ガントチャートは、プロジェクト管理で幅広く活用されています。作業の進捗状況や期間を視覚的に把握できるため、プロジェクトの遅延リスクを未然に防ぎ、円滑なプロジェクト進行を実現可能です。
本記事では、ガントチャートとはなにか、利用目的や注意点とあわせて詳しく解説します。また、記事の後半では、ガントチャート機能を備えたプロジェクト管理ツール「Backlog」をご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
関連機能： ガントチャート | 機能 | Backlog
目次
ガントチャートとは？
ガントチャートは、プロジェクトの進み具合を「横棒グラフ」で視覚的に表現する手法です。ガントチャートのガントとは、考案者である経営コンサルタントヘンリー・ガントに由来していると言われています。
横軸に時間、縦軸に作業内容を配置することで、各タスクの期限や進捗状況を一目で把握可能です。作業の開始日・終了日に加え、進捗率も確認できるため、プロジェクト全体の進み具合を効率的に管理できます。
また、プロジェクトの重要な節目をマイルストーンとして記録することで、より細かな進捗管理が可能です。マイルストーンは多くの場合、ガントチャート上の記号で表されます。
このように視覚的に分かりやすく進捗を管理できることから、ガントチャートは多くのプロジェクトリーダーに活用されています。
ガントチャートとWBSの違い
WBS（Work Breakdown Structure）とガントチャートは、プロジェクト管理に欠かせないツールですが、その役割は異なります。
WBSは作業範囲を階層的に分解し、必要な作業を漏れなく把握するための手法です。この分解・細分化により、工数の正確な見積もりが可能になり、作業の抜け漏れを防ぐことができます。
一方、ガントチャートは、これらの作業の実施時期や期間、進捗状況を視覚的に表現する手法です。WBSで整理された作業を時間軸に落とし込むことで、プロジェクト全体の進み具合を効率的に管理できます。
そのため、多くの現場ではWBSで作業を整理し、その内容をガントチャートで進捗管理するという方法で、両者を組み合わせて活用しています。
参考：WBSとは？ガントチャートとの違いとWBSの作り方を解説 | Backlogブログ
参考：プロジェクト管理とは？目的や項目、管理手法について徹底解説！ | Backlogブログ
ガントチャートとバーチャートの違い
工程管理でよく使用される図表として、バーチャートとガントチャートがあります。
バーチャートは、作業項目を縦軸に、作業期間を横棒で表現するシンプルな時間軸表示に特化した図表です。建築現場や製造業などで広く利用されています。バーチャートには、短時間で作成できる、修正が容易、というメリットがあります。
一方、ガントチャートは作業間の依存関係を矢印で示し、進捗状況も表現できる高機能な図表です。プロジェクト全体の流れや、各作業の相互関係を詳細に管理したい場合は、ガントチャートが適しています。
ガントチャートを利用する目的
ガントチャートはどのような目的で利用されるのでしょうか？ここでは、ガントチャートを利用する目的について、以下の項目に沿って解説します。
- プロジェクト全体の可視化
- タスクの進捗管理
- リソースの最適配分
- スケジュールの最適化
各項目について、実践的な活用方法とメリットを解説していきます。
プロジェクト全体の可視化
ガントチャートを利用することで、複雑なプロジェクトも1つの図表で表現でき、タスク間の依存関係や作業順序が明確になります。これにより、プロジェクトの進行を妨げる要因を早期に発見可能です。
また、ガントチャートをチームメンバーで共有することで、情報共有が円滑に実施できる点もメリットです。メンバー全員が「今、どの作業が進行中か」「次は何をすべきか」といった情報を即座に理解できるようになるので、密な連携が実現できます。
タスクの進捗管理
タスクの進捗管理でも、ガントチャートは効果を発揮します。
ガントチャートの大きな特徴は、計画と実績を同じ図表上で比較できる点です。これにより、各タスクが計画通りに進んでいるかを一目で確認できます。
また、進捗を示す「イナズマ線」を活用することで、個々のタスクの遅れや進捗状況を直感的に把握できます。イナズマ線は、計画スケジュールと実績を結ぶ折れ線で、現在の日付を基準にタスクごとの進捗を示したものです。タスクが計画より遅れている場合は基準線より左側、進んでいる場合は右側に位置するため、タスクごとの進捗状況を視覚的に確認可能です。
このような特徴により、ガントチャートは漏れのない進捗管理を実現します。
リソースの最適配分
プロジェクトでは、人員や設備を適切なタイミングで効率的に配置することが重要です。ガントチャートを使えば、各作業の実施時期や期間が明確になるため、必要なリソースを計画的に配置できます。
例えば、ある作業が完了するまで次の工程に進めない場合、その待ち時間を把握して人員を他の作業に振り分けるといったことが可能です。このように先を見越した計画により、人員の待機時間を減らし、設備の稼働率を上げることができます。
特に大規模なプロジェクトでは、適切なリソース配分が予算と工期を大きく左右するため、ガントチャートの活用が効果的です。
スケジュールの最適化
プロジェクトの工期短縮には、作業の無駄を省き、効率的な進め方を見つけることが重要です。ガントチャートでは、全タスクを時系列で並べることで、同時に進められる作業と、前工程の完了を待つ必要がある作業を区別できます。これにより、複数の作業を並行して進める最適なスケジュールを組み立てられます。
また、各作業の依存関係も把握できるため、遅れが発生した際の影響を予測し、重要な工程にはあらかじめ余裕を持たせることが可能です。こうした計画的な進行により、納期厳守と効率的な運営を実現できます。
ガントチャートのデメリット
プロジェクトを管理する際に便利なガントチャートですが、一方で以下のようなデメリットもあります。
- 作業工数が把握できない
- タスクの優先順位が分かりづらい
- 修正に手間がかかる
事前にデメリットを正しく認識し、対策を実施しましょう。
作業工数が把握できない
ガントチャートは作業期間を視覚的に表現できますが、各タスクに必要な人数や労力などの工数は表現できません。例えば、同じ1週間の作業でも、2人で行うのか10人で行うのかは図表からは読み取れません。
こうした工数の見落としは、人員不足や予算超過といった重大な問題につながります。そのため、ガントチャートと併せて工数管理表などを活用し、必要なリソースを正確に把握することが不可欠です。
タスクの優先順位が分かりづらい
ガントチャートでは、タスクの優先順位を判断することが難しいという課題があります。同時期に実施可能な作業が複数ある場合、どの作業から着手すべきか、どの作業に多くの人員を配置すべきか、チャートから読み取れません。
この問題は、限られたリソースを効率的に活用する上で大きな問題となります。対処としては、タスクの重要度を示す優先度欄の設定や、緊急度による色分けなど、判断の助けとなる補足情報の追加が必要です。
修正に手間がかかる
修正に時間がかかることもガントチャートのデメリットです。例えば、あるタスクの開始日を1週間遅らせると、それに関連する後続の作業スケジュールも全て見直す必要があります。
特に、エクセルや紙を利用している場合、全ての変更を手作業で行うため、作業が煩雑になり、入力ミスも発生しやすくなります。
修正作業が頻繁に発生する場合は、専用のプロジェクト管理ツールがおすすめです。例えば、株式会社ヌーラボが提供する「Backlog」は、ガントチャートの作成・修正がドラッグ＆ドロップで容易にできます。
以下のページで、実際の操作画面とあわせて詳しく紹介していますので、ぜひ一度ご覧ください。
ガントチャートの作成手順
ここでは、ガントチャートの作成方法を、7つの手順で解説します。
- プロジェクト範囲の特定
- タスクの洗い出し
- 依存関係の特定
- スケジュールの設定
- 担当者の割り当て
- ガントチャートの作成
- メンバーへの共有
それぞれ解説します。
プロジェクト範囲の特定
まずは「このプロジェクトで何を実現したいのか」を明確にします。例えば、新商品開発プロジェクトであれば、「来年4月までに新商品を発売する」という目標を設定。その上で、「市場調査レポート」「商品企画書」「試作品」など、具体的な成果物をリストアップします。
また、「開発チームは3名まで」「テスト環境は2台まで」といった利用可能なリソースもここで確認しておきましょう。これらの情報が、後工程での現実的な計画作成の土台となります。
プロジェクトの範囲とリソースを明確にしておくことで、無理のないスケジュールを組むことができます。
タスクの洗い出し
次に、目標達成に必要な作業（タスク）を具体的に書き出します。例えば「市場調査」というタスクなら、「競合製品の情報収集」「顧客アンケートの実施」「データ分析」など、より具体的な作業に分解します。
ただし、細かすぎる分解は避けましょう。「アンケート用紙の印刷」「封筒への封入」といった細部まで分解すると、かえって管理が難しくなります。目安としては数時間、数日程度で完了できる粒度を意識するとよいでしょう。
依存関係の特定
続いて、タスク間の関係性を整理します。「この作業が終わらないと、次の作業に進めない」という依存関係を明確にしましょう。これにより、プロジェクト全体の作業の流れが見え、無駄な待ち時間を減らせます。
また、各作業の遅れがどの工程に影響するのかも事前に把握できるため、問題発生時の対策もスムーズに進められます。
スケジュールの設定
各タスクに開始日と終了日を設定していきます。プロジェクトの最終的な完了予定日から逆算して、各タスクの期限を決めていきましょう。
また、プロジェクトの要所には中間目標（マイルストーン）を設定することをお勧めします。マイルストーンには、以下のメリットがあります。
- 予定より遅れている場合に早めに気付ける
- チーム全体で達成感を共有できる
- 次の作業に向けての意識合わせができる
想定以上に作業に時間がかかることを想定し、余裕をもった期間を設定しましょう。特に、他部署との調整や承認が必要な作業には、多めに時間を確保しておくことをお勧めします。
担当者の割り当て
各タスクの担当者を決めていきます。ここではメンバーの能力だけでなく、作業負荷も考慮する必要があります。例えば、以下の点に注意しましょう。
- 同時期に複数の作業が集中していないか
- 既に担当している他の業務と時期が重なっていないか
- 研修や休暇予定と重なっていないか
もし特定のメンバーに作業が集中しそうな場合は、他のメンバーへの割り振りや、作業時期の調整を検討しましょう。
ガントチャートの作成
ここから、実際にWBSとガントチャートを作成していきます。ガントチャートでは、事前に整理した以下の情報がわかるようにします。
- タスク
- 期間
- 依存関係
- 担当者
ガントチャートの作成方法には、大きく分けてエクセルと専用ツールの2種類があります。両者の特徴は以下のとおりです。
エクセル：テンプレート（フォーマット）や見本をダウンロードし、それをもとに作成する。導入ハードルは低いが、運用・保守に手間がかかり、利便性に欠ける。
専用ツール：タスクを入力するだけでガントチャートを作成できる。多機能で利便性も高い。
ガントチャートはエクセルでも作成可能ですが、運用や保守の手間がかかり、利便性も高くありません。効率性を重視する場合は、専用ツールの利用がおすすめです。
メンバーへの共有
ガントチャートの作成が完了したら、チームメンバーへ共有します。この際に、必要に応じてチャートの見方や活用方法も説明しましょう。
また、共有したメンバーからガントチャートに関するフィードバックがあれば、積極的に取り入れることをおすすめします。必要に応じて最終調整を実施し、より利用しやすいチャートに仕上げましょう。
ガントチャート作成時のポイント
ガントチャート作成時に重要視すべきポイントは以下のとおりです。
- タスクは適切な粒度にする
- タスクの依存関係を明確にする
- 専用ツールを活用する
それぞれ確認し、作成時の参考にしてください。
タスクは適切な粒度にする
ガントチャートに記載するタスクの粒度に注意しましょう。タスクの粒度は、その後の進捗管理の効率に大きく影響します。
タスクの粒度が細かすぎる場合は、チャートが複雑になり、管理が煩雑になってしまうでしょう。一方、大きすぎる粒度では、進捗状況を正確に把握できず、問題の早期発見が困難になります。
タスクの粒度を決める際は、以下のポイントを意識しましょう。
- 1日から1週間程度で完了できる
- 成果物が明確
- 進捗が測定可能
これにより、効率的な進捗管理と正確な状況把握が可能になります。
タスクの依存関係を明確にする
プロジェクトの各作業には、「次の工程の前提となる作業」「同時に進められる作業」など、さまざまな関係性があります。これらの依存関係を正確に把握することで、作業の無駄を省き、人員や設備を効率的に配分可能です。
ガントチャートでは、親子タスクのグループ化により、こうした関係性を視覚的に表現できます。適切なグループ化により、待ち時間の削減や、遅延リスクの軽減が可能になり、プロジェクト全体の効率化につながります。
専用ツールを活用する
プロジェクト管理の効率化には、専用ツールの活用が効果的です。専用ツールでは、エクセルのように一からガントチャートを作成する必要はありません。ガントチャートを利用するために必要な機能が、最初から組み込まれています。
また、ガントチャートに加えて、カンバンボードやファイル共有など、多様な機能を一元的に利用可能です。
これにより、プロジェクトの進捗管理をより正確かつ効率的に実施できます。特に大規模プロジェクトや、チーム内での密な連携が必要な場合は、専用ツールは大きな効果を発揮するでしょう。
ガントチャートをBacklogで利用する5つのメリット
ガントチャートを利用するなら、多機能で操作が容易なプロジェクト管理ツール「Backlog」の利用がおすすめです。
ここでは、Backlogを活用するメリットを紹介します。
関連機能： ガントチャート | 機能 | Backlog
簡単にガントチャートを作成できる
Backlogでは、タスク名、担当者、期限を入力するだけで、自動的にガントチャートが作成されます。
エクセルのように、ガントチャートを一から作成したり、書き方を考える必要はありません。チャートの作成に時間を取られることがないため、プロジェクト管理に集中できます。
また、作成や更新の手間が少ないため、更新作業を素早く実施できる点もメリットです。これにより、更新作業の先送りを防ぎ、常に最新の状況をメンバーが把握できるようになります。
直感的に操作できる
Backlogのガントチャートはシンプルで見やすい画面デザインを採用しているため、パソコンが苦手な方でも迷わず操作できます。
例えば、タスクの開始日や期限日、担当者などは、ドラッグ&ドロップで簡単に変更できます。これにより、ガントチャートで課題となっていた修正の手間を大幅に削減可能です。
変更内容は自動で保存され、チームメンバー全員のガントチャートにリアルタイムで反映されます。このため、「古い版を見ていた」「更新に気づかなかった」といったミスを防げます。
ガントチャート以外の形式に簡単に切り替えられる
Backlogでは、ガントチャートだけでなく、多様な表示形式を提供しています。
ダッシュボードでは、プロジェクトに関する情報を確認できます。参加プロジェクト、自分が担当する課題や、最近の更新情報を一目で把握でき、プロジェクト全体の進捗を効率的に管理可能です。
ボード機能は、タスクをカンバン方式で管理できる機能です。タスクはカードとして表示され、「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」などのステータスごとに整理されます。ドラッグ＆ドロップでカードを移動させるだけで進捗を簡単に更新できるため、視覚的な進捗管理が実現します。
また、入力したデータは一元管理されているため、ガントチャートで行った変更は、他の形式にも即時反映されます。これにより、情報の一貫性が保たれ、重複入力や更新漏れを防ぐことが可能です。
関連機能：ボード | 機能 | Backlog
タスクの依存関係がはっきり分かる
Backlogでは、関連する作業を親子課題として整理できます。大きな作業を親課題とし、その下に具体的な作業を子課題として配置することで、タスク間の関係性が明確になります。
ガントチャート上でこの階層構造が視覚的に表示されるため、作業の全体像と細かな進捗状況を同時に確認可能です。こうした整理により、複雑なプロジェクトでも、各作業の関連性や進み具合を簡単に把握できます。
関連機能：親子課題 | 機能 | Backlog
エクセル形式でも出力できる
Backlogで作成したガントチャートは、エクセル形式での出力が可能です。これにより、Backlogを利用していないメンバーや取引先とも、プロジェクトの進捗状況を共有できます。
出力したデータは、エクセルのグラフやフィルター機能を使って独自に分析できるため、月次報告会や取引先との打ち合わせなど、様々な用途に活用可能です。
このように、柔軟なデータ活用により、プロジェクトの状況を多角的に把握し、効果的な報告資料を作成できます。
ガントチャートの目的を理解し、最適な活用方法を見つけよう！
プロジェクト管理において、ガントチャートは必要不可欠なツールです。作業の進捗や依存関係を視覚的に把握でき、効率的なプロジェクト運営を実現できます。
ガントチャートで特に大事なのが、ガントチャートを利用するツールです。エクセルでの管理では更新作業に手間がかかり、情報共有も煩雑になりがちです。
そこでおすすめなのが、専用のプロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理ツールはガントチャートを効率的に、効果的に利用できるよう、さまざまな機能が搭載されています。
ヌーラボの提供する「Backlog」は、簡単な操作と豊富な機能に強みがあります。ガントチャートの作成から更新まで、手間なく管理できるため、本来の目的であるプロジェクトの進行管理に集中することが可能です。
Backlogの代表的な機能：
| 機能名 | 説明 |
|---|---|
| ガントチャート | 複雑な設定なしで利用可能。シンプルな操作で工程管理を効率化。 |
| ボード | ドラッグ＆ドロップで進捗状況を素早く更新。 |
| 親子課題 | タスクをグループ化し、構造化された管理を実現。 |
| 課題ごとのコメント | タスクごとにコメントを集約し、情報の散逸を防止。 |
| ファイル共有 | チーム内でプロジェクト資料を効率的に共有・管理。 |
| Wiki | マニュアルやベストプラクティスを蓄積できる。 |
| 課題検索 | プロジェクトを横断した詳細検索が可能。必要な情報にすばやくアクセス。 |
| バーンダウンチャート | プロジェクトの進捗・遅延をグラフで可視化。 |
| お知らせ機能 | タスクの追加・変更などをメンバーに通知。 |
| モバイルアプリ | スマートフォン、タブレットを使って、外出先でもプロジェクトの状況把握・更新が可能。 |
まずは30日間の無料トライアルをご利用ください。実際に体験していただいた上で、Backlogの導入をご検討いただけます。
また、以下のリンクでは、Backlogの基本機能、利用事例や料金プラン、セキュリティやサポート体制を解説した資料を配布しております。ご興味のある方は、ぜひこちらもご覧ください。
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