プロジェクトの進捗管理は、目標達成への道筋を明確にし、チームの生産性を最大化する重要なプロセスです。現状と計画のズレを把握し、迅速に対応することで、プロジェクトの成功確率を高められます。
効果的な進捗管理により、作業の抜け漏れや遅延を防ぎ、問題を早期に発見可能です。これにより、適切な対策を講じて、プロジェクトの遅れや失敗を防げます。
本記事では、プロジェクトの進捗管理の重要性やメリット、成功させるポイントなどを解説します。最後には、プロジェクトの進捗管理に便利なツール「Backlog」についても紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
Backlogの製品情報について気になる方は、下記をご参照ください。
参考： Backlog｜チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール
目次
プロジェクトの進捗管理とは
プロジェクトの進捗管理とは、目標達成に向けた作業の実行状況を追跡し、計画通りに進行させるためのプロセスです。具体的には、タスクの進行、リソースの利用状況、スケジュールを継続的に管理します。
この管理の主な目的は、遅延や問題を早期に発見し、迅速に対応することです。問題が拡大する前に対策を講じることで、プロジェクト全体への悪影響を最小限に抑えられます。
適切な進捗管理により、素早い情報共有と迅速な意思決定が可能になります。これにより、品質の維持、時間とコストの効率的な管理が実現します。その結果、プロジェクト成功の可能性が高まるのです。
プロジェクトの進捗管理の手法
プロジェクトの進捗管理に用いられる手法を4つご紹介します。
- WBS
- ガントチャート
- カンバン
- バーンダウンチャート
各手法の特徴と利点を理解し、適切に活用することで、プロジェクトの成功率を高められます。順番に解説しましょう。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクト全体を階層的に分解し、詳細な作業単位に分けていく手法です。WBSを活用することで、作業の洗い出しが容易になり、抜け漏れを防げます。
WBSの最大のメリットは、プロジェクト全体が可視化されることです。階層構造により、各作業の関連性や依存関係が明確になり、工数の見積もりも容易になります。
加えて、チーム全体でWBSを共有することで、プロジェクトメンバーは進捗状況を素早く共有でき、チームの連携が強化されます。結果として、プロジェクト管理の効率性と正確性が向上し、業務品質の向上が期待できるでしょう。
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backlog.comガントチャート
ガントチャートは、プロジェクトのスケジュールを一目で理解できるようにする方法です。各タスクの開始日、終了日、期間を横棒で表現し、全体の流れを把握しやすくします。
ガントチャートは主にWBSと組み合わせて利用されます。WBSで分解された作業をガントチャートの縦軸に配置することで、プロジェクトの構造と時間軸を同時に可視化できるのです。
これはヌーラボが提供するサービス「Backlog」で利用できるガントチャートです。ドラッグ＆ドロップで期限を簡単に変更できる、進捗状況でタスクを色分けできる等、効率的に進捗管理ができる機能が備わっています。
このような使いやすいツールを利用することで、ガントチャートをより効果的に活用できるようになります。
カンバン
カンバンはトヨタ生産方式から派生したタスク管理手法です。「未着手」「進行中」「完了」などの列を設け、タスクを進捗状況に応じて移動させることで、タスクの状況を把握します。
カンバンの最大の特徴は、プロジェクト全体の作業状況が明確になる点です。これにより、遅延や問題に素早く気付くことができます。また、進捗の更新はタスクカードを移動させるだけで完了するので、作業の手間が少ない点もメリットです。
Backlogのボード機能では、PCの画面でカンバンを手軽に利用できます。ドラッグ＆ドロップで簡単にタスクのステータスを変更できるため、効率的な進捗管理が可能です。
関連機能：ボード | 機能 | Backlog
バーンダウンチャート
バーンダウンチャートとは、残りの作業量と、作業に必要な時間の関係を視覚化したグラフです。この手法を用いることで、計画と実績の差異を簡単に把握でき、プロジェクトの健全性を評価できます。グラフは主に3本の線で構成されています。
- 実績線：実際の作業の進み具合を示します。
- 計画線：当初の作業計画を表します。実績線がこの線に沿っていれば、予定通りにプロジェクトが進行していることを意味します。
- 理想線：理想的な進捗を示す直線です。計画線と比較して、計画の妥当性を確認するために利用されます。
これらの線を比較することで、プロジェクトの現状や問題点を早期に特定し、必要な対策を講じることができます。
関連機能：バーンダウンチャート | 機能 | Backlog
プロジェクトの進捗管理によって得られる3つのメリット
進捗管理を実施することで、以下の3つのメリットが得られます。
- 情報共有が容易になる
- 作業の抜け漏れ・遅延を防止できる
- メンバーのモチベーション向上につながる
ここからは、適切な進捗管理によって得られるメリットを詳しく解説します。
1. 情報共有が容易になる
プロジェクトの進捗管理を実施することで、チーム全体で最新の状況を共有できるようになります。
例えば、ガントチャートやボードを活用すれば、メンバーは遅延や問題点を即座に把握できます。これにより、迅速な対応ができるようになり、プロジェクトの遅れを最小限に抑えることが可能です。
また、プロジェクトマネージャーは、正確な情報に基づいて適切な判断や指示を出せるようになります。これにより、プロジェクトを適切に導けるようになるでしょう。
最新の情報を共有するためには、リアルタイムに共有できる方法が必要です。特におすすめなのが、「Backlog」のようなプロジェクト管理ツールです。メンバーはパソコンやスマートフォンから進捗状況を素早く更新できるので、リアルタイムでの情報共有が可能になります。
2. 作業の抜け漏れ・遅延を防止できる
適切な進捗管理は、プロジェクト全体の見える化を実現します。これにより、各タスクの状況や相互の依存関係が明確になり、重要な作業の見落としを防げます。
例えば、WBSやガントチャートを活用することで、タスクの順序や期限を視覚的に把握可能です。これにより、優先順位に基づいた効率的な作業配分ができるようになり、締め切りに間に合わないリスクを大幅に低減できます。
また、進捗の遅れを早期に発見できるため、迅速な対策を講じることも可能です。素早く問題に対処することで、プロジェクト全体の遅延を最小限に抑えられます。
このように遅延やトラブルを最小限にすることで、業務の質を維持し、効率的にプロジェクトを進行できるようになるのです。
3. メンバーのモチベーション向上につながる
進捗管理を実施することで、プロジェクトの作業工程やタスク、スケジュール、リソースなどを「見える化」できます。目標達成までに必要なプロセスが明確になるため、チームメンバーのモチベーション向上につながります。
各メンバーが目標を意識し、主体的に作業に取り組めるようになるため、結果的にチーム全体の生産性が向上するでしょう。
プロジェクトの進捗管理が失敗する要因
進捗管理をやみくもに実践してしまうと、予期せぬ失敗を招いてしまう恐れがあります。主な失敗の原因として、以下の3つが挙げられます。
- チーム内のコミュニケーションが不足している
- 無理なスケジュールを立てている
- 目標・ゴールの共通認識がない
それぞれ詳しく解説しましょう
チーム内のコミュニケーションが不足している
チーム内のコミュニケーション不足は、プロジェクトの進捗管理を失敗させる大きな要因となります。
情報共有が不十分だと、以下のような事態を招いてしまう恐れがあります。
- 作業の重複や手戻り：各メンバーがプロジェクトの現状を正確に把握できず、既に解決した問題に時間を費やすなどの無駄が生じる。
- チームの方向性の不一致：目標や優先順位に関する認識のズレが生じ、効率的な作業が困難になる。
- 問題発生時の対応遅延：緊密な連携が取れないため、トラブルへの対応に時間がかかる。
これらの問題は、最終的にプロジェクト全体の生産性低下や品質の悪化につながる恐れがあります。
無理なスケジュールを立てている
現実的でない、あるいは過度に厳しいスケジュールは、プロジェクトの失敗や遅延を引き起こします。
余裕のないスケジュールでは、突発的な問題や追加作業に対応する時間的余裕がなく、遅延を招きかねません。また、締め切りに追われるあまり、十分な検証や改善の時間が確保できず、成果物の品質が低下する可能性もあります。
これらの問題を避けるためには、適度な余裕を持ったスケジュール設定が重要です。プロジェクトマネージャーはタスクの量、メンバーの能力、予想外の事態を考慮し、適切な作業期間を確保しなければなりません。
目標・ゴールの共通認識がない
プロジェクトの目標が不明確だと、チームの方向性が揃わず、各メンバーが異なる認識で作業を進めてしまう危険性があります。これは、プロジェクトの進捗管理を大きく阻害する要因となります。
明確な目標がない状態では、タスクの優先順位付けが困難になり、重要な作業が後回しになる恐れがあります。もし優先度の低いタスクにリソースが割かれてしまうと、プロジェクトの作業効率が著しく低下してしまうでしょう。
これらの問題を回避するためには、プロジェクト開始時に全メンバーで目標を共有し、共通認識を持つことが大切です。
プロジェクトの進捗管理を成功させる4つの方法
ここでは、プロジェクトの進捗管理を成功させる4つの方法を紹介します。
- 進捗率の定義を明確にする
- タスクや工数を細分化する
- タスクの進行状況と担当者を可視化する
- スケジュールに余裕を持たせる
これらを実践することで、進捗管理の効果を向上させられます。順番に解説していきましょう。
1. 進捗率の定義を明確にする
メンバー間での認識を揃えるために、タスクの進捗率の定義を明確にしましょう。タスクの進捗率をメンバーそれぞれの感覚で記録してしまうと、認識にズレが生じる可能性があるからです。
たとえば「作業完了を60%」「ダブルチェック完了を80%」のように、進捗率を数値で定義するのがおすすめです。
定義を明確にすることで、情報共有の精度を向上させ、正確な進捗管理が可能になります。
2. タスクや工数を細分化する
進捗管理では、タスクや工数をできるだけ細分化しましょう。大きなタスクを小さな単位に分割することで、より詳細な進捗状況の把握が可能になります。
タスクを細分化する際は、各タスクの具体的な作業内容を明確にします。例えば、「報告書作成」というタスクは「データ収集」「分析」「ドラフト作成」「レビュー」「最終化」というタスクに分けられます。
細分化の利点は主に3つです。
- タスクが細かい作業に分かれることで、より正確に進捗を把握できる。
- 各タスクの内容が明確になることで、チームメンバー間で作業の理解が深まる。
- タスク完了による達成感を得やすくなり、モチベーション維持に役立つ。
このアプローチにより、タスクの抜け漏れや遅延のリスクを低減し、プロジェクト全体の進捗を円滑に管理できるようになります。
3. タスクの進行状況と担当者を可視化する
プロジェクトの効率的な進行には、各タスクの担当者と進行状況の可視化が不可欠です。
各タスクに担当者を明確に指定し、誰が何に取り組んでいるかを常に把握できるようにしましょう。これにより、「誰がどのタスクを進めているか（ボールを持っているか）」が一目で分かるようになります。
可視化を効果的に行うには、Backlogのようなプロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。これらのツールを使用することで、プロジェクトメンバーは各タスクの状況をリアルタイムで把握できるようになります。迅速に情報を共有できるだけでなく、進捗会議が不要になるため業務効率の向上も期待できます。
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backlog.com4. スケジュールに余裕を持たせる
想定外のトラブルに備えて、余裕のあるスケジュールを立てましょう。これにより、トラブルの影響を最小限に抑えられます。
特に新規性の高いプロジェクトや、不慣れな領域の案件に取り組む場合は、各作業の工数を多めに見積もることをおすすめします。
プロジェクトの進捗管理ツール
進捗管理には様々な方法がありますが、エクセル（スプレッドシート）とプロジェクト管理ツールの2つが代表的です。それぞれの特徴について、詳しく説明しましょう。
エクセル（スプレッドシート）を使う
エクセルは多くの企業で進捗管理ツールとして利用されています。その理由として、以下の点が挙げられます。
- 汎用性：マクロ、プルダウン、関数などの機能を活用し、柔軟なカスタマイズが可能。
- 低い導入ハードル：多くの企業のパソコンに既にインストールされているため、すぐに使用できる。
- 豊富なテンプレート：プロジェクト管理用のテンプレートが多数用意されており、管理表作成の手間を省ける。
ただし、エクセルはあくまで表計算ソフトであり、プロジェクト管理に最適化されているわけではありません。機能を追加しすぎると保守管理が煩雑になったり、動作が重くなる可能性があります。そのため、実装できる機能が限定的になります。
プロジェクト管理ツールを使う
進捗管理を効率的に行うなら、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。主なメリットは以下のとおりです。
- 便利な機能：ガントチャート、ボードなど、進捗管理に特化した機能を備えています。
- 複数プロジェクトに対応：複数プロジェクトを同時に効率よく管理できます。
- リアルタイムでの可視化：進捗状況をリアルタイムで把握できます。
- 抜け漏れ防止：アラート機能によりタスクの抜け漏れを防止できます。
- 円滑なコミュニケーション：チームメンバー間の情報共有がスムーズになります。
このように、プロジェクト管理ツールは単なる管理表ではなく、プロジェクトの進行を総合的にサポートできる仕組みを備えています。
しかし、プロジェクト管理ツールには導入コストがかかるため、ツール選定は慎重に行う必要があります。「欲しい機能があるか」「使い勝手はどうか」などに着目し、自社に合ったツールを選びましょう。
プロジェクト管理ツール「Backlog」を利用するメリット
Backlogは、チームでの利用に適したプロジェクト管理ツールです。シンプルな操作性と充実した機能が強みで、初めてプロジェクト管理ツールを導入する企業にもおすすめです。Backlogには以下の特徴があります。
- 直感的なインターフェース
- プロジェクト全体を「見える化」
- 豊富なコミュニケーション機能
- 情報共有を促進する様々な機能
ここからは、それぞれの特徴について詳しくご紹介します。
直感的なインターフェース
Backlogは、誰でも簡単に使えるシンプルな設計が特徴です。複雑な操作手順を覚える必要がなく、直感的に使いこなせます。
具体的な例は以下のとおりです。
- ボード機能：タスクカードをドラッグ＆ドロップするだけで、タスクの状態を更新できます。
- ガントチャート：棒グラフを直接操作して、スケジュールの変更が可能です。
- コメント機能：タスクに直接コメントを追加でき、関係者への通知も簡単に行えます。
これらの機能により、チームメンバー全員がリアルタイムで情報を共有でき、プロジェクトの進捗管理が格段に効率化します。結果として、チーム全体の生産性向上につながるでしょう。
プロジェクト全体を「見える化」
Backlogは、プロジェクト全体の進捗を視覚的に表現する機能が充実しています。代表的なものは、ガントチャートとバーンダウンチャートです。
ガントチャートでは、タスク間の依存関係や進捗状況を一目で把握できます。各作業の開始日、終了日、担当者が明確に表示され、プロジェクト全体の流れを容易に理解できます。
バーンダウンチャートは、プロジェクトの完了予測ができます。残作業量と時間の関係を可視化し、全体の進捗状況を即座に把握可能です。
これらの「見える化」機能により、プロジェクトマネージャーは問題を迅速に特定し、適切な対策を講じることが可能になります。
豊富なコミュニケーション機能
Backlogは、効果的なチームコミュニケーションをサポートする機能を提供しています。
例えば、Backlogでは各課題にコメントを残せるため、一つのタスクに関連する議論を一箇所に集約できます。これにより、情報の分散を防ぎ、過去の経緯や決定事項を簡単に振り返ることが可能です。
また、課題の更新やコメント時に関係メンバーへ通知ができるため、重要な情報の見落としリスクを大幅に低減できます。
これらの機能により、チーム内のコミュニケーションが活性化し、情報共有がスムーズになります。結果として、プロジェクトの進行が効率化され、チームの生産性と協力体制が向上します。
情報共有を促進する様々な機能
Backlogは、プロジェクトの情報共有を効率化する様々な機能を提供しています。主な機能は以下の通りです。
- ファイル共有：ドキュメントや資料を一元管理。課題にファイルリンクを設置できる。
- Wiki：ナレッジや議事録、業務フローなどの情報をメンバーで共有・編集できる。
これらの機能により、情報の散逸を防ぎ、チーム全体の生産性が向上します。さらに、蓄積された情報は組織の知識資産として、今後のプロジェクトにも活かせる点も大きなメリットです。
進捗管理を「見える化」するならBacklogがおすすめ
進捗管理を適切に実施することで、作業の抜け漏れを防止し、情報共有を促進することが可能です。これにより、質の高い安定したプロジェクト進行が実現します。進捗管理はエクセル（スプレッドシート）でも可能ですが、本格的なプロジェクト管理には専用ツールがおすすめです。
株式会社ヌーラボが提供するBacklogは、使いやすさと機能性を兼ね備えたプロジェクト管理ツールです。
直感的に操作できるデザインとなっているため、ITツールに慣れていない人でも短期間で使いこなせるようになります。導入支援プログラムも提供しているので、社内にBacklogの利用が浸透するよう、充実したサポートが受けられます。
また、Backlogはプロジェクトを円滑に進行するための、様々な機能を搭載しています。
＜Backlogの代表的な機能一覧＞
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| ガントチャート |
|
| ボード |
|
| ファイル共有 |
|
| Wiki |
|
| バーンダウンチャート |
|
| 親子課題 |
|
| 課題ごとのコメント |
|
| お知らせ機能 |
|
| モバイルアプリ |
|
これらの機能を活用することで、プロジェクトを効率的に、円滑に進行できます。結果として、生産性の向上に寄与します。
30日間の無料トライアルをご用意しているので、実際にBacklogを触りながら、これらの機能の使いやすさを実感いただけます。
また、Backlogについてもっと知りたいという方に向けて、特長と機能、料金プラン、業務改善事例をまとめた資料を公開しています。下記のリンクからダウンロードできますので、ぜひご覧ください。
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