マルチタスク能力とは？仕事で成果を上げる基本スキルと鍛え方のコツ

マルチタスク能力とは、複数の業務を同時に進める力を指します。現代のビジネスシーンでは、一度に多くのタスクを抱えることが当たり前になりつつあり、迅速な対応と効率的な進行が欠かせません。

本記事では、マルチタスク能力が求められる背景や、仕事で成果につながる3つのスキル、さらに鍛え方のコツを解説します。加えて、複雑になりがちな業務を支援するプロジェクト管理ツール「Backlog」の特徴も紹介します。

マルチタスクが苦手な方や、チーム全体の生産性を高めたい方に役立つ内容となっています。ぜひ最後までご覧ください。

参考：Backlog｜チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール

マルチタスク能力とは

マルチタスク能力とは、複数の業務や作業を並行して進める力を指します。ビジネスの現場では「会議に参加しながら議事録を取る」「メール対応をしながら資料を整える」といった場面が典型例です。

ただし、人間の脳は本来、複数の作業を完全に同時処理することはできません。実際には、一つの作業から別の作業へと切り替える動作を、極めて速く繰り返しているにすぎません。これこそが、マルチタスク能力の正体です。

そのため、タスクの重要度を見極め、状況に応じて優先度を調整する判断力もマルチタスク能力に含まれます。こうしたスキルを磨くことで、個人やチームの生産性が高まり、結果として組織全体における効率化の要となるでしょう。

マルチタスク能力がある人の特徴

マルチタスク能力が高い人は、頭の切り替えを素早く、複数のタスクを効率よくこなせるのが特徴です。タスクの優先順位を明確にし、臨機応変に業務配分を調整できます。

タスクが多くてもミスなく遂行できるので、変化の多い業務環境においても安定して成果を上げることが可能です。

しかし、あまりに多くの事柄を同時に抱え込み過ぎると、身体的・精神的なキャパシティを超えてしまい、パフォーマンスの低下やミスの増加を招くリスクもあります。

マルチタスク能力が求められる職種・業務

マルチタスク能力が求められるのは、複数のタスクを同時に扱わなければならない職種や業務です。以下のように多様な現場で重視されており、求職活動でも評価につながる傾向にあります。

【マルチタスク能力が求められる職種・業務の例】

業務の幅が広く、突発的な対応が発生する職種ほどマルチタスク能力の価値は高まります。現代のビジネス環境では、単一の作業だけで完結するケースが少ないため、職種や業務の内容に応じてマルチタスク能力を鍛えることが大切です。

マルチタスク能力の必要性｜シングルタスクよりも効率が良い？

マルチタスク能力の必要性を、シングルタスクの特徴と比較しながら解説します。

シングルタスクとは、一つの業務に集中して取り組むスタイルです。複雑な作業や高度な判断を伴う業務には適していますが、同時に複数の案件を抱える場合は対応が遅れるリスクがあります。

具体的には、複雑なコードのバグ修正や新機能の実装をするプログラミングやシステム開発が挙げられます。データ分析や論文執筆の研究、外科手術や精密検査の医療行為も、シングルタスクに適した業務です。

一方、マルチタスクは複数の業務を切り替えながら並行して進める方法です。限られた時間で多くのタスクを処理しやすく、緊急対応や業務量が多い環境で効果を発揮します。

ただし、マルチタスクが常にシングルタスクより効率的とは限りません。業務の内容や状況によって最適なスタイルは変わります。重要なのは、タスクの性質に応じてシングルタスクとマルチタスクを使い分ける柔軟性をもつことです。

マルチタスクの特徴や重要性については、以下の記事で詳しく解説しておりますので、あわせてご参照ください。

関連記事：マルチタスクとは？苦手な人も効率的に複数業務を同時進行する方法を伝授

マルチタスク能力を構成する3つの基本スキル

マルチタスク能力は、複数の業務を効率良く進めるうえで必要不可欠なスキルです。マルチタスクを実現するには、以下3つの基本スキルが土台となります。

1. 業務の優先順位を適切に設定する能力
2. 優先度に基づいたスケジュール管理能力
3. スピーディーで臨機応変な遂行力

1. 業務の優先順位を適切に設定する能力

複数のタスクの中から重要かつ緊急度の高いものを選び出し、順序立てて処理していく能力は、マルチタスクに欠かせません。限られた時間内で成果を最大化するためには、優先順位を付けて効率良く作業を進める必要があります。

すべてを同じ重要度で進めると効率が落ちるため、マルチタスクでは業務の取捨選択を的確にする必要があります。

優先順位付けの方法は、緊急性と重要性を横軸と縦軸に据えて優先順位を考える「緊急度×重要度マトリックス」が代表的です。日頃からこういった能力を磨いておけば、複雑な業務も瞬時にさばきやすくなるでしょう。

2. 優先度に基づいたスケジュール管理能力

決めた優先順位に基づいて作業計画を立て、タスクを期限内に終わらせる能力も重要です。具体的には、タスクの所要時間を見積もり、最適な時間配分と順序でスケジュールを組むスキルを指します。

スケジューリングが適切にできていれば、複数のタスクが重なっても混乱しにくく、仕事の遅延やダブルブッキングを未然に防止できます。イレギュラーな業務の追加も考慮して、余裕のあるスケジュール管理を意識しましょう。

スケジュールを可視化して進捗を把握するには、カレンダーアプリやガントチャートなどのツールを活用するのがおすすめです。

3. スピーディーで臨機応変な遂行力

マルチタスクでは、突発的な問題やタスクの変更が頻繁に起こるため、予定通りに動けないことも少なくありません。そのため、トラブルがあっても計画に固執せず、スピーディーかつ臨機応変に対応できる遂行力が求められます。

具体的には、想定外の問題が発生したときに、冷静に優先順位を再評価したりスケジュールを調整したりするスキルが必要です。状況に応じて関係者にタスクを割り振り、一定の完成度を保ちながら迅速に業務を進めましょう。

完璧主義すぎると業務全体の停滞につながり、結果として成果が落ちてしまう恐れがあるので注意してください。

マルチタスク能力を伸ばすことによる効果

マルチタスク能力を伸ばすと、以下のようなプラスの効果が期待できます。

• 時間の短縮と効率化
• ストレス耐性の強化
• 思考力や判断力の柔軟化

本章では、マルチタスク能力を伸ばすことによる3つの効果を見ていきましょう。

時間の短縮と効率化

マルチタスクで複数の業務を同時に遂行することにより、待機時間や作業の切り替え時間を有効活用できます。タスクごとの優先度を正しく見極めて進めるので、無駄な時間を減らして効率的に作業可能です。

マルチタスク能力を鍛え続ければ、1日の作業時間を短縮しながら成果物のクオリティを維持できるようになるでしょう。短縮した時間は自己啓発やプライベートに充てられるので、ワークライフバランスが整うメリットもあります。

ストレス耐性の強化

マルチタスク能力が備われば、適切な優先順位付けやスケジュール管理を自然と行えるようになります。ストレス耐性がつけば、計画的な作業遂行でタスクの抜け漏れや遅延を防げるため、心理的な負担や焦りを軽減できるのがメリットです。

またマルチタスクを繰り返すことによって、不確実性の高いことにも慣れていきます。予期せぬ依頼や急な納期変更にも柔軟に対応できるようになり、強いプレッシャーがかかる場面でも落ち着いて業務を進められるでしょう。

思考力や判断力の柔軟化

マルチタスク能力を鍛えると、思考力や判断力が柔軟になるのもメリットです。複数のタスクを同時に管理することにより、仕事の全体像を俯瞰で捉え、多角的な視点から課題を認識する力が育ちます。

また、柔軟な思考をもつ人は状況を素早く分析し、最適な解決策を選択できます。課題解決の質が高まるのはもちろん、イノベーションの創出力や変化への適応力が養われるのもポイントです。

従業員のマルチタスク能力を育成するメリット

企業が従業員のマルチタスク能力を育成するメリットを3つ紹介します。育成することによって、競争力のある組織づくりにつながります。

1. 組織の生産性が高まる
2. コスト削減につながる
3. チームワークが向上する

1. 組織の生産性が高まる

従業員のマルチタスク能力を鍛えると、複数の業務を効率良く処理できる人材を増やせます。限られた時間内でより多くの仕事をこなせるため、結果として組織の生産性が高まるのです。

また、特定の担当者にかかる負荷を他の従業員に分散させることによって、組織全体の強靭性が向上します。スケジュールが遅延しても、その状況によって臨機応変に対応しながら、安定的なサービス提供や継続的な業務遂行が可能となるでしょう。

2. コスト削減につながる

従業員がマルチタスクをこなせるようになると、企業にとって大きなコスト削減効果があります。

1人で処理できる業務が増えれば、新たな人材を採用する必要が少なくなり、採用や育成にかかる費用を抑えられます。これは、人手不足の解消にもつながる大きなメリットです。

さらに、業務の重複やムダを減らすことで、工数や材料のロスを最小限に抑えられます。従業員が効率的に仕事を進めれば、残業時間も減り、その分の人件費削減も期待できるでしょう。

3. チームワークが向上する

従業員のマルチタスク能力を育てることは、チームワークの強化にもつながります。複数の業務を同時に進める中で、自然とメンバー同士の調整やサポートが増え、協力体制が活発になるからです。

また、急なタスクが発生しても、仲間と連携して対応できるため、業務効率はさらに高まります。チーム全体が効率良く動ける環境が整えば、目標達成までのスピードが加速するというメリットも得られるでしょう。

チームワークは、業務効率や成果に直結します。以下の記事ではチームワークの不足がもたらす影響や高める方法を詳しく解説しているので、よければこちらもご覧ください。

内部リンク：チームワークを高めるために必要なこととは？具体的な方法を紹介！

マルチタスク能力を鍛える方法

マルチタスク能力は生まれもった資質だけでなく、日々の業務への取り組み方や習慣によって鍛えられます。特に意識して取り組みたいのは、以下の3点です。

• タスクを優先度・重要度に分ける癖をつける
• タスクやスケジュールを可視化する
• タイムブロッキングを使いこなす

タスクを優先度・重要度に分ける癖をつける

マルチタスクを効率的に進めるには、タスクを「優先度」と「重要度」の2軸で分類し、取捨選択しながら進めるのが基本です。どの業務をすぐに取り組むべきか、後回しにできるかが明確になり、合理的な時間配分が可能になります。

日常的に優先度・重要度を考えて整理する癖を付ければ、判断のスピードと精度が向上します。複雑な状況でも行動がブレにくくなり、マルチタスクの基礎力がしっかりと習得できるでしょう。

タスクやスケジュールを可視化する

効果的なマルチタスクには、見える化が欠かせません。タスクやそのスケジュール・期限を書き出して整理すれば、進捗や期限をひと目で把握でき、抜け漏れや重複を防げます。

遅延リスクの早期発見や、リソースの再配分も容易になります。さらに、急な依頼や変更があっても、全体像が見えていれば柔軟に対応することが可能です。

タスクの可視化には、専門のプロジェクト管理ツールを使うのがおすすめです。Backlogのようなクラウド型のプロジェクト管理ツールを使えば、担当者・期日・進捗をリアルタイムで共有でき、チーム全体の効率も高まります。

タイムブロッキングを使いこなす

タイムブロッキングとは、1日の時間をブロックごとに区切り、特定のタスクに専念する時間を確保する方法です。 たとえば「午前中は資料作成」「午後はメール対応と会議」といった形で時間を割り振ります。

この手法を取り入れると、中断や切り替えによるロスを減らし、集中力を維持しやすくなります。結果的に生産性が大きく向上します。

また、あらかじめ時間を区切ることでタスクの優先順位も自然に明確になります。「何をいつやるか」に迷いが減り、突発的なタスクが割り込んでも落ち着いて対応できる力を養えるのがメリットです。

マルチタスク能力育成で注意したいこと

マルチタスクは多くのビジネス現場で求められますが、誰にでも向いているわけではありません。従業員の育成にあたっては、適性を見極め、段階的かつ計画的に進めることが大切です。

無理に取り組ませると、本人にプレッシャーがかかり、キャパオーバーになりかねません。せっかくの育成の機会が、逆効果になるリスクもあります。管理者は業務量の調整やサポート体制を整え、全体をしっかりマネジメントする必要があります。

また、育成には定期的な研修やワークショップが効果的です。さらにフィードバックを継続的に行い、改善点を共有することで、従業員のスキル定着と成長を促進できます。

煩雑なマルチタスクを支える「Backlog」の魅力

マルチタスクを効率的に進めるには、業務を整理し全体像を把握できる仕組みが欠かせません。本章では、煩雑なマルチタスクを支援するプロジェクト管理ツール「Backlog」の魅力を3つお伝えします。

• プロジェクト全体の進捗を把握できる
• タスクの優先度を簡単操作で変えられる
• タスクの階層管理で抜け漏れを防げる

効果的なマルチタスクの基盤として活用できるので、ぜひ最後までご覧いただき、自社への導入をご検討ください。

プロジェクト全体の進捗を把握できる

Backlogはガントチャート機能を備えており、複雑なプロジェクトでも全体の進捗をひと目で把握できるのが特徴です。進捗状況だけでなく、各タスクの開始・完了予定日や担当者も表示され、「誰がどのタスクをどこまで進めているのか」を瞬時に理解できます。

進捗の遅れやボトルネックを早期に発見できるため、必要に応じてタスクの再配分やスケジュール調整を行いやすくなるのが魅力です。また進捗状況は、リアルタイムでメンバーと共有できるので、情報の伝達不足によるトラブルも未然に防げるでしょう。

タスクの優先度を簡単操作で変えられる

マルチタスクで重要なのは、変化する状況に応じてタスクの優先度を切り替えることです。Backlogのボード機能を使えば、ドラッグアンドドロップの簡単操作でタスクの優先度や状態を自在に変更できます。

優先順位の見直しや進行状況の更新もスムーズなので、マルチタスク管理にかかる時間を短縮できるのがメリットです。

また、常に最新の優先順位を表示することにより、メンバー同士の認識齟齬を防ぎ、無駄なやり取りを減らす効果もあります。直感的に操作しやすいインターフェースなので、パソコンが苦手なメンバーでも安心です。

タスクの階層管理で抜け漏れを防げる

Backlogでは、大きなタスクを細分化し、サブタスクとして設定できる親子課題機能を備えています。複雑なプロジェクトでも、全体の流れを把握しつつ細かな作業の抜け漏れを防げるのが魅力です。

また各階層のタスクには担当者や期限を登録でき、詳細な作業の進捗も適切に把握できます。ガントチャートでは親子課題をグルーピング表示できるため、全体のスケジュール管理も容易に行えるでしょう。

マルチタスク能力を高めて業務効率を加速させよう

マルチタスク能力を高めれば、個人の業務効率向上だけでなく組織全体の生産性向上やコスト削減につながります。

マルチタスクを効率良く進めたいなら、Backlogのようなプロジェクト管理ツールの導入が有効です。Backlogは以下のような機能を搭載しており、タスクの可視化や進捗の共有、抜け漏れ防止といった課題を一挙に解決できます。

＜基本的な機能の一覧表＞

Backlogを体験できるよう、30日間の無料トライアル期間を設けています。実際にBacklogの操作性を確かめたうえで、導入をご検討いただけます。

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