「Backlogのドキュメントに書いたマニュアル、自分以外が読んでもわかるのかな……」
マニュアルを書き上げたとき、自分では筋が通っているつもりでも、初めて読む人に通じるかは判断しにくいものです。かといって、新しく入った人に「わかりにくいところはある？」と聞いても、遠慮して本音は出てきません。
そんなときは、マニュアルを書いたBacklogのドキュメントを開いた状態で、Backlog AIアシスタントに「初心者が困るところ」を指摘してもらう方法がおすすめです。今回は、そのプロンプトをご紹介します。
目次
【課題】書いた本人には「抜け」が見えない
手順書を書くのは、たいていその業務に慣れた人です。慣れているからこそ、当たり前のことほど書かずに済ませてしまいます。
- 「〇〇を開く」とだけ書いてあり、それがどこにあるのかを書いていない
- ログインやアクセス権の取得など、作業の前提になる情報が抜けている
書いた本人は、読み返しても頭の中で自然に補ってしまうため、抜けに気づけません。新しい担当者がつまずいて初めて発覚し、そのたびに質問対応に追われます。
【使うプロンプト】コピペするだけ
AI
このドキュメントを読み込んでください。このドキュメントに書かれている内容を初心者がやる際に、困ることはありますか？
補足情報
*もし表示されていない場合は、ご利用中のプランやスペース設定の条件を満たしていない可能性があります。こちらより表示されない場合の条件や設定の手順をご確認ください。
【実際の回答】初心者が手を止めそうな箇所を、理由つきで教えてくれる
- 初心者が困りそうなポイントの一覧
- それぞれについて、手順書のどこに、何が書かれていないかの説明
たとえば「社員証発行マニュアル」を読み込ませたところ、STEPの随所で「社員証管理台帳を開く」「台帳に記録する」と出てくるのに、台帳がどこにあるのか（Excelファイルなのか、社内システムなのか）、どう操作するのかが説明されていない、という指摘が返ってきました。
どちらも、手順そのものではなく、手順にたどり着くまでの準備の話です。慣れた人ほど書き忘れやすい部分を、第三者の目で拾ってくれます。
これは、あくまでたたき台としての提案です。Backlog AIアシスタントは社内の実際の運用までは知らないため、指摘された点が本当に説明すべきことかどうかは、書いた人自身が判断する必要があります。指摘をもとに追記したら、実際の担当者に一度読んでもらうとより確実です。
おわりに
Backlog AIアシスタントは、あなたの「専属アシスタント」としてあなたをサポートします。ぜひ今日から、Backlog AIアシスタントを日々の業務に取り入れてみましょう。
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