PM・PMOとしてBacklogの導入を検討する中で、「エクセルでの進捗管理と比べて、具体的にどんな違いやメリットがあるのだろうか？」「開発現場で使いやすい機能なのか？」と気になっている方もいるのではないでしょうか。
Backlogには、PM・PMOやプロジェクトチームの業務改善につながる機能が数多く備わっています。本記事では、その中から、進捗の取りまとめや情報確認の手間を減らす「3つの機能」をご紹介します。
目次
PM・PMOの業務を改善するBacklogの3つの機能
PM・PMOが直面しがちな「進捗確認や報告資料の作成に追われ、本来注力すべき業務に時間を割けない状態」——これこそが「管理のための管理」です。この無駄な仕事を減らすため、業務改善を後押しする機能を3つピックアップしてご紹介します。
機能①：進捗確認のやり取りを削減！全体像がひと目でわかる「ガントチャート」
プロジェクトごとにエクセルやスプレッドシートを開き、WBSをもとに一から工程表を組む。さらに日々の進捗確認のたびに、個別ヒアリングや手動更新に追われている……という方も多いのではないでしょうか。
Backlogの「ガントチャート」機能なら、そうした「手作業での進捗取りまとめ」自体が不要になります。タスクの担当者・期限日・進捗状況を登録するだけでガントチャートが自動生成されます。
また、Backlogでは大きなテーマを「親課題」、その内訳となる作業を「子課題」「孫課題*」として登録でき、ガントチャート上でも親・子・孫の階層で表示されます。機能単位・工程単位でタスクをまとめておけば、個々の作業の状況だけでなく「この機能は全体としてどこまで進んでいるのか」をひと目で確認できます。
*孫課題機能はプレミアム・プラチナプランでご利用いただけます
さらに、ボード画面や課題詳細画面など、どこでステータスを変更してもガントチャートにリアルタイムで反映されるため、転記作業や二重管理の手間がなくなります。「進捗どう？」と聞いて回らなくても画面を開くだけで最新状況を把握でき、定例会議の資料作成や状況整理の手間も大きく減らせます。
こんな使い方ができる！
- ドラッグ＆ドロップで日程調整できる： 納期変更やスケジュールの前倒しが発生した際も、ガントチャート上のバーをマウスで伸縮・移動させるだけで、期間や期限日を直感的に再設定できます。
- 表示切り替えでボトルネックを探せる： ガントチャートの表示軸を「担当者別」や「マイルストーン別」に切り替えることで、特定のメンバーにタスクが偏っていないか、負荷状況をスピーディーに確認可能です。
- 条件指定した画面をそのままメンバーに共有： PMが「日付」や「担当者」などの条件でガントチャートを絞り込み、そのURLをチームに共有することで、状況の確認や説明にかける無駄な時間をカット。全員が1クリックで同じ画面を見ながら、課題解決のための具体的な会話にすぐ入れます。
課題の登録と日付設定だけでガントチャートが自動で作れます。手動でのセル塗り潰しや、関数エラーの修正に時間を取られることはありません。
機能②：情報を一元管理！情報迷子と無駄な問い合わせをなくす「ドキュメント」
仕様書や議事録、運用ルールがメールや個人のパソコン、共有フォルダに散在しているプロジェクトの現場では、「あの資料はどこにありますか？」というPMへの問い合わせが頻出。その対応や資料を探す作業によって、PMの時間は削られがちです。
そうした状況を改善するため、プロジェクトの各種資料をBacklogの「ドキュメント」機能にまとめておく運用が多くの開発現場で取り入れられています。ドキュメントとは、議事録や仕様書などの文書をプロジェクトごとに紐づけて管理し、複数人で同時にリアルタイム編集・共有できる機能です。
情報を1箇所に集約することで必要な情報へアクセスしやすくなり、PMが問い合わせ対応に追われる時間を抑えられます。メンバーが自走しやすい環境が整うとともに、蓄積されたナレッジは組織全体の貴重な資産となります。
こんな使い方ができる！
- プロジェクトの運用ルールを一元管理： 課題を起票する際の、タイトルの命名規則やステータス変更のタイミング、申請手順などのルールをドキュメントに集約。こうすることで、新しく加わったメンバーでも迷わず情報をキャッチアップでき、自走しやすくなります。
- 議事録と課題を紐づけて決定事項の背景を残す： ドキュメントに作成した議事録へ決定事項を残し、そこから生まれたToDo（作業）を課題として紐づけておくことで、「なぜこのタスクを行うのか」という経緯や背景を、チームの誰もがいつでも確認できます。
- 仕様書を1箇所にまとめて常に最新状態に保つ： 仕様書をドキュメント上で管理し、そのURLをチームに共有する運用に切り替えれば、ファイルを都度ダウンロード・再アップロードする手間をなくせます。常に「このURLを開けば最新版がわかる」状態を作れるため、どれが最新かわからなくなる混乱や古いファイルへの書き戻り（先祖返り）を防げます。
プロジェクトの情報をBacklogのドキュメントにまとめて管理することで、必要な情報にアクセスしやすくなります。
機能③：情報抽出や報告書作成を効率化する「Backlog AIアシスタント」
「Backlog AIアシスタント*」とは、AIが入力文章の校正（AIレビュー）をはじめ、Backlog内に蓄積されたプロジェクトデータを解析し、要約や日報・週報といったドキュメント作成を対話形式でサポートする機能です。
チャット欄に「〇〇について教えて」とプロンプト（指示文）を入力するだけで、日報や週報に必要な集計結果や過去の経緯を素早く引き出せます。これにより、これまでエクセルなどで行っていた集計作業の時間を大幅に削減できます。
また、日常業務の効率化にとどまらず、蓄積されたやり取りからメンバーのプロジェクトへの貢献度や成果を可視化し、人事評価の判断材料に活かすことも可能です。
さらに、新しくプロジェクトに参画したメンバーでも、AIに質問するだけでプロジェクト内に蓄積された過去のトラブル対処法や仕様といったナレッジを即座に引き出せるため、引き継ぎや状況把握の負担を大きく減らせます。
*AIアシスタントはプレミアム・プラチナプランでご利用いただけます
こんな使い方ができる！
- 週報や日報の手動集計を自動化： BacklogのAIチャット欄で「先週完了した課題と今週期限切れの課題をまとめて」とプロンプトを入力するだけで、数秒で週次レポートの雛形が完成します。
- プロジェクト立ち上げ時のWBS作成・起票の手間を大幅削減： 「この要件でWBSを作って」と指示するだけで、AIがタスクの分解案を作成し、そのまま課題として一括登録できます。さらに、「メンバーごとの担当課題数を教えて」と尋ねれば、誰がどれだけタスクを抱えているかを整理してくれるので、特定の人へ業務が集中してしまう事態も防げます。
- コメント要約で経緯をスピーディーに把握： コメントのやり取りが長くなった課題の画面でAIに要約を指示すれば、経緯や決定事項が箇条書きで抽出され、過去のコメントをさかのぼる手間を大きく省けます。
「この要件でWBSを作って」と指示するだけで、AIがタスクの分解案を提示。確認してそのまま課題として登録できます。
まとめ：報告作りを減らし、PMの「意思決定」に時間を使おう
今回紹介した、ガントチャート・ドキュメント・AIアシスタントの3つの機能は、PM・PMOを「管理のための管理」や「エクセルなどでの手動集計」から解放し、業務を円滑に進める手助けとなる機能です。
進捗の追跡や確認作業だけで1日が終わってしまう状況を抜け出し、本来注力すべき業務に時間を使えるチームを目指して、まずは気になった機能から、日々の業務に取り入れてみてください。
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