「気づいたら特定のメンバーにタスクが集中して、パンク寸前だった……」
プロジェクトを進めるうえで避けたいのが、特定のメンバーへの負荷の偏りです。とはいえ、誰がどれだけの作業を抱えているかを一件ずつ確認し、週ごとの負荷まで見積もるのは大変な作業ですよね。
今回は、遅延リスクのある課題を洗い出しつつ、担当者ごとの負荷を週単位で予測してもらうプロンプトをご紹介します。
目次
課題：負荷の偏りは、起きてからでは間に合わない
タスクの集中による遅延やメンバーの疲弊は、起きてしまってから気づいても手遅れになりがちです。かといって、全員の抱える課題と予定時間を手作業で集計し、先の負荷まで見通すのは骨が折れます。とくに「予定時間」が未入力の課題が混ざっていると、集計そのものが止まってしまうことも少なくありません。
プロンプト：入力するプロンプトは、たったこれだけ
AI
今月末期限の課題のうち「遅延リスク」があるものを抽出してください。また、各担当者の週ごとの負荷を「予定時間」を元に予測し、高負荷な週を特定してください。※「予定時間」の記載がない課題は、一律「2時間」として計算してください。
成果：担当者ごとの負荷が週単位で見え、高負荷なメンバーが浮かび上がる
- 担当者別の未完了課題数・合計予定時間・1日あたりの負荷
- 負荷レベルの高い担当者と、その主な課題の洗い出し
高負荷なメンバーと課題が見えたら、課題の期限を変更できないか検討したり、余裕のあるメンバーへ、一部の課題を割り振りしましょう。
おわりに
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