「急に休職が決まった〇〇さんのタスク、いったい誰に、どう引き継げばいいんだろう……？」
急な休職や異動、退職。担当者の不在が決まったとき、そのメンバーが抱えるタスクをどう引き継ぐか考えるのは悩ましい問題です。しかも対応すべき課題は複数のプロジェクトに散らばっていて、洗い出すだけでもひと苦労。「引き継ぎ漏れが原因で、後からトラブルになった」といった事態は、なんとしても避けたいものです。
今回は、引き継ぎに必要な情報を整理し、再割り当ての「たたき台」をつくるプロンプトをご紹介します。
課題：急な引き継ぎで立ちはだかる「洗い出し」と「割り当て」の壁
引き継ぎでまず大変なのが、対象者が「それぞれの業務の進捗状況はどうなっているのか」を正確に把握することです。プロジェクトをまたいで担当課題を一つずつたどっていくのは時間がかかるうえ、見落としも起こりがちです。
さらに悩ましいのが、「誰に引き継ぐか」という割り当ての判断です。
- すぐに引き受けられそうなメンバーが思い浮かばない
- その課題の背景や経緯に詳しい人が誰か分からない
プロンプト：入力するプロンプトは、たったこれだけ
AI
〇〇さんが〇年〇月から休職するので、〇〇さんが現在持っているタスクを他の人に割り当てる提案をして。なお割り当ての提案は表形式でまとめて。
成果：引き継ぎの「たたき台」が表形式で一目でわかる
- 対象者が抱える未対応・処理中の課題を、プロジェクト横断で一覧化
- 課題ごとの再割り当て候補者を、その「理由」とセットで提示
AIが示すのはあくまで「たたき台」です。メンバーの育成方針や本人の希望も踏まえ、最終的な割り当ては、あなた自身が調整・決定します。納得のいく形が決まったら、「このメンバーに担当者を変更したい」と続けて指示することで、担当者変更の手続きまでサポートしてくれます。
おわりに
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