経営管理ツールとは？具体的な機能、選ぶポイント、課題と対策を解説

企業の経営状況をリアルタイムに把握し、迅速かつ正確な意思決定を行うことは、経営者や管理職にとって重要な課題です。この課題を解決するために効果的なのが、「経営管理ツール」です。

経営管理ツールを導入することで、予算管理や業績予測といった業務を効率化できるだけでなく、生産性の向上やリスク管理にも役立てられます。

しかし、ツール選びを誤ると「コストだけかかって業務が改善されない」という状況にもなりかねません。経営管理ツールにはさまざまな種類があるため、解決したい課題や他ツールとの連携性に着目して選ぶことが大切です。

本記事では、経営管理ツールの導入メリットや失敗しないための選定ポイントを具体的に解説します。さらに、記事の後半では、経営管理ツールだけではカバーしきれない日々の細かな業務を管理できる「Backlog」についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。

経営管理ツール（経営管理システム）とは？

経営管理ツール（経営管理システム）とは、財務や人事、販売など企業活動に関わるデータを収集・分析し、経営状況を可視化するためのシステムです。

企業の規模が拡大すると、経営情報が膨大になり、Excelや紙ベースの管理だけでは素早く正確な意思決定が難しくなります。また、必要な情報が分散していると、適切な対策を打ち出すタイミングを逃しかねません。

経営管理ツールを導入することで、財務状況や予算進捗をリアルタイムで把握・分析できます。これにより、経営者や管理職が具体的な問題点を発見し、効果的な対策を迅速に行えるようになるのです。

さらに、業績予測機能やリスク管理機能なども備えているため、中長期的な視点での経営判断や、突発的な市場変化への対応にも役立てられるでしょう。

経営管理ツールでできること（主な機能）

経営管理ツールに搭載されている代表的な機能について解説します。

• データ分析機能
• 予算管理機能
• 経営予測機能
• レポート作成機能

それぞれの機能を詳しく解説します。

データ分析機能

データ分析機能とは、企業の売上推移や消費者行動、KPIの達成状況などを自動で分析・可視化する機能です。データ分析を手作業で行うと、手間がかかるうえにミスが発生しやすく、重要な判断を誤るリスクがあります。経営管理ツールを活用すれば、こうした作業を自動化し、ミスを防止可能です。

収集したデータを「部門別」や「商品別」など複数の軸で分析する多軸分析や、AIによる自動分析を活用することで、より精度の高い経営判断を下せるようになるでしょう。

データ分析機能の具体例：

• KPI分析（達成率、上昇・下落率など）
• 部門、取引先、商品別の多軸分析
• AIによる業績サマリーの自動分析
• AIによる考察コメントの自動生成
• ドリルダウン分析（詳細データの追跡）
• マルチディメンション（多次元）分析機能
• 単価・数量・回数など、財務以外のデータ分析

予算管理機能

予算管理機能とは、企業の目標予算と実績を比較し、予算の達成状況を効率的に把握・管理できる機能です。

従来、予算管理はExcelや紙資料で行われることが多く、データ入力や集計に多くの時間を取られ、ミスが生じるリスクもありました。経営管理ツールを導入することで、予算や実績データの自動集計・差異分析が可能になるため、業務負担を軽減し、正確な予算管理を実現できます。

また、予実の差異をリアルタイムで可視化することで、予算の超過や不足といった異常値をすぐに検知し、早期の問題解決が可能です。

予算管理機能の具体例：

• 予算の編成・策定・更新
• 予算・実績データの自動収集・集計
• 予実差異分析（ギャップ分析）
• 予算フォームへの自動入力（勘定科目・部門別）
• プロジェクト単位での予実管理（予算ID管理）
• 予算消化状況・着地予想のリアルタイム表示

経営予測機能

経営予測機能とは、企業の過去の実績データを活用して将来の業績や経営状況を予測・シミュレーションする機能です。

企業は将来的な業績悪化や市場環境の変化など、経営リスクへの備えが求められます。経営管理ツールを利用することで、収益や費用、キャッシュフローなどをデータに基づいて予測し、複数のシナリオで分析できます。

経営予測機能の具体例：

• 過去データを用いた将来の業績予測
• シナリオ別のシミュレーション分析
• 収益性、費用対効果の分析
• キャッシュフローモデリング
• 需要予測・リスクモデリング

レポート作成機能

レポート作成機能とは、収集・分析した経営データを、用途に応じてわかりやすく整理・可視化する機能です。企業では部門ごとの売上状況や全社的な業績などを定期的に共有する必要がありますが、手作業での資料作成には手間や時間がかかり、報告が遅れたりミスが生じたりすることもあります。

経営管理ツールを活用すれば、必要な情報を表やグラフで自動的にレポート化できるため、現場や経営層に迅速かつ正確に共有できます。これにより、経営判断のスピードと精度を大きく向上できるでしょう。

レポート作成機能の具体例：

• 部門別、役職別、経営会議向けレポート作成
• レポートのグラフ・表形式による可視化
• Excel連携によるレポート作成の自動化

経営管理ツールの種類と特徴

経営管理ツールには、業務全体を統合管理するERP（統合基幹業務システム）と、データ分析に特化したBI（ビジネスインテリジェンス）ツールの2種類があります。

ここでは2つのツールの違いを詳しく解説します。

ERP（統合基幹業務システム）

ERP（統合基幹業務システム）とは、財務会計や人事労務、販売、生産管理など企業活動の基盤となる業務データを一元管理し、部門間でリアルタイムに共有するシステムです。

部門ごとに異なるツールやシステムを利用している企業では、情報が分散し、正確な経営状況の把握に時間がかかります。また、データの種類や形式が部門ごとに異なる場合、集計や分析作業にミスが発生したり、集約そのものが難しくなったりする点も問題です。

ERPを導入することで、企業内のさまざまなデータを標準化し、一か所で統合的に管理・可視化できます。これにより、部門をまたいだデータ活用や、迅速かつ的確な経営判断が可能になるのです。

BI（ビジネスインテリジェンス）ツール

BI（ビジネスインテリジェンス）ツールとは、企業内に蓄積された大量のデータをわかりやすく整理し、分析することで、経営の意思決定をサポートするシステムです。

ERPシステムなどで集めたデータを深く分析し、次の行動につなげるにはBIツールの活用が効果的です。BIツールを導入することで、「売上は今後どのように変化するか」「売れている商品はどれか」「トレンドはどうなっているか」といった情報を、手間なく、見やすいグラフやレポートで表示できます。

経営陣や現場担当者は、必要なデータをすぐに入手できるため、意思決定のスピードが上がり、市場の変化にも素早く対応できるようになります。

経営管理ツールを導入するメリット

経営管理ツールを導入するメリットとしては、大きく以下2点が挙げられます。

• 経営状況の可視化・迅速な意思決定
• 生産性の向上

それぞれについて詳しく解説します。

経営状況の可視化・迅速な意思決定

経営管理ツールを導入する最大のメリットは、企業の財務状況や人事・販売などの情報をリアルタイムで確認し、迅速な意思決定ができるようになることです。

従来の紙資料やExcelでの管理では、最新の情報を収集・整理するのに時間がかかり、状況を正確に把握できないという問題がありました。経営管理ツールでは、各部門の最新データをわかりやすくグラフやレポートで表示できるため、経営者や管理者が企業の現状を瞬時に把握できます。これにより、市場の変化や課題にいち早く対応でき、競争力の向上につながるのです。

生産性の向上

経営管理ツールを導入することで、従来は手作業で行っていたデータ収集や集計、レポート作成などの業務が自動化されます。これにより、作業時間が短縮されるだけでなく、入力ミスや計算ミスなどの人的ミスも減少します。

また、こうした業務の自動化により、社員は本来取り組むべき重要な業務や課題解決に集中できる点も大きなメリットです。結果として、業務の質が高まり、組織全体の生産性向上が期待できます。

経営管理ツールを選ぶ際のポイント

経営管理ツールにはさまざまな種類があり、特長や強みもツールによって異なります。自社に合った経営管理ツールを選ぶには、以下4つのポイントを押さえておくことが大切です。

• ツール導入の目的に合致しているか
• 既存ツールとの連携が可能か
• 予算に合った価格設定であるか
• 提供形態は自社に合っているか（クラウド型・オンプレミス型）

それぞれのポイントについて、詳しく解説します。

ツール導入の目的に合致しているか

経営管理ツールを選ぶ際は、自社が何を目的としているかを明確にすることが重要です。どれほど高機能なツールでも、自社の課題解決につながらなければ、導入効果が限定的になってしまいます。

たとえば、財務状況をリアルタイムで把握したい場合は、予実管理機能が欠かせません。また、業績改善を目指す場合は、多軸分析やシナリオ分析機能を備えたものが理想です。

搭載機能は経営管理ツールによって異なるため「自社の経営課題に合った機能があるか」をしっかり確認しましょう。

既存ツールとの連携が可能か

経営管理ツールを選ぶ際には、現在利用している業務システムやツールと連携できるかを確認しましょう。連携が可能であれば、業務効率を大きく向上できます。具体的には、以下のようなことが可能です。

データ移行の自動化

既存データを新システムに移行する際の手間や入力ミスを削減できる。

ツール間のデータ同期

各ツール間でデータが自動的に同期され、データの転記作業が不要になる。作業時間の削減、ミスの防止といったメリットがある。

連携機能は生産性に大きく影響を与えるため、事前に経営管理ツールの仕様をよく確認しておきましょう。もし可能であれば、トライアル期間を活用して、実際に連携が可能かテストすることがおすすめです。

予算に合った価格設定であるか

経営管理ツールを選ぶ際は、企業規模や業務内容に応じて予算に合った価格のものを選ぶ必要があります。

小規模企業やスタートアップであれば、導入費用が安く、手軽に始められるツールが適しています。一方、大企業や高度なデータ分析を求める企業では、多少コストがかかっても、高度な分析機能や細かな設定ができるツールを選ぶべきです。

自社にとって本当に必要な機能を見極め、費用対効果の高いツールを導入しましょう。

提供形態は自社に合っているか（クラウド型・オンプレミス型）

経営管理ツールには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド型は、ベンダー（サービス提供企業）がインターネット上に用意したシステムを利用する方式です。自社でサーバーを設置する必要がないため、初期費用を抑えられ、すぐに導入できます。また、システムの運用や保守もベンダーが行うため、専門的なIT知識がなくても手軽に運用可能です。

一方、オンプレミス型は、自社内に専用のサーバーを構築し、自社のIT環境で運用する方式です。導入時の費用や準備期間はかかりますが、自社の業務に合わせたカスタマイズや高いセキュリティを実現できます。

導入コストや運用負担、業務の柔軟性など、自社の状況に応じて最適な提供形態を選びましょう。

経営管理業務でよくある課題

本章では、経営管理業務において多く見られる課題を紹介します。

• 計画が不明確でリソースが分散してしまう
• 業務プロセスの複雑化によりコミュニケーションコストが高い
• 業務が属人化し、ナレッジ共有が進まない

これらは経営管理ツールでは解決することが難しいため、タスク管理ツールなど、課題に適したツールの活用が求められます。それぞれの問題について順番に解説します。

計画が不明確でリソースが分散してしまう

経営管理業務は複数の部門が関わり、各担当者が異なる目的や視点を持つため、計画や役割分担が曖昧になりがちです。さらに、業務内容が多岐にわたり複雑なため、「誰がどこまで責任を持つか」「どの業務を優先すべきか」を明確にしにくいという課題もあります。

その結果、タスクが重複したり、重要な業務が後回しになったりと、リソースが分散し非効率な状況が発生してしまうのです。

業務プロセスの複雑化によりコミュニケーションコストが高い

コミュニケーションも大きな課題です。経営管理業務は、企業の規模が大きくなるにつれて関係者が増え、業務プロセスも複雑化します。

関係者が多いほど意思疎通のための連絡や確認作業が増え、「誰が何をどこまで進めているか」を確認するだけでも多くの手間がかかってしまうのです。

また、コミュニケーションが十分でないと、情報の伝達漏れや認識のズレが生じ、同じ内容を何度も繰り返し確認するといった非効率な状況を招いてしまいます。

業務が属人化し、ナレッジ共有が進まない

経営管理業務は、業務内容が専門的で複雑なため、属人化が起きやすい傾向があります。業務の属人化とは、業務の進め方や重要な情報が特定の担当者に集中してしまい、その人しか業務を進められない状態になることです。

属人化が進むと、担当者の異動や退職時に引き継ぎが難しくなり、業務が停滞したり、品質が低下したりするといった問題が起こります。

属人化を防ぐには業務内容の共有・マニュアル化が求められます。そのため、業務ノウハウや情報を、できるだけ負担の少ない仕組みで社内共有することが必要です。

経営管理業務で「Backlog」が効果的な理由

経営管理ツールは、経営層が全社の状況を把握し、的確な判断を下すための全体最適化に強みがあります。しかし、現場メンバーが日常的に行う具体的なタスクの管理やコミュニケーション、ノウハウ共有といった実行面の支援には不向きな面もあります。

そこでおすすめしたいのが、タスク管理に特化した「Backlog」です。Backlogは、現場のメンバーがスムーズに業務を進めるために必要な、進捗の可視化やコミュニケーション支援、ナレッジ共有を得意としています。

ここからは、経営管理業務において「Backlog」が効果的である理由を、3つの観点から詳しく紹介します。

タスクの進捗をリアルタイムに可視化できる

Backlogにはガントチャートやボードなどの機能があり、各タスクの進捗状況をリアルタイムで可視化できます。誰がどの業務を担当し、いつまでに完了すべきかが一目でわかるため、業務の重複やリソースの無駄を防げます。

また、期限を過ぎているタスクは炎マークでわかりやすく表示されるので、重要なタスクを見落とす心配もありません。これにより業務の遅延を防ぎ、生産性の向上につながります。。

コミュニケーションコストを削減し、業務効率化が可能

Backlogにはコミュニケーションを効率的に、円滑に進める機能が用意されています。

たとえば、各タスクには専用のページが設けられており、コメント機能を使ってやり取りができます。タスクに関する情報だけでなく、その経緯まで一か所に集約できるため、情報の散逸を防ぐことが可能です。また、メンション機能を使えば、特定の担当者へ直接通知できるため、連絡漏れを防ぎます。

さらに、SlackやChatworkといったチャットツールと連携することで、タスクの追加や更新に関する情報を自動で投稿できます。これにより、情報共有にかかる手間を最小限に抑えられるのです。

ナレッジマネジメントの促進で属人化を防止できる

Backlogには、業務ノウハウの共有に役立つ「Wiki機能」と、リアルタイム同時編集に対応した「ドキュメント機能」が備わっています。

Wiki機能では、業務手順や議事録を簡単に記録・共有でき、属人化の防止や引き継ぎの効率化に効果的です。さらにドキュメント機能を使えば、複数人で同時に議事録やマニュアルを作成でき、自動保存や履歴確認、階層構造での整理も可能です。ナレッジの蓄積と活用を、より柔軟かつ効率的に行えます。

最適なツールを利用して、経営管理業務を効率化させよう！

本記事では、経営管理ツールのメリットや具体的な機能、選び方のポイントについて解説しました。経営管理ツールを導入することで、企業全体の経営状況をリアルタイムに把握でき、迅速で正確な意思決定が可能になります。

ただし、経営管理ツールには日々の細かな業務の進捗管理やコミュニケーション、ナレッジ共有といった課題の解決には不十分な側面があります。こうした課題を補完するためには、タスク管理ツールを併用することが効果的です。

特におすすめしたいのが、本記事でも紹介した「Backlog」です。Backlogはタスクの可視化、コミュニケーションの効率化、ナレッジの共有に優れ、経営管理ツールでは手の届きにくい領域をカバーします。

＜基本的な機能の一覧表＞

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