Nulab Flowbaseで、役割にデフォルトの担当者を設定できるようになりました

こんにちは、Nulab Flowbase開発チームです。いつもNulab Flowbaseをご利用いただき、ありがとうございます。

このたび、ワークフローの役割に、デフォルトの担当者を設定できるようになりました。ワークフローの開始時に、担当者を入力済みの状態にできます。

リリースされる機能の概要

デフォルトの担当者は、普段その役割を担当するユーザーまたはチームを、あらかじめ設定できる機能です。

デフォルトの担当者を設定した役割は、ワークフローの開始画面とスケジュールの設定画面で、担当者が入力済みになります。また、「すべての実行で担当者を固定」をオンにすると、開始時に担当者を変更できなくなります。

たとえば、経費申請のワークフローでは、以下のように設定できます。

• 申請者：デフォルトの担当者を設定せず、開始する人がその都度入力する
• 承認者：部門長をデフォルトの担当者にして、固定する
• 経理確認：経理チームをデフォルトの担当者に設定する

開発の背景

これまでは、ワークフローを開始するたびに、すべての役割の担当者を入力する必要がありました。そのため、毎回同じ人を選び直す手間がかかっていました。
また、開始する人は、役割の担当者を知らなくても、すべての担当者を開始時に決める必要がありました。

業務の担当をよく知っているのは、ワークフローを作成する人です。今回のアップデートで、作成する人が担当者を決めておけるようになりました。

今回のアップデートでできるようになること

• 開始時の入力を減らせる：担当者が入力済みになるため、毎回同じ担当者を選び直す必要がなくなります
• 担当者の選び間違いを防げる：承認者など変えたくない役割の担当者を固定することで、間違いを防げます
• 定期実行にも反映される：スケジュールで開始するワークフローにも、デフォルトの担当者が割り当てられます

利用方法

デフォルトの担当者を設定する

1. ワークフローエディタで役割パネルを開き、役割を選択します
2. 「デフォルトの担当者」で、ユーザーまたはチームを選択します
3. 担当者を変更させたくない役割は、「すべての実行で担当者を固定」をオンにします
   
4. ワークフローを有効にします

ワークフローを開始する

1. ワークフローの開始画面、またはスケジュールの設定画面を開きます
2. 入力済みの担当者を確認し、変更が必要な役割だけ担当者を選び直します。固定された役割は変更できません
   
3. ワークフローを開始します

注意事項

以下の点にご注意ください。

• デフォルトの担当者は、有効後に開始したワークフローから反映されます。実行中のワークフローと、作成済みのスケジュールの担当者は変わりません

おわりに

今回は、Nulab Flowbaseの役割のデフォルトの担当者についてお知らせしました。本機能が、ワークフローをスムーズに開始する一助となれば幸いです。

Nulab Flowbase開発チームは、今後も皆さまの「はたらく」を楽しく、スムーズにするための改善を続けてまいります。

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