「プロジェクト管理ツールなんて、大企業が使うものでしょう？」
「うちは数人のチームだし、チャットと口頭でなんとかなっているから…」
このように考えていませんか？実は「チームが3人」いれば、プロジェクト管理ツールは劇的な効果を発揮します。
しかし、いざツールを導入しようとしたとき、「現場が使ってくれないのでは？」と不安に思う経営者やリーダーの方は少なくありません。
目次
ツール導入直後に立ちはだかる「タスクの粒度」問題
実際、ツールを導入した直後につまずきやすい壁の１つが「タスクの粒度（細かさ）」の問題です。 導入企業の多くのお客様が、業務をどのようにツール上の「課題（タスク）」として落とし込むべきか、その粒度について悩まれています。
現場から寄せられる「ジレンマ」のリアルな声
実際の企業様からは、このようなリアルな声が寄せられています。
- 「課題を細かくしすぎると現場の入力が面倒になってしまい、みんなが使わなくなってしまう」
- 「タスクの分解がうまくできず、抽象的な内容のまま登録してしまう。結果的に『具体的に何をすればいいか分からない』状態に陥り、行動に移せない」
- 「課題が細分化されていないために進捗を更新する癖がつかない」
このように、「細かすぎると入力されない」「大きすぎると動けない」というジレンマは、多くのチームが通る道です。
完璧な運用ルールは不要！まずは「仮決め」で走り出そう
だからといって、最初に完璧な運用ルールを決める必要はありません。むしろ、最初から完璧な粒度を目指そうとすると、ツール導入そのものがストップしてしまいます。
「はじめてのプロジェクト管理ツール」としてBacklogが選ばれる理由は、難しいルールで現場を縛らなくても、機能の力で柔軟にカバーできるからです。 まずは以下の目安で「仮決め」して走り出しましょう。
目安1：「1〜2日で終わる量」で区切る
数週間かかる作業は中身が見えにくくなります。まずは「1〜2日程度で完了できるボリューム」を目安にタスクを切り出してみましょう。
目安2：「担当者が変わるタイミング」で区切る
「今、誰のボールか」を明確にするため、タスクは担当者が変わるタイミングで分けます。
- NG例：企画書の作成と承認（担当：複数人）
- OK例：ドラフト作成（Aさん）/ レビュー（Bさん）/ 最終承認（Cさん）
目安3：迷ったらBacklogの機能で「後から調整」する
もし粒度が合わなかったら、後から直せばいいのです。
- 大きすぎた場合：進捗が数日止まっているようなら、その課題を「親課題」に格上げし、より小さな「子課題」へ分割しましょう。
- 細かすぎた場合：通知が鳴り止まないようなら、Backlogの「チェックリスト機能」を活用します。課題自体は少し大きめに保ちつつ、細かい作業手順はチェックボックスで管理すれば、入力の手間と抜け漏れ防止を両立できます。
さらにBacklogでは、子課題の下にもう一段、「孫課題」を作れるようになりました※注。これにより、「親課題 → 子課題 → 孫課題」の3階層で、大・中・小の粒度をひとつのプロジェクトの中で表現できます。
たとえばWebサイトのリニューアルなら、次のような分け方で利用できます。
- 親課題：コーポレートサイトのリニューアル（大：プロジェクト全体の見通し）
- 子課題：デザイン制作（中：フェーズや担当チームの単位）
- 孫課題：トップページのワイヤーフレーム作成／下層ページのデザイン作成（小：1〜2日で終わる、手を動かす単位）
孫課題について
タスクの粒度は「チームで育てる」もの
まずは小さなチームで試してみませんか？ タスクの粒度は、プロジェクトを進めながらチームにとって心地よいサイズへと育てていくものです。
最初は親課題と子課題の2階層でシンプルに始めて、プロジェクトが大きくなったり、担当者が増えて分担が細かくなったりしたタイミングで孫課題を使う。Backlogなら、チームの成長に合わせて粒度の「器」も広げていけます。
Backlogには30日間の無料トライアルがあります。 まずはトライアル期間中に粒度を「仮決め」し、使いながら調整してみましょう。