こんにちは！Backlogブログ編集部です。
新しい連載企画としてスタートした「ヌーラボのエンジニア・クリエイターが実践する、Backlog活用術」。
開発や制作の最前線に立つヌーラボのメンバーたちが、日々の業務でBacklogをどう使い倒しているのか——リアルなノウハウをお届けするシリーズです。
第2回となる今回は、株式会社ヌーラボでデザイナーを務めるハセガワによる「”非クリエイティブな時間”をBacklogで削る方法」です。
「デザイン以外の雑務（依頼文作成や過去データ検索）に時間を取られている…」とお悩みのクリエイターや現場担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください！
目次
はじめに
みなさんこんにちは。株式会社ヌーラボでデザイナーをしているハセガワです。
普段はWebサイトのデザインやヌーラボサービスに関するクリエイティブを中心に、資料やパンフレット、イベントで使うビジュアルやノベルティなど、さまざまな制作に携わっています。
私はデザイナーという仕事柄、日々あれこれ考えたり、手を動かして何かを作るのが楽しくてしょうがないです。
一方で、
- ビジネスマナーに則った美しく読みやすい依頼文を考える
- 過去のデザインデータを探す
- 共有用URLを探す
- どういう流れでこのデザインになったかを大量のドキュメントから読み返す
…といった、クリエイティブと直接関係のない作業はやめたくてしょうがないです。この時間を全部制作に使いたい。
デザイナーやエンジニアのみなさま…こんな“非クリエイティブな時間”に悩まされている方はいませんか？
私は弊社のプロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」で、この非クリエイティブな時間をゴリゴリ削ることに大成功しました。
今回は、その中でも特に効果を感じている使い方を2つご紹介します。「ものづくりにもっと時間を使いたい」、そんな私と同じような誰かのお役に立てたら幸いです。
【活用術①】課題テンプレートで、依頼文を考える時間をゴリゴリ削る
依頼文って何を書けばいいか毎回悩みませんか？
前職では、依頼のたびに文章を一から考えていました。チャット上での依頼だったので、箇条書きだとなんとなく冷たかったり失礼な気がして、丁寧なビジネス文に仕上げるのに地味に時間がかかっていました。（相手がものすごく偉い人だと、依頼文だけで30分かけていた時期もあります…無礼はできないので…）
ヌーラボに入ってから、私が依頼をさせていただくのは主にウェブサイトのデザインを実装してくださるエンジニアチームのみなさんなのですが、実はこの工程にとてもありがたいテンプレートが用意されているんです。Backlogでは課題作成のテンプレートが利用できるので、それを活用した仕組みです。
エンジニアチームが用意してくれている課題テンプレートに必要事項を埋めるだけです。概要・目的・納期・デザインデータのURL・参照データ……依頼に必要な項目がすでに揃っているので、抜け漏れもないし、あれこれ冗長な文章を考える時間もゼロ。以前は依頼文だけで30分悩んでいたのが嘘みたいに、今では3分あれば課題の作成から依頼までサクッと完了しています。
「依頼文、この書き方で失礼じゃないかな…」と必要以上に気を遣うより「デザインをどう良くするか」を考えることに時間を使えるようになったのが一番嬉しい変化です。
また、デザインでは「ビジュアルをこうしたい」「ボタンにカーソルを合わせたときにこういう効果にしたい」みたいな詳細を文章だけで伝えるのは意外と難しいです。というか、それこそ文章がダラダラと説明文的に長くなりがちです。
ですがBacklogでは、連携可能なオンラインホワイトボードツール「Cacoo」も埋め込めるので、それをそのままテンプレートに入れて、イメージ図やワイヤーフレームを見てもらいながら依頼できるのもすごく便利です。
エンジニアチーム側も「この情報がほしい」というものが最初から揃った状態で受け取れるので、お互いにとって無駄な確認のやりとりも大幅に減っていきました。
【活用術②】Backlog AIアシスタントで、 過去データを探す時間もゴリゴリ削る
- 「昔作ったあのデータ、もう一回編集したいんですけど」
- 「あのデザインをベースに別バージョンに展開したいです」
…なんて言われたこと、ありませんか？
以前は、膨大な数があるフォルダやドキュメントを掘ったり、プロジェクトを行き来したりしながら探していました。見つかればまだいい方で、見つからないまま時間だけ過ぎることもあったりしました。「この時間でもっと手を動かせたのにな…」なんて思うこともしばしばでした。
ところが今はBacklog AIアシスタントに聞くだけです。とっても楽です。「どこだったかな」と記憶を頼りに探し始める前に、まずAIに聞く！というのが、私の中では当たり前になりました。
プロンプト
「〇〇さんから依頼を受けて作った△△のデータを.ai形式で納品した課題を探して」
プロンプト
「〇〇の素材をアップロードしたフォルダを探して」
プロンプト
「〇〇の制作案件でやり取りした、デザインFIXするまでの経緯をまとめて」
… などなど。
いくつもあるプロジェクトを横断して探してくれるので、自分でフォルダを掘る必要がないんです。Backlog AIアシスタントが私の代わりにとんでもない量のデータからあれやこれやを探してくれている間、私は別の制作作業をしています。
探し終わるのを待ってから次の作業に取りかかるのではなく、制作を進めている間にAIが必要なデータを見つけてくれるので、作業のリズムが途切れなくなりました。これはデザイナー的にはかなり嬉しいです。
「データを探す」という”非クリエイティブな時間”が、完全に”AIに任せる時間”に変わりました。
おわりに
課題テンプレートもBacklog AIアシスタントも、個人的にすごくおすすめの機能です。
ツールに色々と任せてみると、制作への集中度が上がりました。実際に、依頼文に悩まなくなったぶん、デザインのことを考える時間が増えました。
エンジニア側も必要な情報が最初から揃った状態で受け取れるので、職種やチームに関わらず良い作用が生まれているなあと感じています。「あのデータどこでしたっけ」と誰かに聞くことも減ったので、自分の時間だけじゃなく、聞かれる側の時間も守れるようになった気がしています。
クリエイティブな仕事を楽しむために、手を抜けるところは手を抜いてしまいましょう。私はこれからも、クリエイティブ以外の時間はどんどんBacklogに任せていこうと思います。
もし「探す時間」や「丁寧すぎる依頼文を考える時間」のような、“非クリエイティブな時間”が負担になっている方がいましたら、ぜひ一度Backlogの課題テンプレートやAIアシスタントを試してみてください。ものづくりに集中できる有意義な時間が増えて、ハッピーに仕事ができますよ！
筆者: K. Hasegawa / ヌーラボ デザイン部 デザイナー
今回ご紹介した機能はこちら
- [課題テンプレート機能]: 入力項目を統一し、依頼や報告の抜け漏れ・迷いをゼロに。
- [Backlog AIアシスタント]: 課題やドキュメントを横断してAIが瞬時に情報を検索・要約。
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