プロジェクト計画書とは？必要性や書き方、重要なポイントを解説

プロジェクトを成功させるには、スケジュールや役割分担などを明確にした、実行可能な計画が欠かせません。計画が曖昧なまま進行すると、進捗の遅れやタスクの抜け漏れなどが発生し、最終的な成果にも悪影響を与える可能性があります。プロジェクト全体の進行を支える指針として重要な役割を果たすのが「プロジェクト計画書」です。

本記事では、プロジェクト計画書の必要性や作成時のポイントなどを分かりやすく解説します。また、後半ではプロジェクト管理に効果的なツール「Backlog」を紹介します。プロジェクト管理を円滑に進行したい方は、ぜひ参考にしてください。

参考：プロジェクト管理 | 活用シーン | Backlog

プロジェクト計画書とは

プロジェクト計画書とは、プロジェクトの目的やゴール、作業範囲、スケジュール、役割分担などを明確にまとめた文書のことです。計画書をプロジェクトメンバーに共有することで、チーム全体が「何のためにプロジェクトを実施するのか」「誰がどの作業をどのように進めるか」を正しく理解できます。

また、プロジェクト計画書を関係者全員で共有することで、チーム間・部署間の認識が統一されます。これにより、作業の抜け漏れや重複、コミュニケーションのミスを未然に防げるのです。

このように、プロジェクト計画書はプロジェクト全体を円滑に進めるための重要な指針となります。

プロジェクト計画書はなぜ必要？作成する目的

プロジェクト計画書の重要性を十分に理解していない人も少なくありません。しかし、計画書を作ることには明確な目的があります。主な目的は以下の4つです。

• プロジェクトの目的とゴールを明確化するため
• プロジェクトの成功率を向上させるため
• コミュニケーションを円滑にするため
• プロジェクトの進捗管理・評価の基準として利用するため

それぞれ詳しく解説します。

プロジェクトの目的とゴールを明確化するため

プロジェクト計画書を作る最大の目的は、「プロジェクトを行う理由」と「最終的に達成すべき成果」を明確にすることです。

プロジェクトの目的やゴールが曖昧なまま進むと、不要な作業が増えたり、メンバー間の認識が食い違ったりして、時間や労力の無駄につながります。たとえば、システム開発で仕様が不明確な場合、途中で手戻りが発生し、納期の遅延や予算の超過につながるケースも少なくありません。

計画書に目的とゴールを明記することで、メンバー全員がプロジェクトの方向性を共有できるため、自身の役割を明確に理解できます。その結果、各メンバーが主体的に行動できるようになり、認識の食い違いや作業の非効率を防ぎ、プロジェクトの成功率が向上するのです。

プロジェクトの成功率を向上させるため

プロジェクト計画書を作成することで、作業内容やスケジュール、役割分担を明確に整理できるため、プロジェクトの成功率が高まります。

計画書がないままプロジェクトを進めると、重要なタスクの抜け漏れや、スケジュールの曖昧さによる進捗の遅れが発生しがちです。あらかじめ計画書でタスクやスケジュールを具体的に整理しておくことで、こうした問題を未然に防げます。

また、計画書を作成する際に、予算超過や人員不足などの潜在的なリスクも洗い出せるため、早めに対応策を準備することが可能です。その結果、トラブルを未然に回避でき、プロジェクト全体を円滑に進められるようになります。

コミュニケーションを円滑にするため

プロジェクト計画書を関係者間で共有すると、情報伝達や意思疎通が円滑になります。

計画書にはプロジェクトの目的、役割分担、スケジュールなどが明確に記載されているため、関係者間の認識が統一され、誤解や認識のズレによるトラブルを防げます。また、新しいプロジェクトメンバーが途中参加した場合でも、プロジェクトの概要や各メンバーの役割をすぐに把握できるため、スムーズなキャッチアップが可能です。

さらに、プロジェクトの進捗状況を客観的に示せるため、社内外への説明や報告も簡潔に行えるようになります。

プロジェクトの進捗管理・評価の基準として利用するため

プロジェクト計画書は、「プロジェクトが計画通りに進んでいるか」を判断する基準として活用できます。

プロジェクトは、途中で進捗が遅れたり、問題が発生したりすることがあります。このような問題を早期に発見するためには、計画書に記載したスケジュールと、実際の進捗状況を定期的に比較することが必要です。定期的に確認することで、遅れの原因を迅速に特定し、具体的な対応を検討できます。

また、このような進捗確認をチーム内で共有することで、メンバー全員がプロジェクトの状況を正しく把握できるため、連携力の強化にもつながるのです。

プロジェクト計画書に記載すべき内容

プロジェクト計画書は、円滑なプロジェクト進行を実現するための指針となる文書です。内容はプロジェクトによって異なりますが、次の8つの項目は最低限盛り込むようにしましょう。これらはプロジェクト管理における基本要素であり、計画書の質を左右する重要なポイントです。

• プロジェクト概要・目的・ゴール
• プロジェクトスコープ（作業範囲・期間・成果物）
• プロジェクト体制・役割分担
• 予算（コスト）
• スケジュール
• 品質管理
• リスク管理方針
• コミュニケーション計画とルール

それぞれの内容を見ていきましょう。

プロジェクト概要・目的・ゴール

プロジェクトの概要では、プロジェクト名や取り組みの背景・理由を明確に記載します。また、プロジェクトを通じて実現したい目的や、最終的なゴール・成果物も具体的に示しましょう。これらの情報が明確であれば、チーム全員が同じ目標に向かって活動できるようになります。

この項目は、社内外の関係者にプロジェクトの意義を伝える際にも役立ちます。計画書を通じてプロジェクトの価値や必要性が明確に伝わるため、理解や協力を得やすくなるでしょう。

プロジェクトスコープ（作業範囲・期間・成果物）

プロジェクトスコープとは、プロジェクトで取り組む作業の具体的な範囲のことです。スコープを明確にすることで作業範囲が明らかになり、不要な作業や手戻りを防げます。

さらに、プロジェクトで求められる成果物を具体的に定義することで、関係者の期待値のズレや成果物の抜け漏れを防止できます。

プロジェクト体制・役割分担

プロジェクトに参加するメンバーの役割、責任範囲、権限を明確に記載します。担当業務を整理しておくことで、作業の重複や抜け漏れを防ぎ、リソースを適切に管理できるようになります。

また、責任者や連絡窓口、指揮系統や報告ルートを明示することも重要です。これにより意思決定や情報共有がスムーズになり、チーム内外のコミュニケーションが円滑になります。

予算（コスト）

プロジェクトに必要な費用は、人件費、外注費、設備費、資材費、予備費などの項目ごとに明確に見積もりましょう。あらかじめ予算を設定しておくことで、資金の使い道が可視化され、無駄な支出や予算超過を防げます。

また、適切な予算設定はプロジェクトの妥当性や投資対効果を説明する際の根拠にもなります。

プロジェクトの予算管理については以下の記事で解説しているので、こちらの記事もぜひご覧ください。

参考：プロジェクトの予算管理とは？進め方や成功させるコツ、おすすめツールを紹介 | Backlogブログ

スケジュール

プロジェクトの開始日・終了日を設定し、各タスクの期限を具体的に決定します。また、プロジェクトの進行状況を把握するため、節目となる重要な日程（マイルストーン）もあわせて設定しましょう。

明確なスケジュールを作成することで、作業の優先順位が整理され、メンバーやリソースの適切な配分が可能になるのです。

スケジュールを作成する際は、ガントチャートの活用がおすすめです。ガントチャートでは、タスクの期間や担当者を視覚的に把握できます。これにより、プロジェクトを俯瞰的に把握することが可能になります。

関連機能：ガントチャート | 機能 | Backlog

品質管理

プロジェクトの成果物が一定以上の品質を満たすよう、具体的な品質基準をあらかじめ設定します。あわせて、品質テストやレビューの実施方法、品質管理の責任者も明確に定義しておきましょう。

品質に関する基準や手順を明確に定めておくことで、成果物の品質が安定し、顧客や関係者の満足度向上につながります。

品質管理の詳細な方法については、以下の記事をご覧ください。

参考：プロジェクトの品質管理とは？具体的なプロセス、ポイントを解説 | Backlogブログ

リスク管理方針

プロジェクトで起こり得るリスクを事前に洗い出し、それぞれの回避策や軽減策を明確に記載します。具体的には、リスクの内容、影響度、発生確率、責任者、対応手順を整理します。

事前にリスクへの対応策を整えておくことで、万が一問題が発生しても混乱することなく、あらかじめ決めたプロセスに沿って迅速に対処可能です。適切なリスク管理によって、トラブルの影響を最小限に抑えられ、プロジェクトを安定して進められます。

以下でプロジェクトのリスク管理について詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

参考：プロジェクトのリスク管理とは？具体的な手順、おすすめの管理ツールも紹介 | Backlogブログ

コミュニケーション計画とルール

プロジェクト内での情報共有を円滑に進めるためには、コミュニケーション方法やルールを事前に決めておくことが大切です。プロジェクト計画書には、定例会議の開催頻度や形式、報告・連絡の手段、情報共有ツールなどを具体的に記載しましょう。

使用するツールは、誰でも簡単に使えて、必要な機能が揃っていることが重要です。たとえば、プロジェクト管理ツール「Backlog」は、シンプルな操作性と直感的なUIで、誰でもすぐに使いこなせるのが特長です。タスクの進捗管理から資料の共有まで、必要な情報をBacklog上に集約できるため、情報共有がスムーズに行えます。

参考：働きやすい環境への一歩！Backlogを全社で活用し、業務の効率化や課題解決の取り組みに成功 | 導入事例

プロジェクト計画書の作成フロー

プロジェクト計画書は、以下のような手順で段階的に作成するのが一般的です。各工程で必要な情報を整理しながら進めることで、抜け漏れのない実践的な計画書を作成できます。

以下に、計画書作成の基本的な流れをまとめました。

プロジェクト計画書作成のポイント

プロジェクト計画書を作成する際は、以下の5つのポイントを意識しましょう。これらを押さえることで、関係者全員に伝わりやすく、実行しやすい計画書になります。

• フォーマットを統一する
• 図やグラフを活用してわかりやすく伝える
• 前提条件を明確にして認識のズレを防ぐ
• できるだけ定量的に記述する
• 情報共有の仕組みを考える

それぞれのポイントを見ていきましょう。

フォーマットを統一する

プロジェクト計画書は、あらかじめ統一したフォーマットで作成しましょう。担当者ごとに記載方法が異なると、更新や情報整理に時間がかかり、管理が煩雑になるためです。

また、担当者や責任者が途中で変更になる場合でも、フォーマットが統一されていれば、キャッチアップが比較的容易になります。これにより、引き継ぎや情報共有の手間を減らせます。

図やグラフを活用してわかりやすく伝える

プロジェクト計画書では、文章だけでなく図やグラフを使い、視覚的に伝えることが重要です。文字情報だけでは読み手によって理解度に差が生じやすく、誤解や混乱を招く可能性があります。

図やグラフを活用することで、メンバー全員が計画書の内容を直感的に理解しやすくなり、認識のズレを最小限に抑えられるのです。

前提条件を明確にして認識のズレを防ぐ

関係者間で認識のズレを防ぐために、プロジェクトの前提条件や背景情報を明確に記載しましょう。

前提条件を具体的に示すことで、立場や知識の違いに関係なく、誰でも同じ理解ができるようになります。これにより、コミュニケーションや作業のミスを防止できます。

できるだけ定量的に記述する

プロジェクト計画書では、曖昧な表現を避け、具体的な数値や事実に基づいて記述しましょう。定量的に記載することで、個人の解釈による認識のズレが防げます。

また、プロジェクトの効果や成果についても数値で試算しておけば、実績との比較や評価が容易になります。さらに、経営層や外部関係者に対する説得力も高まるでしょう。

情報共有の仕組みを考える

プロジェクトを円滑に進めるためには、情報共有の仕組みが重要です。業務ドキュメントはプロジェクト進行中に頻繁に更新されるため、関係者全員が常に最新情報を共有できる環境を整える必要があります。

具体的には、クラウド型のプロジェクト管理ツールを使い、こうした情報を一元管理する方法が効果的です。これにより、メンバーはインターネットを介して最新情報に素早くアクセスできるようになります。

プロジェクト管理に「Backlog」が効果的な理由

プロジェクトを円滑に進めるためには、適切な管理ツール選びが重要です。特に重要なのは、「メンバーがすぐに使いこなせる」、「十分な機能を備えている」という2点です。

ここでは、進捗管理や情報共有を効率化できるツールとして、多くの企業で利用されている「Backlog」のメリットを7つ紹介します。

• ガントチャートで計画策定が簡単にできる
• プロジェクト全体を俯瞰でき、問題に素早く気づける
• リアルタイムな進捗管理で迅速な対応ができる
• 円滑で漏れのないコミュニケーションを実現できる
• 資料やノウハウを一元管理できる
• プロジェクトメンバーを迅速に追加できる
• 操作が簡単で、メンバーがすぐに使いこなせる

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

ガントチャートで計画策定が簡単にできる

Backlogでは、タスク名・担当者・開始日・期限日を入力するだけで、ガントチャートが自動生成されます。スケジュール作成の手間を減らせるだけでなく、ドラッグ＆ドロップでの修正も可能なため、進行中の調整も簡単です。

プロジェクト開始前のスケジュール案を作成する際に、Backlog上にガントチャートを作っておけば、そのまま進捗管理にも活用できます。計画立案から運用まで、1つのツールで一貫して対応できるのが大きな特長です。

関連機能：ガントチャート | 機能 | Backlog

プロジェクト全体を俯瞰でき、問題に素早く気づける

Backlogには、ガントチャートやボード機能、バーンダウンチャートなど、プロジェクト全体を俯瞰できる機能が多く搭載されています。これらの機能を活用することで、進捗の遅れやタスクの偏りなどを視覚的に把握できます。

計画と実績のズレを早期に発見することで、問題への対策を迅速に講じることが可能です。

関連機能：ガントチャート | 機能 | Backlog
関連機能：カンバンボード | 機能 | Backlog
関連機能：バーンダウンチャート | 機能 | Backlog

リアルタイムな進捗管理で、迅速な対応ができる

Backlogはクラウドベースのプロジェクト管理ツールであるため、インターネット環境があればどこからでも最新の進捗状況を確認できます。メンバーや関係者がリアルタイムで情報を把握できるため、課題や遅延が発生しても迅速に対応策を講じることが可能です。

テレワーク中の社員や外部パートナーとの連携にも適しており、地理的な制約を受けずに柔軟な連携を実現できます。

円滑で漏れのないコミュニケーションを実現できる

Backlogには、各タスクにコメントを残したり、関連ファイルへのリンクを設置したりできる機能が用意されています。タスクに関するやり取りや資料を1か所に集約できるため、伝達ミスや抜け漏れを防止できます。

また、コメントの投稿やタスクの変更時には、関係するメンバーに通知を送ることも可能です。必要な情報を確実に届けることで、チーム内のコミュニケーションがよりスムーズになります。

資料やノウハウを一元管理できる

BacklogのWiki機能を使えば、マニュアルや手順書、会議記録などを一か所にまとめて管理・共有できます。資料の分散やバージョン違いによる混乱を防げるほか、必要な情報をすぐに探せるため、業務の効率化にもつながります。

プロジェクトメンバーを迅速に追加できる

Backlogでは、社外の関係者を含めてプロジェクトメンバーを簡単に追加・管理できます。新しいメンバーもすぐに体制に組み込めるため、急な参加でもスムーズに対応できます。

また、Backlogは定額制のため、ユーザー数が増えても料金は変わりません。コストを気にせず運用でき、経理や予算管理の負担も軽減される点も大きなメリットです。

参考：料金プラン | チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツールBacklog

操作が簡単で、メンバーがすぐに使いこなせる

Backlogは直感的でシンプルな設計のため、初めて使う人でもすぐに操作を覚えられます。ITスキルに不安があるメンバーがいても問題なく使えるため、部門をまたぐ協働や全社導入でも、スムーズに浸透させることが可能です。

最適なツールを活用して、計画に基づいたプロジェクト進行を実現しよう

本記事ではプロジェクト計画書について解説しました。計画書は、プロジェクトの目的や進め方を明確にし、チームの方向性を共有するための重要な指針となります。

ただし、プロジェクトを成功に導くには、計画の精度だけでなく、その後の管理体制も欠かせません。特に、チーム全体で情報を共有し、進捗を正しく把握できる環境づくりが重要です。

Backlogは、プロジェクトの進行を円滑にするためのさまざまな機能を備えており、プロジェクト計画書の運用をより効果的にサポートします。具体的な機能は以下の通りです。

＜基本的な機能の一覧表＞

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