マルチタスクとは？苦手な人も効率的に複数業務を同時進行する方法を伝授

マルチタスクとは、複数の業務を同時並行で進めることを指します。ビジネスにおいて生産性を高めるために重要なスキルです。マルチタスクを得意とするメンバーが増えれば、企業全体の業務効率や成果の向上につながります。

一方で、「複数の作業を同時にこなすのが苦手」と感じる人も少なくありません。そこで、マルチタスクの正しい意味や、シングルタスクとの違いを理解し、自分に合った方法で取り入れることが大切です。

本記事では、マルチタスクの基本から、効率的に進めるための具体的な方法までを解説します。さらに、実際の業務で役立つプロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

参考：Backlog｜チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール

マルチタスクとは

マルチタスクとは、2つ以上の業務や作業を同時並行で進めることです。さらに「短時間で切り替えながら複数の作業を進める」という意味合いも含まれています。

もともとは、コンピューター分野で使われる用語の「multitasking」が由来です。これは、複数の処理を同時に行う仕組みを表す言葉で、人の作業スタイルを説明する際にも使われるようになりました。

現在では、マルチタスクはビジネスシーンにおいて「限られた時間で効率的に業務を進めるために求められるスキル」として広く認識されています。

マルチタスクとシングルタスクとの違い

マルチタスクとよく比較される言葉にシングルタスクがあります。両者の違いを見ていきましょう。

シングルタスクとは、特定の業務や作業に集中して取り組む方法です。タスク1が完了すれば、タスク2と順番に取りかかるスタイルで、逐次処理とも呼ばれます。

一つのことにじっくり向き合えることが最大のメリットです。思考の深さが増し、高品質なアウトプットを得やすいでしょう。ただし、高い集中力が求められます。

一方で、マルチタスクは複数の業務や作業を同時並行で進める方法です。タスク1とタスク2を交互に進めるスタイルで、並行処理と呼ばれます。短時間で複数のタスクを切り替えて処理する必要があるため、優先順位を整理し、効率的に管理するスキルが欠かせません。

どちらが適しているかは、タスクの内容や状況によって異なります。集中力が欠かせない業務はシングルタスク、スピード感や幅広い対応が必要な業務はマルチタスクといったように、目的に応じて柔軟に使い分けることが大切です。

マルチタスク・シングルタスクの仕事例

マルチタスクとシングルタスクは、それぞれ適した業務が異なります。実際の仕事例を挙げることで、どのように使い分ければよいかがイメージしやすくなります。

【マルチタスクの仕事例】

• 電話対応をしながらメモをとる
• 会議に参加しつつ議事録も作成する
• 資料を作成しながらチャットで部下に指示を出す
• 複数のプロジェクトを同時に管理する

【シングルタスクの仕事例】

• プレゼン資料を集中して仕上げる
• 新しい企画を立案する
• 大量のデータを正確に入力する
• デザインや動画制作などクリエイティブな業務に取り組む

このように、業務内容によってマルチタスクとシングルタスクを使い分けることが、仕事の効率や成果を高めるポイントです。

マルチタスクのメリット

マルチタスクを進めることで、多くのメリットを得られます。代表的なメリットは下記の4つです。

• チーム全体を俯瞰し、円滑に連携できる
• 限られた人員で成果を最大化できる
• モチベーション向上につながる
• 幅広い情報を得られる

それぞれのメリットを詳しく解説します。

1. チーム全体を俯瞰し、円滑に連携できる

マルチタスクでは複数の業務を同時に進めるため、全体の進捗を俯瞰しながら把握できます。状況の変化や突発的な業務が発生しても、タスクの重要度や優先順位を柔軟に判断しやすく、臨機応変に対応しやすいのが特徴です。

その結果、メンバー間での連携が円滑になり、プロジェクト全体をスムーズに進行できます。特にチームリーダーは状況を把握しながら、適切な指示を出しやすくなるでしょう。

2. 限られた人員で成果を最大化できる

マルチタスクは一人が複数の業務を同時に進められるため、少人数でも効率的に成果を出せます。新たな人員を増やさずに業務を回せるため、採用や教育にかかるコスト削減にも直結するでしょう。

さらに、複数の案件やタスクに素早く着手できることにより、業務の停滞を防ぎ、継続的に成果を積み重ねられるのも強みです。特にスタートアップ企業や小規模チームにとって、大きな武器となります。

3. モチベーション向上につながる

複数の業務を任されると、従業員はうまくタスク管理をするために自ら考えながら取り組む傾向が強まります。主体的に行動することによって、タスクが完了した際の達成感は大きくなり、仕事への意欲も高まるでしょう。

このプロセスは従業員のモチベーションを高め、組織全体の生産性向上にも寄与します。さらに、個々のチャレンジする意欲が湧き、前向きな雰囲気が職場に広がる効果も期待できます。若手社員の成長促進にもつながる点は大きなメリットです。

4. 幅広い情報を得られる

マルチタスクを通じて複数の取引先や社内メンバーと関わる機会が増えると、多様な情報や知識に触れられるようになります。今までにはなかった新しい視点を得たり、柔軟な考え方を身に付けたりできるのは大きな利点です。

このような情報を蓄積できる環境は、従業員個人のスキルアップに加え、企業全体の競争力強化にも直結します。さらに、得られた知識や視点を業務に活かすことで、新しいアイデアや改善策を生み出すきっかけにもなるでしょう。

マルチタスクのデメリット

マルチタスクには多くのメリットがありますが、デメリットもいくつか存在します。主なデメリットは下記の2つです。

• 生産性や作業効率が低下するリスクがある
• 業務負荷が大きくなる

それぞれの内容を見ていきましょう。

1. 生産性や作業効率が低下するリスクがある

生産性や作業効率の低下を招くリスクは、マルチタスクのデメリットです。

複数の業務を同時に進めると、集中力が分散しやすくなります。その結果、成果物の質が下がったり、ミスが増えたりする可能性があります。

本来1日で終わるはずの業務が、後戻りや調整で長引くケースも少なくありません。「時間をかけたにも結果が残らない」という状態に陥りやすく、効率化を目指したのに逆に非効率になるリスクがあるのです。

このような事態を避けるためには、タスクの優先順位を明確にし、集中すべき業務を見極めることが重要です。

2. 業務負荷が大きくなる

多くの業務を抱えすぎたり、一つのタスクに予想以上の時間がかかったりすると、他の業務が遅れ、全体の負荷が大きくなります。状況によっては従業員が手一杯になり、ストレスや疲労が増大するリスクもあります。

マルチタスクを実施する際は、無理のないスケジュールを組み、優先順位を明確にして進めることが欠かせません。さらに、定期的に業務量を見直し、必要に応じてタスクを分担・調整することで、従業員の負担を軽減できます。

マルチタスクが苦手・できない人の特徴

実際にマルチタスクを進める上で、苦手意識をもつ人は少なくありません。マルチタスクが苦手、またはできない人は、下記のような特徴を持っています。

• 完璧主義で物事へのこだわりが強い
• スケジュール管理が得意ではない
• 優先順位をつけることに慣れていない

それぞれの特徴について解説します。

完璧主義で物事へのこだわりが強い

マルチタスクが苦手・できない人の特徴の一つが、物事へのこだわりが強く、完璧主義な傾向がある点です。こだわりが強すぎることで、柔軟かつ臨機応変に対応するのが難しくなります。

完璧に作業を仕上げたい気持ちが強い人は、作業の完成度に満足できず、ストレスを抱えやすいのです。こうした傾向があると、複数タスクを効率的に回すのは難しくなるでしょう。

さらに、細部へのこだわりが時間のロスを招き、全体の進行を遅らせてしまうこともあります。結果として、本人だけでなくチーム全体のパフォーマンスにも影響を及ぼしかねません。

スケジュール管理が得意ではない

マルチタスクが苦手な人は、スケジュール管理がうまくできないケースが多く見られます。タスクごとの所要時間を正しく見積もれないことも多く、予定通りに作業を進められません。結果的に複数の業務を同時に処理するのが困難になるのです。

またスケジュールが一度乱れると、あとに予定していた業務や優先度の高い業務が後回しになり、納期に間に合わないといった問題につながります。

さらに、スケジュールが遅延することで精神的な焦りが増し、集中力の低下を招くこともあるため注意が必要です。このような状況が続くと、業務全体の効率が大きく低下します。

優先順位をつけることに慣れていない

マルチタスクが苦手な人は、優先順位付けをすることに慣れていません。どのタスクがもっとも重要で最優先に取りかかるべきか判断しかねた結果、複数のタスクを満遍なく進めてしまう傾向があります。

優先順位を判断できないと、複数業務を抱えた際にどの作業から取り掛かるべきか迷い、作業効率の低下につながるでしょう。

この状況が続けば、作業の抜け漏れや納期遅延などを起こしやすくなります。緊急度や重要度が高いタスクが後回しになり、トラブルや業務停滞などの深刻な問題に発展する恐れがあります。

マルチタスクでよく使われるテクニック5選

マルチタスクを進める際には、下記のテクニックがよく使われています。

それぞれのテクニックについて詳しく解説しますので、ぜひ実践してください。

1. タスクシフト

タスクシフトとは、あらかじめタスクを切り替えるタイミングを決めておく方法です。

突発的に業務を変えたり、時間で切り替えたりするのではなく、業務の区切りのよいタイミングで終えるように決めておきます。

タスクシフトは、頭の切り替えがスムーズになり、複数の業務を円滑に進行できます。ただし、1つのタスクに時間をかけすぎると、全体のスケジュールが遅延するため、そのほかの手法も活用しましょう。

2. タイムブロッキング

タイムブロッキングとは、時間を特定のブロックに区切り、それぞれに特定の活動やタスクを割り当てる方法です。スケジュールにタスクを組み込むことで、予定が明確になり、複数の業務を計画的に進めやすくなります。

タイムブロッキングの特徴は、時間に制約を持たせることで集中力を高められる点です。業務の後回しやダラダラした作業を防ぐ効果もあり、生産性を維持しやすくなります。

さらに、あらかじめ予定を細かく区切ることで、重要なタスクに十分な時間を確保しやすくなるのもメリットです。

3. ポモドーロ・テクニック

ポモドーロ・テクニックとは、25分間作業を実施したら5分間休憩を取るサイクルを繰り返す方法です。一定の時間で作業を区切ることで、集中力を持続させながら効率的に業務を進められます。

ポモドーロ・テクニックの特徴は、休憩を意識的に挟むことで疲労を防ぎ、長時間作業でも安定したパフォーマンスを発揮できる点です。これにより、作業のリズムが整い、生産性を維持しやすくなります。

4. 2分ルール

2分ルールとは、業務上のタスクが2分以内に完了できる場合は、その場ですぐに着手して片付ける方法です。短時間で終わる作業を後回しにすると、頭の片隅に残り続けて集中力を妨げる要因となります。

2分ルールは、タスクを溜めずにすぐに処理することで、その後の大きな業務に集中して取り組める点が特徴です。

シンプルな方法ですが、実践しやすいテクニックです。通常業務に取り入れることで、タスク管理の負担を軽減する効果も期待できます。

5. パーキングロット思考

パーキングロット思考とは、今すぐ取り掛かる必要がない作業や緊急性の低い依頼を一時的に保留する方法です。たとえば、他の業務を急に頼まれた場合において、すぐに対応せず「後で実施する」と決めることで目の前のタスクに集中できます。

パーキングロット思考は、優先度の低い作業を切り離すことで重要な業務の進行を妨げず、作業効率を維持できるのが特徴です。さらに、タスクを整理しやすくなり、優先順位を意識しながら業務を進められるメリットもあります。

マルチタスクを効率的に進める方法

ここでは、マルチタスクを効率的に進める方法について解説します。今回紹介する方法は下記の4つです。

• タスクを整理して優先順位を決める
• シングルタスクに分解してから実行する
• 共通点のあるタスクはまとめて処理する
• タスク管理ツールを利用する

タスクを整理して優先順位を決める

まずは、現在抱えているタスクと期限をリストアップしましょう。全体を一覧化することで状況を把握しやすくなり、抜け漏れの未然防止にもつながります。

そのうえで、重要度と緊急度を基準に優先順位を設定します。優先度が明確になれば、効率的に作業を進められるだけでなく、着手すべきタスクに迷う時間を減らすことが可能です。

結果として業務を安定的かつ計画的に進められ、チーム全体の生産性向上にも寄与します。

シングルタスクに分解してから実行する

複数のタスクを同時に進めるのではなく、一度シングルタスクに分解してから取り組むのも効果的です。タスクを小さく分けることで集中しやすくなり、作業の切り替えもスムーズに行えます。

さらに、進捗を細かく確認できるため、達成感を得やすいのもメリットに感じられるでしょう。小さな成功体験を積み重ねることによって、モチベーションの維持や向上にもつながります。

共通点のあるタスクはまとめて処理する

共通点のあるタスクは、まとめて処理するのがおすすめです。たとえば「電話対応」や「メール確認」「請求申請」といったデスクワークは同じ時間に集中して行えば、切り替えの手間を減らし、効率化を図れます。

また、集中力を維持しやすいため、作業の質を落とさずに進められる点もメリットです。安定したリズムを保ちながら業務を進行できるでしょう。

作業をする前に、似た性質を持つタスクがないか確認することをおすすめします。

タスク管理ツールを利用する

タスク管理ツールを活用すると、業務の進捗状況を可視化でき、複数のタスクを整理・一元管理できます。タスク管理ツールとは、チームにおける業務のタスクを整理し、進捗状況の確認や担当者の割り当てを効率的に行うシステムやソフトウェアです。

導入をすることにより、漏れや抜けを未然に防ぎます。チームメンバーが安心して作業を進められるのが大きなメリットです。

特に複数のメンバーで進めるプロジェクトでは、他のタスクが完了しないと着手できないケースも少なくありません。タスク管理ツールを利用すれば、自分やチームの進捗をリアルタイムで把握でき、優先度の調整や分担もスムーズに行えます。

その結果、チーム全体で効率的にタスクを完了でき、プロジェクトを円滑に進行させられます。

マルチタスクの進行にはBacklogがおすすめな理由

マルチタスクを効率的に進めるには、タスクを整理し、進捗をチーム全体で共有できる仕組みが欠かせません。そこで役立つのがプロジェクト管理ツール「Backlog」です。

マルチタスクを安定的に進行できる主な理由は次の4点にあります。

• ガントチャートでタスクの依存関係や優先順位を明確にできる
• カンバンボードで課題の優先順位を一目で確認できる
• タスクごとのコミュニケーションで情報共有が円滑になる
• モバイルアプリ版で外出先や移動中でもタスクの進捗を確認できる

それぞれ解説します。

ガントチャートでタスクの依存関係や優先順位を明確にできる

Backlogのガントチャートを使えば、タスクの流れや依存関係を視覚的に確認できます。誰がいつまでに何を担当するのか、どのタスクを優先すべきかが一目でわかり、遅延の影響範囲も明確になります。

ガントチャートを共有することにより、チーム全体の共通認識が深まり、計画的に作業を進められるでしょう。予期せぬ遅延が発生しても早期に対処しやすくなり、プロジェクト全体の安定した進行をサポートします。

さらに、リソースの過不足も把握しやすく、負担の偏りを防げるのも大きな利点です。

カンバンボードで課題の優先順位を一目で確認できる

Backlogのカンバンボードを利用すれば、進行中・未着手・完了といったタスクの状態を一目で把握できます。進捗状況が明確に整理されるため、チーム全体で課題の優先順位を共有しやすくなり、同時並行しているタスクの管理も容易になるでしょう。

また、タスクを可視化することで作業の停滞や重複を防ぎ、効率的にプロジェクトを進行できる点も大きな強みです。チームの連携力を高めながら、生産性向上につなげられます。

作業の進捗を直感的に把握できるため、新しく参加したメンバーも状況をすぐに理解し、早期に戦力となりやすいのもポイントです。

タスクごとのコミュニケーションで情報共有が円滑になる

Backlogでは、各タスクにコメントやファイルを紐づけられるため、関連する情報を一か所に集約できます。メールやチャットのように情報が散乱せず、必要なやり取りをすぐに確認できるのが魅力です。

これにより、意思疎通の齟齬や情報の見落としを防ぎ、チーム内のコミュニケーションコストを削減できます。さらに、過去のやり取りも容易に追跡できるため、引き継ぎもスムーズです。

過去のやり取りも容易に確認できるため、引き継ぎを円滑に実施できるメリットもあります。

モバイルアプリ版で外出先や移動中でもタスクの進捗を確認できる

Backlogはモバイルアプリにも対応しており、外出先や移動中でもタスクの進捗を確認できます。通知の受信やコメント投稿も可能なため、出張先やリモートワーク中でも、場所を問わずタスク管理を続けられます。

リアルタイムな情報共有が実現し、チーム全体の生産性を高められるのが強みです。下記では、Backlogを導入してマルチタスク管理を成功させた事例も紹介していますので、あわせてご覧ください。

【Backlogを導入してマルチタスク管理に成功した事例】
属人化を超え、チームで動ける仕組みへ。Backlogが支えるイベント運営の舞台裏
Backlogでチームの働き方が変わる。日々の運用サポートで実現した全社展開の軌跡

Backlogを利用してマルチタスクを成功させよう

マルチタスクを効率的に進行するためには、まず抱えているタスクを整理し、優先順位を決める必要があります。タスクの量が多い場合は、シングルタスクに分解してから共通点のあるタスクをまとめて処理するのがおすすめです。

Backlogは、ガントチャートやカンバンボード、タスクごとのコミュニケーションなど、マルチタスクを効率的に進める機能を備えています。主な機能をまとめましたのでご覧ください。

これらの機能を活用することで、複数のタスクを円滑に進め、企業全体の生産性を高められるでしょう。

また、Backlogの機能や料金プラン、実際の業務改善事例を網羅した資料もご用意しました。下記のリンクから資料をダウンロードできますので、ぜひご覧ください。

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