生産性とは何か?生産性向上の5つのポイントを紹介

最近は、働き方改革が叫ばれ「チーム全体の生産性を上げて定時で帰るように」と会社から指示されることも多くなりました。しかし、「どのように生産性を上げればよいか分からない」という人も多いでしょう。

本記事では、生産性の意味を詳しく解説し、生産性をアップさせるポイントや、間違った生産性向上の例も紹介します。

チーム全体で効率良く仕事が出来るようになるには、生産性向上は欠かせません。記事内の解説を通じて、その方法を正しく理解しましょう。

生産性とは何かを知ろう

生産性とは何か?生産性向上の5つのポイントを紹介

「生産性」というワードは、最近良く聞きます。しかし、生産性の意味を正しく知っている人は少ないのではないでしょうか?ここでは、生産性とは何かを解説し、似ているけど少し違う「業務効率化」との違いを紹介します。

生産性の定義と計算式

始めに生産性の定義を確認していきましょう。生産性とは「生産要素の活用の度合い」のことです。どんなものでも、何かを生産するときには生産要素と呼ばれる施設や機械、土地や材料、そして人材が必要です。

生産性とは生産要素を投入して得ることができる、製品やサービスといった産出物との相対的な割合のことです。

計算式で表すと「生産性=アウトプット(付加価値額もしくは生産額)÷インプット(労働投入量)」となります。

簡単に言うと、生産性とは製品やサービスをつくるときに人材や機械といった生産要素がどれだけ効果的に使用されたかの指標です。例えば最先端のソフトを導入したときに、webデザイナーがきちんと使いこなして短時間でクオリティの高いものが製作できれば「生産性が高い状態」と言えます。

反対に、webデザイナーが未熟で、うまくソフトを使いこなせずにミスをしてしまったり、時間ばかりがかかってしまったりと「生産性が低い状態」と言えます。

業務効率化とは違うの?

「業務効率化」と「生産性向上」の違いが曖昧になっている人も多いでしょう。どちらも似たような印象を受けますが、厳密に言うと違います。

業務効率化とは「業務のスピードを速め、より低コストで遂行できるようにすること」です。

例えば1日の業務を想像してみましょう。通常業務が「午前中は企画会議をする」「午後はプログラミングをする」「夕方は顧客に向けたメルマガを配信する」の流れだと仮定します。

業務効率化とは、仕事の数は減らさずに、それぞれにかかる時間の短縮を図ることです。 企画会議を短時間で切り上げたり、プログラミングのスピードをアップさせたりすることで業務効率化を図ります。

一方、生産性向上とは「自分にしかできない重要な仕事に特化して取り組むこと」が前提となっています。自分にしかできない仕事のみを中心に考え、そのほかの仕事は外注することで生産性を向上させていきます。

先ほどの例で例えると、もし「企画会議とプログラミングは自分にしかできない」なら「メルマガ配信は外注」してしまうのです。自分だけしかできない仕事のみに集中して、時間あたりの価値を上げていきます。

生産性向上を目指す5つのポイント

生産性とは何か?生産性向上の5つのポイントを紹介

それでは、生産性向上を目指すには、具体的にどのようなことに取り組めば良いのでしょうか?ここでは、チームリーダーがするべき5つのポイントをご紹介します。

ポイント1.無駄を省いてコストを削減する

業務の無駄が無くなれば、コストが削減できます。まずは、業務のマニュアルを作りましょう。最初は手間がかかりますが、1度作ってしまえばチーム全体で共有できます。マニュアルに、業務が効率良く進む手順が網羅されていれば、メンバー全員が業務にかける時間を短縮できます。

また「誰が◯◯日までに△△をしなくてはならない」といったタスクを明確にしておくのもポイントです。タスクを可視化することによって「今必要な業務は何か」を考えながら不必要な業務を省いて仕事に取り組むことが出来ます。

ポイント2.メンバーそれぞれのスキルをアップさせる

メンバーそれぞれの能力を向上できれば、生産性向上に繋がります。しかし、単純に外部から優秀な人材を登用してメンバーに加えたり、メンバー個人に「自分で考えてスキルアップしてね」と促すだけだったりでは十分とは言えません。

リーダーとして、今いるメンバーのスキルをアップする体制を整えることが重要です。

例えば、スキルアップのための研修を企画したり、業務に必要な資格取得のための勉強会を開いたりすると良いでしょう。また、メンバーが持つスキルがより伸びるように環境を整えるのも大切です。

スペックの高いパソコンを導入したり、新たにソフトウェアを導入したりすることもおすすめです。

ポイント3.メンバーのモチベーションを上げる

メンバーが仕事に対してヤル気が無いと、どんなに研修を行ったり機材を投入したりしても成果は上がりません。モチベーションを上げることができれば、メンバー一人ひとりの生産性向上に繋がります。

具体的には「メンバーの成果や態度をしっかり評価する」方法が挙げられます。この方法なら、真面目に仕事をして頑張って成果を出すことで正当に評価され報酬がアップするので、メンバーのモチベーションが上がって生産性が上がります。

古い体質の会社では、残業時間が多い社員を熱心だと評価する場合もありますが、それでは生産性向上には繋がりません。残業時間を評価するのではなく、あくまでも定時内で与えられた業務を遂行できるかどうかを評価しましょう。

子育て中や介護中といった家庭の事情で時間的な制限があるメンバーに対しては、在宅勤務を認めるなど社をあげて多様な働き方に対応すると「会社も家庭と仕事の両立をサポートしてくれているし、頑張ろう」と高いモチベーションで業務に向き合えます。

ポイント4.適材適所に配置する

どんなに優秀な人間でも、業務の内容に関しては向き不向きがあります。極端な例ですが「アプリ開発が得意なAさん」と「営業が得意なBさん」がいた場合は、明らかに「開発担当をAさん」「営業担当をBさん」にした方が生産性は上がります。

万が一、適正を見誤ってしまうと時間がかかったりメンバーのストレスになってしまったりすると生産性が下がります。

ポイント5.何でも相談できる環境を作る

チームのメンバー同士、または上司に気軽に相談できる環境があれば小さなミスを防ぐことができたり、問題を早期に解決したりするができます。

チーム全体がギスギスした雰囲気だと、質問したいと思ったメンバーが「分からないことを質問して怒られたり嫌な顔をされたりしたらどうしよう…」と考え、何とか自分で解決しようとします。

その結果、聞けば一瞬で解決するようなことも長々と時間をかけて自分で調べたり、間違った方法で進めたりしてしまいます。チームの雰囲気が良く、何でも相談できる環境ならお互いに気持ち良くフォローし合えるので、生産性が向上します。

間違った生産性向上の例

生産性向上に取り組むときに間違った手法を取ってしまっては、反対に生産性を低下させるだけでなく、チーム全体のモチベーションも低下してしまいます。ここでは、生産性向上を目指すときのNG行動を紹介します。

仕事のできるメンバーにどんどん仕事を与える

生産性を向上させるときは、仕事のできる人に重い仕事を任せてしまうのが手っ取り早いと思われがちですが、それは間違いです。特定のメンバーにどんどん仕事を与えてしまうとメンバーのモチベーションの低下に繋がります。

「どうせ早く仕事を終わらせても、どんどん仕事が増えるだけ。それなら適当に時間をかけて楽をしよう」という心理が働き、生産性が下がってしまいます。

また、ほかのメンバーも「面倒くさい業務は、仕事が出来る◯◯さんにやってもらえば良い」といった考えになってしまい、仕事の押し付け合いになってしまいます。特定の人にだけ仕事の比重が偏ることは、チーム全体のモチベーションが低下してしまうので、気をつけましょう。

時間的に無理な量の仕事を与える

「どんどん仕事を与えるのがNGなら、最初からたくさん与えればいいじゃないか」と考える人もいるかもしれませんが、それも間違いです。
例えば、「1週間で7つのアプリを開発して」など、時間的にとても無理な量を与えてしまうと「絶対無理じゃん…」とメンバーは最初から戦意を喪失してしまいます。

もしもヤル気に満ち溢れているメンバーがいたとしても、無理な残業や徹夜での作業、休日出勤で徐々に体力と精神力が消耗し、生産性が低下します。

また、無理な量の仕事を与えられ続けるとメンバーが限界を感じ、体調を崩してしまいます。結果的に欠勤や退職を招いてしまい、マンパワー不足になり生産性が下がります。

正しく生産性を向上させて効率アップを目指そう

正しく生産性を向上させて効率アップを目指そう

生産性とは「生産要素の活用の度合い」のことでした。サービスや製品といった成果物を作る過程において、自分でなくてもできる簡単な仕事を外注して本当に重要な仕事にだけ集中するなどして、時間当たりの労働の価値を高めると生産性が向上します。

生産性を向上させるには、無駄を省いてコストを削減したり、メンバー一人ひとりのスキルを上げるたりすることが大切です。勤務態度や成果を正当に評価して報酬を与えるなどして、メンバーのモチベーションを上げましょう。

また、些細なことでも相談できる環境を整え、メンバーそれぞれの個性に合わせて適材適所に配置すると効率が上がります。

仕事ができるメンバーには、つい多くの仕事を与えてしまいたくなりますが、それは辞めましょう。無理な残業や休日出勤をしなくても達成できる目標に留め、メンバーが常にモチベーションを高く保てるようにサポートするのも大切です。

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記事の作成
Backlog編集部


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