案件管理とは？メリットやおすすめのツール、事例を紹介

by Backlogブログ編集部

2025年3月3日

タスク管理

案件管理とは？メリットやおすすめのツール、事例を紹介

案件管理とは、営業やプロジェクトの進行状況を整理し、適切に管理することです。しかし、情報共有が適切に行われないと、必要な情報が届かず業務が滞り、進捗状況が把握できないことで対応の遅れが発生することもあります。

こうした課題を解決するには、ツールを活用した案件管理の効率化が効果的です。ツールを導入することで、進捗の可視化や情報共有をスムーズに行え、業務の負担を軽減できます。

本記事では、案件管理の重要性や活用できるツール、ツールの選び方について解説します。また、後半では案件管理で役立つプロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」を紹介するため、案件管理を効率的に実施したい方は、参考にしてください。

参考：Backlog｜チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール

案件管理とは

案件管理とは、企業が営業活動やプロジェクトを円滑に進めるために、取引先情報や営業の進捗状況を記録・管理し、可視化する取り組みのことです。顧客情報や商談履歴、契約内容を一元管理することで、組織全体での情報共有がスムーズになり、業務の効率化が図れます。

具体的には、案件に関する「5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）」の情報に加え、受注予定日、売上見込額などの項目を記録します。これにより、営業担当者は的確なアプローチができ、マネージャーはチームの進捗を把握しやすくなります。

また、案件管理を適切に行うことで、業務の属人化を防ぎ、顧客対応の質を向上させることが可能です。

案件管理の種類

案件管理の内容は、業務によって異なります。案件管理の種類は大きく以下の3つです。

営業活動の管理
契約内容の管理
プロジェクトの管理

それぞれの内容を見ていきましょう。

営業活動の管理

営業活動における案件管理の目的は、営業担当者の活動状況を記録し、進捗を可視化することです。「いつ、どこで、誰と、何をおこなったか」といった形で案件を整理し、最適な営業アプローチを目指します。

記録した情報をもとに、次回の商談やフォローアップの計画を立て、適切なタイミングで提案を行うことで、受注確度を高められます。

また、成約率の高い商談プロセスを標準化し、チーム全体で共有すれば、営業スキルの底上げや組織的な成約率の向上につながります。案件管理を徹底することで、営業戦略の最適化が可能となり、継続的な業績向上が期待できます。

契約内容の管理

契約内容の管理とは、企業間の契約情報や関連書類を管理し、適正な履行を確保する業務です。契約の更新や条件変更の確認を定期的に行い、適切に対応することでトラブルを未然に防ぎます。

特に重要なのは、契約期間の満了や更新手続きのタイミングを逃さないことです。契約には自動更新されるものと、手続きが必要なものがあり、適切に管理しなければ更新漏れによる業務停止や取引条件の変更リスクが生じる可能性があります。

そのため、契約管理を徹底し、各契約の期限や条件を常に把握することが求められます。

プロジェクトの管理

プロジェクト管理とは、進捗状況や顧客情報、契約内容、売上見込額を適切に管理し、プロジェクト全体の効率化を図る取り組みです。受注型や複数案件を扱うプロジェクトでは、進捗を適切に管理し、全体の最適化を図ることが求められます。

適切に案件管理を実施することで、ビジネス情報を一元管理でき、進行中のリスクや課題を早期に把握できます。例えば、進捗の遅れやリソース不足を事前に察知し、適切な対策を講じることでトラブルを未然に防げます。

また、プロジェクト管理には、各タスクの進行状況を把握し、チーム全体の生産性を向上させる「タスク管理」も含まれます。タスク管理を徹底することで、プロジェクトの遅延を抑えることが可能です。

案件管理で記録する主な項目

案件管理では、以下の項目を記録するのが一般的です。

項目	内容
案件名	案件を識別するための名称
取引先名	商談をおこなっている企業・組織名
担当者	案件の主担当者の名前
進捗状況	商談の現在のステータス（商談開始、商談中、成約など）
受注確度	受注の可能性を数値化した指標
受注予定日	契約締結予定の日付
売上金額の予想	見込まれる売上金額
商談日	顧客との打ち合わせ実施日
商談内容	商談での具体的な協議内容や決定事項

これらの項目を記録することで、営業チームはリアルタイムで案件の状況を共有でき、進捗のズレを防ぐことができます。例えば、過去の商談内容を確認し、適切なフォローアップを行うことで、商談の成功率を高めることが可能です。また、受注確度のデータをもとに、営業戦略を最適化することも可能です。

適切な情報管理を徹底することで、顧客対応のスピードを向上させるだけでなく、顧客満足度の向上や業績の改善にもつながります。

案件管理のメリット

案件管理を実施することで、企業はさまざまなメリットを得られます。主なメリットは、以下の4つです。

受注の確率を高められる
案件情報を可視化できる
属人化を回避できる
蓄積したデータを活用して業務改善につなげられる

それぞれのメリットを解説します。

受注の確率を高められる

案件管理を適切に行うことで、顧客のニーズや過去のやりとりを可視化し、営業チーム全体で情報を共有できます。これにより、各担当者が個別に動くのではなく、組織全体で統一した営業戦略を立てることが可能になります。

例えば、顧客の予算規模・導入時期・技術要件などの詳細なデータを記録し、営業チーム内で共有することで、適切なタイミングで最適な提案を行えます。ある顧客が「来期の予算で導入を検討」といった情報を事前に把握していれば、導入時期に合わせたキャンペーンや特典を提案することで、成約率を向上させられます。

このように、案件管理によって商談の精度が向上し、受注機会を最大限に活かせる環境を整えられます。

案件情報を可視化できる

案件管理ツールを活用することで、顧客とのやりとりや商談資料、顧客からのフィードバックを一元管理できます。例えば、提案書のバージョン管理や商談記録を時系列で確認できるため、営業活動の透明性が向上し、適切な対応を取ることが可能になります。

特に、複数の担当者が同じ顧客を対応する場合、情報共有が不十分だと認識のズレや対応ミスが発生しやすくなります。案件情報をチーム内で共有することで、情報の齟齬を防ぎ、スムーズな顧客対応を実現できます。

属人化を回避できる

案件管理を適切に行うことで、担当者の活動内容や商談の進捗を可視化し、チーム全員がリアルタイムで情報を共有できます。これにより、特定の担当者に依存することなく、誰でも案件の状況を把握できるようになり、属人化のリスクを低減できます。

属人化を解消することで、人事異動や退職時の引継ぎがスムーズになり、対応の遅れを防ぐことが可能です。例えば、過去の商談履歴や顧客対応の詳細を記録しておけば、新しい担当者でも即座に引継ぎを完了でき、スムーズに顧客対応を継続できます。

蓄積したデータを活用して業務改善につなげられる

案件管理ツールを使い、蓄積されたデータを分析することで、営業活動を継続的に改善できます。

成果の出た案件からは成功パターンを抽出し、他の案件に応用することで作業効率を大きく向上させることが可能です。成果が出なかった案件についても、失注要因を把握し、具体的な改善策を立案できます。

また、分析結果をもとに業務のボトルネックを特定し、営業プロセス全体の効率化を図ることも可能です。

PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を繰り返すことで受注精度が高まり、継続的な業績向上につながります。

案件管理で活用できるツール5選

案件管理を効率的に実施するには、ツールの活用が欠かせません。案件管理で活用できる主なツールは以下の5つです。

CRM
SFA
タスク管理ツール
表計算ソフト（Googleスプレッドシート・エクセル）

ここでは、各ツールの特徴やメリット・デメリットについて解説します。

CRM

CRM（Customer Relationship Management）とは、顧客情報を一元管理し、長期的な関係構築を支援するツールのことです。取引履歴や問い合わせ内容を蓄積・共有することで、営業やサポートの質を向上させ、顧客満足度の向上やリピート率の改善につなげられます。

ただし、導入には課題もあります。CRMを活用するには、業務フローに適応するまでの時間が必要であり、定着するまでのトレーニングも欠かせません。そのため、運用ルールを明確にし、適切なサポート体制を整えることが重要です。

チーム全体での学習機会を設け、スムーズな定着を図ることが成功の鍵となるでしょう。

SFA

SFA（Sales Force Automation）は、営業活動を効率化し、営業プロセスを一元管理するツールです。訪問履歴や提案内容、進捗状況を記録・共有することで、営業チームの業務をサポートします。営業活動の透明性を向上させ、過去の商談データをもとに戦略的なアプローチが可能になります。

ただし、SFAは導入コストや運用負担が大きく、業務フローに適したカスタマイズが必要になるケースもあります。また、営業チーム全体でのトレーニングが求められるため、スムーズな定着には時間がかかることがあります。

SFAを導入する際は、自社に適したツールを選定し、十分なトレーニングを実施することが重要です。

プロジェクト・タスク管理ツール

プロジェクト・タスク管理ツールは、プロジェクトの進捗状況や各メンバーのタスクを可視化し、効率的な案件管理を実現するツールです。ガントチャートや課題管理機能を活用することで、タスクの担当者や期限を明確にし、進捗遅れを防げます。

また、導入のしやすさも、プロジェクト・タスク管理ツールの大きな魅力です。多くのツールはシンプルなインターフェースを備えており、専門知識がなくても直感的に操作できます。そのため、チーム全体でスムーズに利用を始められ、運用の負担を最小限に抑えられます。

さらに、プロジェクト全体の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、遅延やタスク漏れを防ぐことが可能です。運用ルールを整え、定期的なレビューを行うことで、より最適な管理体制を構築できるでしょう。

表計算ソフト（Googleスプレッドシート・エクセル）

Googleスプレッドシートやエクセルなどの表計算ソフトは、手軽に案件管理を始められるツールです。自由にフォーマットをカスタマイズできるため、既存の業務フローに柔軟に適応しやすい点が特徴です。

しかし、表計算ソフトにはいくつかの制約もあります。まず、通知機能がないため、タスクの更新や変更があってもメンバーが気づきにくく、対応漏れが発生するリスクがあります。また、データが増えるとシートが複雑化し、検索性が低下することも問題です。さらに、タスクの進捗状況を一目で把握しにくいため、大規模な案件管理には不向きな場合があります。

表計算ソフトは手軽に導入できる反面、案件管理の効率化には限界があります。より高度な管理が求められる場合は、専用のツールを活用するのが有効です。

案件管理ツールを選ぶ際のポイント

案件管理ツールにはさまざまな種類があります。自社の業務フローに合ったツールを選ぶことで、案件管理の効率が大幅に向上し、チーム全体の生産性も高まります。案件管理ツールを選ぶ際は、以下のポイントを押さえましょう。

搭載されている機能
自社で利用しているツール・システムとの連携性
マルチデバイス対応
操作のしやすさ
サポート体制

それぞれのポイントを解説します。

搭載されている機能

案件管理ツールを選ぶ際は、自社の導入目的を明確にし、ニーズに適した機能が搭載されているかを確認しましょう。例えば、以下のようなニーズが挙げられます。

営業プロセスの効率化
顧客情報の一元管理
商談の進捗管理
売上予測の精度向上など

自社の案件管理の課題を明確にし、ニーズに適したツールを選ぶことが重要です。

自社で利用しているツール・システムとの連携性

案件管理ツールを選ぶ際は、自社で使用しているツールやシステムと連携できるかを確認することも重要です。既存の業務システムと連携することで、システム間のデータの移動を自動化し、業務の効率化につながります。また、手入力により発生する転記ミスを防止できる点もメリットです。

例えば、以下のような連携が可能なツールを選ぶと、より効果的に活用できます。

カレンダーアプリと連携：タスクをカレンダーに自動登録
チャットツールと連携：SlackやTeamsに案件の更新情報を自動投稿
CRMや基幹システムと連携：顧客情報や売上データの更新を自動化

連携機能を備えたツールを選ぶことで、日々の業務をスムーズにし、長期的な業務効率化を実現できます。

マルチデバイス対応

案件管理ツールがスマートフォンやタブレットに対応していないと、外出先や移動中に進捗を確認・更新できず、業務の遅れにつながる可能性があります。一方で、マルチデバイス対応のツールを活用すれば、外出が多い営業担当者でもリアルタイムに情報を入力・共有できるため、業務のスムーズな進行が可能です。

例えば、商談直後に報告を入力し、その場でチームと共有すれば、情報伝達の遅れを防げます。また、タスクの進捗や顧客対応の履歴を即座に確認できるため、適切なタイミングで次のアクションを取ることができます。

このように、マルチデバイス対応のツールを導入することで、営業チームの生産性と情報共有のスピードを向上させ、案件管理の効率化を実現できます。

操作のしやすさ

案件管理ツールは日常的に使用するため、誰でも直感的に操作できることが重要です。使いにくいツールを導入すると、教育やトレーニングに時間がかかるだけでなく、ツールが定着しない可能性もあります。一方で、シンプルな操作性を持つツールであれば、スムーズな導入・運用が可能になり、業務の効率化にもつながります。

多くのツールでは無料トライアルが提供されているため、導入前に実際の操作感を試すことができます。この期間を活用し、自社の業務フローに適しているかを確認しましょう。また、実際にツールを利用することになる現場の従業員にも利用してもらい、フィードバックを得ることも重要です。

操作が簡単なツールを選ぶことで、導入後の負担を最小限に抑え、案件管理をスムーズに進められるようになります。

サポート体制

案件管理ツールを導入した直後は、操作がわからない、システムが思うように動かない、といった問題が発生しがちです。スムーズな運用を実現するには、サポート体制が充実しているツールを選ぶことが重要です。

例えば、以下のようなサポートが整っているツールであれば、運用開始後の不安を軽減できます。

詳細な操作マニュアルの提供：技術的な疑問を自分で解決できる
オンライン無料トレーニングやウェビナー：チーム全体の習熟度を高められる
専門のサポートチームによる導入支援：初期設定の負担を軽減できる

サポートの有無によって、ツールの定着度や運用のスムーズさが大きく変わります。どのような支援が受けられるのかを確認し、安心して導入できるツールを選びましょう。

案件管理でBacklogがおすすめの理由

案件管理を効率化するには、適切なツールの活用が欠かせません。プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」は、シンプルな設計と使いやすさを兼ね備えており、スムーズな案件管理を実現できます。

Backlogがおすすめの理由は、以下のとおりです。

シンプルなデザインで、直感的な操作ができる
案件の進捗を可視化できる
タスクごとにコミュニケーションがとれる
ナレッジ共有機能で情報共有を円滑にできる
充実したサポート体制

それぞれの内容を解説します。

シンプルなデザインで、直感的な操作ができる

Backlogはシンプルなデザインと直感的な操作性を備えており、特別なトレーニングなしで誰でもスムーズに使い始められます。

特に、メンバーの入れ替わりが多い組織や、社外メンバーを含むプロジェクトでは、その使いやすさが大きなメリットになります。新規メンバーも短期間で操作を習得できるため、ツールの学習に時間を取られることなく、すぐに業務へ参加可能です。

案件の進捗を可視化できる

Backlogのガントチャート機能を活用すれば、タスクやプロジェクト全体の進捗を一目で把握できます。各タスクの依存関係や優先順位が明確になり、遅延のリスクを事前に察知し、迅速な対応が可能です。

また、リアルタイムでタスクの進捗を追跡できるため、プロジェクトの状況を即座に把握できます。これにより、スケジュールの遅れを防ぎ、計画的に業務を進めることができます。

必要な情報が可視化されていることで、意思決定のスピードも上がり、よりスムーズな案件管理が実現可能です。

モバイルアプリ版が提供されている

Backlogにはモバイルアプリ版があり、外出先や移動中でも案件管理が可能です。スマートフォンやタブレットを使って、プロジェクトの進捗確認やドキュメントの閲覧、コメントのやり取りなどをスムーズに行えます。

PCを開かずに最新情報をチェックできるため、隙間時間を有効活用しながら業務を進めることができます。例えば、移動中に案件の進捗を確認し、必要な指示を即座に送ることが可能です。また、リアルタイムでメンバーと情報を共有できるため、チームとの連携が途切れることなく、スムーズに案件管理を進められる点もメリットです。

モバイルアプリを活用することで、場所を問わずに効率的なプロジェクト運営が実現できます。

タスクごとにコミュニケーションがとれる

Backlogでは、タスクごとに専用ページが設けられ、コメントのやり取りを一箇所に集約できます。これにより、情報の散逸を防ぎ、必要なやり取りをスムーズに管理できます。

また、タスクの追加・更新時にはメンバーへ自動通知が送られるため、対応漏れを防げます。通知機能により、進捗の確認や対応の遅れを最小限に抑えられます。

案件管理の規模が大きくなると、情報の見落としや入力漏れのリスクも増加します。Backlogを活用すれば、タスク管理とコミュニケーションを一元化できるため、業務の抜け漏れを防ぎ、効率的な案件運営を実現できます。

ナレッジ共有機能で情報共有を円滑にできる

Backlogには、情報共有を円滑にするためのWiki機能が搭載されています。この機能を活用することで、議事録や業務フローなどのドキュメントを一元管理し、関係者間でスムーズに情報を共有できます。

また、Wiki機能では、共同編集が可能なため、チームメンバー全員が最新の情報にアクセスし、必要に応じて更新できます。これにより、「誰に聞けばよいか分からない」「何度も同じ質問をされる」といった無駄を省き、業務の効率化を図れます。

また、Wiki機能は業務の引き継ぎにも役立ちます。前任者の作業履歴や引き継ぎ事項を簡単に確認できるため、担当者が変わってもスムーズに業務を継続できます。

関連機能：社内wiki | 活用シーン | Backlog

充実したサポート体制

Backlogは、導入支援プログラムを提供しており、企業は自社に合った最適なサポートを受けられます。このプログラムは、社内メンバーだけでなく、プロジェクトに参加する社外メンバーも対象です。

案件管理ツールを導入する際にありがちな「ツールを導入したものの活用できない」「社内になかなか浸透しない」といった課題を解決できます。

Backlogを活用した案件管理の成功事例

Backlogは、さまざまな案件で活用された実績があります。Backlogを活用した案件管理の事例を知ることで、導入後の活用イメージを高めることが可能です。

ここでは、Backlogを活用した案件管理の成功事例を3つ紹介します。

すべての案件を一元管理し、営業活動を効率化！｜株式会社Fusic

福岡に本社を構える株式会社Fusicでは、営業組織の拡大により、Excelでの案件管理に限界が生じていました。加えて、進捗共有の非効率化といった問題も生じており、案件管理の運用方法に課題を感じていました。

そこで、既に開発管理で活用していたBacklogを営業管理ツールとして導入。案件ごとの課題作成や受注確度などのカスタム属性を設定し、情報を統一・簡素化しました。さらに、Slack連携やCSV出力を活用し、進捗管理とデータ分析を効率化しました。

この取り組みにより、「Backlogを見ればすべてわかる」状態を実現し、情報共有を円滑化することに成功。進捗確認の効率が向上し、業務時間を大幅に削減できました。さらに、蓄積された行動履歴によりナレッジ共有も促進できました。短期間でツールの定着に成功し、今後は部署間連携も見据えています。

参考：BacklogをSFAのように活用して、営業活動の進捗確認をスムーズに！ツール利用浸透の秘訣とは | 導入事例

リアルタイムな情報共有で、案件管理コストの大幅カット！｜ソフトバンクロボティクス株式会社

ソフトバンクロボティクス株式会社では、案件管理をメールやスプレッドシートで行っていました。しかし、情報の重複や共有ミス、進捗確認の手間が発生し、管理コストが増加。外部パートナーとの連携強化により、さらなる業務負担が課題となっていました。

そこでBacklogを導入し、プロジェクト進捗をガントチャートやバーンダウンチャートで可視化。タスクごとに「完了条件」やマイルストーンを設定し、定量的な管理を徹底しました。また、頻繁な問い合わせ対応に対しては、自動化ツールを併用して対応しました。

結果、メール通数が減少し、案件管理のコストを大幅に削減。さらに、進捗の可視化により、遅延タスクが激減し、途中参加者でも即座に状況を把握できるようになりました。業務効率が向上し、プロジェクト運営の質が改善しています。

参考：案件管理コストの大幅カットが実現 Pepperの法人パートナー事業部門でのBacklog活用 | 導入事例

チャットツールから移行し、急増した案件に対応！｜株式会社圓窓

株式会社圓窓では、案件の急増により、従来のSlackでの進捗管理に限界を感じていました。チャットツールでは作業の期日や担当者、タスクの一覧性が低く、案件管理が煩雑化していたため、より適した業務管理ツールが必要でした。

そこで、Backlogとオンラインアシスタント「CASTER BIZ」を導入。Backlogに案件情報を一元化することで、流れずに確実に管理できる環境を構築しました。また、2段階認証を活用し、セキュリティ対策も強化しました。

Backlogの直感的な操作性により、短期間で運用が定着し、スムーズな案件対応が可能に。また、オンラインアシスタントがBacklogの課題を活用して業務をリマインドし、抜け漏れを防止できるようになりました。

同社は3年間で売上が7倍に増加。業務の最適化と効率的な案件管理を実現しました。

参考：売上7倍増を実現した、澤円さんのCASTER BIZとBacklogを活用した「スマートな業務管理術」 | 導入事例

最適なツールを活用して、案件管理を効率的に実施しよう

案件管理を適切に行うことで、業務の効率化や情報共有の精度向上を実現できます。しかし、従来の方法では対応しきれない課題も多く、適切なツールの選定が業務改善の鍵となります。

Backlogは、案件の進捗をリアルタイムで可視化し、作業の抜け漏れを防ぐタスク・プロジェクト管理ツールです。直感的な操作性により、システム操作に慣れていない人でも短期間で使いこなせるようになります。また、チーム全体での情報共有を効率化し、業務負担の軽減にも貢献します。

＜基本的な機能の一覧表＞

機能	特徴
ガントチャート	各タスクやプロジェクト全体の進捗を可視化。ドラッグ＆ドロップで簡単にスケジュールを修正。
ボード	プロジェクト内の課題の進捗を一覧で表示。ドラッグ＆ドロップでタスクの進捗を素早く更新。
ファイル共有	プロジェクトごとのファイルを一元管理。関連する課題ページやWikiにリンクを設置することで、簡単にアクセスできる。
Wiki	議事録や業務フローなど、プロジェクトに関するナレッジを集約。メンバーが自由に追加・編集可能。
バーンダウンチャート	プロジェクトの進捗をマイルストーンごとにグラフで表示。タスクの遅延を瞬時に把握。
親子課題	依存関係にあるタスクを親子課題としてまとめて管理。
課題ごとのコメント	タスクごとに円滑なコミュニケーションを促進。
お知らせ機能	プロジェクトに関する更新情報をメンバーに通知。
モバイルアプリ	スマートフォンからタスク管理が可能。プロジェクトの進捗確認のほか、コメント返信やWikiにも対応。