テレワークはワークライフバランスを保つ画期的な働き方である一方、プロジェクト管理の面では懸念点が多いことも事実です。時にはメンバー間でのコミュニケーション不足が生じたり、進捗を正しく共有できずパフォーマンスが下がったりする可能性があるでしょう。
早い段階で対処しないと、会社にとって大きな打撃となるだけでなく、働く社員のモチベーション低下にもつながる大きな問題になってしまいます。
今回は、テレワークでもプロジェクト管理を成功させるポイントを解説します。
目次
テレワークにおけるプロジェクト管理の課題
テレワーク環境でプロジェクトを進行・管理する際、下記のような問題が起こりやすくなります。
自社がどんな課題を抱えているか想像しながら、共通する部分がないか探っていきましょう。
メンバー間でコミュニケーションがとりづらい
テレワーク環境下では、コミュニケーション不足に陥りやすくなります。対面時と同じ方法でのコミュニケーションができなくなり、気軽なアイデア交換や細かな質問の機会が減ってしまうためです。どこかよそよそしい空気が漂ったり、雑談など何気ないコミュニケーションができず、孤独感を覚えたりすることも多いものです。
また、テキストコミュニケーションに慣れていないことが原因による、認識のズレも発生します。確認不足が原因のミスやトラブルが起きるなど、チーム全体の業務効率や個々のパフォーマンスに深刻な影響を与えるケースも少なくありません。
各メンバーの生産性が維持できない
テレワークが快適だと感じる人がいる一方、テレワークだと集中しづらい・生産性が保てないと感じる人も一定数います。同居家族の生活音が気になったり、長時間の作業に適したデスクやチェアがなかったり、集中力を欠いてしまうことも多くなります。
また、仕事とプライベートのオン・オフが曖昧になることで、ペースを乱してしまう可能性もあるでしょう。
生産性が維持できないと、会社全体の収益にも影響します。「頑張って働いているはずなのになぜか効果が出ない」と感じている場合は、生産性が下がっていないか見直すことをおすすめします。
課題や進捗をリアルタイムで把握できない
テレワークでは各メンバーが離れた場所で働くことになるため、課題・進捗をリアルタイムで把握しづらくなります。誰がいつまでに何の仕事をするべきなのか、今誰がどの作業をしているのか見えづらく、報告・連絡・相談の体制が乱れます。
プロジェクトリーダーが全体を俯瞰して見られない場合、進行に重大な支障が出る場合もあるでしょう。
また、特定のメンバーには情報が集まるが全体に向けた共有ができないなど、情報格差の原因となることも課題です。メンバー同士が信頼し合って仕事をするためにも、コミュニケーション不足が大きな問題であることを認識しておく必要がありそうです。
テレワークでプロジェクト管理をするポイント
テレワークでもプロジェクト管理を成功させるには、下記のポイントを押さえることが重要です。
効率よくパフォーマンスを向上させるためにも、ぜひ取り入れていきましょう。
メール以外にチャットツールなどを活用する
メールなど従来の情報共有手段に加え、チャットツールなどを活用することが効果的です。チャットは短文のやり取りでもテンポよく進み、コミュニケーションのハードルを取り払うことが期待できます。
チームごとにチャンネルを分けておけば、メンバー全員に向けて情報発信することも手軽に行えます。個人あてのダイレクトチャットもできるため、個人に向けて質問・相談したいときにも便利です。
既読（未読）ステータスがつく・ドキュメントやファイルの共有が容易・スタンプなどワンクリックでリアクションできる、など多彩な機能が搭載されていることも特徴です。自分専用のタスクリストやメモ機能のあるチャットを使えば、仕事内容の整理もしやすくなります。
自社にとって最も使いやすいチャットツールを選定し、導入してみることをおすすめします。
メンバーがセルフマネジメントを行える体制を作る
メンバーがセルフマネジメントできるよう、体制づくりをすることも重要です。リーダーによるトップダウン式の強烈な指示・命令がなくとも自走できる組織をつくり、管理・監督の手間を簡略化するためにも、有効な手法だと言えます。
「テレワーク中でも事細かに監視されている」というプレッシャーを与えることなく、リラックスしながら業務に臨めることもメリットです。
セルフマネジメント教育に必要なこととして、各自による目標設定・目標管理が挙げられます。例えば週報制度を導入し、その週の成果・結果・働きぶり・目標達成率を振り返る癖をつけてみるとよいでしょう。個人単位でPDCAサイクルを回せるようになれば、次回の目標に活かしたり仕事のやり方を工夫したりできるようになります。
また、週単位ではなく日単位で実施する方法もおすすめです。朝のうちに今日やるべきことをまとめて全体に向けて発信し、終業時には達成度合いを各々発表すれば、限られた時間で高いパフォーマンスを発揮しやすくなります。
セルフマネジメントを前提として管理者がプロジェクト全体をコントロールしていけば、ムダな業務の削減にも役立ちます。
ツールを活用して業務の見える化を進める
課題・進捗をリアルタイムで共有できていない場合、ツールを活用して業務の「見える化」を促進することが大切です。各人のデスクトップ上に情報が分散している状態を見直し、ツールやクラウドを活用して情報を一元管理するよう工夫していく必要があります。
「ここを見れば、全体の進捗も個人ごとの進捗も分かる」という場が作れれば、管理の手間も省けます。また、報告・連絡・相談に割く時間を他の作業に充てるなど、効率のよい働き方もできるようになるでしょう。
業務の「見える化」に役立つツールとして、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールが挙げられます。仕事の割り振り・進捗状況の報告・予定していたスケジュールとのズレ・チームごとの採算状況などもリアルタイムに可視化できるツールです。
プロジェクト単位ではなく、会社単位での導入もおすすめです。部門・事業部・役職を越えた情報共有にも役立つため、ぜひ導入を検討してみてください。
プロジェクト管理にBacklogを活用しよう！
テレワーク環境下でもプロジェクトを円滑に進めるには、下記3点に気を配る必要があります。
1.メンバー間のコミュニケーション活性化
2.セルフマネジメントによる生産性向上
3.ツールを活用した課題・進捗状況の「見える化」
上記3つを揃えることができれば、場所にとらわれることなく高いパフォーマンスを発揮し続けることができるでしょう。
Backlogは、どんな部署・業務にも使えるプロジェクト管理ツールです。タスク・ダッシュボード・レポート・ガントチャートによるプランニングなどさまざまな機能が搭載されており、情報共有を加速化させられます。
30日間の無料トライアルもございますので、プロジェクト管理にお悩みの場合は、ぜひお気軽にお試しください。
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