ヌーラボでは、全部署のタスク管理をBacklogで行っています。開発部門ではもちろんのこと、管理部門のメンバーもフル活用して業務効率化をしています。
定型業務の量が多い管理部門は、実はタスク管理ツールの導入で業務を効率化しやすい部門です。それぞれの部署でどのようにBacklogを活用しているのか、具体的な業務例とともにご紹介していきます。
人事編、労務編、経理編に続く今回は、総務編をお届けします。日頃の入電・問い合わせ対応から経営会議の事務局業務まで、多岐にわたる総務業務。どのようにBacklogを活用しているのか、ヌーラボの総務担当、AさんとMさんに聞きました。
目次
施設管理から事務局対応まで。ミスのない対応があたりまえの総務業務
顔出しNGのAさん。Backlogロゴを持ってインタビューに答えてくれました！
——ヌーラボの総務業務について教えてください。
まずは、施設管理にかかわる業務です。施設の保守・点検における各業者とのやり取り、照明・空調の管理、各種契約管理などを行っています。
消耗品などの備品管理も都度発生します。加えて、取締役会その他会議体事務局業務、それらに関連する議事録や契約書等の文書管理など。電話・郵便・来客などの対応を含めた窓口業務や、保険・登記にかかわる業務も総務部門の担当業務です。
会社全体の管理を担うポジションなので、いわば総務担当は「なんでも屋さん」の立ち位置です。決して目立つ存在ではありませんが、社内のあらゆる部署にいる人たちが円滑に仕事を行えるように、陰ながらサポートする役割を任されています。
——回答を聞くだけでも、非常に幅広い業務を担当しているのがわかります。総務ならではの仕事の特徴や、感じている難しさなどはありますか？
一つひとつの業務が細かくてミスが許されないというのが、総務業務の大きな特徴で、
「業務をミスなく完璧にすることがあたりまえ」とよく言われます。そこをゴールに置いていては、総務担当としてまだ十分ではないんですよね。
そのような中で、各部署や役員との調整を行いながら、さまざまなタスクを同時並行でこなしていかなければならないのが総務業務の大変なところだと感じています。
総務のBacklog活用方法
電話・問い合わせ対応は課題登録を自動化
——総務業務におけるBacklogの具体的な使い方を教えてください！
まずは、毎日発生する電話対応です。ヌーラボでは電話対応でもBacklogを活用しています。入電対応者が情報を記載したメールから、メールによる課題登録機能を利用してBacklog起票します。入電記録とその内容がBacklogに自動的に起票されるため、Backlogだけを確認していれば抜け漏れがありません。
その後、起票された課題を担当者に割り振って、対応完了までを見届けます。前職で手書きのメモや内線を利用して入電記録や折り返し依頼を行っていた時は、折り返しの対応が完了したのかどうかを追えずに悩んでいました。それどころか、入電があったことについて、きちんと担当者が認識したかどうかさえわからないこともありましたね。その点、Backlogでなら進捗が見えるので安心です。
同様に、IRに関するお問い合わせも、ヌーラボのウェブサイトに設置されているフォームから送信されるメールと連携させることで、課題として起票されるようになっています。誰がどういった内容で返信をするべきか、関係者を巻き込みながらBacklog上でやり取りができるので便利です。
入電があったことを担当者に確実に伝達、対応完了までを確認できる。
発注申請はGoogleフォームで。Backlogに自動起票進捗管理
備品の発注もBacklog上で行います。各部門でBacklogの課題を起票し、総務で購入する流れです。課題に登録されたあとは、業者とのやり取りに応じて「発注済み」「配送待ち」とステータスを変更していきます。そうすることで依頼側にも進捗状況が伝わるので、安心感を持ってもらいやすいと感じています。
前職では制服や名札、お弁当など発注依頼が多くありました。時にはFAXで発注が来ていて他の印刷物に紛れてしまったり、大量のメールに埋もれてしまったりすることで対応漏れが起きることも少なくありませんでした。社内からの依頼がBacklogに集中していることで、総務担当者の負担は大きく軽減されると感じています。
備品発注の課題はテンプレートで起票。発注に必要な情報がだれでもわかるようになっている。
また、申請内容が完全に定型化されている社員からの名刺発注申請については、シンプルなGoogleフォームを利用しています。入電メールと同様に、Googleフォームから自動でBacklogに起票される仕組みです。申請者は簡単なフォームで迷わず申請ができる上、総務側は他の発注申請と合わせてBacklogで一元管理が可能、という「いいとこ取り」ができています。
名刺の発注依頼はGoogleフォームから
Googleフォームからの申請で自動的に課題が起票される。
取締役会、経営会議等の会議体事務局や従業員持株会事務のタスク管理もBacklogで
総務では、取締役会、経営会議などの事務局業務も担当しています。会議ごとにプロジェクトを作成し、配布物の取りまとめや資料作成依頼などの事前準備から、当日の議事録の作成・共有までを行っています。担当者に経営会議で使用する資料の作成を依頼する際には、必要事項をテンプレートにまとめておくとスムーズです。
会議開催前、開催後のToDoをテンプレにまとめておくと課題起票とともに抜け漏れなく対応できる。
従業員持株会の事務局でもBacklogを活用しています。従業員持株会では、入会や拠出金額の変更・休止手続きなどの対応が月次で発生するんです。申請の書類は紙で届くため、PDFで取り込んでおき、内容をBacklog上に記録してタスクを管理しています。
各会議体や従業員持株会の運営では、機密情報や個人情報を多く扱っています。Backlogでは関係者だけをプロジェクトに招待できるので、データの受け渡し時にも情報漏洩や誤送信を防げるのが大きなメリットだと感じています。
Backlogに蓄積される対応履歴が業務の属人化を防いでくれる！
総務業務は、日次や月次のタスクだけでなく、四半期ごとに発生する業務や、長いと数年先に予定されている業務などもあります。月次や年次のタスクであればどこの企業でもマニュアルに落とし込めていると思いますが、数年ごとのタスクは担当者に属人化してしまっていることがほとんどです。Backlog上で対応しておけば、対応履歴がそのままマニュアルになります。しかも結論や業務内容のみが整理されたマニュアルだけではなくて、やりとりも含めて参照できる。業務に取り掛かる際、前回どのような経緯でこの結論に至ったのか、といった情報があることで繰り返しの業務の対応方法もしっかりブラッシュアップできていると感じます。
また、Backlogでは数年先のタスクも起票できます。スケジュールに設定することも可能ですが、前回対応した課題を貼り付けてBacklogに起票しておけば対応履歴がすぐに参照できるんです。空調設備の点検業務なども、毎年同じ日に課題を登録済みなので安心です。日をあけてやってくるタスクのスケジュール管理が見える化され、記憶に頼らずともスパンが長い定形業務にスムーズに取り掛かれる、総務業務でBacklogを使うことの大きなメリットだと感じています。
——お話ありがとうございました！