ノートや手帳を使ったプロジェクト管理は、手軽さと柔軟性から多くの人に利用されている方法です。しかし、複数のプロジェクトを抱えていると、ノートでの管理は難しくなります。そのため、より効率的な方法で管理を実施することが大切です。
この記事では、ノートを活用したプロジェクト管理のメリットとデメリットを詳しく解説します。また、複数のプロジェクトを効果的に管理するための具体的な方法やテクニックもご紹介します。
後半では、より効率的なプロジェクト管理を実現するツール「Backlog」についても解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
参考:Backlog｜チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール
目次
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理は、目標達成に向けてプロジェクト全体の進捗を効果的に管理する取り組みです。ヒト・モノ・カネといったリソースを適切に配分し、プロジェクトを成功へと導きます。
効果的にプロジェクト管理を実施するには、以下のような多角的な視点が重要です。
- スケジュール管理：各タスクの期限設定と進捗把握
- リソース配分：人員や予算の最適な割り当て
- 品質管理：成果物の質の維持・向上
- リスク管理：潜在的な問題の予測と対策
- コミュニケーション：チーム内外での情報共有
これらの要素を適切に管理することで、効率的で円滑な業務遂行が可能となります。
プロジェクト管理とは？目的や項目、管理手法について徹底解説！ | Backlogブログ
プロジェクト管理の基本や主な項目を紹介。CCPMやWBSなどのプロジェクト管理の代表的な手法やプロジェクト管理全体の流れを解説。これからプロ…
backlog.comプロジェクト管理をノート・手帳で実施するメリット
プロジェクト管理は、ノートや手帳でも実施できます。これには、以下の3つのメリットがあります。
- 手軽に始められる
- コストがかからない
- どこでも利用できる
それぞれのメリットについて解説します。
手軽に始められる
ノートを使ったプロジェクト管理の最大の魅力は、すぐに始められる手軽さです。特別なソフトウェアやアプリのインストール、アカウント作成などの準備は必要ありません。ノートとペンさえあれば、その場で作業を始められます。
また、ITツールのように使い方を学ぶ必要もありません。思い立ったタイミングで始められる点も強みといえるでしょう。
コストがかからない
ノートを使ったプロジェクト管理は、極めて低コストで始められます。必要なのは一冊のノートとペンだけです。そのため、ソフトウェアやデバイスを購入する必要もありません。
また、ランニングコストもほぼありません。サブスクリプション料金や更新費用が発生しないので、長期的に見ても経済的です。
できるだけ金銭的負担を軽減したいと考えている人には、魅力的なメリットといえます。
どこでも利用できる
ノートを使ったプロジェクト管理の大きな利点は、場所を選ばず利用できることです。電波状況やインターネット接続に左右されないため、通信環境の悪い場所でも問題なく使用できます。
例えば、インターネットがない屋外や機内モードが必要な飛行機の中でも、プロジェクト管理を実施できます。また、バッテリー切れの心配がない点もメリットです。
複数のプロジェクトをノート・手帳で管理する方法
複数のプロジェクトをノート・手帳で管理する方法は大きく2つあります。
- プロジェクトごとにノートを分ける方法
- 1冊のノートに全プロジェクトをまとめる方法
それぞれのメリット・デメリットについて解説します。
プロジェクトごとにノートを分ける
プロジェクトごとに独立したノートを作成することで、プロジェクトを明確に分けて管理できます。メリットとデメリットは以下の通りです。
メリット：
- プロジェクト間の混同リスクが低い。
- プロジェクト別に集中して作業しやすい。
デメリット：
- 複数のノートを持ち歩く必要があり、管理が煩雑になる。
- プロジェクト間の関連性を把握しにくくなる。
- プロジェクト間で共通するタスクや情報の重複が発生しやすく、非効率的になる。
- 全体の進捗状況を一目で確認するのが難しい。
この方法は、プロジェクトが明確に分かれている場合に効果的です。逆にプロジェクト同士が密接に関連している場合は、情報の切り分けが難しく、かえって非効率になるかもしれません。
1冊のノートに全プロジェクトをまとめる
全プロジェクトを一冊のノートにまとめる場合は、プロジェクトを混同しないように明確な区分けが必要です。例えば、インデックスや色分けを活用し、プロジェクトごとにセクションを分けるという方法があります。
全プロジェクトを一冊のノートにまとめるメリット・デメリットは以下の通りです。
メリット：
- 1冊で全プロジェクトの情報を管理できるため、持ち運びが容易。
- 全体の進捗状況を一目で確認できる。
- プロジェクト間の関連性も把握しやすくなる。
- プロジェクト間で共通するタスクや情報をまとめられるので、効率的な管理が可能。
デメリット：
- 情報が混在しやすいため、整理方法に工夫が必要。
- 特定の情報を探すのに時間がかかる可能性がある。
この方法は、複数のプロジェクトを横断的に管理したい場合に適しています。ただし、情報量が増えるにつれて管理の難しさも増すため、定期的な整理と見直しが必要です。
ノートでの複数プロジェクトの管理を効率化するテクニック
ここでは、ノート・手帳を使って複数のプロジェクトを効果的に管理するための3つのテクニックを紹介します。
- ToDoリストの作成
- 付箋の活用（カンバン）
- 緊急度と重要度での分類（アイゼンハワー・マトリクス）
これらの方法を活用することで、正確かつ効率的なタスク管理が可能になります。順番に解説しましょう。
ToDoリストの作成
複数のプロジェクトを管理する際、どうしても情報が散逸しやすくなります。そこで、やるべきことをToDoリストにまとめる方法が効果的です。ToDoリストを利用することで、タスク漏れを防ぎ、優先順位を明確にできます。
また、長期的なタスクは細かいタスクに細分化し、すぐに着手しなければならないタスクを明確にします。これにより、複数のプロジェクトの全体像を把握しつつ、日々の作業に集中できます。
ToDoリストは、毎日、毎週など、定期的に見直すことが大切です。これにより、タスクを書いたまま放置して忘れる、という事態を防げます。
付箋の活用（カンバン）
付箋を使うことで、ノート上でカンバン方式での管理が可能になります。この方法では、ノートページを「未着手」「作業中」「完了」などの列に分け、付箋に書いたタスクを進捗に応じて移動させます。
カンバンを活用することで、タスクを効率的に管理し、全体の進捗を把握することができます。また、付箋の色を使い分けることで、プロジェクトやタスクの種類を区別することも可能です。
関連機能：ボード | 機能 | Backlog
緊急度と重要度での分類（アイゼンハワー・マトリクス）
アイゼンハワー・マトリクスは、タスクを緊急度と重要度の2軸で分類し、優先順位を決定する効果的な方法です。このマトリクスを使うことで、多数のタスクの中から何に着手すべきかを視覚的に把握できます。
方法はとてもシンプルです。まず、ノートに2×2のグリッドを描き、縦軸に重要度、横軸に緊急度を設定します。そして、各タスクを4つの領域に振り分けます。
- 重要かつ緊急：即時対応
- 重要だが緊急でない：計画的に対応
- 緊急だが重要でない：可能なら他者に任せる
- 重要でも緊急でもない：削除または後回し
この方法により真に重要なタスクに集中でき、効率的な時間管理が可能になります。
複数のプロジェクトをノート・手帳で管理するデメリット
ノート・手帳を用いたプロジェクト管理は、コストをかけず手軽に始められますが、下記のようなデメリットに注意しましょう。
- セキュリティ上の問題がある
- 情報共有が難しい
- 情報の検索ができない
- 変更・修正が多いと見づらくなる
- プロジェクト数が多いと管理が困難になる
これらの問題点を理解しなければ、大きなトラブルにつながる恐れがあります。順番に解説します。
セキュリティ上の問題がある
ノートでのプロジェクト管理は、セキュリティ面で大きなリスクがあります。他人に容易に覗き見られる、盗難に遭ったり紛失したりするなど、様々なトラブルが考えられます。
その上、スマートフォンのようにパスワードロックをかけることもできないため、効果的な対策を講じることができません。
社外での利用が多い場合や、セキュリティが重要視されるプロジェクトでは、ノートでの管理は適していないかもしれません。
情報共有が難しい
ノートだけでは情報共有が難しいため、別の共有手段が必要になります。一般的にはメールやチャットツールを利用しますが、これは二度手間となり、作業効率の低下を招いてしまうでしょう。
特にメンバー間の連携が求められるプロジェクトでは、頻繁な連絡が必要となります。そのような場合は、ノートでのプロジェクト管理は非効率です。
「Backlog」のようなプロジェクト管理ツールでは、情報の登録と通知を同時に実施できます。これにより、チームメンバー全員が常に最新の情報にアクセスでき、進捗状況やタスクの変更をリアルタイムで把握できます。
情報の検索ができない
ノートには、プロジェクト管理ツールのような検索機能がありません。そのため、特定の情報を探す際には、ページをめくりながら目視で探す必要があります。
プロジェクトの規模が大きくなるほど、また管理するプロジェクトの数が増えるほど、この問題は顕著になります。時間の経過とともに、必要な情報を素早く見つけ出すことが困難になり、業務効率の低下につながる恐れがあるのです。
変更・修正が多いと見づらくなる
プロジェクトの進行に伴い、情報の変更や修正が必要になることは珍しくありません。ノートでは、これらの変更を反映するたびに修正跡が増えていきます。
結果として、ページの可読性が著しく低下し、情報を正確に把握することが難しくなるのです。特に長期的なプロジェクトや、頻繁な変更が必要なプロジェクトでは、この問題が深刻化する可能性があります。
プロジェクト数が多いと管理が困難になる
管理するプロジェクトの数が増えるにつれ、ノートでの管理は複雑化します。
プロジェクトごとにノートを分ける方法を採用すると、ノート自体の管理が煩雑になります。どのノートにどの情報を記録したかを把握することも困難になるでしょう。
一方、すべてのプロジェクトを1冊のノートにまとめる場合は、情報量が多すぎて見づらくなります。そのため、必要な情報を素早く見つけ出すことが難しくなります。
多くのプロジェクトを抱える場合は、ノートでの管理は困難です。
複数プロジェクトの管理に「Backlog」がおすすめな6つの理由
複数のプロジェクトを管理する場合、業務負担は大きくなってしまいます。扱う情報も膨大になるため、ノート・手帳でのプロジェクト管理では、どうしても作業効率が落ちてしまいます。
そのような方におすすめなのが、弊社が提供するプロジェクト管理ツール「Backlog」です。Backlogは、円滑なプロジェクト管理をサポートする機能を多数備えています。
参考: Backlogの機能一覧
ここでは、Backlogが複数プロジェクトの管理に適している理由を、以下の6つに分けて詳しく解説します。
- クラウドベースの情報一元管理
- プロジェクト全体の進捗状況の可視化
- 高度な検索・整理機能
- リアルタイムでの情報共有
- セキュリティ対策
- スマホからでも利用可能
クラウドベースの情報一元管理
Backlogは、プロジェクトに関するすべての情報を一元管理できるクラウドベースのツールです。タスク、スケジュール、ファイル、Wikiなど、プロジェクトに必要な要素を1つのプラットフォームで統合的に管理できます。
この一元管理により、以下のようなメリットがあります。
- 情報の分散を防ぎ、チームの連携を強化できる。
- プロジェクトに関する情報が集約されるため、必要な情報へのアクセスが容易になる。
- クラウドベースなので、チームメンバーは場所を問わず最新の情報にアクセスできる。
- 複数のプロジェクトを横断的に管理できるため、リソースの効率的な配分が可能になる。
例えば、あるタスクに関連するファイルやWiki、過去のコメントなどを、同じプラットフォーム上で簡単に参照可能です。これにより、情報の一貫性が保たれ、チーム全体の生産性が向上します。
プロジェクト全体の進捗状況の可視化
Backlogは、プロジェクト全体の進捗状況を視覚的に把握できる機能を提供しています。
例えば、Backlogのガントチャート機能を使用することで、プロジェクト全体の進捗状況を視覚的に把握できます。各タスクの開始日、終了日、進捗状況を一つの画面に表示できるので、全体像が一目でわかります。
さらに、期日が遅れたタスクには炎アイコンが表示されるため、タスクの更新忘れを防止できます。
これらの機能により、プロジェクトの遅延リスクを早期に発見し、対策を講じることが可能になります。
高度な検索・整理機能
Backlogの高度な検索・整理機能により、プロジェクト内の情報を素早く見つけ出せます。キーワード、カテゴリー、担当者などの条件で絞り込めるだけでなく、複数のプロジェクトをまたいだ検索も可能です。
また、Wikiページにはタグ付けができるため、関連情報を効率的に整理・アクセスできます。
これらの機能により、情報の整理と検索にかかる時間を大幅に削減し、業務効率を向上させられます。
リアルタイムでの情報共有
Backlogは、リアルタイムでの情報共有と更新を実現します。クラウドベースのシステムなので、すべてのプロジェクトメンバーが常に最新のデータにアクセス可能です。課題の更新やコメントがあった際には、関係者に通知を送ることもできるので、見逃しを防ぐことができます。
さらに、SlackやChatworkなどの主要なコミュニケーションツールとの連携も可能です。タスクの追加・更新時にチャットツールにお知らせをポストすることで、情報共有の手間を最小限に抑えられます。
関連機能：Backlog 外部サービス連携 | Backlog
高度なセキュリティ対策
強固なセキュリティもBacklogの大きな強みです。
具体的には、以下のような対策を実施しています。
- 通信はすべてSSL暗号化
- 不正なアクセスはしっかりブロック
- サーバの監視・障害対応
- 毎日1回、データ領域のバックアップ
また、ユーザーは必要に応じて、下記の機能を利用可能です。
- 認証アプリ、SMS、セキュリティキーなどを利用した2段階認証
- 指定したIPアドレス以外のアクセスを制限
- プロジェクトやファイルごとの細やかな権限設定
これらの多層的なセキュリティ対策により、Backlogは安全で信頼性の高いプロジェクト管理環境を提供します。
関連機能：2段階認証 | 機能 | Backlog
関連機能：IPアドレス制限 | 機能 | Backlog
スマホからでも利用可能
Backlogのモバイルアプリを使用することで、外出先からでもプロジェクトの進捗確認や更新が可能です。これにより、場所を選ばない効率的なプロジェクト管理が実現します。
例えば、電車での移動時間や会議の合間など、細切れの時間を有効活用してプロジェクトの状況を確認・更新できます。
さらに、プッシュ通知機能により、重要な更新やコメントがあった際に迅速な対応が可能になります。これらの機能により、オフィスにいるときと変わらない作業環境を維持しながら、外出先でも効率的にプロジェクト管理を実施可能です。
最適なツールを選び、複数のプロジェクト管理を効率化しよう
ノート・手帳によるプロジェクト管理は手軽に始められ、コストがかからない点が魅力です。ノートとペンを準備すれば、いつでもプロジェクト管理ができます。
しかし、ノートを使ったプロジェクト管理は、作業量が膨大になる、セキュリティ対策が難しい、情報共有ができないなど、様々なデメリットもあります。
そこでおすすめなのがプロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理ツールは2段階認証などの多様なセキュリティ対策が実施できるだけでなく、効率的な情報共有も可能です。また、スマートフォンやタブレットでも利用できるので、ノート同様、場所を選ばずに作業ができます。
中でも、弊社が提供する「Backlog」は、使いやすさと機能の豊富さに大きな強みがあります。Backlogは直感的に使えるデザインとなっており、ITツールの利用に慣れていない方でもすぐに使いこなせるようになります。
＜Backlogの機能一覧＞
| 機能名 | 説明 |
|---|---|
| 親子課題 | タスクを細分化し、グループ化して管理。 |
| 課題ごとのコメント |
課題ごとに議論や情報を一箇所に集約。 コミュニケーションを円滑化。 |
| ファイル共有 |
プロジェクト関連ファイルを一元管理。 必要な情報への迅速なアクセスと共有を可能に。 |
| Wiki | ナレッジやマニュアルをプロジェクトメンバーで共有。 |
| 検索機能 |
プロジェクトをまたいでタスクを検索可能。 キーワード、カテゴリー、進捗状況、担当者など様々な検索条件を設定可能。 |
| ボード | 直感的な操作でタスクの状況を即座に更新。 |
| ガントチャート | プロジェクト全体のスケジュール・進捗を一目で把握。 |
| モバイルアプリ |
スマートフォン、タブレットでBacklogを利用可能。 外出先でもリアルタイムにプロジェクト状況を確認・更新。 |
| セキュリティ機能 | IPアドレス制限や多要素認証により、不正アクセスを防止し、機密情報を保護。 |
これらの機能を活用することで、正確な記録、素早い情報共有、円滑なコミュニケーションが実現します。業務量が多くなりがちなプロジェクト管理を、Backlogは多面的にサポートし、生産性向上に寄与します。
30日間の無料トライアルも実施しているので、実際に操作しながら使用感を確かめられます。
下記ではBacklogの特長と機能、料金プラン、事例などを紹介している資料を公開していますので、ご興味のある方はぜひご覧ください。
こちらもオススメ：
プロジェクト管理とは？目的や項目、管理手法について徹底解説！ | Backlogブログ
プロジェクト管理の基本や主な項目を紹介。CCPMやWBSなどのプロジェクト管理の代表的な手法やプロジェクト管理全体の流れを解説。これからプロ…
backlog.com