大規模プロジェクトにおいては、進捗管理や品質管理をPM（Project Manager）が一人で担うのは困難です。そこで、プロジェクトマネジメントを支援し、PMを支える役割を果たすPMO（Project Management Office）を配置することがあります。
今回は、PMOの役割や必要とされる理由、導入するメリット・注意点について解説します。さまざまなPMOの種類や関連する資格にも触れていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
PMOとは
PMOとは、組織内のさまざまなプロジェクトをチームで担当する部門・チームを指します。特定のプロジェクトの進捗管理や品質管理を担うのではなく、複数のプロジェクトを横断的にマネジメントするのが特徴です。
PMOの主な役割やPMとの違い、PMOの必要性について整理してみましょう。
PMOの主な役割
PMOはプロジェクトマネジメントを専門に担う部門・チームです。主な役割として、次のものが挙げられます。
・プロジェクトマネジメント業務の支援
・プロジェクトマネジメントの標準化
・プロジェクトマネジメントに必要な人材育成
・プロジェクト間のコストやリソースの調整
・プロジェクト環境の整備
・プロジェクトに付随する管理業務
個々のプロジェクトは、企業戦略や事業戦略を体現するために設置されています。各プロジェクトの成功率を高め、経営戦略・事業戦略に掲げられた目標を着実に達成していくことがPMOの本質的な役割といえるでしょう。
PMOとPMの違い
PMはプロジェクトの統括責任者として、プロジェクト全体を指揮するポジションです。プロジェクトマネジメントはPMが舵取り役として果たすべき役割の1つといえます。
一方、PMOはプロジェクトマネジメントに特化した部門・チームです。マネジメントに関連する業務を遂行し、PMを支える役割を担います。大規模プロジェクトにおいては、プロジェクト内で小単位のプロジェクトが複数進行しているケースも少なくありません。こうしたケースでは、一人のPMに対して複数名のPMOがマネジメント支援を行うこともあります。
PMOはなぜ必要なのか？
大規模なプロジェクトにおいては、携わるメンバーの人数が多くなることに加え、各々の役割も細分化されていきます。プロジェクトマネジメントに求められる役割も多岐にわたるため、PMが意思決定に割り当てられる時間が物理的に少なくなりがちです。
プロジェクトの舵取り役であるPMにとって、意思決定に費やす時間が確保できない状況はリスクと言わざるを得ません。プロジェクトを適切に遂行するためにも、マネジメントに特化したPMOによる支援が求められているのです。
PMOはPMの下支え的な存在で、従来はPM個人の能力に頼っていたプロジェクトマネジメントを組織的にチームでサポートするという関係性です。大規模なシステム開発プロジェクトにおいてPMOは欠かせない存在です。
PMOを導入するメリット
PMOを導入することによって、どのようなメリットが得られるのでしょうか。とくに重要度の高いメリットとして、次の2点が挙げられます。
意思決定の精度を高められる
PMOがマネジメントを支援する最大の目的は、PMの意思決定をサポートすることです。プロジェクトの状況を随時把握し、適切に管理する部門・チームが介在することによって、PMは迅速で的確な意思決定をしやすくなります。
PMによる意思決定の精度向上は、迅速かつ正確な経営判断を実現するためにも重要なポイントといえるでしょう。PMがプロジェクトマネジメントに追われることのないよう、意思決定に集中しやすい環境を整えられることは、PMOを導入する大きなメリットです。
内部事情の影響を受けにくい
プロジェクトには複数の部門が関わるケースも少なくありません。各々の従業員や部門間の力関係といった社内特有の事情が、円滑なプロジェクト運営に支障をきたすことも考えられます。
PMOは第三者の見地からプロジェクトマネジメントに携わるため、こうした内部事情の影響を受けにくいというメリットがあります。部門間の意見調整が必要なケースにもおいても、客観的な立場から意見を述べられることはPMOを導入するメリットといえるでしょう。
PMOを導入する際の注意点
PMOを導入する際には、いくつか注意しておくべき点もあります。PMOのメリットを最大限に活かすためにも、あらかじめ次の2点を押さえておきましょう。
チームメンバーが萎縮してしまう可能性がある
PMOに適任の人材として、大規模プロジェクトを複数率いてきた経験豊富なPMが選ばれる傾向があります。プロジェクトに参画するメンバーから見た場合、ベテラン勢として映る可能性は十分にあるでしょう。
こうした人材がプロジェクトマネジメントにあたることで、チームメンバーが必要以上に萎縮してしまうことが想定されます。PMOを導入する際には、PMOの役割や導入の意図について丁寧に説明し、チームメンバーが働きやすい環境を整えることが大切です。
PMとPMOの関係性が鍵を握る
PMOとして参画する人材のスキルや経験によっては、PM以上に現場で頼られるケースも想定されます。実質的なPMの役割をPMOが担うようになり、PMがPMOに依存してしまう可能性もあるのです。
反対に、PMとPMOの間で意見の対立が生じるなど、軋轢の原因にもなり得ます。PMとPMOが担うべき役割を明確にし、最終的な意思決定はPMが下すよう徹底する必要があるでしょう。PMとPMOの関係性がプロジェクト成否の鍵を握っていることを、双方が十分に理解しておく必要があります。
PMOのタイプ別アプローチ
プロジェクトマネジメントと一口に言っても、実はさまざまなアプローチがあります。PMOを導入する際の注意点に挙げた事態に陥らないようにするためにも、自社に合ったPMOのアプローチを検討しておくことが大切です。
支援型・助言型
PMから要請を受けて、必要に応じて助言や支援を行うマネジメントのスタイルです。プロジェクトの意思決定者はあくまでもPMであり、PMOは意思決定を支援するポジションであることを明確にできます。
ただし、PMOの支援が必要なタイミングをPMが適切に判断できなければ、支援型・助言型PMOの強みを引き出すことができません。スキルや経験に自信のあるPMほど、PMOに相談するべきタイミングを逸してしまう恐れがあります。PMOを適切に活用できるかどうかがPMに問われるでしょう。
管理型・コントロール型
PMから情報を集め、管理・統括することでプロジェクトを円滑に回すスタイルです。大規模プロジェクトなど、管理に要する工数が多い場合に適したアプローチといえるでしょう。
一方で、PMがPMOの知識・経験に依存し切ってしまうリスクも孕んでいます。プロジェクトマネジメントに関わる業務とそれ以外の業務について、PMが果たすべき役割を明確に切り分けておくことが重要です。また、参画するメンバーに対しても、統括責任者はPMであることを周知徹底しておく必要があります。
指揮型
PMOがプロジェクトに直接介入し、PMやメンバーを指揮するスタイルです。PMOが実質的な司令塔となることから、PMOが持つ知識・経験を存分に活かすことができます。
指揮型のアプローチが効果を発揮するのは、プロジェクト内で重大な問題が発生しているようなケースでしょう。問題が解消され、正常なプロジェクト運営が可能になるまでの一時的な措置として有効です。また、若手のPMを育成していく目的で指揮型のPMOを導入するのも1つの方法といえます。
PMOの種類
PMOが重点的に果たす役割によって、いくつかの種類に分類することができます。代表的なPMOの種類として、PMOアドミニストレーター、PMOエキスパート、PMOマネージャーの役割を押さえておきましょう。
PMOアドミニストレーター
プロジェクト関連の社内プロセスを円滑に進める役割を果たします。PMO事務とも呼ばれることもあるように、事務局の意味合いが強いのが特徴です。
たとえば、プロジェクトに関連するデータの収集や情報共有、書類作成、経理処理、メンバーの勤怠管理などを行うことが想定されます。PMの業務負担を軽減することがPMO導入の主な目的であれば、PMOアドミニストレーターが適しているでしょう。
PMOエキスパート
プロジェクトのルール策定や標準化など、環境を整える役割を果たすPMOです。プロジェクトの各種プロセスの改善や情報定義の策定、活用するツール類の管理、利害関係者との各種調整、人材開発などが主な役割として挙げられます。
プロジェクトマネジメントの属人化を防ぎ、再現性のあるナレッジとして社内に蓄積していく上で有効なアプローチといえるでしょう。一方で、PMOエキスパートが担うのはプロジェクトの仕組み作りのため、各プロジェクトのマネジメント実務をどの程度支援するべきかを明確にしておく必要があります。
PMOマネージャー
PMOの各チーム・組織を管理する役割を担います。PMOの組織戦略や予算管理など、PMOに関するマネジメント業務全般を引き受けるポジションです。
一例として、PMO組織の戦略や活動計画の策定、PMOメンバーの勤怠管理、人材育成、予算管理、投資判断といった役割が挙げられます。PMO組織が複数にわたる場合や、携わるメンバーの人数が多い場合に必要とされるポジションといえるでしょう。
PMOの関連資格
PMOに必須の資格はなく、スキルや実績、人柄といった要素が重視されるポジションです。ただし、PMOとして求められる知識を研鑽し、PMOの役割を担う人材を育成していく上で、関連資格が役立つこともあります。PMOの主な関連資格は次の2つです。
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格
一般社団法人日本PMO協会が運営する資格で、新人PMOの登竜門的な位置づけの資格といわれています。後述するPMOスペシャリスト認定資格の受験資格でもあることから、PMOとしてのキャリア形成に役立つ資格です。
資格取得後は2年ごとに更新が行われるため、プロジェクトマネジメントに関する最新の知識を保有していることを証明できます。PMO関連資格の取得を目指す人にとって、はじめに取得しておきたい資格といえるでしょう。
PMOスペシャリスト認定資格
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格の上位資格として位置づけられています。PMOの役割や具体的な事例、PMOとしてのミッション管理など、より実践的な知識が問われます。正答率80％以上が合格基準となっており、難易度の高い資格であることから、PMOとしての強みになり得る資格です。
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格と同様、2年ごとに更新が必要です。更新の際にはセミナーや講座に参加することになるため、PMOの最新動向を把握できることも取得するメリットといえます。
まとめ
PMOはプロジェクトマネジメントに特化した部門・チームの総称です。PMOの導入によってPMの負担が軽減される一方で、チームメンバーやPMが仕事をしにくい環境にならないよう、プロジェクトに対するPMOの関わり方を慎重に見極める必要があります。
今回紹介したPMOのメリット・注意点やタイプ別アプローチを参考に、ぜひ自社に合ったPMOのあり方を検討してみてください。PMOが有効に機能することによって、プロジェクト運営がいっそう円滑になるはずです。