こんにちは、イベントマーケティング担当の滝澤です。
ヌーラボは様々な展示会でブース内セミナーを開催し、Backlogにまつわるテーマで来場者の方にお話ししています。
本ブログでは当日会場にお越しいただけなかった方にも、その内容をシリーズでお届けしていきます。
今回ご紹介するのは、これまでに開催された展示会のブース内ミニセミナーコーナーで「情報の迷子をなくすチームの共通基盤」をテーマにお話しした内容です。
セミナーでご紹介した「Backlog」に搭載されている運用支援型AI機能「Backlog AIアシスタント」による情報の探し方を、ハイライトでお届けします。
目次
情報を探すときのよくある悩み
「当初聞いた内容で進めていたけれど、そのあと変わっていないだろうか」
進行中の案件でこう思ったとき、多くの方は担当者にチャットやメールで確認します。そして、返信が来るまで手が止まります。
困るのは、探している本人も「どこかで見た」ことは覚えているのに、それがどこだったのかが出てこないという状態で、やり取りが積み重なるほど、情報はチャット、メール、それぞれの手元のメモへと散らばっていきます。
ブース内のセミナーでは、この「探す」時間を減らす方法をご紹介しました。
「探す」をBacklog AIアシスタントに任せる
Backlog AIアシスタントは、Backlog内にテキストとして書かれた情報、つまり課題やコメント、ドキュメントを横断的に読み取ることができます。
ご自身が参加しているプロジェクトであれば、複数のプロジェクトを横断して探すこともできます。
難しい書き方は必要ありません。ふだん同僚に聞くときと同じ言葉で問いかけるだけです。
例えば...
最新の情報を探したいとき
「○○について、最新の情報が書かれた課題やドキュメントを教えてください」
その案件に関する情報がどこに書かれているのかを、まとめて示してくれるため、「どこにあったか」を思い出す必要がなくなる、というのがこのプロンプトの役割です。
ここでは、D社への提案資料を検索するといった例をご紹介
更新の経緯をたどりたいとき
「○○について、いつどんな変更が入ったのか、経緯がわかる課題やコメントを探して教えてください」
いま何が最新かだけでなく、そこに至るまでに何が起きたのかを知りたい場面で使えますので、関係者への説明が必要なときや、引き継ぎを受けたときに役立ちます。
提案資料の変更履歴や経緯が時系列で整理されているため、いつ・誰が・何を行なったのか、（今後何を行うのか）一目で把握できる
日々の業務を課題に置き換える
ここまでご紹介したことには、1つ前提があります。
Backlog AIアシスタントは、Backlog内に蓄積された情報をもとに回答します。
そのため、AIアシスタントを活かすには、チームの情報がBacklogに集まっている状態が必要になり、セミナーのタイトルにある「共通基盤」とは、このことを指しています。
とはいえ、きれいに情報を整理して残す必要はありません。
むしろ、整理そのものを目的にしてしまうと、その作業が負担になり、いつしか更新されなくなってしまいます。
業務の進め方としては、1件の作業を1つの課題として登録し、進めるなかで気づいたことや決めたことを、課題の詳細やコメントにメモとして書き残していく。そして関係者とのやり取りも、そのコメント上で行う。
それだけで、「なぜこの形になったのか」という経緯が、あとから辿れる情報として残っていきます。
体裁を整える必要も、あとからまとめ直す必要もありません。日々の業務を進めること自体が、情報を残すことになり、そのままBacklog AIアシスタントの情報源になります。
コメント欄には関係者同士のやり取りだけでなく、メモなども適宜残しておき「情報をBacklogに集約化」させる
おわりに
「これって最新の情報ですか」と確認し合う時間や、「どこかで見たはずの情報」を探し回る時間は、どちらも本来の仕事ではありません。
情報をBacklogに集めておき、探すところはBacklog AIアシスタントに任せる。この形にしておくことで、聞かなくても、探さなくても必要な情報にたどり着ける状態に、少しずつ近づいていきます。
また、Backlogは「30日間の無料トライアル」をご用意しています。併せてBacklog AIアシスタントもご利用いただけます（*）のでこの機会に、ぜひ実際の操作感を体験してみてください。
*一部プランのみ利用可能。詳細はこちら
ほかにも、Backlogのメリットや機能紹介、導入事例などを紹介した資料もございますので、こちらもご活用ください。
今後もさまざまなテーマでミニセミナーの内容をお届けしていきます。次回の投稿もぜひお楽しみに！
