プロジェクトを成功させるためには、スケジュール管理の精度が欠かせません。タスクの進捗を可視化し、計画通りに業務を進めることで、遅延や抜け漏れといったトラブルを未然に防ぐことが可能です。
本記事では、プロジェクトにおけるスケジュール管理の基本的な考え方から、代表的な管理手法、スケジュール作成のステップ、そしてツール選びのポイントまでをわかりやすく解説します。
さらに、プロジェクト管理ツール「Backlog」を活用して、スケジュール管理を効率化した実際の事例も紹介します。現場で使えるスケジュール管理の知識と実践法を知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
プロジェクトにおけるスケジュール管理とは？
プロジェクトにおけるスケジュール管理とは、各タスクや作業工程を時間軸に沿って計画・監視・調整するプロセスです。開始日や終了日、依存関係、必要なリソースなどを整理し、納期通りの成果物提供を目指して進捗を管理します。
スケジュール管理が甘いと、納期遅延や予算の超過、作業の重複といったトラブルを招く恐れがあります。計画をしっかり立て、進捗を適切に管理することで、そうしたリスクを未然に防止可能です。
また、スケジュールをチームで共有することで、各メンバーが進行状況を把握しやすくなり、コミュニケーショントラブルを防止できるメリットもあります。結果として、業務品質の向上にもつながるのです。
このように、プロジェクトの成否を左右する要素として、スケジュール管理は欠かせない業務といえます。
プロジェクトでのスケジュール管理の目的
プロジェクトにおけるスケジュール管理の目的は、大きく以下の3つに分けられます。
- 納期の順守
- チームの生産性向上
- リスク管理
ここでは、それぞれの目的がなぜ重要なのか、どのように役立つのかを具体的に解説します。
納期の順守
明確なスケジュールを立てておくことで、各タスクの進行状況を計画と比較できます。これにより、遅延を素早く発見し、適切に対処することが可能です。
たとえば、遅れた要因に応じて、人員やリソースの再配分、タスクの再優先付け、作業内容の見直しといった対応を実施します。素早い対応により、スケジュール全体への影響を最小限に抑えることが可能です。
チームの生産性向上
タスクの担当者や期限を明確にすると、各メンバーは自分の役割とやるべき作業を把握しやすくなります。これにより、作業の抜けや重複が減り、確認や指示待ちのやり取りも少なくなるのです。
また、誰が何をいつまでに行うかが共有されていれば、他メンバーとの調整や進捗確認もスムーズに行えます。こうした環境では、各自が主体的に動きやすくなり、チーム全体としての生産性向上につながります。
リスク管理
リスクを管理するには、問題が発生する前に兆候を捉え、早めに対策を打てる状態を整えておくことが重要です。スケジュール管理によって各タスクの予定と実績の差が見えるようになると、「このままだと遅れる」「この作業が詰まっているから次に影響しそう」といった予測がしやすくなります。
さらに、チーム全体で情報をリアルタイムに共有できる体制があれば、課題の共有や意思決定が迅速に実施できます。これにより、納期の遅れや品質の低下といった重大なリスクも未然に防ぐことが可能です。
プロジェクトでのスケジュール管理手法
以下では、プロジェクト現場でよく活用されている4つの代表的な管理手法を紹介します。
- WBS
- ガントチャート
- クリティカルパス法
- PERTチャート
ここでは、各手法の特長について解説します。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクト全体を目的別・工程別に分解し、タスクを階層的に整理する手法のことです。作業を細かい単位に分解して構造化することで、各タスクの範囲や目標を明確にし、タスクの抜けや重複を防止できます。
WBSでは、上位の大きな作業（フェーズ）を起点に下位の細かな作業に分解するため、全体像を把握しつつ細かなタスクも把握できます。WBSを活用することで、タスクごとの担当者や納期を明確にでき、スケジュールやリソースの見積もり精度を高めることも可能です。
ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクトの各タスクを時間軸に沿って視覚化するスケジュール管理手法です。WBSで構造化されたタスク群に対し、それらを「いつ・どのくらいの期間で・どの順序で進めるか」をバー形式で表現します。
横軸に時間、縦軸にタスクを配置することで、プロジェクト全体の進行状況やタスクの重なり、依存関係をひと目で把握可能です。進捗を可視化しやすいため、スケジュールの調整やリソースの最適化にも役立ちます。
その利便性とわかりやすさから、ガントチャートはあらゆる規模・業種のプロジェクトで広く活用されています。
クリティカルパス法
クリティカルパス法は、プロジェクトのタスク群の中で最も所要時間が長く、全体の完了時期に直接影響を与える「最長経路（クリティカルパス）」を特定し、重点的に管理する手法です。
この経路上にあるタスクがひとつでも遅れると、プロジェクト全体の納期が遅延するため、特に注意深い監視が求められます。
クリティカルパスを明確にすることで、優先的にリソースを投入すべき工程が明確になります。ボトルネックを事前に把握できるため、スケジュールの最適化や進捗管理の精度向上にもつながるのです。
PERTチャート
PERT（Program Evaluation and Review Technique）チャートは、タスクの依存関係と所要時間をネットワーク図で表現するスケジュール管理手法です。作業の流れを矢印（タスク）とノード（作業のスタートや完了を示すポイント）で表現し、プロジェクトの全体像を直感的に把握できます。
さらに、各タスクの所要時間を「楽観値（最短で終わる時間）」「悲観値（最長でかかる時間）」「最可能値（最も現実的な時間）」の3つで見積もり、これらをもとに期待所要時間（平均的な予測値）を算出します。これにより、不確実性を含んだ柔軟なスケジュール設計が可能となるのです。
このように、PERTチャートを使えば不確実な要素も含めた現実的な所要時間を見積もることができ、計画の精度と信頼性を大きく高められます。
プロジェクトのスケジュールを作成するステップ
プロジェクトを計画的に進めるには、事前に「何を・いつ・どの順番で行うか」を明確にすることが欠かせません。スケジュール作成の段階で抜け漏れや順序ミスがあると、後々の進行に大きな影響を及ぼすからです。
ここでは、プロジェクトのスケジュールを構築するうえで押さえておきたい基本的な5つのステップを紹介します。
- プロジェクトの最終目標を設定する
- マイルストーンを設定する
- 必要なタスクを洗い出し、優先順位を決める
- 各タスクの依存関係を把握する
- 具体的なスケジュールを作成する
1.プロジェクトの最終目標を設定する
プロジェクトのスケジュールを組み立てるうえで、まず明確にすべきなのが「最終的な目標」です。「いつまでに」「何を」「どの水準で」完了させるのかを具体的に設定することで、スケジュール全体の軸が定まり、タスクや工程の設計もスムーズになります。
目標が曖昧なままでは、タスクの優先順位や担当範囲にズレが生じ、納期遅延や品質のばらつきにつながってしまいます。だからこそ、最終目標の具体化はプロジェクト成功の出発点となるのです。
2.マイルストーンを設定する
次に、プロジェクトの進行状況を把握しやすくするために、マイルストーンを設定します。
マイルストーンとは、プロジェクトの中での重要な節目や中間目標を指すポイントのことです。
たとえば「要件定義の完了」や「試作品の提出」など、進捗の確認ポイントとして設定することで、タスクの遅れやボトルネックを早期に発見しやすくなります。
マイルストーンを設定することで、全体スケジュールの見通しも立てやすくなるため、プロジェクトを計画的に進めるうえで非常に重要な要素です。
3.必要なタスクを洗い出し、優先順位を決める
プロジェクトの目標やマイルストーンを決めたら、それらを達成するために必要なタスクを洗い出しましょう。
洗い出したタスクは、実行順序や重要度、依存関係などを踏まえて優先順位を決めていきます。優先度を整理することで、限られた時間やリソースを効率よく配分でき、タスクを無理なく進めやすくなります。
タスクの整理はその後のスケジュール作成や進捗管理の土台となるため、抜け漏れがないよう確認を徹底することが重要です。
4.各タスクの依存関係を把握する
続いて、それぞれのタスクがどの順番で実行されるべきか、どの作業に依存しているかを正確に把握しましょう。たとえば「デザインが完了しないと開発を始められない」といった依存関係を把握せずに進めると、開発途中で手戻りが発生し、全体のスケジュールに影響が及ぶ恐れがあります。
依存関係を整理することで、スケジュールに無理がなくなり、タスクの重複やムダも防げます。実行可能で現実的な計画を立てるうえで、この工程は欠かせないステップです。
5.具体的なスケジュールを作成する
これまでに整理した目標・マイルストーン・タスク・依存関係をもとに、具体的なスケジュールを作成します。タスクごとに担当者や開始日、終了日、所要時間なども明記しましょう。こうした具体的な項目を設定することで、現実的かつ達成可能な計画に落とし込むことができます。
作成したスケジュールは、関係者と共有し、認識のズレや漏れがないかを確認したうえで、必要に応じて調整しましょう。
スケジュールの作成には、プロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。プロジェクト管理ツールには、ガントチャートをはじめとしたスケジュール管理に必要な機能が揃っています。プロジェクトの全体像や各タスクの配置、担当者ごとの作業量を視覚的に整理できるため、計画の精度を高められます。
プロジェクトにおけるスケジュール管理のポイント
作成したスケジュールを実行・運用していくうえでは、単に計画を立てるだけでなく、日々の運用を支える工夫が欠かせません。ここでは、スケジュール管理を円滑に進めるために意識したい4つのポイントを紹介します。
- 進捗状況をリアルタイムで共有できる仕組みを作る
- コミュニケーションコストを最小限にする
- 業務資料に素早くアクセスできるようにする
- リスクを考慮して適切なバッファ時間を設定する
それぞれのポイントについて解説します。
進捗状況をリアルタイムで共有できる仕組みを作る
スケジュールを円滑に進めるには、チーム全体が進捗状況をリアルタイムで共有できる仕組みが欠かせません。報告が会議やメールに限られると、情報の伝達に遅れが出て、対応が後手に回るリスクがあります。
この課題を解消する手段として有効なのが、クラウド型のプロジェクト管理ツールです。情報をクラウド上に集約することで、チームメンバーがいつでも最新のタスクやスケジュールを更新・確認できるようになり、進捗状況や課題の共有がスムーズになります。
コミュニケーションコストを最小限にする
スケジュール管理では、メンバーからの進捗報告をいかにスムーズに行えるかが重要です。
メールや電話での報告は手間がかかるため、つい後回しになってしまい、情報共有の遅れにつながることもあります。
こうした状況を避けるには、最小限の手間で進捗を報告できる仕組みが不可欠です。プロジェクト管理ツールを活用すれば、各メンバーがタスクの状況を簡単に更新できるため、自然と共有の質とスピードが向上します。
業務資料に素早くアクセスできるようにする
スケジュールを円滑に進めるには、タスクに必要な資料や関連情報にすぐアクセスできる環境を整えることが欠かせません。情報が分散・未整理な状態では、状況の把握や遅延対応に時間がかかり、スケジュール全体に影響を及ぼす恐れがあります。
この課題を解消するには、情報を一元管理し、チーム全体で共有できる仕組みが有効です。これにより、タスクの進行状況を把握しやすくなり、トラブル発生時にも迅速に対応できます。
具体的には、オンラインストレージやプロジェクト管理ツールなど、クラウドサービスの利用がおすすめです。
リスクを考慮して適切なバッファ時間を設定する
プロジェクトには常に遅延のリスクが伴うため、バッファをあらかじめ設定しておくことが重要です。バッファとは、スケジュールに遅れが生じた際に調整するための「予備時間」のことです。バッファを設定しておくことで、想定外の遅延にも柔軟に対応できます。バッファは、タスクごとではなくプロジェクト全体に対して設定しましょう。
不確実性が高いものや、タスク間の依存関係が複雑なプロジェクトでは、リスクを見越して多めに設定しておくことで、プロジェクトの安定性が高まります。
エクセル・Googleスプレッドシートでスケジュール管理は可能？
スケジュール管理にエクセルやGoogleスプレッドシートを活用している企業は少なくありません。どちらも一定の管理は可能で、導入の手軽さから広く使われています。ただし、これらのツールにはメリットとデメリットがあります。
メリット：
- WBSやガントチャートを自作でき、柔軟にカスタマイズできる
- フィルターや条件付き書式を使えば視認性も向上
- 無料または低コストで始められる
デメリット：
- カスタマイズや保守に手間がかかり、属人化しやすい
- 誤操作によるデータ破損のリスクが常につきまとう
- スケジュール管理専用のツールに比べ、利便性で劣る
このように、エクセルやスプレッドシートは、簡易的なスケジュール管理には適していますが、運用の効率や信頼性の面で限界があります。本格的なプロジェクト運営を行う場合は、専用の管理ツールの方が適しています。
プロジェクトのスケジュール管理でBacklogがおすすめの理由
エクセルやスプレッドシートでは、複数人での進捗管理や情報共有に限界があります。本格的にプロジェクトを管理するなら、専用のツールがおすすめです。
なかでもプロジェクト管理ツール「Backlog」は、使いやすさと機能面に強味があり、チームで大きな効果を発揮します。以下では、Backlogがスケジュール管理におすすめできる主な理由を3つ紹介します。
- ガントチャートでスケジュールと進捗を簡単に把握できる
- お知らせ機能で連絡を届けられる
- モバイルアプリで場所を選ばずに作業が可能
それぞれ解説します。
ガントチャートでスケジュールと進捗を簡単に把握できる
Backlogのガントチャート機能を使えば、プロジェクト全体のタスクと進行状況を視覚的に整理できます。開始日・終了日・担当者・進捗率などがバー形式で表示されるため、どの作業がいつ・どこまで進んでいるかをひと目で把握できます。
特に便利なのが、スケジュールの変更操作で、バーをドラッグアンドドロップするだけで日付の変更が可能です。エクセルなどの表計算ソフトのように、関係するセルを手動で変更する必要がなく、スケジュール調整にかかる手間を大幅に削減できます。
プロジェクトが複雑になるほど、全体像の把握は難しくなります。Backlogのガントチャートでチーム全員が「今、どこまで進んでいるか」を把握できるようになり、スムーズな連携や迅速な対応が可能になるでしょう。
お知らせ機能で連絡を届けられる
Backlogには、タスクやスケジュールの変更内容を関係者に即座に通知できる「お知らせ機能」が搭載されています。お知らせ機能を活用することで、タスクやスケジュール変更を担当者に即座に通知でき、対応漏れを防ぐことが可能です。
通知はグローバルバーのアイコンに表示され、クリックするだけで内容を確認可能。課題に関するお知らせであれば、画面遷移せずに詳細やコメントをその場でチェックできます。
モバイルアプリで場所を選ばずに作業が可能
Backlogは、スマートフォンやタブレットでも利用できるモバイルアプリ版を提供しています。外出先や移動中でもスケジュールやタスクの確認・更新ができ、柔軟な対応が可能になります。
モバイル版を活用することで、会議の合間や移動中にタスクの進捗を確認したり、スケジュールを調整したりといった作業が可能です。
外出先であっても、スケジュールの変更や確認が必要な際に迅速に対応できるため、プロジェクトを円滑に進行できるようになります。
プロジェクト管理ツール「Backlog」の導入事例
Backlogは、業界・業種問わずさまざまな企業で導入されています。ここでは、Backlogを導入してプロジェクト管理を円滑に進めた事例を3つ紹介します。Backlogの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
エクセルからBacklogに移行。タスクを見える化し密な連携が可能に！
ダイヤ工業株式会社では、以前はエクセルやスプレッドシートを使ってプロジェクトのスケジュールやタスクを個別に管理していました。しかし、フォーマットの違いや属人化により、進捗が見えにくく、チーム間の連携も取りづらい状況に課題を感じていました。
そこで導入されたのがBacklogです。Backlogを共通のスケジュール管理ツールとして活用することで、個人管理だったタスクや日程がチーム全体で共有できるようになり、進捗の見える化を実現。プロジェクトの流れや優先度がひと目で把握でき、連携もスムーズになりました。
また、Backlog上でタスクを完了にするたびに進捗が可視化され、プロジェクトの前進を実感できるという声も上がっています。
Backlogの導入により、エクセルでは難しかったスケジュール管理が効率化し、属人化の解消とチーム全体での柔軟な連携を実現しました。
エクセルによるタスク管理からの移行で属人化を解消。担当者不在でも柔軟な連携が可能に
Backlogで管理を一元化、業務効率を大幅に改善！
アライドアーキテクツ株式会社では、部署ごとに使われていた複数のツールによって、タスク管理やスケジュール共有、情報伝達が分断されていました。特に、開発拠点となるベトナムとの間では、ツールの違いが原因でコミュニケーションに支障が出ることもありました。
こうした課題を解消するため、同社はBacklogを全社共通のタスク・スケジュール管理ツールとして導入。100名を超えるメンバーのプロジェクト情報をBacklogに集約することで、情報の一元管理と業務の効率化を実現しました。従来エクセルなどで月20時間程度かかっていたプロジェクト管理の負担も大幅に軽減されています。
また、Backlogのガントチャート機能によって、タスクを登録するだけで自動的にスケジュールが可視化されるようになり、作業担当者自らが進捗を更新できる体制が整いました。これにより、プロジェクトマネージャーの業務も分担され、チーム全体の自律性が向上しています。
部門や拠点の垣根を越えて、誰が・何を・どこまで進めているのかが見えるようになり、Backlogは同社にとって「コミュニケーションのハブ」となったのです。
100名超のタスク管理をBacklogに一元化！アライドアーキテクツの拠点・部署を超えた「コミュニケーションハブ」の作り方
Backlogを導入し、200件のタスクを同時に管理！
プロ野球球団「埼玉西武ライオンズ」を運営する西武ライオンズの広報部では、情報発信の機会が多く、イベントやキャンペーンなど膨大なタスクが同時並行で進行しています。繁忙期には、200件近くのタスクを抱えることもあり、従来のExcel管理では限界を感じていました。
そこで導入されたのがBacklogです。タスクやスケジュールをBacklog上で見える化することで、「誰が何を、いつまでに行うのか」がひと目でわかるようになり、チーム全体の進捗共有がスムーズに。課題ごとに完了までの期間や構成を意識して起票されているため、業務の流れも整理され、管理負荷が軽減されました。
さらに、Microsoft Teamsとの連携により、取材や外出の多い業務でもリアルタイムに更新状況を確認可能に。今ではBacklogが、広報部の共通言語として、効率的かつ一体感のあるチーム運営を支えています。
西武ライオンズの業務をBacklogで見える化！最大200件のタスクを同時進行しつつ進捗共有がスムーズに
Backlogで効果的なスケジュール管理を実現しよう
この記事では、プロジェクトスケジュールの管理における課題と、それを解決するための手段としてBacklogの活用方法を、具体的な導入事例とともにご紹介しました。
複数のタスクが同時に進行する中で「誰が」「何を」「いつまでに」やるのかを把握するには、スケジュールの一元管理とチーム全体での共有が欠かせません。そこでおすすめなのが、プロジェクト管理ツールの導入です。ツールを活用することで、タスクとスケジュールを可視化し、関係者全員が進捗を把握できる環境を整えられます。
なかでもBacklogは、使いやすさと高い機能性を兼ね備えたプロジェクト管理ツールです。ガントチャートによるスケジュールの見える化はもちろん、タスク管理やナレッジ共有まで、日々の業務を効率化する多彩な機能を備えています。
＜基本的な機能の一覧表＞
| 機能 | 特徴 |
| ガントチャート | 各タスクやプロジェクト全体の進捗を可視化。ドラッグ＆ドロップで簡単にスケジュールを調整。 |
| ボード | プロジェクト内の課題の進捗を一覧で表示。ドラッグ＆ドロップでタスクの進捗を素早く更新。 |
| ファイル共有 | プロジェクトごとのファイルを一元管理。関連する課題ページやWikiにリンクを設置することで、簡単にアクセスできる。 |
| ドキュメント機能 | リアルタイムの同時編集とリッチテキスト対応で、議事録やマニュアルの作成・共有を効率化。自動保存・変更履歴・階層管理も可能。 |
| Wiki | 議事録や業務フローなど、プロジェクトに関するナレッジを集約。メンバーが自由に追加・編集可能。 |
| バーンダウンチャート | プロジェクトの進捗をマイルストーンごとにグラフで表示。タスクの遅延を瞬時に把握。 |
| 親子課題 | 依存関係にあるタスクを親子課題としてまとめて管理。 |
| 課題ごとのコメント | タスクごとに円滑なコミュニケーションを促進。 |
| お知らせ機能 | プロジェクトに関する更新情報をメンバーに通知。 |
| モバイルアプリ | スマートフォンからタスク管理が可能。プロジェクトの進捗確認のほか、コメント返信やWikiにも対応。 |
Backlogを体験できるよう、30日間の無料トライアル期間を設けています。実際にBacklogの操作性を確かめたうえで、導入をご検討いただけます。
さらに、Backlogの特長や機能、料金プラン、実際の業務改善事例を網羅した資料をご用意しました。以下のリンクから資料をダウンロードできますので、ぜひご覧ください。
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