「来週の会議に向けて、報告書をまとめないと……」——週末になると、その準備が頭をよぎる。そんな経験はないでしょうか。
PM・マネージャーは、同時並行で動く案件について状況をすべて把握し、週次報告や定例会議に向けて情報を整理しなければなりません。一方で、報告書や必要な資料を作成するための情報は一カ所にまとまっていないケースがほとんどではないでしょうか。
本記事では、報告書作成に苦労する理由や、報告書づくりを効率化するメリットについて解説しています。AIを活用して報告書資料の作成時間を削減する方法にもふれていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
PM・マネージャーが報告書作成に苦労する理由
報告書づくりが負担に感じられる背景には、複合的な原因が絡み合っているケースが少なくありません。よくある理由を要素ごとに見ていきましょう。
確認先がプロジェクトごとに違う
チャットやメール、スプレッドシートなど、複数のツールを介して上がってくる報告の取りまとめに時間がかかっているパターンです。各自の進捗や数字の集約に手間取っていると、状況を整理するだけでも多くの時間が費やされてしまいます。結果として「報告のための仕事」が増えてしまい、報告書づくりが滞りがちです。
遅延やリスクを自分から取りに行くしかない
期限切れタスクや未解決トラブル、潜在的なリスクなどが報告内容に記載されていなかったり、情報が不足していたりするパターンです。PM・マネージャーが能動的に部下へ確認しなければ、実態が見えてこない場合もあるでしょう。結果として情報を「集め直す」ためのひと手間が積み重なり、PM・マネージャーの負担が増大する原因になりがちです。
会議が状況確認の場になる
情報整理に時間を取られた結果、定例会議が進捗の読み上げに終始してしまうパターンです。本来であればリスク対応や意思決定の場として機能すべき会議の場が、状況確認のための場になってしまいます。さらに、会議で上がってきた報告を整理してまとめ直し、上層部に提出する報告書として整え直す手間も発生するでしょう。結果として「報告のための仕事」がさらに積み重なり、PM・マネージャーの負担がますます重くなる原因となりかねません。
報告書づくりを効率化するメリット
報告書づくりを効率化することによって、多くのメリットを得られます。特にPM・マネージャーにとって重要度の高いメリットは次の3点です。
報告書や資料の作成時間が短縮される
1つめのメリットは、報告書や関連資料の作成時間そのものが短縮されることです。これまで手作業で進めていた進捗状況の集約や口頭による状況確認を効率化することで、報告書づくりの負担が大幅に軽減されます。
時間短縮のポイントは、マネージャーの元に寄せられる膨大な情報を把握する手間をできるだけ省くことです。上がってくる報告を後から整理するのではなく、整理・集約された状態で報告を確認できる状態にするのが望ましいでしょう。
必要な情報や数値を素早く収集できる
報告書づくりに必要な情報や数値をスピーディーに収集できるようになることも大きなメリットです。積み重なる通知やタスクを掘り起こして情報を集める必要がなくなれば、判断や意思決定に集中しやすくなります。
こうした情報収集のプロセスを効率化することは、マネジメントの質向上を図る上で重要なポイントです。PM・マネージャーが作業に疲弊することなく、思考に集中できる環境を整える必要があるでしょう。
本来のマネジメントに集中しやすくなる
PM・マネージャーが本来の役割に専念できることも大きなメリットといえます。マネジメントの本質的な機能は計画策定・組織編成・指揮・調整です。報告書や資料等の作成はそのための手段であって、本来の目的ではありません。
報告書づくりに要する時間やエネルギーが節減されれば、重要な判断や人材育成といった、より本質的なマネジメントに集中しやすくなります。報告書づくりの効率化は単に時間短縮や省力化のための施策ではなく、マネジメントの本質を取り戻すための対策でもあるのです。
Backlog AIアシスタントで報告書資料作成時間を削減
報告書づくりの負担軽減を実現したいPM・マネージャー層の方におすすめのツールが「Backlog」のAIアシスタントです。Backlog AIアシスタントは、タスク管理ツールBacklogに蓄積されたナレッジを横断的に捉え、プロジェクトの進行をサポートします。タスクの整理や散らばった情報の集約など、従来はマネージャーが担っていた情報整理を効率化することで、本来向き合うべき「重要な判断」や「チームとの対話」に集中できるでしょう。
進捗状況をAIが集約して回答
Backlogに蓄積された進捗報告をAIが集約し、状況を端的に整理します。「プロジェクトの進捗はどうなってる？」といったように問いかけるだけで、自動要約を活用できる点が特長です。
この機能を活用することで、従来はPM・マネージャーが自ら進捗状況を確認・集約していたプロセスを省略できます。報告書づくりの準備段階に要する手間と時間の大幅な削減につながるでしょう。
期限が迫っている課題や滞留タスクを抽出
期限が迫っている課題や、コメントが止まったままになっている滞留タスクをAIが自動で抽出します。単なるリストアップに留まらず、遅延を解消するための具体的な対応策も含めて提案してもらえる点が特長です。
マネジメントは本来、すでに発生したトラブルへの対処に奔走することが担うべき役割ではありません。未然にトラブルを防ぎ、先手を打つマネジメントをAIが強力にサポートします。
意思決定に必要な情報をAIが集約
Backlogに蓄積されたナレッジを踏まえて、経営層の意思決定に必要な情報をAIが自動で集約します。報告書のベースがごく短時間で作成されるため、PM・マネージャーは判断やリスク評価といったマネジメントの本質に注力しやすくなるでしょう。
報告書の作成やそのための準備は、本来であればマネジメントを推進するための手段に過ぎません。作業や情報収集をAIに委ねて、PM・マネージャーが果たすべき本来の役割に専念してみてはいかがでしょうか。
報告書資料作成時間を削減し、マネジメントの本質を取り戻そう
報告書づくりを効率化するには、日々蓄積されていく情報やナレッジをどのように管理するかが重要なポイントです。タスク管理ツール＋AIアシスタントの組み合わせは、PMやマネージャーが重要な決断やチームとの対話に集中するための解決策となるでしょう。
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