PMOという言葉を聞いたことはありますか？PM（プロジェクトマネージャー）と勘違いしやすく、PMとPMOは実務領域で被っている部分も多いですが、それぞれ異なる役割を果たします。
この記事ではPMOの意味と導入するメリット・デメリット、PMOに求められる資質について解説します。PMOに関する知識を包括的に理解したい人はチェックしましょう。
PMOでよく見かける組織形態は、部門としてPMO部があるパターンと、プロジェクト内のPMの下部に配置しているパターンです。部門としてPMO部がある場合は、組織全体のプロジェクトコントロールをする役割があります。この記事では、プロジェクト内のPMの下部に配置しているパターンを見ていきましょう。
プロジェクト内に配置している場合は、役割などはほぼPMと同じで、各プロジェクトの進捗管理を担当します。主に大規模プロジェクトで、PMのみではプロジェクトを管理しきれないときにPMOが導入されます。
目次
PMOとは？PMとの違い（意味、役割、業務内容）を紹介
あなたは大規模な開発プロジェクトに参加したことはあるでしょうか？通常ならば、プロジェクトはPMがマネジメントと品質管理を行います。プロジェクト全体を指揮し、ゴールにたどり着けるよう舵取りする役割を負います。
しかし、プロジェクトが大規模になればなるほどPMのみで進捗管理・品質管理をすることは困難です。数百人単位の大規模プロジェクトを1人のPMが管理・監視することは物理的にも不可能です。そこで登場するのが、今回紹介する「PMO」という部門です。
PMOは、大規模プロジェクト内で乱立している細かいプロジェクトのマネジメントをチームで担当します。1人のPMをチームで活動して支えていくのがPMOというイメージです。
PMOとは？
PMOとは「プロジェクトマネジメントオフィス」の略です。言葉のとおり、プロジェクトマネジメントをする部門です。PMをチームでバックアップしてシステム開発の成功率を上げることを狙いとします。
PMOの仕事はPMと似た部分も多く、プロジェクトの成功を大きく左右する重要な部門です。PMOやPMが機能していないとプロジェクト全体の統括が出来ず、開発プロジェクトが頓挫するリスクが高いです。
システム開発の現場すべてにPMOが必要とは限りません。小規模の案件であればPMのみでマネジメントするケースもあります。しかし最近ではシステム開発の大規模化にともない、PMOを導入する現場も多くなっています。
PMOの役割とは？
PMOの役割は、個別のプロジェクト管理・システムの品質向上・リソースとコストの調整・人材開発など広範囲に及びます。
一言でPMOの仕事を表すなら「品質・進捗管理担当者」です。現場の進捗が計画どおり進んでいるか、バグなど品質問題がないかチェックするのがPMOの仕事です。
大規模プロジェクトにおいて、PM1人がプロジェクトすべての工程に目を光らせることは物理的に不可能です。PMOはPMの代わりに個別のプロジェクトの進捗管理などをして、システム開発が頓挫しないように調整します。
システム開発の標準書の作成や日々の進捗管理・不具合発生時の原因究明や再発防止の徹底もPMOの仕事です。
一言でPMOと言っても担当する仕事の範囲はとても多いです。通常はPMOチームの中で担当作業の分担をしてマネジメントにあたります。
PMOとPMの違いとは？
マネジメント権限の大きさが違います。PMOは大規模プロジェクト内の個別プロジェクトをマネジメントするのに対し、PMはプロジェクト全体のマネジメントをします。全体の一部をマネジメントするPMOに対し、全体をマネジメントするPMというイメージです。
しかし、担当している範囲は違っても、仕事内容についてはPMOもPMも大きな違いはありません。プロジェクトの進捗管理・品質管理を徹底し、無事にシステムをリリースする、というゴールは同じです。
PMOはPMの下支え的な存在で、従来はPM個人の能力に頼っていたプロジェクトマネジメントを組織的にチームでサポートするという関係性です。大規模なシステム開発プロジェクトにおいてPMOは欠かせない存在です。
PMOを導入する必要性とは？
PMOは間接部門なので、目に見える利益を産まない部門です。PMOの派遣サービスを提供している会社もあります。自社でPMO部門を持つのがコストに見合わない場合、外注に任せることもひとつの方法です。
それでは、PMOを社内で導入するメリット・デメリットは何なのか見ていきましょう。結論から書くと、大規模開発プロジェクトに関わることが多い会社は、PMOの導入を前向きに検討した方が良いでしょう。
PMOを導入するメリット
PMOは、システムの進捗を徹底して管理できるのが大きなメリットです。
小規模プロジェクトであればPMがすべてに目を光らせることも可能ですが、人数が増えるとそうはいきません。
最近は、技術の複雑化や働き方の多様化などで、協力会社、フリーランスなどの人員管理の手間も増加しています。PMOを導入すれば肥大化したマネジメント業務に適切に対応できます。
他にも、PMOのメリットは、PM個人の実力に頼っていたマネジメントをPMOがチームとして支えるのを可能にすることです。PMOの導入はプロジェクトマネジメントの強化に直結します。
PMOを導入するデメリット
PMO導入のデメリットは、進捗管理に重きを置きすぎてしまい、コミュニケーション不全や他部署への無関心を引き起こしてしまうリスクです。
PMOが管理することにこだわりすぎると現場の粗探しが始まります。
PMOなので進捗管理に目を光らせるのは当然のことですが、それ以上に大切なことはプロジェクト全体の成功です。PMOは各部署の中継役、潤滑油としての役割を果たすべきですが、進捗管理のみに力を入れているPMOも少なくありません。
進捗管理のみ厳しく追求した結果、各部門が保身に走り、担当の曖昧なグレーゾーンに誰も手をつけないというケースもあります。そうなるとプロジェクトは大炎上します。
機械的に厳しくプロジェクト管理するのがPMOの仕事ではありません。メンバーと人間関係を築き、チーム全体の能力を底上げしないといけません。
PMOは各部署の調整役として高いコミュニケーションが必要になる部門なのです。
PMOを導入すべきケースとは？
大規模プロジェクトの開発においてPMOの導入は必須です。
チームメンバーが増えれば増えるほど、システム標準書の徹底や開発プロセスの整備は重要性を増していきます。
一方で小規模プロジェクトの場合は、PMOはほぼ不要です。PMOを導入することによって、逆にコミュニケーションコストが増加してしまうリスクが高くなります。
PMOの派遣サービスをしている会社もあります。自社のリソースに限界がある場合は他社からPMOを派遣してもらいましょう。
一定以上の規模の会社は自社でPMO部門を育てることを前向きに検討することをおすすめします。
PMOに求められるスキルとは？
「PMOの役割とメリット・デメリットについては理解できた。実際にPMOを設立したいけど、人員選抜をどのようにすべきか」と悩んでいるあなたに、PMOに必要なスキルと向いている人の特徴をお伝えします。
PMOは機械的な人や高圧的な人では務まりません。
なぜならプロジェクトメンバーはみな感情のある人間だからです。進捗遅れやバグの発生を一方的に糾弾しているだけでは、PMOの存在する価値はありません。
不具合の原因究明や作業しやすい環境づくりに進んで取り組める人がPMOに向いています。
PMOに必要な資格とは？
オフィス系ソフトを使用して業務をしたことが無い方は、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）資格があると役に立ちます。
マネジメントの仕事は、オフィス系のソフトを扱う機会が多いです。業務書類の作成がスムーズにできることを目指してください。
また、プログラミング言語に対する知見・理解も必須です。開発現場経験もあると、現場とスムーズにコミュニケーションが取れるので有利でしょう。
資格ではありませんが、高いコミュニケーション能力はPMOに必須です。利害調整能力と言い換えてもよいでしょう。
アメとムチの使い分けが上手い人がPMOに向いています。
PMOに向いている人とは？
PMOに向いている人は、気配りのできる人です。相手の気持ちに配慮できる人と言い換えることもできます。
プロジェクトメンバーは血の通った人間です。相手への物の伝え方・言い方に気をつけられるとベストです。
指摘すべき点は指摘するけれど、普段はメンバーと上手くコミュニケーションをとれる人が向いています。進捗管理を徹底するあまりメンバーを糾弾しているようでは、プロジェクトは成功しません。
もちろん、現場の要望にあわせているだけではプロジェクトの統率が取れず、プロジェクト成功率が格段に下がってしまいます。
現場のメンバーと仲良くやりつつ、必要な場面で適切に叱咤できる「メリハリのついた人」がPMOに適任です。間違っても一方的にミスを叱責する人はPMOにするべきではありません。
PMOに必要とされるスキルとは？
PMOにはプログラミング能力とコミュニケーション能力・マネジメント能力・文書作成能力が求められます。
プログラミングが分かっていないとエンジニアと打ち合わせができません。ITに関わる幅広い知識をもっていないと務まらない役割であり、人とのコミュニケーションが下手だとマネジメントが上手くいきません。
業界の資格も大切ですが、開発の実務経験やお客様対応経験を積んでいるかどうかもPMO適正のチェックポイントになります。
全体のまとめ
PMOについて理解できましたか。文字でPMOの役割を説明するのは簡単ですが、実際にPMOとして成果を上げていくことは難易度の高い業務です。
なぜなら、人は理屈だけでは動かないからです。PMOは立場上、メンバーに対して叱咤激励を飛ばすことが多いですが、やりすぎるとメンバーがPMOに協力してくれなくなります。
PM、PMO、各部署のメンバーが一丸になってプロジェクトは成功へと進みます。チームワークを大切に前へ進んでいきましょう。
