会議中は、いろいろな意見が出た。アイデアも広がった。ところが会議が終わると、「結局、誰が何を進めるんだっけ？」となってしまう。
チャットに流れた意見を拾い直したり、メンバーごとに異なる認識を確認したりしているうちに、なかなかBacklogの課題にできない。いざ課題を作っても、議論の背景や、その判断に至った理由まで十分に伝わらない。
そんな経験はないでしょうか。
こうした状況は、会議のあとに限ったものではありません。新しい企画や施策を考えるとき、複雑な業務の流れを整理するとき、プロジェクトの全体像をチームで確認するときにも起こります。
仕事を前に進めるためには、決まったことを課題にして管理するだけでなく、その前に、チームの考えを出し、整理し、認識を揃える時間が必要です。
今回は、Cacooでチームの考えを整理し、決まったことをBacklogで実行につなげる方法をご紹介します。
目次
仕事が止まる原因は、タスク管理ではないかもしれない
会議やチャットには、さまざまな情報が行き交います。会議で出た意見。チャットで交わされたやり取り。メンバーが頭の中で考えているアイデア。あとから加わった補足情報。
こうした情報が別々の場所に散らばったままでは、チームの中でも見えているものが少しずつ違ってきます。
「何が決まったのか」、「まだ考える必要があることは何か」、「誰が、何を進めるのか」……ここが曖昧なままでは、Backlogに課題を登録しようとしても、課題名や詳細をうまく書けません。
実行が止まっている原因は、タスクの管理方法ではなく、タスクにする前の考えがまとまっていないことにあるのかもしれません。
Cacooは、「まだ決まっていないこと」を置いておける
議事録はドキュメントに書いているのに、なぜかタスクに登録されない。
その理由のひとつは、「何をするのか」「なぜするのか」「誰が進めるのか」が、チームの中で十分に整理されていないからかもしれません。
ドキュメントは、決まったことを記録し、あとから確認することには向いています。一方で、まだ答えが出ていないテーマについて、意見や論点を広げながら整理することには限界があります。その悩みを解決するのがコラボレーションツールのCacooです。
図や付箋を使って、議論の背景や目的、アイデア、役割分担を見える形にすることで、認識のズレや抜け漏れに気づきやすくなります。チームで「次に何をするのか」まで整理できれば、Backlogへの課題登録も、その後の実行もスムーズになります。
たとえば、新しい施策について話し合う場合は、次のような項目を用意し、出てきた意見を並べていきます。
- 今回の目的
- 現在の課題
- やってみたいアイデア
- 気になること
- まだ決まっていないこと
文章だけで議事録を残すよりも、意見のまとまりや、情報同士のつながりを捉えやすくなります。
「考える、決める、実行する」をひとつの流れにする
CacooとBacklogを組み合わせると、会議で出たアイデアを実行までつなげやすくなります。
1. まず、考えを出す
会議で出た意見や、気になっていることをCacooに書き出します。
この段階では、無理にまとめる必要はありません。付箋やテキストを使い、チームの中にある考えを、できるだけ表に出していきます。
2. 情報を並べ替える
書き出した内容を、テーマごとにまとめたり、関係する情報を線でつないだりします。
「同じ課題について話していたつもりが、実は別の問題だった」と気づくこともあります。情報を動かしながら整理できるのも、Cacooを使うメリットです。
3. 決まったことと、決まっていないことを分ける
整理したボードを見ながら、チームで方向性を確認します。
すぐに進めること、もう少し検討すること、今回は取り組まないことを分け、次の行動を決めていきます。
4. 決まったアクションをBacklogに登録する
進める内容が決まったら、Backlogの課題として登録します。
担当者や期限を設定し、実際のアクションへ移します。課題の詳細にCacooのURLを添えておけば、担当者は「何をするのか」だけでなく、議論の経緯や背景も確認できます。
整理はCacoo、実行はBacklog
仕事には、やることが決まる前の「考える時間」があります。
新しい施策のアイデアを出したり、複雑な業務の流れを整理したり、プロジェクトの全体像をチームで確認したり。まだ答えが決まっていない段階では、文章だけで情報をまとめようとすると、考えのつながりが見えにくくなることがあります。
そんなときは、Cacooにアイデアや情報を書き出し、図や付箋を使って整理します。チームで方向性が決まったら、必要なアクションをBacklogの課題にし、担当者や期限を設定します。
Cacooで考えた過程を残しておけば、Backlogの課題に目的や背景を添えることもできます。あとからプロジェクトに参加したメンバーにも、なぜその取り組みを進めるのかが伝わりやすくなります。
まだ決まっていないことを整理するならCacoo。
決まったことを着実に進めるならBacklog。
仕事の段階に合わせて使い分けることで、チームの考えを、実行できるアクションへとつなげやすくなります。
まずは、Cacooを使ってチームの考えを整理する方法を見てみませんか。アイデア出しから業務フローの整理、プロジェクトの全体像を共有する方法まで、具体的な活用例などをご紹介します。