Excelでの進捗管理に限界を感じている。
でも、ツールへの移行にはなかなか踏み切れない。
その理由としてよく挙がるのが、「今のExcelを、全部作り直すことになりそう」 という不安です。長く使ってきた進捗表ほど、列が増え、関数が入り、チーム独自のルールが積み重なっています。
それをゼロから組み直すとなると、移行そのものが大きなプロジェクトに見えてきます。
ただ、全部を移す必要はありません。
この記事では、Excelの列をどう仕分けるか、その判断の仕方を紹介します。
目次
移行が止まるのは「全部再現しないと」と思ったとき
よくある案件進捗表を思い浮かべてみてください。たとえばこんな列が並んでいるはずです。
No.／工程／区分／タスク／担当／開始日／期限／ステータス／進捗率／予定工数／実績工数／残工数／フェーズ／備考
移行しようとすると、この14列を1つずつツールの項目に当てはめていく作業が始まります。
そして必ず、どこかで「これに該当する項目がない」という問題が出てきます。
そこで手が止まる、これが移行が進まない一番よくあるパターンです。
しかし、ここで一度立ち止まって考えたいことがあります。
その14列は、全部が毎日更新されているでしょうか。
おそらく、毎日のように書き換わるのは担当と期限と進み具合くらいで、残りは最初に決めたまま動かないか、関数が自動で計算しているか、月末にまとめて埋めているか、のどれかではないでしょうか。
移行で考えるべきなのは、「全部をどう再現するか」ではなく、
「どれが毎日動いている情報なのか」 です。
Excelの列を、3つに仕分ける
やることは、列を1つずつ見ながら、3つの問いに答えていくだけです。
- Q1. 「誰が・いつまでに・何を」に関わる列か → そのまま移せる
- Q2. 状態・見た目・履歴を表すための列か → 別の形になる
- Q3. 計算式が入っている、集計のための列か → Excelに残す
そのまま移せる列は、タスクの情報そのものです。タスク名、担当、開始日と期限、工程や区分といった分類が該当します。
別の形になる列が、移行で一番「効く」ところです。これらはツールに移すと、入力する項目ではなく、担当者が状態を変えた結果として表示されるものに変わります。
Excelに残す列は、関数が入っている列です。工数の集計、原価や金額の計算、報告用のグラフ。これはExcelの方が得意な仕事なので、無理に移す必要はありません。
移行というと「Excelを手放すこと」だと思われがちですが、そうではありません。
更新する場所を1つにして、計算は得意なExcelに任せる、という役割分担です。
残した「集計」は、どうやって回すのか
「でも、数字がBacklog側にあるなら、集計のたびに手で転記することになるのでは」
実際には、転記は必要ありません。Backlogの課題一覧は、条件で絞り込んだ状態のまま、CSVまたはExcel形式で書き出せます。
書き出したものを、いつもの集計表に貼ることで、関数も使えます。
さらに、カスタム属性という機能を使うと、課題に独自の項目を足せます。たとえば外注費のような、案件を進めながら発生する金額を課題に入力しておけば、エクスポートしたファイルにその数字も一緒に出てきます。
数字を入れるのはBacklog、計算するのはExcel。
この形にしておくと、同じ情報を2か所で更新する「二重管理」が起きません。
移行の考え方と手順を動画で解説！
ここまで読んで、大体の考え方は掴んでいただけたと思います。
ただ、実際に移行作業をするとなると、文章だけでは分かりにくい部分がどうしても残ります。実際のタスクの移行作業はどうやるのか。登録したあと、どうやって運用を回すのか。
そんな方のために、移行前の準備〜移行後の運用までを解説したオンデマンドウェビナーを用意しました。
「そのExcel、Backlogに移すとこうなる 〜移行手順と「どこまで移す？」を実演〜」
Excelの案件進捗表を題材に、デモを交えながら解説します。
ウェビナーで扱う内容
- Excelの進捗管理が限界を迎えるときに、何が起きているのか
- 移す情報と、移さない情報の分け方
- CSVでの一括登録（テンプレートの入手から登録完了まで）
- 期限が動いたときの更新と、チームへの共有の仕方
- 移行後、集計と報告をどう回すか
こんな方におすすめです
- Excelで案件やプロジェクトの進捗を管理していて、更新作業に手間を感じている方
- ツールへの移行を検討しているが、踏み切れない方
- 5〜30名規模のチームで、進捗の取りまとめを担当している方
オンデマンド配信なので、ご都合のよいタイミングでご覧いただけます。
所要時間は約30分です。
視聴後のアンケートにお答えいただいた方には、この記事で紹介した仕分けの考え方と移行手順をまとめた 「Excel → Backlog 移行ガイド」 をお渡ししています。
手元に置いて、実際に移行作業を進めるときにお使いください。
Backlogは30日間無料でお試しいただけます
記事を読んで「とりあえず自分のExcelで試してみたい」と思われた方は、先にトライアルを始めていただくこともできます。
ウェビナーで実演している操作は、トライアル期間中にそのまま試せます。
移行と聞くと身構えてしまいますが、作業が発生するのは最初の1案件だけです。
そこを越えると、毎週の更新の方が先に軽くなります。
まずは1案件から、気軽に試してみてください。
