としての組織作りになるかもしれませんね。
2つ目は主幹事証券会社で行う上場指導のタイミングです。
ここからは広く上場審査上の観点からの指導を受けることになります。会計面や内部統制面以外の目線も含めた細かな指摘事項への対応が必要となり、スケジュールも詳細に詰めていく必要があります。
この時期になると、一つひとつのタスクの進捗遅延が上場スケジュール全体に影響することもあるので、プロジェクト管理に神経を使うことも増えるかもしれません。その意味ではこのタイミングでのタスク管理ツールの導入は、上場準備の業務効率化を大きく後押しすると思います。
——赤津さん、お話ありがとうございました！私たちが安心して働ける環境を整えながらスケジュール通りに上場準備を進めることがいかに大変か、管理部の皆様への感謝がより深まるお話でした。