プロジェクトの予算管理とは？進め方や成功させるコツ、おすすめツールを紹介

プロジェクトを成功させるには、スケジュール管理や品質管理だけでなく適切な予算管理が欠かせません。プロジェクトの予算管理を正しく行えば、効率的なリソース配分や収益性の向上を図ることができます。

しかし「当初計画していた予算からずれてしまう」「進捗管理に手一杯で予算まで気が回らない」といった課題を抱える企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事ではプロジェクトにおける予算管理の基本や重要性、具体的なプロセス、よくある課題と解決方法について詳しく解説します。最後に、正確な予算管理の助けとなるツール「Backlog」を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

プロジェクトにおける予算管理とは

プロジェクトの予算管理とは、目標達成に向けて資金を計画し、その使用状況を常に把握・調整するプロセスです。事前に売上やコストを見積もり、計画と実績の差異を最小限に抑えることが求められます。

プロジェクト成功には、スケジュールや品質管理と並ぶ重要な要素として、予算管理が欠かせません。予算管理をしっかり行うことで、無駄なコストを削減し、予算オーバーや未使用予算が生じそうな場合には、早期に対処することが可能です。

特に大規模プロジェクトでは、多くのメンバーが関わるため、予算管理が不十分だとプロジェクト全体に悪影響を与えるリスクがあります。そのため、効率的なプロジェクト運営や収益性向上を実現するためには、予算管理を慎重に行うことが重要です。

予算管理と予実管理の違い

予算管理と予実管理は似ている部分もありますが、実際には異なる概念です。

予算管理は、プロジェクト開始時に資金やリソースを計画的に配分することを目的としており、事前に必要なコストやリソースを見積もって最適な計画を立てます。

一方、予実管理は、実際の進行状況と予算計画を比較し、その差異を分析して必要な改善策を講じる手法です。

このように、予算管理は「計画」を重視し、予実管理は「実績の追跡と調整」に重点を置いています。

予算管理の必要項目

予算管理では、主に「売上予算」「経費予算」「外注費予算」「工数予算」の4つの項目を管理することになります。

• 売上予算：プロジェクトで得られる予定の収益額。
• 経費予算：プロジェクトの実施に必要な費用全般。
• 外注費予算：業務の外注にかかる費用。
• 工数予算：プロジェクトに必要な作業時間に伴う費用。

工数予算は計画と実績が乖離しやすく、管理が難しい項目です。労務費や人件費を正確に管理するためには、作業量に応じたデータを詳細に記録・分析できる仕組みを整えることが重要です。

タスクやプロジェクトの進捗を記録し、リアルタイムで状況を把握できるツールを活用することで、工数予算の精度を高め、労務費の管理を効率的に行うことができます。

プロジェクトで予算管理が重要な理由

プロジェクトの予算管理は、プロジェクトの成功に直結する重要な業務です。予算管理を適切に進めることで、以下のようなメリットが得られます。

• 資金の効率的な配分による無駄の削減
• 売上目標を達成するための計画的な進行
• 予算超過や不足リスクの回避
• ステークホルダーへの透明性向上

一方で、予算が適切に管理されていないと、資金不足や無駄な支出が発生し、プロジェクトの進行に支障をきたす恐れがあります。例えば、初期段階で適切に予算を組まなければ、無理のない目標設定やリソース配分が難しくなり、プロジェクトに悪影響を与えかねません。

このように、予算管理はプロジェクトの成功に不可欠であり、適切な予算管理がプロジェクトの進行を円滑にし、無駄の削減やリスク回避に繋がります。

プロジェクトにおける予算管理のプロセス

プロジェクトの予算管理は、大きく分けて4つのプロセスで構成されます。

1. プロジェクトの予算を編成する
2. プロジェクトを実施する
3. 予算と実績を分析する
4. 必要に応じて改善策を講じる

以下では、各プロセスを詳しく見ていきましょう。

1. プロジェクトの予算を編成する

予算編成は、プロジェクト管理の最初のステップとして非常に重要です。ここではプロジェクトの目的やスコープに基づき、予算計画を策定します。

予算編成の方法には、大きく「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の2種類があります。

トップダウン式

• 特徴：経営陣が中心となり、全体の方向性を決定。後に各部門に予算が割り当てられる。
• メリット：経営戦略に基づいた迅速な予算編成が可能。
• デメリット：部門の実態やニーズが反映されにくい。

ボトムアップ式

• 特徴：各部門が予算案を作成し、上層部が調整して最終決定。
• メリット：部門の実態を反映しやすい。現場の意見を反映。
• デメリット：経営戦略に基づいた予算編成が難しく、決定に時間がかかる。

予算編成を行う際は、過去のプロジェクトデータを活用して精度を向上させ、予測しづらいコストに備えることが重要です。また、編成した予算案は関係者間で共有し、合意を得ることで計画の実現性を高めることができます。

2. プロジェクトを実施する

予算編成が完了したら、計画に基づいてプロジェクトを実施します。タスクを遂行しながら、リソース割り当てやスケジュールを管理し、進捗状況を定期的に確認することが重要です。

予算のズレを最小限に抑えるためには、問題の発生や状況の変化に、迅速に対応することが重要です。そのためには、リアルタイムで支出と進行状況を把握できる環境を整える必要があります。

おすすめなのが、プロジェクト管理ツールの活用です。タスクの進捗を可視化し、リソースの消費状況をリアルタイムで追跡できるため、計画との差異に迅速に対応することが可能になります。

3. 予算と実績を分析する

プロジェクトを進行しながら、計画と実績を比較し、差異を分析します。月次や週次など、定期的に確認することでズレを早期に発見しやすくなります。ズレが発生した場合は、原因を特定し、適切な対応策を検討しましょう。

継続的な分析は、予算配分の精度を向上させるだけでなく、次回の計画策定やプロジェクトの進行を最適化します。分析を習慣化することで、進捗のズレにも迅速に対応でき、プロジェクトの成功率が向上します。

4. 必要に応じて改善策を講じる

予算計画と実績に大きな差が生じた場合、その原因を分析し、適切な改善策を実行しましょう。

無駄なコストの発生やリソース配分の不備など、原因が明確な場合は、問題に応じた対策を迅速に講じましょう。しかし、原因が見つからない場合は、プロジェクト全体の見直しが必要になるケースもあります。

改善策を実施する際には、次の点を意識してください。

思考バイアスを避ける

データや数値に基づく分析を活用し、主観的な判断を避けましょう。

現場との連携を強化する

現場の状況を正確に把握し、柔軟な対応を心がけます。密なコミュニケーションによって、効果的な改善策を導入できます。

プロジェクトの予算管理で生じる課題

プロジェクトの予算管理では、以下のような課題に直面する可能性があります。

• リアルタイムでの予算把握が難しい
• データの作成や集計に時間がかかる
• 属人化する恐れがある
• 当初の予算からズレが生じる

ここからは、予算管理に伴う課題と対策について解説します。

リアルタイムでの予算把握が難しい

表計算ソフトを使った予算管理では、支出状況をリアルタイムで把握するのが難しくなります。特に、手動でデータを更新している場合、情報の遅延が発生し、現状を正確に反映できません。その結果、予算の超過や不足が早期に発見できず、プロジェクト全体に悪影響を及ぼす可能性があります。

この課題を解決するには、クラウド型のプロジェクト管理ツールや専用ソフトウェアを導入するのが効果的です。これにより、リアルタイムで記録・確認できる環境が整い、チーム全員が同じ情報を共有できます。その結果、問題を迅速に把握し、適切な対策を講じやすくなります。

データの作成や集計に手間がかかる

予算管理では、支出データや収益データを正確に集計する必要がありますが、手動での作業は時間と労力を要します。また、部門間やプロジェクト間でデータが分散している場合、統合時にエラーが発生しやすく、修正作業が必要になるケースも少なくありません。

さらに、データの分散により、不整合や重複が生じることで、全体像を把握するのが困難になり、重要な情報が見落とされるリスクが高まります。

この課題を解決するには、データを一元管理する仕組みの導入が有効です。例えば、プロジェクト管理ツールを活用すれば、分散したデータを効率的に統合でき、正確で迅速なデータ分析が可能になります。

属人化する恐れがある

特定のメンバーが予算管理を担当していると、他のメンバーが状況を把握できず、プロジェクト全体の透明性が損なわれる恐れがあります。この状況では、正確な意思決定が困難になります。また、情報共有の不足により、適切なリソース配分も難しくなることが課題です。

さらに、担当者が多忙な場合、代行できるメンバーがいないことで、プロジェクト全体に遅れが生じるリスクもあります。

こうした属人化の課題を解決するためには、クラウドベースの管理ツールを活用し、情報を一元管理する仕組みを構築することが重要です。全メンバーが同じデータをリアルタイムで共有できる環境を整えることで、業務の透明性を維持し、効率的な予算管理を実現できます。

当初の予算からズレが生じる

プロジェクトの予算は、進行中に予期せぬ変更や追加タスク、見積もりの精度不足、リソース配分のミスなどでズレが生じることがあります。

計画とのズレが発生すると、資金不足やスケジュールの遅延を招き、プロジェクト全体に悪影響を及ぼすリスクがあります。

予算のズレを防ぐには、事前に予備費を確保するとともに、計画と実績を定期的に比較・分析し、問題を早期に把握して適切に対応することが重要です。

プロジェクトの予算管理を成功させるコツ

プロジェクトの予算管理を成功させるためには、以下4つのポイントを押さえることが重要です。

1. 定期的に予算と実績の差異を確認する
2. 予算データの共有を徹底する
3. タスク単位でコストを把握する
4. プロジェクト管理ツールを導入する

それぞれ順番に解説します。

1. 定期的に予算と実績の差異を確認する

予算管理を成功させるには、予算と実績の差異を定期的に確認することが重要です。計画段階で設定した予算が実際の消費状況とどれだけ一致しているかを把握することで、問題を早期に発見できます。

予算と実績の差異は、リアルタイムでチェックすることがポイントです。問題を早期に発見できれば、差異が大きくなる前に適切な対策を講じられるでしょう。

2. 予算データの共有を徹底する

予算管理を成功させるためには、関係者全員が最新の情報を把握することが大切です。正確な情報をスムーズに共有できる体制を整えることで、迅速かつ正確な意思決定が可能になります。

一方で、情報共有が不足すると、重複作業や予算の無駄遣いが発生しやすくなります。特に大規模なプロジェクトでは、部門間での連携不足が原因となり、プロジェクト全体に悪影響を及ぼすことも少なくありません。

このような問題を防ぐには、クラウド型のプロジェクト管理ツールを活用するなどして、情報をリアルタイムで共有できる環境を整えることが有効です。視覚的にわかりやすい形式で情報を共有することで、業務の効率化にもつながります。

3. タスク単位でコストを把握する

予算管理を成功させるには、各タスクで発生するコストを正確に把握することが重要です。特に、Web制作やシステム開発など、稼働時間がコストに直結するプロジェクトでは、タスク単位の管理が欠かせません。

タスクごとのコストを詳細に把握すれば、無駄な作業や削減可能な部分を具体的に特定できます。一方で、タスクごとのデータが曖昧だと、全体予算の見直しが難しくなり、不要な支出が発生するリスクがあります。

実績時間やリソース消費量を記録できるツールを活用すれば、効率的かつ精度の高い予算管理が実現できます。

4. プロジェクト管理ツールを導入する

予算管理を効率的に行うには、プロジェクト管理ツールの導入が非常に効果的です。表計算ソフトなどを使った予算管理では、データの不整合や重複作業が発生しやすく、管理に多くの時間と手間がかかってしまいます。

プロジェクト管理ツールを活用すれば、工数入力や進捗状況の共有を簡単かつ迅速に行えるため、チーム全体の負担を軽減できます。また、データを一元管理することで、情報の正確性を高め、予算管理の精度向上にもつながります。

プロジェクトの予算管理に「Backlog」がおすすめな理由

プロジェクトの予算管理には表計算ソフトも活用できますが、精度の高い予算管理を実現するには、Backlogのような専用ツールの導入がおすすめです。

Backlogは、タスクの可視化やチームのコミュニケーション促進に役立つプロジェクト管理ツールです。課題管理やガントチャートといった工数管理に便利な機能が揃っており、予算管理をスムーズに進められます。

ここからは、Backlogがプロジェクトの予算管理に有効な理由を3つ見ていきましょう。

工数管理に便利な機能が揃っている

Backlogには、工数管理に役立つ機能が標準装備されています。

ガントチャート

プロジェクトの進捗状況を一画面で確認可能。親子課題やタスクの関連性も視覚的に把握でき、正確な進捗管理を実現します。

親子課題機能

タスクをグルーピングして細かく管理できるため、プロジェクト全体の構造を明確に把握できます。さらに、細かいタスク単位での進捗や工数も追跡可能です。

実績時間の記録とデータ出力

各タスクの実績時間を記録することで、正確な工数管理が簡単に行えます。記録したデータはCSVやエクセル形式でエクスポート可能で、他のシステムとの連携にも対応しています。

これらの機能を活用することで、プロジェクト管理の効率化と精度向上が同時に実現します。

リアルタイムで進捗管理・情報共有ができる

Backlogはクラウドサービスを採用しているため、リアルタイムでの情報共有が可能です。これにより、チーム全員が同じ最新情報を共有し、プロジェクトの進捗を常に正確に把握できます。

さらに、コメント機能やファイル共有機能を活用することで、タスクに関連する詳細な情報を簡単にやり取りでき、チーム内のコミュニケーションが円滑になります。

リアルタイムでの情報共有と効率的なコミュニケーションの結果、意思決定が迅速になり、プロジェクト全体の効率向上につながります。

直感的な操作が可能で負担が少ない

Backlogは、直感的なインターフェースを採用しており、誰でも簡単に操作できる設計が特徴です。複雑な操作を覚える必要がなく、初めて使う人でもスムーズに利用できます。

従来の紙や表計算ソフトを使った予算管理では、作業に多くの時間と労力がかかっていました。しかし、Backlogを活用することで、タスク管理や進捗確認が簡単になり、効率化が図れます。

また、視覚的にわかりやすい機能が充実しているため、チーム全体の負担を軽減し、プロジェクト管理をよりスムーズに進めることが可能です。

最適なツールを使って、正確で効率的な予算管理を実現しよう！

プロジェクトを成功させるには、正確な予算管理が欠かせません。予算管理はスプレッドシートやExcelでも可能ですが、リアルタイムでの情報共有が難しく、情報の遅延や見落としが発生するリスクがあります。

正確で効率的な予算管理を実現するには、Backlogのような専用のプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。Backlogは、予算管理に必要な情報をリアルタイムで一元管理し、チーム全員が常に最新の状況を把握できる環境を提供します。これにより、予算超過のリスクを減らし、迅速な意思決定が可能になります。

＜基本的な機能の一覧表＞

Backlogは直感的な操作ができるよう設計されているため、初めてプロジェクト管理ツールを導入する企業にもおすすめです。

Backlogを体験していただくために、30日間の無料トライアル期間を設けています。こちらをお試しいただくことで、実際にBacklogを操作した上で導入をご検討いただけます。

さらに、Backlogの特長や機能、料金プラン、実際の業務改善事例を網羅した資料をご用意しました。以下のリンクから資料をダウンロードいただけますので、ぜひご覧ください。

Backlogの資料をダウンロードする

こちらもオススメ：

2024年8月28日

プロジェクト管理とは？目的や項目、管理手法について徹底解説！ | Backlogブログ

プロジェクト管理の基本や主な項目を紹介。CCPMやWBSなどのプロジェクト管理の代表的な手法やプロジェクト管理全体の流れを解説。これからプロ…

backlog.com