数十名が集まる会議が、ひとりずつの進捗報告で時間切れになる。本当に議論したかった論点に入る前に、解散の時間が来てしまう。
医療や福祉の分野を支える製薬・医療機器メーカーや関連企業では、研究開発から生産、営業まで担当が分かれ、そこに社外のパートナーや代理店が加わります。関わる人が増えるほど、全員が同じ場に揃うタイミングそのものが貴重になります。だからこそ、集まれたときの時間を報告で使い切ってしまうのは大きな損失です。
顔を合わせられなくても、話が前に進む状態をどうつくるか。今回は、実際にBacklogでこの課題に向き合った2社の事例から、そのヒントを探ります。
目次
医療・福祉業界を支える企業に共通する課題とBacklogでの対応
医療・福祉の分野には、医薬品や医療機器のメーカー、介護向けのサービスやシステムを提供する企業、施設を運営する法人など、さまざまな立場の組織が関わっています。そのいずれにおいても、ひとつの案件は研究開発から生産、営業、そして代理店や取引先まで、複数の部署と社外の相手をまたいで進んでいきます。
共通するのは、関係者が同じ時間に同じ場所にいないという前提です。部署が違えば動いている時間も優先順位も異なり、社外の代理店やパートナーとは、そもそも顔を合わせる機会が年に数回ということも珍しくありません。記録の様式や粒度が担当者ごとに違えば、引き継いだ側が状況を読み取るのに時間がかかります。そのうえ、この分野では「なぜそう判断したのか」という経緯を後から追えることが強く求められます。
結果として、限られた会議の時間が進捗報告で埋まり、議論に使える時間が残らない。関係者が揃わないことを前提に、情報が非同期でも流れる仕組みを整えることが、この分野では特に効果を持ちます。
そこで、医療・福祉に携わる業務においてよく聞かれる課題と、Backlogでの対応の考え方を整理しました。
| ✕ 製薬・医療機器・関連企業が抱える課題 | ✓ Backlogで対応できる機能 |
|---|---|
| 部署や社外パートナーと、全員が同じ場に揃わない | 課題とコメントで、集まらなくても非同期に情報を共有 |
| 記録の様式や粒度が担当者ごとにばらつく | 課題テンプレートで記入項目と手順を統一 |
| 会議が進捗報告だけで終わってしまう | 事前に課題で進捗を共有し、会議は議論の時間に充てる |
| 決定の経緯や判断の理由を後から追う必要がある | 課題のコメントに議論の履歴が残り、後から参加しても把握できる |
| 部署をまたぐ長期案件で業務の受け渡しがうまくいかない | 担当者・期限・親子課題でタスクのつながりを可視化 |
| エクセル管理でどれが最新版か分からなくなる | 課題上で常に最新の状態を全員が同じように参照 |
| ITツールに不慣れなメンバーが多い | 直感的な操作性で、特別な研修をしなくても使い始められる |
どれも「新しい業務フローを一から作る」のではなく、「今のやり方をそのままBacklogに置き換える」ことで解決できる点がポイントです。
大掛かりなシステム刷新をしなくても、記録の残し方を少し変えるだけで、情報の流れは大きく変わります。実際にこうした課題に向き合い、Backlogを活用している2社の事例を見てみましょう。
事例に見る、Backlog活用のポイント
「進捗報告で終わる会議」を解消（株式会社三和化学研究所 様）
課題：
新薬開発プロジェクトをエクセルで管理していたため、同時編集ができずバージョン管理が煩雑になり、タスク間のつながりも見えず業務の受け渡しがうまくいきませんでした。
Backlogの使い方：
研究開発から生産・営業まで部署を横断する3年計画のプロジェクトを統合管理。各タスクに担当者と期限を登録し、運用ルールは導入支援プログラムを使って策定しました。
効果：
数十名が集まる全体会議から単純な進捗報告の時間がなくなり、いま議論すべきことに集中できるようになりました。部署間の共通認識も形成しやすくなっています。
新薬開発プロジェクトを大改革！Backlog×「導入支援プログラム」の効果を聞く | 導入事例 | チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツールBacklog
三和化学研究所様では、新薬開発プロジェクトにBacklogを導入。導入時のサポートにより、初期設定から運用ルールの整備までをスピーディに進行…
backlog.com「非同期でも進む連携」を実現（株式会社介護サプリ 様）
課題：
介護業界向けの業務システムを開発・提供するなかで、以前のプロジェクト管理ツールは運用負荷が高く、非エンジニアを含めた情報共有も難しい状態でした。
Backlogの使い方：
会社設立時のタスク管理から始まり、現在はアプリの進捗管理や不具合管理に活用。販売代理店との間では顧客情報を課題として個別管理し、アカウント発行依頼などもやり取りしています。
効果：
代理店とは年に1、2回しか対面しないものの、処理が確実に進んでいることがBacklog上で見えるため、毎日一緒に働いているような感覚で信頼関係を築けているといいます。
「会社設立」もBacklogで管理。社内外のステークホルダーとワンチームで進むプロジェクト運営術 | 導入事例 | チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツールBacklog
介護業界向けにシステムを提供する株式会社介護サプリのBacklog導入事例。会社設立前からタスク管理に活用し、販売代理店など社外も含めてプロ…
backlog.com今のやり方はそのままに。まずは1つのプロジェクトから
最初から全社的な運用ルールを整備する必要はありません。1つのプロジェクトやチームから使い始め、少しずつ利用の幅を広げていくことで、無理のない導入が期待できます。
まずは、今動いている案件を1つだけ、Backlogのプロジェクトにしてみてください。担当者と期限を設定し、やり取りをコメントで残す。これだけで、これまでの進め方を大きく変える必要はありません。
そうして積み重ねた課題やコメントは、いつの間にか「その場にいなかった人にも分かる」案件の記録として蓄積されていきます。報告のための会議が減り、日々のやり取りがそのまま判断の根拠として残る。特別な資料を新たに作らなくても、記録が資産になる仕組みがつくれます。
集まれなくても止まらない情報共有の第一歩を、Backlogで踏み出してみませんか？30日間の無料トライアルで、会議の時間が報告から議論に変わっていく感覚を、まずはご自身のチームで確かめてみてください。