「この手順書、最後に見直したのはいつだったっけ……」
年度はじめに作った手順書も、半年経てば運用が変わっていることも多いですよね。ステータスの名前が変わった、新しい管理票ができた……。日々の業務に追われ、そうした変化を手順書に書き戻せないまま次の期を迎えてしまうのは「あるある」です。
そんなときは、手順書のドキュメントを開いた状態で、Backlog AIアシスタントに直近の課題と照合してもらう方法がおすすめです。今回は、そのプロンプトをご紹介します。
目次
【課題】手順書どおりに動くと、「今のやり方と違う」と指摘される
手順書は、書いた時点の運用を写したものです。その後の変更は課題やコメントの中で決まっていくため、手順書の側には反映されないまま残ります。
- 手順書の用語と、実際に使われている名前が食い違っている
- あとから始まった作業が、手順書のどこにも書かれていない
しかも、どこが古いのかを確かめるには、手順書と数か月分の課題を一つずつ見比べるしかありません。手間がかかるぶん、見直しはつい後回しになります。
【使うプロンプト】コピペするだけ
AI
このドキュメントに記載された手順書が古い可能性があるので更新したい。直近1~2ヶ月以内に対応した関連課題とドキュメントの内容を照合してください。現行の運用と合わなくなっている可能性がある記述と、修正案を示してください。
補足情報
*もし表示されていない場合は、ご利用中のプランやスペース設定の条件を満たしていない可能性があります。こちらより表示されない場合の条件や設定の手順をご確認ください。
【実際の回答】直すべき箇所が、優先度つきで並ぶ
- 実際の運用と合わなくなっている記述と、その根拠になった課題
- 手順書にそのまま書き足せる修正案
- すぐ直すべきものと、まだ様子を見るべきものの区別
たとえば「障害・問い合わせ対応手順書」を照合したところ、回答は照合期間（2026年8月〜9月）と参照した課題数（10件）を示したうえで、最優先の修正点を挙げました。
さらに、8〜9月に完了した課題から「バグ管理票」の運用が始まった可能性を読み取り、第5章と第7章に追記する文案を出しています。一方で、確定までは至っていない変更は「経過観察」として分けて挙げられていました。
これは、あくまでたたき台としての提案です。課題に書かれていない事情はAIには読み取れないため、修正案は担当者と確かめてから反映するのがおすすめです。
おわりに
Backlog AIアシスタントは、あなたの「専属アシスタント」としてあなたをサポートします。ぜひ今日から、Backlog AIアシスタントを日々の業務に取り入れてみましょう。
AIアシスタント の使い方・セキュリティ・事例をまるっと確認する：
Backlog AIアシスタント情報まとめ｜使い方・料金・活用事例をまるっと紹介 | Backlogブログ
Backlog AIアシスタントのの概要・使い方・料金・プロンプト・活用事例・ダウンロード資料まで1ページに集約。知りたい情報にすぐたどり着…
backlog.comほかのプロンプトを見る：
Backlog AIアシスタント 活用プロンプト集まとめ｜“やりたいこと”から探す | Backlogブログ
Backlog AIアシスタントのプロンプトを目的別にまとめました。タスク整理・進捗把握・報告・振り返りまで、業務シーンに合ったプロンプトを…
backlog.com