案件管理はクラウドで！メリットや選び方、おすすめのツールを詳しく解説

案件管理は、営業活動やプロジェクトを円滑に進めるうえで欠かせない業務のひとつです。しかし、現場では「状況が把握しにくい」「関係者との連携が煩雑」「業務負担が大きい」といった悩みを抱えるケースも少なくありません。

こうした課題の解消に役立つのが、クラウド型の案件管理ツールです。情報の集約やリアルタイム共有を通じて、業務の効率化や品質向上が期待できます。

本記事では、案件管理のよくある課題とクラウドツールを活用するメリット、導入時の注意点、代表的なツールの活用事例までを紹介します。後半では案件管理ツールを活用した導入事例や、プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」が案件管理に適している理由を紹介。案件管理を効率的に実施したい方は、ぜひ参考にしてください。

参考：Backlog｜チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール

案件管理とは

案件管理とは、取引先の情報や営業の進捗状況などを一元的に管理し、可視化する取り組みのことです。企業の営業活動やプロジェクトを効果的に進めることを目的としており、企業にとって重要な業務の一つといえます。案件管理の主なメリットは以下の4つです。

・受注確度の向上
顧客ごとのニーズや商談履歴を蓄積・把握することで、状況に応じた的確な提案が可能になり、受注率の向上が期待できます。

・案件情報の可視化と共有促進
「今どこまで進んでいるのか」「次に誰が何をするのか」が明確になるため、チーム内の連携がスムーズになります。

・属人化リスクの回避
担当者が急に不在になっても、対応履歴や資料が共有されていれば、他のメンバーがすぐに引き継ぐことができます。

・データ蓄積による業務改善支援
過去の案件情報を分析することで、成功・失敗のパターンを可視化することが可能です。営業戦略や業務フローの見直しに役立ちます。

案件管理におすすめのツールや事例を、以下の記事でご紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。

案件管理とは？メリットやおすすめのツール、事例を紹介 | Backlogブログ

案件管理でありがちな課題

案件管理は、業務を円滑に進めるうえで重要な取り組みです。しかし、運用が定着しなかったり、十分な効果が得られなかったりといった課題も少なくありません。特に次のようなケースは、多くの現場で見受けられます。

・情報があちこちに散在し、作業漏れやミスにつながる
メール、チャット、スプレッドシートなど、情報が複数のツールに分かれていると、全体像の把握が難しくなります。結果として、「誰が、何を、いつまでにやるのか」が曖昧になり、対応漏れや二重対応といったミスが起きやすくなるのです。

・属人化により業務の継続性が低下する
属人化とは、業務に関する情報や手順を、特定の担当者しか把握していない状態のことです。このような属人化が進むと、担当者の休職や退職によって案件の引き継ぎが難しくなり、重大なトラブルにつながる恐れがあります。

・案件の進捗状況をリアルタイムで把握できない
案件ごとの進捗状況をリアルタイムで確認できない場合、責任者が現状を把握できず、対応判断や作業開始が遅れる原因になります。

・コミュニケーションのコストが大きい
確認や連絡の手段が電話やメールに偏っていると、やり取りに時間がかかるうえに履歴も追いにくくなります。また、メンバー間で情報の共有度合いに差が生じやすく、結果として重複確認や認識のズレが頻発し、業務の手間が増えてしまいます。

・紙やローカルファイルで情報を管理している
紙やローカル環境に情報が分散していると、必要な情報を探すのに時間がかかります。共有も難しく、業務のスピードや正確性に影響を与える要因となります。

これらの課題に効果的なのが、クラウド型の案件管理ツールです。次項で詳しく解説します。

クラウド型の案件管理ツールを利用するメリット

案件管理を効率的に進めるには、リアルタイムでの情報把握と、チーム全体での情報共有が欠かせません。これらを実現する手段として、多くの企業で導入が進んでいるのが「クラウド型の案件管理ツール」です。

従来のオンプレミス型（自社サーバーでの管理）には、導入に手間がかかり、場所やデバイスが制限されるというデメリットがありました。一方、クラウド型には、インターネット環境さえあれば場所を選ばずアクセスでき、コストも抑えやすいという特長があります。

中小企業でも導入しやすく、拠点や部門をまたぐ案件にも柔軟に対応できるため、業務のスピードと品質の両立を目指す企業にとっては非常に有効な選択肢といえるでしょう。

ここからは、クラウド型の案件管理ツールが持つ具体的なメリットを詳しく見ていきます。

情報を一元管理し、情報検索を効率化できる

クラウド型の案件管理ツールを使えば、案件情報や進捗状況、コメントでのやり取りなど、必要な情報を一つのツールに集約できます。これにより、情報が分散してしまう事態を防止可能です。

また、検索機能を活用することで、過去の資料ややり取りをすぐに見つけられるため、情報収集にかかる手間と時間を大きく削減できます。

案件情報をツール上で共有できる

案件情報や関連ドキュメントをクラウド上のツールに保存しておけば、関係者は必要なときに同じ情報にアクセスできます。進捗や対応履歴が個人の手元に留まることがなくなり、属人化を防ぐことが可能です。

情報が共有されていれば、認識のズレや確認ミスも減り、チーム内での連携が円滑になります。その結果、対応のスピードや業務全体の精度が向上します。

進捗をリアルタイムで確認できる

クラウド型の案件管理ツールは、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、拠点間の連携やリモートワーク中の対応もスムーズに行えます。これにより、案件の進捗やタスクの状況をリアルタイムで確認・更新することが可能です。

常に最新の情報がクラウド上に共有されるため、メールや電話による確認の手間も大幅に削減されます。チーム全体で情報を即時に共有できる体制が整うことで、判断や対応のスピードが上がり、業務の効率化が進みます。

低コストで利用できる

クラウド型の案件管理ツールは、多くがサブスクリプション（月額制）で提供されており、初期費用を抑えて導入できます。利用料は定額制やユーザー数に応じた料金体系が一般的なため、予算計画も立てやすくなるでしょう。

さらに、ユーザー数や利用機能を段階的に拡張できるため、企業の成長フェーズに合わせて柔軟に運用できる点もメリットです。たとえば、導入初期は営業部門のみで使い始め、業務に慣れた段階で管理部門やサポート部門に展開する、といった進め方も可能です。

異なるデバイスでもデータを同期できる

データがクラウド上に保存されるため、パソコン・スマートフォン・タブレットなど異なるデバイス間でも、常に同じ情報にアクセスできます。

これにより、社内ではパソコンで案件を更新し、外出先ではスマートフォンで進捗を確認するといった使い分けが可能です。デバイスが変わっても作業内容や表示が同期されているため、場所や状況に関係なく業務を中断せずに続けられます。

これにより、移動中や隙間時間を有効活用するなど、柔軟な働き方が実現します。

情シスの運用負荷を軽減できる

クラウド型の案件管理ツールを導入すれば、自社でサーバーを運用・管理する必要がなくなります。保守や障害対応、アップデートなどの作業はベンダー側が担うため、情報システム部門（情シス）の負荷を大幅に削減できるのです。

少人数体制の情シスであっても、安全かつ効率的にシステムを維持できる点は、クラウド型ならではの大きなメリットです。

クラウド型の案件管理ツールの注意点

クラウド型の案件管理ツールには多くのメリットがありますが、導入前に知っておきたい注意点もいくつか存在します。

• インターネットに接続する必要がある
• カスタマイズ性に制限がある
• ランニングコストが発生する
• サービス提供事業者に依存することになる

それぞれについて、順番に解説します。

インターネットに接続する必要がある

クラウド型の案件管理ツールは、インターネットを通じてサービスを利用するため、通信環境の影響を受けやすい点には注意が必要です。たとえば、ネットワーク障害やサービス側のサーバー不具合が発生すると、一時的にデータの閲覧や更新ができなくなる可能性があります。

こうした事態に備えて、通信環境の安定化やモバイル回線の活用を検討しておくと安心です。また、インターネット接続は今や多くの業務で前提となっており、クラウド利用が特別な制約になるケースは少なくなっています。

カスタマイズ性に制限がある

多くのクラウド型の案件管理ツールは、一般的な業務のベストプラクティスに基づいて設計されており、標準機能だけでも十分に使いやすい構成になっています。一方で、安定性や操作性を保つためにカスタマイズ性には一定の制限があり、自社特有の業務フローには対応できない場合もあります。

そのような場合は、ツールに合わせて業務フローを見直すか、他の業務システムとの連携を検討するとよいでしょう。

ランニングコストが発生する

クラウド型の案件管理ツールは月額課金制が一般的で、導入後も継続的な費用が発生します。機能追加やユーザー数の増加に伴い、想定以上にコストが膨らむ可能性があるため、導入前に中長期の費用を試算しておくことが重要です。

ただし、オンプレミス型と違い、自社でサーバーを管理・保守する必要がなく、初期投資も抑えられるため、トータルではクラウド型のほうがコストを抑えやすい傾向にあります。

サービス提供事業者に依存することになる

クラウド型の案件管理ツールは、サービスの運用・保守を提供事業者に委ねる形態となるため、事業者の信頼性がツールの品質や安定性に直結します。選定を誤ると、トラブル発生時の復旧が遅れる、ツールの不具合が改善されない、問い合わせに適切に対応してもらえないといった問題が発生するリスクがあります。

こうしたリスクを避けるためには、導入前に提供事業者のサポート体制や、ユーザーからの評価（レビュー）などをしっかり確認しておくことが重要です。

案件管理に利用できるクラウドツール

案件管理に利用できる主なクラウドツールは、以下の4つです。

• Excel・Googleスプレッドシート
• プロジェクト・タスク管理ツール
• CRM
• SFA

ここでは、それぞれのメリット・デメリットについて解説します。

Excel・Googleスプレッドシート

ExcelやGoogleスプレッドシートは、初期費用をかけずに使えるうえ、フォーマットや管理ルールを自由に設定できるため、小規模な案件や試験的な運用に適しています。関数や簡易的なマクロを活用すれば、ある程度のカスタマイズも可能です。

一方で、専用の案件管理ツールに比べて機能面では制限があります。たとえば、タスクの自動通知や詳細なアクセス権限の設定といった機能は標準では備わっていません。

また、マクロなどを使って独自に拡張した場合、その保守や運用には専門的な知識が必要となります。これにより、属人化のリスクが高まる点には注意が必要です。

プロジェクト・タスク管理ツール

プロジェクト・タスク管理ツールは、案件をタスク単位に分解して管理することで、業務の全体像と進捗状況を可視化できるツールです。案件に含まれる各工程を「誰が」「いつまでに」「何をするのか」といった形で整理することで、対応漏れや作業の重複を防ぎ、チーム内の連携を円滑にします。

また、タスクの進行状況や担当者の負荷をひと目で把握できるため、スケジュール調整やリソース配分も行いやすくなります。

高度な分析機能などは標準で備わっていないケースもあるため、必要に応じて他の業務ツールとの連携を検討するとよいでしょう。

CRM

CRM（顧客管理システム）は、顧客情報を一元管理し、営業やサポート活動を効率化できるツールです。取引履歴や問い合わせ内容、対応履歴などを社内で蓄積・共有することで、対応の質が安定し、顧客満足度やリピート率の向上につなげられます。

ただし、CRMを業務フローに定着させるには、操作に慣れるためのトレーニングや、日常業務への組み込みに一定の時間がかかります。導入にあたっては、運用ルールや入力ルールをあらかじめ明確にし、社内でサポート体制を整えておくことが大切です。

SFA

SFA（営業支援システム）は、営業活動を効率化し、訪問履歴や商談進捗を一元管理できるツールです。SFAのメリットは、営業プロセスを可視化し、過去のデータに基づいた戦略的なアプローチを実現できる点にあります。

SFAを導入する際は、一定の初期コストや設定作業が発生します。また、SFAの運用を定着させるためには、営業チーム全体でのトレーニングが欠かせません。効果を最大化するには、導入前に社内体制を整え、段階的に活用範囲を広げる必要があります。

クラウド型の案件管理ツールの導入事例

ここでは、クラウド型の案件管理ツールの導入事例を3つ紹介します。

クラウド型の案件管理ツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

案件の受注から納品までを一元的に管理

副業の案件管理でよくある課題は、情報の分散による対応漏れです。グラフィックレコーダーをしていた安積さんは、Excelや手書きでの管理では顧客対応やタスクの整理に限界を感じていました。

そこでタスク管理ツール「Backlog」を導入し、効率化を図ります。SNS経由で依頼が来た段階から、お客様ごとに課題を作成。打合せ、受注、制作、レビュー、納品といった各ステップを「種別」で整理し、案件の進捗をひと目で把握できるようにしました。

さらに、確認事項や次回アクションの期日は課題タイトルに記載し、運用をシンプルに徹底。業務ルールや副業の心得といったナレッジはWikiにまとめ、必要なときにすぐ参照できるようにしています。

限られた時間の中でも、迷わず作業に取りかかれる環境を作ることで、作業効率と顧客満足度の向上を両立できました。

副業にBacklogを活用！本業と育児の隙間時間でも着実な案件管理とノウハウ蓄積を実現｜Backlog導入事例

業務の属人化を防ぎ、事務作業を3割削減

A&A法律事務所では、契約書レビューに関するやり取りを主にメールで行っていました。

そのため、情報が個々の担当者のメールに蓄積されやすく、引き継ぎが難しい、という課題が生じていました。

そこで、Backlogを導入し、契約書作成・レビューの依頼から進行管理までを課題単位で一元化。営業担当が依頼を登録し、A&A側が見積もりと実績時間を記録することで、タスクの進捗と工数を定量的に可視化できるようになりました。

さらに、課題テンプレートとWikiを活用して依頼内容の標準化も推進。やり取りが明確化され、レビュー前後の事務連絡は3割以上削減されました。

情報が共有されることで、産休後のスムーズな現場復帰も可能となり、属人化の解消と業務効率化の両立を実現しています。

事務作業を3割も削減！クラスメソッドとの案件管理にBacklogを選ぶ理由とは｜Backlog導入事例

コミュニケーションコストを80%以上削減し、案件管理を効率化

JR東海エージェンシーでは、旅行パンフレットの制作業務において、クライアント・制作会社・自社の3社間の連絡がすべて電話やメールに頼っていたため、情報共有や進捗確認に大きな手間がかかっていました。

担当者間の伝達ミスや対応遅延も発生しやすく、1案件あたり最大3,000枚の紙資料を印刷・保管するなど、業務全体の非効率さが課題となっていました。

Backlog導入後は、案件ごとの情報や進行状況を一元的に管理。ファイルやコメントを共有できるため、各社が自分のタイミングで内容を確認できるようになり、電話・メール対応にかかる時間が従来の80%以上削減されました。

ペーパーレス化も同時に実現し、必要な資料をBacklog上で迅速に確認・検索できるようになったことで、業務のスピードと正確性が大きく向上しました。

また、導入にあたっては、業務プロセスを丁寧に洗い出し、「誰が」「どこで」「何を」確認・入力するかを明確に定義。3社間の運用ルールをまとめたマニュアルを作成し、関係者全体でスムーズなツール運用を定着させることに成功しています。

電話、メールに費やす時間を80%削減！徹底した現状業務の精査が円滑なツール導入の秘訣｜Backlog導入事例

クラウド型の案件管理ツールを選ぶ際のポイント

クラウド型の案件管理ツールを選ぶ際は、以下のポイントを押さえる必要があります。

• 導入する目的を明確にする
• 必要な機能を洗い出しておく
• 他のツールと連携できるかを確認する
• 操作感を確認する
• 現場の意見を取り入れる
• モバイル対応になっているかを確認する

それぞれのポイントを見ていきましょう。

導入する目的を明確にする

案件管理ツールを導入する際は、まず「何のために導入するのか」という目的を明確にしましょう。たとえば、「営業活動に専念できる環境を整えたい」「業務の属人化を防ぎたい」「案件情報を一元管理して業務効率を高めたい」といった目的が考えられます。

目的が曖昧なまま導入を進めてしまうと、使いこなせない機能が増え、現場に定着しない原因にもなります。

まずは自社の課題を洗い出し、「どの業務プロセスにどんな変化をもたらしたいのか」を言語化することが大切です。目的に合ったツールを選定することで、導入後の活用もスムーズに進めやすくなります。

必要な機能を洗い出しておく

案件管理ツールを選定する前に、自社にとって必要な機能を漏れなく洗い出しておくことも重要です。機能の選定に漏れがあると、導入後に「使いたい機能がなかった」といった問題が発生し、ツールの導入効果が大きく低下する可能性があります。

「必須の機能」「あれば便利な機能」など、重要度に応じて分類し、優先順位をつけて整理したうえで、ツール選定をしましょう。事前に必要な機能を明確にすることで、自社に最適なツールを見極めやすくなります。

他のツールと連携できるかを確認する

案件管理ツールを選定する際は、すでに社内で導入している業務ツールや、今後活用を予定しているシステムとの連携可否を必ず確認しましょう。

たとえば、チャットツールやスケジュール管理ツールと連携すれば、進捗通知を自動で共有でき、確認作業の手間を削減できます。さらに、データ分析機能を持つツールと連携することで、案件ごとの傾向把握や将来的な業務改善にもつながります。

導入前には、既存ツールとの連携性に加えて、今後の拡張性や社内フローとの適合性も含めて慎重に検討しましょう。

操作感を確認する

案件管理ツールを導入する際は、操作のしやすさや画面の見やすさなども必ず確認しましょう。どれだけ高機能なツールであっても、現場の従業員が「使いにくい」「わかりづらい」と感じてしまえば、社内での浸透が難しくなります。

導入前にはトライアル期間を活用し、実際に業務を担う従業員とともに操作感をチェックするのがおすすめです。

確認ポイント：

• 操作画面が直感的で、すぐに使い方が理解できるか
• 自社の業務フローで無理なく運用できそうか
• よく使う機能がスムーズに利用できるか

現場の意見を取り入れる

案件管理ツールを導入する際は、実際に日々の業務で使う現場の従業員の意見を必ず取り入れましょう。導入を主導する管理部門だけで決めてしまうと、現場の業務フローと合わず、導入に失敗する恐れがあります。

導入前に、現場の課題やニーズを丁寧にヒアリングし、必要な機能や操作性についての要望を取り入れることが大切です。

トライアル期間を設けて実際に使ってもらい、使用感や不満点をフィードバックとして反映することで、導入効果を向上させられるでしょう。

モバイル対応になっているかを確認する

スマートフォンやタブレットといったモバイル端末での利用に対応しているのかも重要なポイントです。モバイル対応していれば、外出先や移動中でも案件情報の確認・入力・更新が可能となり、隙間時間を有効活用できます。

パソコン版と比べて利用できる機能が少ない場合もあるので、事前確認を忘れないようにしましょう。

Backlogが案件管理でおすすめな理由

本格的な案件管理には、プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」がおすすめです。Backlogは直感的な操作性とチームでの使いやすさに優れ、営業・制作・開発など多様な業務で活用されています。

ここでは、Backlogが案件管理ツールとして特におすすめできる6つの理由をご紹介します。

• 直感的な操作感で、誰でもすぐに使いこなせる
• 案件の進捗をひと目で把握できる
• 案件ごとに情報を集約できる
• 多様なツールと連携可能
• 業務資料やナレッジを蓄積・活用できる
• プランごとに固定された、わかりやすい料金体系

直感的な操作感で、誰でもすぐに使いこなせる

Backlogの大きな特長は、初めての人でもすぐに使いこなせる「直感的な操作性」です。メニュー構成やボタン配置がシンプルでわかりやすく、複雑なマニュアルを読まなくても、基本操作を短時間で習得できます。

特に、メンバーの入れ替えが多いチームや、ITツールの習熟度に差があるチームで、大きなメリットとなるでしょう。誰もが迷わず操作できる環境を整えることで、ツール導入時の教育コストを抑え、メンバーのスムーズな参加を実現します。

案件の進捗をひと目で把握できる

Backlogにはガントチャート機能が標準搭載されており、案件やタスクの進捗状況を視覚的に把握できます。誰が・何を・いつまでに担当しているかが一覧で確認できるため、関係者全体のタスク管理が効率化されます。

また、進捗が遅れているタスクや予定に対して視覚的に気づきやすいため、対応漏れや遅延リスクを早期に発見し、適切に対処することが可能です。

案件ごとに情報を集約できる

Backlogでは、案件（課題）ごとに専用ページが設けられており、コメントやファイル、リンクなどを一か所に集約して管理できます。これにより情報の散逸を防ぎ、案件状況を迅速に把握することが可能です。

新規メンバーが途中から参加した場合でも、過去の経緯を簡単にキャッチアップできるでしょう。

多様なツールと連携可能

Backlogは、他のクラウドサービスや業務ツールとスムーズに連携できる点も大きな強みです。すでに導入済みのツールと連携させることで、データの二重入力や確認作業の手間を減らし、業務全体の効率化を図れます。

その他にも、ファイルの共有、機能のカスタマイズなど、さまざまな活用が可能です。

関連機能：Backlog 外部サービス連携

業務資料やナレッジを蓄積・活用できる

Backlogには、Wikiとドキュメントの2つの情報共有機能があります。Wikiではマニュアルや業務ルール、ノウハウをストックし、ナレッジスペースとして活用できます。新メンバーの教育や、次の案件対応にも再利用が可能です。

ドキュメント機能では、議事録やレビューをリアルタイムで共同編集でき、自動保存や履歴管理も可能。これにより情報の更新がスムーズになり、属人化や情報ロスを防げます。

誰でも業務資料にアクセスできる環境を整えることで、情報の透明性が高まり、チーム全体の業務品質と生産性が向上します。

プランごとに固定された、わかりやすい料金体系

Backlogは月額固定の料金体系を採用しており、利用ユーザー数に関係なくプランごとに料金が変わらないのが特長です。そのため、チームの人数が増えても追加コストが発生せず、経理担当者の管理負担や予算計画の複雑さを抑えられます。

スターターからプラチナまで4つの有料プランが用意されており、企業の規模や利用目的に応じた選択が可能です。

また、いずれのプランも30日間無料で試せるため、導入前に使用感を確認できます。

クラウドを活かして、案件管理を効率化しよう！

案件管理は、営業活動やプロジェクトを円滑に進めるために欠かせない業務です。情報が分散していたり、進捗状況が把握しづらい環境では、対応漏れや遅延のリスクが高まり、顧客満足度にも影響します。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが、クラウド型の案件管理ツールです。中でも「Backlog」は、誰でも使いやすい操作性と、実務に即した豊富な機能を両立した、バランスの取れたツールとして140万人以上のユーザーに利用されています。

＜基本的な機能の一覧表＞

Backlogを体験できるよう、30日間の無料トライアル期間を設けています。実際にBacklogの操作性を確かめたうえで、導入をご検討いただけます。

さらに、Backlogの特長や機能、料金プラン、実際の業務改善事例を網羅した資料をご用意しました。以下のリンクから資料をダウンロードできますので、ぜひご覧ください。

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