RFP（提案依頼書）は最近ではIT企業以外にも浸透し、システムの導入や業務委託を依頼するときには作成する機会が多くなっています。
RFPとは何？と疑問に思っている方や、言葉は知っているけど具体的な使い方や書き方は知らないという方も多いのではないでしょうか。
今回は、開発期間を大幅に縮小できるRFPについて、言葉の意味や使い方、作成する際のポイントなどを紹介します。また、RFIを使うことでより良いRFPを作る方法も解説します。
目次
RFP（提案依頼書）とは何に使うの？
RFPとは、SIerやベンダー各社にシステムの導入や業務委託を提案・依頼する際の提案依頼文書のことです。
開発を依頼するクライアント側が用意する資料で、開発にかかる期間やコストを大幅に縮小できます。まずはどのような内容なのか概要を解説します。
RFP（提案依頼書）とは
RFPとはRequest For Proposalの略で、日本語では提案依頼書となります。新しいシステムや業務委託を希望するクライアントが作成する、依頼先に求める要件を明確に記載した書類です。
クライアントはシステムに関する情報を集めリサーチし、業務を依頼する会社を絞り込んだ上でRFPを作成します。
そして、RFPを候補先の開発会社に提出することで、詳細な提案をもらい比較・検討をさらに進めていきます。
RFPを受取ったSIer・ベンダー側は、RFPに記載されている機能や範囲、環境、条件、稼動までの期間などを参考にします。そして、希望に沿った提案や見積もりを提示し、クライアントに｢最適な提案｣を目指します。
RFPはクライアントから依頼を受けるIT企業では｢必要書類｣という位置づけですが、IT担当者がいない企業はRFPの必要性を理解できないことがあります。
クライアントは、依頼するのにわざわざRFPを用意するのは面倒なので、口頭説明のみで提案書がほしいと感じるかもしれませんが、RFPの作成は開発にかかる期間やコストの大幅な縮小に繋がるため、しっかりと理解しておく必要があります。
RFPを作成するメリット
RFPは自社が求めている要望を明確にして、文章で相手に伝えるツールです。RFPを作成すれば、口頭ですべての要望を説明する手間がなくなるため、複数の業者から広く提案を募ることができます。
さらに各社に同じ内容を伝えますので、提示される提案書の内容も均一化されやすくなり、各社ごとの評価をつけやすくなります。
また自社内でRFPを作る時点で、システムの目的や必要な条件を整理できます。文章にすることで、社内の関係部署にシステムの必要性を伝えやすくなります。
RFPを作成しない場合のデメリット
RFPを作らずにシステム開発を検討すると、依頼候補の企業から返ってくる提案書の質が低下し、システムの選定にとても時間がかかります。
求めている内容を詳細に記載した書類があるのと、口頭で伝えるのでは答えが変わるのは当然です。
例えば、何の目的でシステム導入する必要があるのか口頭で伝えてしまうと、伝え方の表現のズレが起きるため相手の理解度や解釈が変わります。
そのため何度も同じことを説明する場面が増えることや、依頼先も要件が不明確なまま依頼を受けてしまい、見当違いな提案になることもあります。
また複数の提案から一つを選定するためには、統一フォーマット無しでは提案の良し悪しを判断する基準も作れません。基準が無ければ依頼先各社から提示される提案の優劣をつけることが難しくなり、時間や費用は膨大に増えていきます。
RFPは上記のような問題を解決し、良質な提案を受けるために必要な書類になります。
ポイントを押さえたRFPの書き方とは？
RFPは様々なテンプレートが公開されていますが、正式な書き方は決まっていません。
自社に合ったシステムを導入する目的では、条件が千差万別ですので、RFPの内容が変わるのも当然です。
ただし、良い提案を引き出すポイントはある程度決まっていますので紹介していきます。
必要最低限の項目をしっかりと明記する
RFPに記載するべき最低条件とは
- プロジェクト名
- 開発する目的
- 目指す目標・成果
- 予算
- スケジュール
などです。これらが必要な理由を以下で説明します。
プロジェクト名は、複数の企業や部署間で話題を共有するのに必要です。
開発する目的は、提案を求める理由を明確にします。
例えば、重要な顧客の発注に遅れなく商品を届ける管理システムがほしいなど｢○○のために、■■がほしい｣という内容です。
目指す目標・成果は、システムを導入することで得られる効果を明確にします。
例えば、ルーチンワークを効率化し、発注を○○時間以内に確定し、■日以内に納品することで顧客に付加価値を与えるなどです。具体的な数値があるほうが、提案者側もより詳細な提案が可能になります。
その他、初期費用・費用の上限などの予算や依頼先の選定期間、開発期間、導入予定日など、現時点で決まっていることも記載しましょう。
上記の内容は、どのようなRFPでも必要になりますので必ず記載しましょう。
発注者と依頼される側の役割を明確にする
最低限の情報に加えて
- 依頼する範囲
- 納品する品物
- 必ず満たすシステムの条件
- 開発企業に期待していること
- 開発者のメンバー名や体制
など、要件はどの範囲までなのか、誰が何を担当するのか、なども記載したほうが良い提案を受けられます。
必ず回答が欲しいこととは別に、なぜその開発会社を選んだのか、自社のシステムに開発会社のどのような特徴をいかしたいかなども記載すれば、RFPを送る各社ごとに小さな違いが付けられます。
そうすれば、返ってきた提案を元に、さらに良い提案に変更することも可能です。評価も付けやすくなります。
また、開発担当するメンバー名や部署を聞いておくことで「言った・言わない」や自分の担当では無いなどの食い違いを防ぐことができます。
クライアントと開発会社が、お互いに｢この部分は相手が担当するはず｣という思い違いをなくす必要があります。
迷っている要求があるなら明記する
クライアントは目標は決まっていても、どこまで実現するか迷っていることも多いです。RFPの中で、不明確なことや未決定のことがあるなら、相手にしっかりと伝えましょう。
明確になっていない部分を伝えずに進めると、要望がまったく反映できていない提案になることがあります。
また、不明確な要望を伝えてしまうと、完成品が想像とかけ離れた結果になることもあります。
例えば、相反する要求がありどちらを選ぶか迷っている、優先事項が未決定などの情報は、依頼先に伝えましょう。
発注先に役に立つと思った情報は記載する
クライアントが想像している完成品のイメージを伝えることは重要です。
例えば、発注システムに似た既存のサービスやデザインの例があるなら、参考資料を記載するほうが要望の理解が深まります。
この会社のこのシステムに近いものがほしい、自社のホームページや過去製品と似た形にしてほしいなど、要望は詳細に記載しましょう。必要条件以外でも、要望に寄り添った良い提案がもらえるようになります。
RFPの問題点と解決するRFI（情報提供依頼書）について
円滑なシステム開発に必要なRFPですが、依頼者側が作成する資料ですので、相手先にとって最良な形になっていることは少ないのが現状です。
どのような問題があるのか、問題の回避に使えるRFIの活用方法など、詳しくRFP作成方法について解説します。
RFPの問題点とは？
クライアントは、いきなりRFPを作成するのが難しいことがあります。例えば、システムに求める要望や要求する開発範囲、必要な情報は、プロジェクトごとに分からないことが沢山あるのが当然です。
しかし、システム開発会社が何をどのようにしてほしいのかを明確にイメージできなければ、正確な要望は通らず開発期間はどんどん延びていきます。
RFI（情報提供依頼書）を事前に作成して必要な情報を集めよう
RFIとは、Request For Informationの略で、相手先のこれまでの実績や取り扱っている商品の参考価格、基本価格、グループ子会社などの情報を請求する「情報提供依頼書」です。
あくまでも｢お願い｣という形で書類を提出しますので、製品の詳細な仕様や時間がかかる説明を受けることは難しいです。
しかし、自社が求めていることが実現可能な製品やサービスを扱っている企業か確認することができます。
事前にRFIを活用してポイントを押さえたRFPを作成しよう！
RFPは、事前にリサーチを行い、開発会社をいくつか比較検討するのと同時並行で作成します。
情報収集の段階でRFIを使えば、候補選定に役に立ちますし、RFPに記載する各項目の作成にも役に立ちます。また開発依頼が前提の情報提供という旨をRFIで伝えれば、これから行う開発に添った形の情報や提案を相手側から引き出すことも可能です。
RFPには必要な要件や見積もりを具体的な形で明記しなければいけません。しかし、RFIであれば比較的ラフな提案や要望でも相手先と連絡を取りながら形にすることが可能です。
まとめ
RFPを作成する意味や押さえるべきポイントを紹介しました。
RFPは開発期間を縮小し、システム導入を円滑にするのに必要な書類です。様々なテンプレートがありますが、RFPに必要な情報はプロジェクトごとに一つひとつ違いがあります。
そのため、RFPを作成するときには、以下のの押さえるべきポイントを必ずチェックして、プロジェクトごとに適した形で作成しましょう。
- 必要最低限の項目をしっかりと明記する
- 発注者と依頼される側の役割を明確にする
- 迷っている要求があるなら明記する
- 発注先に役に立つと思った情報は記載する
それぞれの内容を詳しく解説し、開発期間を縮小できるRFPの書き方を紹介しました。あわせて、情報が何もない状態からでも、RFIをうまく利用して各事項を明確にしていく方法も解説しています。
RFPを活用してシステム開発にお役立ていただければ幸いです。
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