「前任者に聞かないと分からない」――異動のたびに、この状態が繰り返されていませんか。
官公庁や自治体、教育機関などの業務は、限られた人員で複数の部署や外部ベンダー、関係機関を巻き込みながら進むものが少なくありません。メールと共有フォルダ、部署ごとに異なる管理表が並び立ち、状況を確認するだけで一日が終わってしまう。そのうえ数年ごとの異動で担当者が入れ替わり、せっかく積み上げた進め方がまた一から、ということも起こります。
止めるわけにはいかない業務を、限られた人数でどう回していくか。今回は、実際にBacklogでこの課題に向き合った2つの事例から、そのヒントを探ります。
目次
官公庁・自治体・教育機関に共通する課題とBacklogでの対応
官公庁や自治体、教育機関などの仕事は、庁内・学内の複数部署に加え、外部ベンダーや関係機関、住民・利用者と、立場の異なる相手のあいだで進みます。民間企業と違い、対応の経緯を記録として残す必要がある点も、この分野ならではの特徴です。
なかでも構造的な課題としてよく挙げられるのが、数年ごとの人事異動です。時間をかけて積み上げた進め方やノウハウが、担当者の交代とともに十分に引き継がれないまま失われていく。業務手順が担当者ごとに違い、暗黙知として受け継がれている領域があれば、引き継ぎはさらに難しくなります。加えて、部署ごとに管理表の形式が違えば、状況を把握するだけで確認作業が積み上がり、そのための電話や会議が本来の業務時間を圧迫していきます。
限られた人員で複数の案件を並行して抱える組織ほど、1人が持っている情報を関係者全員が同じ形で見られるようにすること自体が、確認作業を減らす近道になります。
そこで、官公庁・自治体・教育機関でよく聞かれる課題と、Backlogでの対応の考え方を整理しました。
| ✕ 官公庁・自治体・教育機関が抱える課題 | ✓ Backlogで対応できる機能 |
|---|---|
| 定期的な人事異動でノウハウが引き継がれない | ドキュメント機能と課題の履歴に、判断の経緯ごと蓄積 |
| 部署ごとに管理表の形式が異なり、確認作業が膨大 | 課題管理・ガントチャートへの一元化でフォーマットを標準化 |
| 外部ベンダーとのやり取りがメールに埋没する | 課題単位でやり取りを整理。メールへの返信でもコメント登録 |
| 決裁や対応の証跡を残す必要がある | 課題の起票と承認コメントが、そのまま記録として残る |
| 業務手順が担当者ごとに違い、暗黙知になっている | 課題テンプレートで手順と確認項目を明文化 |
| 確認のための電話・会議が多く、本来業務を圧迫する | 同じ画面で状況を共有し、報告のための打ち合わせを削減 |
| 限られた人員で複数の案件を並行して抱える | 担当者と期限を課題に設定し、抱えている量を可視化 |
| 関係者が多く、複数の団体や企業とのやり取りが発生する | ユーザー数無制限*。関係者全員を同じプロジェクトに招待し、同じ情報を共有 |
* プランにより異なります。詳しくは料金プランをご確認ください。
どれも「新しい業務フローを一から作る」のではなく、「今のやり方をそのままBacklogに置き換える」ことで解決できる点がポイントです。
大掛かりなシステム刷新をしなくても、記録の残し方を少し変えるだけで、情報の流れは大きく変わります。実際にこうした課題に向き合い、Backlogを活用している2つの事例を見てみましょう。
事例に見る、Backlog活用のポイント
「メール中心のやり取り」から脱却（経済産業省 様）
課題：
省内ツールでは省外とのやり取りに制限があり、ベンダーとの連絡はメールに集中していました。課題管理表もベンダーごとに形式が異なり、ファイルの整合性を保つ作業に多くの時間を費やしていました。
Backlogの使い方：
プロジェクトをBacklogに統一し、タスクを軸に会話を進行。ガントチャートは画面共有してそのまま会議資料にしています。ドキュメント機能は人事異動時の引き継ぎにも活用しています。
効果：
事務作業の時間は3分の1まで減少。導入当初7プロジェクト・100人体制だった利用が、70〜80プロジェクト・約1000人体制へと拡大しました。
経済産業省が事務作業を3分の1に削減！行政手続オンライン化の一翼を担う | 導入事例 | チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツールBacklog
経済産業省では、2018年7月の部署立ち上げ当初からBacklogをプロジェクト管理の標準ツールとして導入、現在Backlog活用の幅はさら…
backlog.com「情報の分散」を解消（九州大学 様）
課題：
外部ベンダーとはメール、タスク管理は課内限定のツール、関係部署とは共有フォルダと手段が分かれ、3者間でリアルタイムに情報を共有できていませんでした。
Backlogの使い方：
3者間のやり取りをBacklogに集約し、定例会議は画面を見ながら実施。システム変更時は課題を起票して上長の承認を得るフローを運用し、証憑としても保存しています。
効果：
定例会議の時間は90分から60分へと30%短縮。ドキュメントにノウハウを蓄積したことで、異動の多い職場でも新任者がスムーズに業務に入れるようになりました。
会議時間を30%削減し資料作成は不要に。コロナ禍のテレワーク移行でも活躍 | 導入事例 | チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツールBacklog
九州大学では、事務用電子計算機システム機種更新のプロジェクト管理を目的にBacklogを導入、ご活用いただいています。
backlog.com今のやり方はそのままに。まずは1つの案件から
最初から全庁的・全学的な運用ルールを整備する必要はありません。1つの案件や課から使い始め、少しずつ利用の幅を広げていくことで、無理のない導入が期待できます。
まずは、今動いている案件を1つだけ、Backlogのプロジェクトにしてみてください。担当者と期限を設定し、やり取りをコメントで残す。これだけで、これまでの進め方を大きく変える必要はありません。
そうして積み重ねた課題やコメントは、いつの間にか「前任者に聞かなくても分かる」案件の記録として蓄積されていきます。確認のための電話や会議が減り、日々のやり取りがそのまま引き継ぎ資料になる。特別な文書を新たに作らなくても、記録が資産になる仕組みがつくれます。
異動があっても止まらない業務づくりの第一歩を、Backlogで踏み出してみませんか？30日間の無料トライアルで、「あの件、どうなっていましたか」と確認して回る手間がどれだけ減るか、まずはご自身の部署で確かめてみてください。