カンバンボードの上手な活用術(初級編)イベントレポート #プロジェクト困ったさん

世界中のBacklogユーザーのみなさま、こんにちは! コミュニティマネージャーのTanny(タニー)こと、谷山鐘喜(たにやましょうき)です!

僕は普段はBacklogのユーザーグループである、JBUGに携わっており全国各地のリーダー陣が開催するプロジェクトマネジメントに関する勉強会をお手伝いさせて頂いております。

今回はそんなコミュニティによる活動とは別に、自分自身で「プロジェクト困ったさん」というグループを立ち上げて「カンバンボードの勉強会」を開催して気づいた、カンバンボードのメリットをお届けします。

「プロジェクト困ったさん」を開催したきっかけ

「プロジェクト困ったさん」は開発現場やプロジェクトにまつわる「困りごとや相談ごと」を素直に打ち明ける会です。グループを立ち上げたのは、僕がお手伝いしている「JBUG」の諸先輩方から刺激を受けたことがきっかけでした。

とは言え、最初は「何をやったら良いか分からない」という状態でした。そこで弊社のアジェイルコーチ中村と相談し、彼と組んで「カンバンボードの上手な活用術(初級編)」を合計2回開催してみたのです。

「カンバンボード」をテーマにしたイベントで思ったこと

合計2回のイベントには、それぞれ15名弱の方々が参加され「カンバンボードについて知りたい」というニーズがあったことを確認できました。

そこで質問ですが、「皆さんカンバンボードは使っていますか?」

僕は正直なところプロジェクトによってまちまちという状態です。ここでは「カンバンを使用しないといけない」と一方的に言うつもりはありません。

プロジェクトや課題管理の状況次第でいくらでも運用ルールは見直せますし、リスト方式とカンバン方式、それぞれに適材適所はあると思いますから臨機応変に対応すれば良いと思います。

但し、カンバンボードが便利なことは確かであり、その使い方やTipsを知らなければプロジェクトマネジメントの進め方を選択することすらできません。

カンバンボードの上手な活用術について

前置きが長くなりましたが、まずは普段の業務において下記のようなことはないでしょうか??

プロジェクトを進めていく上での問題

  1. 「誰が何をやっていて、どの課題を進めているのかよくわからない」
  2. 「着手すべき課題の優先度がよくわからない」
  3. 「チームメンバーが仕事に追われている感が否めない」

そこで「カンバンボードの上手な活用術(初級編)」で紹介されたTipsは下記の通りです。

問題をクリアにする為に心がけるべきこと

  1. 「全ての課題をボードに載せ、MTGは同じボードを見ながら進める」
  2. 「ボードに課題を並べる際は上から優先順位順に並べ着手する」
  3. 「処理中にできる課題の上限数を決める(仕掛中の作業は2つまでが限界と考えています)」

また、管理する課題が多くなったり、収集がつかなくなるようなら「種別/カテゴリー/マイルストーン」でフィルタリングし、管理する課題を絞り込み見通しを良くしても良いです。

他にも例えば、カスタマーサポートと開発でバグやエラーの報告など同じ事を言ってる課題がそれぞれに存在する「課題の重複登録問題」ですが、これはこれで良し。という柔軟な運用ルールにした方が良いという話もありました。

なぜなら、それぞれの立場で知りたい情報ややることは異なるからであり、必要に応じてそれぞれの課題にお互いのリンク貼って管理しても良いと思います。

カンバンボードの上手な活用術(初級編)で使用した資料登壇資料の一部

イベントに参加して感じたカンバンボードの”ポテンシャル”

イベント本編では、このようなTipsや考え方がレクチャーされました。そこで感じたのはカンバン方式での課題管理を試したことが無い方は少し勿体無い気がしました。

冒頭でお伝えしたようにこれが正解、ということはありませんが、カンバンであればプロジェクト全体の見通しも良くなり、課題管理など、いわゆるプロジェクトマネジメントを行う上での運用ルールが構築しやすいと感じました。

プロジェクトやBacklogの運用ルールについては「できるだけ分かりやすい方が良い」と思っています。なぜならメンバーが「理解しやすくチームにも浸透しやすい」からであり、その結果、業務効率化に繋がります。カンバンでの運用はこれに近いルール決めが可能だと感じました。

故に、より円滑にプロジェクトを進めることに繋がると思いました。なので、まずは「ToDo / Doing / Done」など、シンプルなステータスで練習も兼ねて始めてみてはいかがでしょうか。

その他:オンラインイベントでのコミュニケーションの工夫

また、当日はCacooを使って座談会形式でコミュニケーションを図りました。

セミナーやイベントだと話者が話しているタイミングで質問ができなかったり、仮にできても質問しづらい時もあります。人によってはなかなか皆さんの前で声を出すのが億劫な方もいるかもしれません。

そのような問題を解決する為にCacooのシート上に「質問エリア」と「解決済みエリア」を設けて、話を聞いている最中など、皆さんご自身のタイミングで好きなことを好きなように付箋に書いてもらいました。

レクチャーが終わり、質疑応答に入ったタイミングではたくさんの質問が並びイベントもとても盛り上がりました!!

Cacooは使い方次第では資料作成だけはなく、このようにメンバーのコミュニケーションを促進させることが可能です。

みなさんも是非、Backlogと併せてご利用ください。

座談会で使用したCacooのシート座談会で使用したCacooのシート

中村の登壇資料はこちらから

次回イベントの予告

次回は6月30日(火)、19時から「チームで共通認識を持ちプロジェクトの向かう先を統一する方法とワークショップ(インセプションデッキ)」を行います。普段の業務やプロジェクトで以下のような課題を抱えている方はぜひご参加ください。

  • 「メンバー同士で認識の祖語が発生している」
  • 「手戻りが発生したり、品質にばらつきが出て困っている」
  • 「プロジェクトが恣意的に進み非効率」
  • 「メンバーとの信頼関係が築けていない」
  • 「タスクにメンバーが納得せずモチベーションが低下している」
  • 「人間関係が悪化した事で業務のパフォーマンスも低下している」
  • 「メンバー間でどっちの解釈が正しかったというつまらない議論になりがち」

プロジェクト困ったさんについて

参加者の皆さんが、遠慮なく、誰も傷つけることなく普段のお悩みを発信し本音で語り合えるよう、和やかな雰囲気を作り出したいと思ってます。 特にプロジェクトや開発現場は日々状況が変わると思います。

現在の開発現場でもっとより良いやり方があるのではないかと密かに課題感を感じている方は多いのではないでしょうか。

参加者の職種は「PdM/開発現場のリーダー/エンジニア/新規事業担当者/プロダクトオーナー」など、チームで働く様々な方々を対象にしており、そんな皆さんの問題解決のヒントが得られる場所があれば良いと考えています。

多種多様なテーマで座談会を開催しており、今後も様々な企画を考えていますのでよろしければこちらからご参加頂ければと思います。

他にもイベントや企画に対してのご要望や、個別相談などあればいつでもお気軽にDMしてください。中村含め他のメンバーとも色々検討していきますので引き続き、よろしくお願いします!!

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