「至急の対応だからと、個人のチャットツールで修正図面を送ってしまった……。」
製造業の現場において、このような非公式なやり取り（シャドーIT）が発生することは珍しくありません。
シャドーITとは、組織が把握・管理していないツールや連絡手段を従業員が独自判断で業務に使用している状態を指します。製造業において、図面の配布や変更通知といった社内外との情報共有プロセスで非公式な連絡手段が使われていると、共有範囲の不透明化やトラブルに直結しかねません。
本記事では、なぜ現場でシャドーITが生じてしまうのかという構造的原因と、それが招く2大トラブル、そして現場に負担をかけずにシャドーITから脱却するための実践ステップを解説します。
目次
なぜ現場で「公式ルート外のやり取り（シャドーIT）」が生じてしまうのか？
ヌーラボでは、製造業に従事する方100名を対象に独自調査を実施しました。
調査によると、過去のトラブル対応や改善記録について「すぐに見返せる状態にはない（46%）」「ある程度見返せるが探しにくい（37%）」と、全体の83%が適切な管理・検索体制を構築できていない実態が明らかになりました。なぜこれほど多くの現場で正規の管理が行き届かないのでしょうか。その背景には、現場担当者の意識不足ではなく、以下の「2つの構造的問題」が存在します。
高額なライセンス費用により関係者全員へ環境を配布できない
図面制作や閲覧に用いる3D CADや専用ビューアはライセンス料が高額なため、設計部門以外の現場スタッフや外部の協力会社など、関係者全員にアカウントを配るのは困難です。そのため、現場では誰でも確認できる「PDFデータ」に変換して共有する運用が定着しますが、このPDFを扱うシステム環境が整っていないことが次の問題を引き起こします。
PDFなどの図面を共有する「公式な手段」が統一されていない
変換されたPDF図面を社内外とセキュアにやり取りするための「公式なプラットフォーム」が全社で統一されていないケースが多く見られます。共通の置き場所がないため、現場担当者は「一刻も早く修正図面を届けなければ大損失になる」という焦りから、個人メールや個別のチャットアプリなど、使い慣れた手近な手段に頼らざるを得ないのです。
公式ルート外での共有が招く「図面管理」の2大トラブル
組織が把握していない手段で図面データがやり取りされた場合、現場にはどのようなリスクが生じるのでしょうか。代表的な2つのトラブルを解説します。
データの紛失と「トレーサビリティの喪失」
担当者が個人の判断で図面を送受信していると、「いつ・誰に・どの手段で・どの版を共有したか」の記録が組織に残らなくなります。その結果、データの紛失や共有範囲の不透明化を招くだけでなく、万が一図面が外部へ漏えいした際にも「どこから漏れたのか」を特定できないトレーサビリティの喪失状態に陥ります。
古い図面の誤用による「最新版の誤認と手戻り」
非公式なルートで複数の修正図面が行き交うと、どれが最新の確定図面かが判断できなくなります。確認が不十分なまま作業が進むと、誤って古い版を基に加工や手配を行ってしまい、大規模な再作業（手戻り）や製品不良を引き起こし、多大な損害賠償や納期遅れにつながります。
現場に無理なく定着させる「シャドーIT脱却」の4ステップ
シャドーITを「ルールで禁止」しても、現場の対応スピードが奪われて抜け道が増えるだけであり、根本解決にはなりません。現場に負担をかけず、公式な共有プロセスへ移行するための「脱却の4ステップ」を進めることが重要です。
・STEP 1：共有対象と関係者の棚卸し
まずは現状を把握するため、社外とのやり取りが発生している情報と関係者の範囲を整理します。
・STEP 2：履歴を残すべき「重要業務」の選定
すべてを一度に変えるのではなく、優先度の高い特定の業務から小さく対象を絞り込みます。
・STEP 3：統一プラットフォームの導入と「最小限のルール化」
共通のツールを用意し、現場の負担にならない必要最小限のルールのみを共有して運用を開始します。
・STEP 4：履歴の振り返りと段階的な運用拡大
実際の運用効果を振り返りながら、現場の納得感とともに段階的に他業務へと適用範囲を広げていきます。
共有プロセスを一元化し、シャドーITを防ぐ「Backlog」
シャドーITから脱却し、公式な共有プロセスを現場に無理なく定着させるインフラとして、プロジェクト管理ツール「Backlog」が有効です。
Backlogは定額制でアカウントを発行できるため、コストを気にせず協力会社や外部パートナーも含めた全員にIDを配布できます。個人SNSや共有アカウントに頼る必要がなくなります。
※プランによっては人数制限があります。詳しくは料金プランをご確認ください。
また、業務単位でタスク（課題）を作成し、最新のPDF図面と変更理由のやり取りを1か所に集約して管理できます。さらに、プロジェクトごとに閲覧・参照権限を厳格に制限できるため、不要な情報を見せることなく、安全な環境下でスピーディーな連携が可能です。
Backlogは、30日間無料でお試しいただけます。トライアル開始時の支払い情報入力も不要ですので、シャドーIT脱却と共有プロセスの一元化に向けてぜひお試しください。
シャドーIT脱却は「現場が使いやすい公式プロセス」の整備から
製造業におけるシャドーITは、現場担当者のやむを得ない判断・対応が発生源になっているケースが少なくありません。ルールで縛るだけでなく、現場に負担をかけずに安全なやり取りが定着する仕組みを整えることが本質的な解決策です。
シャドーITを防止するBacklogの具体的機能や、製造業での導入事例、定着に向けた4STEPを詳しく解説したダウンロード資料をご用意しています。自社の情報ガバナンス強化と現場の業務効率化に、ぜひお役立てください。
【調査概要】※本コラムでは「製造業」のみに対象者を絞った結果を掲載しています
調査名:仕事に関するアンケート
調査対象:勤務先を「製造業」と回答した方（n数＝100）
調査方法:インターネット調査
調査期間:2026年6月
調査機関:株式会社ネオマーケティング