Backlogは多くの開発プロジェクトで使われているプロジェクト管理ツールです。とはいえ、PM・PMOの中には、「進捗管理にも有効だと聞くけれど、自社での運用イメージが湧かない」と導入を迷っている方もいるでしょう。
PMがプロジェクトメンバーへ個別に確認したり、手動で進捗を追ったりする運用は、プロジェクトの規模が大きくなるほど負担が増えていきます。管理コストを抑える上で有効なのは、確認作業を仕組み化して「チームが自走する体制」を作ることです。
本記事では、自社での活用イメージを掴みたいシステム開発のPM・PMOに向け、Backlogを使って確認コストを大幅に削減した事業会社・支援会社4社の事例と、現場で今すぐ使える活用術を解説します。
目次
Backlog導入でプロジェクトを成功に導いたPMの事例
Backlogの導入によって、実際にどのような成果や変化が生まれるのでしょうか。ここでは、事業会社と支援会社それぞれの立場で、PMが抱えていた確認作業を仕組み化し、業務効率化とチームの自走を実現した4社の事例を紹介します。
事業会社の事例
北海道ガス株式会社様：会議時間を4分の1に短縮、複数ベンダーとの状況共有を仕組み化
総合エネルギーサービス企業。基幹システム刷新という大規模プロジェクトで、複数のベンダーとの情報共有・進捗管理用にBacklogを導入しました。
- 課題： ベンダー各社とのデータ受け渡し・進捗確認のための定例会議が週2回・各2時間にのぼっていた
- 運用の工夫： Backlogではタスクのことを「課題」と呼ぶが、その「親課題」を会議1回につき1件起票し、「会議カード」として、アジェンダ・議事録・ToDoをBacklog内で完結させる運用を確立。「課題の内容を上から順に確認するだけで会議を進行・完了できる」状態を実現した
- 得られた効果： 定例会議が週2回×各2時間から、最終的には週1回×1時間へと削減。システムリリースの要件定義を1ヶ月前倒しで完了した
特筆すべきは、「情報はすべてBacklogにある」という状態を作り込んだことで、会議そのものを議論の場へとシフトさせた点です。進捗報告の読み上げに費やしていた時間が、意思決定に使える時間へと変わりました。
東急株式会社様：グループ横断150名のプロジェクトを自走させた情報一元化
鉄道から都市開発まで幅広い事業を展開する東急株式会社。会員数250万人規模のポイントシステム刷新という大規模プロジェクトで、東急グループ各社から集まった総勢150名がBacklogを活用しました。
- 課題： グループ会社ごとにセキュリティポリシーが異なるという制約がある中で、各部門から集まった多様なメンバーが自律的にタスクを起票・管理する体制が求められた
- 運用の工夫： あらかじめ記入すべき必要事項を設定しておける「課題のテンプレート」機能で、「期限日の設定理由」や「完了条件」の入力を必須化。「Backlogに起票しますね」がプロジェクト全体の合言葉となり、口頭・メール主体だったコミュニケーションが可視化された
- 得られた効果： タスク漏れの防止と意思決定の記録・蓄積が実現。現在はシステム開発フェーズだけでなく、障害対応やサービス保守といった管理フェーズにまでBacklogの用途が広がっている
「プロジェクト管理ツール」という枠を超えて、業務を進めるうえで欠かせない「共通の作業基盤（インフラ）」としてBacklogを定着させたことが、パートナー企業を含めたチーム全体の自走化を支える大きな要因となっています。
支援会社の事例
株式会社デジタルキューブ様：全やり取りを集約し、チームの業務インフラへ
AWSを基盤としたホスティング事業・受託開発を手掛ける、フルリモート体制の企業。Backlogを単なる「プロジェクト管理ツール」としてではなく、「全社のコミュニケーションと業務を回す共通の作業基盤（プラットフォーム）」として位置づけています。
- 課題： 全社員がフルリモートで働く環境で、コミュニケーション・情報共有・進捗管理の方法が定まっていなかった
- 運用の工夫： 社内外のプロジェクトにおいて、やり取りをすべてBacklogへ集約する運用を確立。「1つの課題（タスク）＝1つのトピック」とするルールを徹底し、タスクの粒度や完了条件に関する共通認識をチーム全体で統一した
- 得られた効果： 業務の量・内容・進捗がすべて可視化され、チーム力が向上。新入社員研修でも「タスクはすべてBacklogに集約する」を基本原則として伝えることで、リモート環境でも全員が同じ方向を向いて動ける体制が整った
この事例がユニークなのは、Backlogの活用をベンダー内部で完結させるのではなく、クライアントを巻き込んで「Backlogで完結する仕事の仕方」そのものを設計している点です。管理の統一化が、コミュニケーションコストの削減にもつながっています。
シフトプラス株式会社様：直感的な操作性で自治体・エンジニアの協業を円滑に
ふるさと納税管理システムを主軸に、全国の自治体向けに業務効率化システムを提供する企業。ITリテラシーが異なる自治体担当者と自社エンジニアが同じツールで協働するという難題に取り組みました。
- 課題： エクセルやスプレッドシートでの管理では自治体との情報共有が手間で、「ボールがどちらにあるかわからない」状態が常態化していた
- 運用の工夫： 自治体ごとにプロジェクトを設け、業務状況をBacklogで一元管理。Backlogの直感的な操作性により、自治体担当者もスムーズに扱える運用体制を作った
- 得られた効果： 前提や経緯の共有はBacklog上に集約しておくことで、対面では重要な議論だけに集中できる体制を確立。情報の集約が、単なる進捗管理を超えて「組織の知識資産の蓄積」にもつながっている
ITリテラシーの異なるメンバー間ではコミュニケーションのズレが生じがちです。しかしこの事例では、Backlogの直感的なUIがそのギャップを埋め、専門家と非専門家が円滑に連携する「共通基盤」として活用されています。
成功企業に学ぶ4つのBacklog活用術
ここからは、紹介した成功事例から見えてきた、業務効率化とチームの自走を実現するためのおすすめの活用術を解説します。
1. 親子課題を使って、定例会議の進捗共有を効率化
Backlogでは、登録するタスクのことを「課題」と呼びます。「親子課題」機能を使うと、大きなテーマ（親課題）の下に、具体的なタスク（子課題）を紐づけて整理できます。これを進捗確認の場に持ち込むことで、状況の把握や共有がぐっと楽になります。
北海道ガス様の事例では、会議ごとに「会議カード」（会議1回につき1件起票する親課題）を作成し、アジェンダや資料を集約。会議中に発生したタスクや宿題は、そのまま子課題としてぶら下げて管理しました。
親を見れば会議の全体像がわかり、子を見れば誰が何をやるかが一目で追える構造になっているため、個別に進捗を追いかける手間が解消されます。一覧を上から確認していくだけで全員が最新状況を把握でき、単なる報告ではなく今後の相談や判断に時間を使えるようになっています。
親子課題でタスクを構造化。親で全体像、子で具体的な担当と進捗を一目で把握でき、確認の手間を大幅に減らせます。
2. 課題テンプレートで書き方を統一し、報告の抜け漏れを防ぐ
「課題テンプレート」とは、あらかじめ「バグ」「タスク」などの種別ごとに書いてほしい項目を設定しておき、課題を追加する際にそのフォーマットを呼び出して使える機能です。人によって書き方がバラバラになるのを防ぐため、多くの現場で活用されています。
繰り返し発生する定期的なタスクの登録時間を短縮できるだけでなく、誰が書いても必要な情報が揃う状態を作れるため、PMや対応するメンバーが確認しやすく、認識ズレによる手戻りも減らせます。「書き方がわからない」という導入時のハードルを下げる効果もあります。
東急様では、他部門への依頼時に「期限日の設定理由」や「完了条件」を記載する項目をあらかじめテンプレートに組み込んでいます。締め切りの重みが曖昧になりがちな課題でも、起票時点で認識をすり合わせられるため、後からの確認ややり取りを減らせています。
課題のテンプレートで記入項目を統一。完了条件の抜け漏れを防ぎ、報告の質を保てます。
3. 1課題1トピックで情報を集約し、経緯の確認をスムーズに
チャットツールは会話が流れて情報が散乱しがちですが、Backlogでは課題ごとにすべての経緯や決定事項が整理された状態で記録に残ります。コメントは時系列に沿って蓄積されるため、誰がいつ何を発言し、どの時点で方針が固まったのかを、後からでも遡って確認できます。
デジタルキューブ様の事例のように、1つの課題に対して1つのテーマ（トピック）で情報を集約するルールを徹底すれば、後からでも議論の経緯を追いやすくなり、担当者の引き継ぎもスムーズになります。また、「言った・言わない」のトラブル防止にもつながります。
1課題1トピックでやり取りを記録。経緯が整理され、後からの確認や引き継ぎもスムーズになります。
4. 案件ごとにプロジェクトを切り分け、情報を安全に一元管理する
Backlogは複数の案件や取引先をプロジェクト単位で整理し、進行状況やタスクを横断的に一元管理できます。案件が増えても、どこで何が動いているか一目で把握できるのが強みです。さらに、プロジェクトごとにアクセス権限を設定できるため、外部パートナーや顧客をゲスト招待しても他案件の情報が見える心配もありません。
シフトプラス様も、自治体ごとにプロジェクトを分けて業務状況を一元管理しています。ゲスト招待された自治体担当者に見えるのは、その自治体のプロジェクトだけ。複数の取引先と並行して進める案件でも、安心して共有できます。
取引先ごとにプロジェクトを分けて管理。招待された人には、自分が参加しているプロジェクトだけが表示されます。
まとめ：チームが自走する仕組みを作り、確認コストや調整の手間を減らそう
今回紹介した事例のように、Backlogは単なるプロジェクト管理ツールではなく、チームの情報を集約するインフラとして機能します。
4社に共通していたのは、Backlogを使って「誰が見ても状況を把握できる状態」を作り、チームが自走できる運用を仕組み化している点です。結果として、PMの確認コストや調整の手間を抑えることにつながっています。
「進捗どう？」と聞いて回ったり、細かい調整に時間を取られたりする手間から抜け出すために、まずはBacklogを活用した「チームが自走する仕組み作り」から始めてみてはいかがでしょうか。
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